System Manual C/S - Printen en exporteren
Printen en exporteren
Introductie
De administratie is klaar voor gebruik nadat u achtereenvolgens de algemene
instellingen, de pakketinstellingen en de stamgegevens hebt ingegeven.
Dit hoofdstuk beschrijft overige functionaliteit, zoals de wijze waarop u uw
printer kunt instellen en de wijze waarop u uw rechtenbeheer vorm kan geven.
Procedure
Overzichten en lay-outs kunnen op het scherm worden getoond, worden verzonden
naar een bestand (diverse dataformaten zijn mogelijk) of naar een printer worden
gestuurd.
- Definiëren van lay-outs
Wanneer u een formulier print zal de ingestelde lay-out worden gebruikt. Om gebruik te kunnen maken van formulierenprinters zal tenminste een formulierlay-out moeten zijn gedefinieerd. U kunt zelf formulierlay-outs aanmaken of wijzigen.
- Definiëren van rapport lay-outs
Sommige rapporten in Exact Financials C/S maken gebruik van een flexibele lay-out. In dit hoofdstuk is beschreven hoe u deze flexibele lay-outs kunt aanmaken.
- Definiëren van formules
Het flexibele lay-outsysteem in Exact Financials C/S maakt gebruikt van formules. In dit hoofdstuk is beschreven hoe
deze formules kunnen worden aangemaakt.
- Printen
De algemene printerfuncties worden in een ander gedeelte besproken. U dient printers te definiëren alvorens gegevens te zenden. De volgende printercategorieën zijn beschikbaar: - Gebruikersprinters. Deze worden gedefinieerd door gebruikers in [Management, Systeem, Printers, Gebruikersprinters].
- Formulierenprinters. U kunt specifieke printers
reserveren voor het printen van speciale formulieren, zoals facturen,
verzendlijsten, onvangstnota's en herinneringen. U kunt een
formulierenprinter definiëren door een formulier te koppelen aan een
bestaande gebruikersprinter. Wanneer u formulieren print zal de gekoppelde
formulierenprinter automatisch worden gebruikt.
- E-mail
Het is mogelijk om de rapporten in Exact Financials te versturen per e-mail. Hoe dit werkt is beschreven in deze paragraaf.
- Taakplanner
Uitvoer taken hoeven in Exact Financials niet direct te worden uitgevoerd. Het is ook mogelijk deze taken te plannen, zodat ze later kunnen worden uitgevoerd.
Lay-outs definiëren
- Een formulier is een vastgestelde lay-out die wordt gebruikt in een
bepaalde situatie. U kunt, bijvoorbeeld, een factuurlay-out formulier
definiëren om facturen te printen. Exact Financials C/S geeft u de beschikking
over een aantal verschillende formuliertypes. De methode om de lay-out te
bepalen is altijd hetzelfde. Dit gedeelte beschrijft de algemene
functionaliteit voor het definiëren van een formulieren lay-out. U kunt de
verschillende lay-outs aanmaken in [ Management,
Applicatie, Lay-out onderhoud, Formulieren lay-outs ]. Wanneer u een
formulieren lay-out hebt aangemaakt, kunt u deze op ieder moment gebruiken om
het formulier te printen.
- Lay-outs kunnen in iedere administratie worden gebruikt en worden
gewijzigd.
Rapportenlay-outs definiëren
In Exact Financials C/S zijn allerlei rapporten beschikbaar, die gebruik
maken van een flexibele lay-out. De rapportenlay-outs kunnen worden aangemaakt
in [ Management,
Applicatie, Lay-out onderhoud, Rapportenlay-outs ]. Alle types
rapportenlay-outs worden op een zelfde manier gecreëerd.
Formules definiëren
Voor de rapporten in Exact Financials C/S die gebruik maken van een flexibele
lay-out is het mogelijk om formules te creëren. Deze formules kunnen worden
gecreëerd in [ Management,
Applicatie, Lay-out onderhoud, Formules ].
Onderhoud printertypes
Voordat u printers kunt gebruiken, zult u deze eerst moeten definiëren in
[Management, Systeem, Printers, Printerdefinities]. Het definiëren van
een printer houdt in:
- De printer een naam geven
- Controleren / Veranderen van de printer strings
De meest gebruikte printers worden ondersteund door Exact Financials C/S. De
printer strings zijn voor deze printers al voorgedefinieerd. Alleen wanneer u
een nieuwe printer invoert, zult u handmatig de printer strings moeten invoeren.
Printer strings kunnen worden gevonden in de handleiding van uw printer. Nadat u
uw printers heeft gedefinieerd kunt u ze selecteren.
Printers selecteren
U kunt in uw operating system uw eigen gebruikersprinters definiëren. In
Exact Financials C/S kunnen deze printers worden geselecteerd en indien nodig
worden veranderd.
Het is ook mogelijk uw eigen formulierprinters te definiëren. Dit stelt u in
staat sommige printers te 'reserveren' voor het afdrukken van specifieke
formulieren. Wanneer een gebruiker een formulier print zal de formulierprinter
voorrang krijgen op de standaard printer.
Zie ook:
E-mail
De rapporten in Exact Financials C/S kunnen op verschillende manieren worden
opgevraagd. Het overzicht kan worden weergegeven op het scherm, het kan worden
afgedrukt, maar het kan ook worden verzonden per e-mail. Om de rapporten per
e-mail te versturen dient u eerst instellingen voor e-mail te definiëren in
[Bestand, Gebruikersinstellingen].
Nadat u instellingen hebt gedefinieerd, kunnen de rapporten per e-mail worden
verzonden.
Selecteer een rapport, bijvoorbeeld het overzicht van crediteuren, dat
beschikbaar is in [Crediteuren, Stamgegevens, Rapporten, Crediteuren] in
het Finance menu. Selecteer e-mail zoals hieronder is gedaan:
Als u op 'OK' klikt, zult u een ander scherm zien. U dient dan de volgende
velden te vullen:
Naar
Voer hier het e-mailadres in van de ontvanger van de e-mail. Het laatst
gebruikte adres zal standaard worden getoond.
Onderwerp
Het onderwerp van de e-mail wordt automatisch gegenereerd door Exact
Financials C/S. Het is mogelijk om deze omschrijving handmatig te wijzigen.
Formaat bijlage
Het formaat van de bijlage van de e-mail wordt bepaald door de geselecteerde
printer. Het rapport zal worden geprint en getoond in tekstformaat. Het is
daarom belangrijk om een printer te gebruiken die weinig stuurcodes gebruikt.
Deze stuurcodes zullen namelijk zichtbaar zijn in het overzicht. We adviseren u
daarom een printer aan te maken voor e-mail doeleinden.
Taakplanner
De taakplanner stelt u in staat om taken in Exact Financials C/S te plannen.
Als u de taakplanner voor een bepaalde taak gebruikt, betekent dit dat de taak
niet direct wordt uitgevoerd, maar op een later tijdstip. Exact Financials C/S
stuurt een e-mail met de actuele resultaten zodra de taak is afgerond. Het is
dus mogelijk om bepaalde taken 's nachts te laten uitvoeren. Als u dan de
volgende morgen binnenkomt, vindt u in uw inbox de rapporten van de uitgevoerde
taken. De taakplanner is echter alleen beschikbaar in combinatie met de
applicatie server.
Voor geplande taken dient u 'Taakplanner' te selecteren, zoals hieronder:
Nadat u op 'OK' klikt, dient u in het volgende scherm de volgende velden in
te vullen.
Opdrachttitel
De opdrachttitel wordt automatisch gegenereerd door Exact Financials C/S,
maar kan handmatig worden veranderd.
Server printer
Selecteer de printer waarop de rapporten dienen te worden afgedrukt.
E-mail verzenden
Het rapport van een uitgevoerde taak kan ook naar een e-mailadres gestuurd
worden. Het laatst gebruikte adres komt standaard op. U kunt dit adres handmatig
wijzigen.
Taakplanner / Vaste opdracht
Selecteer 'Vaste opdracht' als u wilt dat deze taak iedere keer wordt
uitgevoerd als de taakplanner wordt opgestart. Selecteer 'Taakplanner' als u
deze taak eenmalig wilt laten uitvoeren. Geplande taken kunnen worden gestart in
[Management, Systeem, Applicatie server, Activeren geplande taken].
System Manual C/S > Inhoud
> Printen en exporteren
XMOneZeroMX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.839.842 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
15-03-2005 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |