Termijnen selecteren, bewerken, fiatteren en verwerken

Boven aan dit scherm kunt u aangeven voor welke betaalstatus u de gegevens wilt weergeven. U kunt meerdere statusvelden selecteren. Hierbij heeft u de volgende opties (afhankelijk van het gekozen menupad):

Statusvakken (Vooruitbetaling, Te Fiatteren, reeds gefiatteerd, Betalingen onderweg)

Hiermee kunt u een selectie maken op de status van de termijnen:

• Vooruitbetaling: De vooruitbetalingstermijnen.
• Te fiatteren: De termijnen die gefiatteerd moeten worden.
• Reeds gefiatteerd: De termijnen die reeds gefiatteerd zijn en waarvoor de betaling verwerkt moet worden.
• Betalingen onderweg: De termijnen die verwerkt zijn, maar nog niet zijn afgeletterd. Zodra deze zijn afgeletterd worden ze niet meer in het overzicht getoond.

/ Tonen: Betalingen en ontvangsten / Verbergen: Betalingen en ontvangsten

Deze knoppen zijn alleen aanwezig wanneer u in het selectiescherm in de sectie 'Betalingen en ontvangsten' de optie 'Tonen' heeft aangevinkt en wanneer u niet groepeert op 'Runnummer' of 'Bst/Ord'. Met de knop kunt u de sectie 'Betalingen en ontvangsten' tonen. Met de knop kunt u de sectie 'Betalingen en ontvangsten' verbergen.

Groepeer op

U kunt elk termijnenscherm groeperen op basis van de volgende items (voor zover relevant):

• Details
• Betalingsreferentie
• Debiteur
• Crediteur
• Bestelling / Order (Bst/Ord.)

Wanneer u het overzicht gegroepeerd weergeeft, kunt u geen acties (fiatteren, verwerken) uitvoeren. U kunt de termijnen alleen bewerken wanneer bij 'Groepeer op' de optie 'Details' is geselecteerd.

Sectie Termijnen

In deze sectie worden de termijnen getoond die aan de opgegeven criteria voldoen.

Sectie Betalingen en ontvangsten

Deze sectie is alleen zichtbaar wanneer u in het selectiescherm in de sectie 'Betalingen en ontvangsten' de optie 'Tonen' heeft aangevinkt en wanneer u boven in het scherm op Tonen: Betalingen en ontvangsten heeft geklikt.

In deze sectie worden de toegewezen maar nog niet afgeletterde betalingen en ontvangsten getoond van de debiteur/crediteur die u in het bovenste deel van het scherm heeft geselecteerd. Wanneer u in het bovenste deel van het scherm meerdere debiteuren/crediteuren heeft geselecteerd worden alleen de betalingen/ontvangsten van de eerste crediteur getoond. Daarnaast worden alleen de betaling/ontvangsten getoond die binnen het datumtraject vallen dat u in de sectie 'Betalingen en ontvangsten' in het selectiescherm heeft opgegeven.

Wanneer u in het bovenste deel van het scherm een andere debiteur/crediteur selecteert worden de gegevens in dit scherm automatisch ververst.    

Geboekt

Als u een openstaande post heeft gecreëerd, staat minimaal één termijn klaar om te worden gefiatteerd. De status van deze ongefiatteerde termijn is 'Geboekt'.

Door een regel te selecteren die reeds gefiatteerd is en dan te kiezen voor de knop 'Geboekt' kunt u een gefiatteerde regel terugzetten naar geboekt.

Gefiatteerd

Met deze knop kunt u een of meer betalingen fiatteren. U kunt deze functie uitvoeren op een of meer geselecteerde regels. Als de geselecteerde regels gefiatteerd zijn, krijgen deze de status 'Gefiatteerd'.

Het kan voorkomen dat na fiatteren de status niet 'Gefiatteerd' is, maar dat de status 'Gefiatteerd 1' is. Deze status komt voor wanneer een gebruiker beperkte rechten op het betaalmiddel heeft om te fiatteren. Voorbeeld: De gebruiker heeft recht om bedragen te fiatteren tot 100 Euro en een beperkt recht tot bedragen van 1000 Euro. Dit wil zeggen dat de gebruiker tot 100 Euro zelf mag fiatteren, maar dat voor bedragen van 100 Euro t/m 1000 Euro ook een tweede gebruiker dient te fiatteren. Bedragen boven 1000 Euro kan deze gebruiker niet fiatteren. Wanneer deze gebruiker een betaling van 800 Euro fiatteert zal de status 'Gefiatteerd 1' worden weergegeven en zal een tweede gebruiker vervolgens nog moeten fiatteren. Wanneer de tweede gebruiker ook gefiatteerd heeft zal de status 'Gefiatteerd 2' worden weergegeven.

Wanneer u geen rechten heeft op het betaalmiddel verschijnt bij het fiatteren de melding "Niet toegestaan : Fiattering. Geen rechten". In de melding staat tevens het betreffende betaalmiddel. Om de termijn te kunnen fiatteren dienen er fiatteringsrechten te worden toegevoegd aan het betaalmiddel. 

Verwerkt

Via deze functie worden de geselecteerde regels, die de status 'Gefiatteerd' hebben, verwerkt en wordt het bankbestand aangemaakt. U kunt deze functie uitvoeren op een of meer geselecteerde regels.  

Wanneer de bankrekening van de crediteur geblokkeerd is verschijnt bij het verwerken van de betaling de melding "Geblokkeerde bankrekening. Selecteer een andere bankrekening.". U dient in dat geval een andere bankrekening te selecteren om de betaling te kunnen verwerken.

Betaald / Ontvangen
Als de openstaande post is betaald of ontvangen, zal een groen vinkje worden getoond bij dit icoon. Ook kunt u hier de datum van betaling of ontvangst zien.

Als u in E-Elektronisch Bankieren de rechten heeft om de betalingen te fiatteren en te verwerken, kunt u de fiatteringsstap overslaan. U kunt de gegevens in één keer verwerken waarbij het fiatteren geen afzonderlijke stap is. Dit is dus alleen mogelijk als u beide rechten heeft. Als dit niet het geval is, moeten termijnen gefiatteerd worden voordat deze kunnen worden verwerkt. Er wordt een betalingsbestand klaargezet in de juiste subdirectory van de exportdirectory, die u heeft gedefinieerd in de bankinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bank]. 

Betalingsgegevens

Naast de grafische knoppen ziet u een overzicht van de verschillende bedragen die per betalingsfase zijn opgesplitst. Op het moment dat u meerdere regels tegelijk heeft geselecteerd (zoals in bovenstaand voorbeeld), zult u twee kolommen met betalingsgegevens te zien krijgen. De eerste kolom toont de gegevens over de geselecteerde posten, de tweede kolom toont de gegevens van alle posten in het overzicht. Dit stelt u in staat om snel inzicht te krijgen in uw ingaande en uitgaande kasstroom.

De bovenste knoppenbalk is alleen zichtbaar indien op de knop 'Geavanceerd' heeft geklikt. Wilt u deze balk weer weghalen, dan kunt u voor 'Eenvoudig' kiezen.

Samenvatting

Met deze functie kunt u per bankrekening een overzicht opvragen met daarbij per status het bedrag.

Kaart

Via deze functie zoomt u door naar de debiteuren/crediteurenkaart van de relatie die hoort bij de geselecteerde regel.

+5 / +10 Dagen

Met deze knoppen kunt u vijf of tien dagen optellen bij de betalingsdatum. Deze worden direct bijgeteld, zonder voorafgaande waarschuwing.

Onderhouden

Met deze knop gaat u naar het onderhoud van de betreffende relatie (debiteur/crediteur)

Exporteren

Hiermee kunt u de gegevens in het overzicht exporteren naar Excel. In Excel kunt u deze gegevens eventueel bewerken of afdrukken.

Blokkeren

Met deze knop kunt u een termijn blokkeren. Als u een termijn blokkeert, verschijnt een groene vink in de kolom 'Geblokkeerd'. U krijgt een waarschuwing dat deze termijn is geblokkeerd in het geval dat u deze termijn wilt fiatteren of verwerken. Met de knop 'Blokkeren' kunt u een geblokkeerde termijn tevens weer deblokkeren.

Geavanceerd/Eenvoudig

Hiermee kunt u schakelen tussen de eenvoudige en geavanceerde knoppenbalk.

Actualiseren

Als u uw filter of groepering heeft aangepast, of u heeft een termijn bewerkt, kunt u het overzicht op basis van de nieuwe selectiecriteria of met de bijgewerkte criteria opnieuw laten opbouwen door op 'Actualiseren' te klikken.

Notitie

Als u aan een bepaalde mutatie een notitie wilt toevoegen of een bestaande notitie wilt lezen, kunt u deze opvragen met de knop 'Notitie'.

Details

Als u één regel selecteert, heeft u de mogelijkheid om deze te bewerken. U krijgt dan een extra scherm te zien waarin u, afhankelijk van de status van de betaling, een aantal velden kunt wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld de betalingsreferentie zijn, de omschrijving of het bedrag. Als de betaling al is verwerkt, kunt u hier geen gegevens meer aanpassen.

Onze referentie (Onze ref.)

Hiermee krijgt u een overzicht te zien van alle transacties die behoren bij referentieveld 'Onze referentie' van de geselecteerde regel.

Uw referentie (Uw ref.)

Hiermee krijgt u een overzicht te zien van alle transacties die behoren bij referentieveld 'Uw referentie' van de geselecteerde regel.

Bestelling / Order (Bst/Ord.)

Als u een openstaande post selecteert, waaraan een bestelling of verkooporder ten grondslag ligt, kunt u deze optie gebruiken om de bijbehorende bestelling of verkooporder te openen in Alleen-lezen modus.

Fiatteren of verwerken

Afhankelijk van of u het scherm voor het fiatteren of verwerken van betalingen opent beschikt u over de knop ´Fiatteren´ of ´Verwerken´ Met de knop ´Fiatteren´ kunt u een of meer betalingen fiatteren. U kunt deze functie uitvoeren op een of meer geselecteerde regels. Als de geselecteerde regels gefiatteerd zijn, krijgen deze de status 'Gefiatteerd'. Deze knop is alleen beschikbaar in de menupaden, die betrekking hebben op fiatteren. In de andere menupaden kunt u termijnen fiatteren via het stroomschema. Indien de termijnen al gefiatteerd zijn, kunt u ze verwerken middels de knop ´Verwerken´ en zal het betaalbestand worden aangemaakt. Wanneer er bij het verwerken van een betaling sprake is van (meerdere) kortingen voor de factuur, verschijnt een afboekscherm waarin u kunt aangeven welke korting van toepassing is op de factuur en kunt aangeven of u BTW wilt meenemen bij het afboeken van de betalingskorting. Wanneer u geen rechten heeft op het betaalmiddel verschijnt bij het fiatteren de melding "Niet toegestaan : Fiattering. Geen rechten". In de melding staat tevens het betreffende betaalmiddel. Om te termijn te kunnen fiatteren dienen er fiatteringsrechten te worden toegevoegd aan het betaalmiddel. Wanneer de bankrekening van de crediteur geblokkeerd is verschijnt bij het verwerken van de betaling de melding "Geblokkeerde bankrekening. Selecteer een andere bankrekening.". U dient in dat geval een andere bankrekening te selecteren om de betaling te kunnen verwerken.

Wanneer u een of meerdere betalingen heeft gefiatteerd verschijnt bij het sluiten van dit scherm een melding met de vraag "Genereren: Overzicht". In deze melding kunt u tevens de optie 'Afdrukken : Alle (Gefiatteerd)' aanvinken. Wanneer u in de melding op 'Ja' klikt wordt er een overzicht getoond met de posten die u zojuist heeft gefiatteerd. Wanneer de optie  'Afdrukken : Alle (Gefiatteerd)' aanvinkt en dan op 'Ja' klikt wordt er een overzicht getoond met alle gefiatteerde termijnen. Wanneer u op 'Nee' klikt wordt er geen overzicht getoond. Op het overzicht wordt per crediteur, de bankrekening van de crediteur en valutacode het bedrag van de gefiatteerde termijnen getoond.

Voor een betere herkenning tijdens de import wordt tijdens het verwerken XX voor en achter de betalingsreferentie geplaatst. Wanneer uw betalingsreferentie uit de maximale 20 tekens bestaat komen de laatste twee tekens van de betalingsreferentie bij het verwerken te vervallen, omdat er vooraan de betalingsreferentie XX wordt toegevoegd. Hierdoor is het mogelijk dat de betalingsreferenties van termijnen die oorspronkelijk van elkaar verschilde maar door het wegvallen van de laatste twee tekens gelijk aan elkaar zijn geworden. Bij het verwerken worden deze termijnen dan ook automatisch samengevoegd omdat de betalingsreferentie gelijk is.

Wanneer u een termijn verwerkt waarbij een betalingskorting van toepassing is verschijnt een nieuw scherm. Wanneer er bij het verwerken van een betaling sprake is van (meerdere) kortingen voor de factuur, kunt u in dit scherm de korting selecteren die van toepassing is. Tevens kunt u met de optie 'Inclusief: Bel' aangeven of u de BTW wilt meenemen bij het afboeken van de betalingskorting. Afhankelijk van welke optie u hier selecteert wordt er een andere boeking aangemaakt.

Als u in dit scherm de kortingstermijn selecteert en vervolgens voor 'OK' kiest, wordt op de betalingsspecificatie het bedrag van inclusief de betalingskorting getoond. Dit doet u dus als u voldoet aan de voorwaarde om gebruik te kunnen maken van de betalingskorting. De termijn van de factuur exclusief de betalingskorting wordt verwerkt en de termijn van de betalingskorting wordt als betalingskorting afgeschreven. U betaalt dus het factuurbedrag minus de betalingskorting.

Wanneer de vervaldatum van de betalingskorting nog niet verstreken is wordt de betalingskorting automatisch geselecteerd. Wanneer de vervaldatum van de betalingskorting reeds verstreken is wordt de betalingskorting niet standaard geselecteerd. U kunt indien gewenst de regel alsnog selecteren.

Als u in dit scherm de kortingstermijn deselecteert en vervolgens voor 'OK' kiest, wordt op de betalingsspecificatie het totale bedrag van 1000,-  (exclusief de betalingskorting) getoond. Dit doet u dus als u niet meer voldoet aan de voorwaarde om gebruik te kunnen maken van de betalingskorting. De termijn van de factuur exclusief de betalingskorting en die van de betalingskorting worden samengevoegd en betaald. U betaalt nu dus het complete factuurbedrag inclusief betalingskorting en de betalingskorting wordt niet afgeschreven als korting.

Als u incasso's verwerkt, wordt de betalingsdatum  als volgt bepaald:

• Indien de betalingsdatum voor de vervaldatum valt, wordt de betalingsdatum gelijk gesteld aan de vervaldatum.
• Indien de vervaldatum is verstreken, wordt de betalingsdatum gelijk gesteld aan de datum van vandaag.
• Indien de betalingsdatum na de vervaldatum valt en de vervaldatum is nog niet verstreken, vindt er geen wijziging van de betalingsdatum plaats.
• Indien de betalingsdatum een datum in het verleden is, wordt de betalingsdatum gelijk gesteld aan de datum van vandaag. 

Afletteren

Met deze knop kunt u diverse openstaande posten afletteren. Deze openstaande posten kunnen tegen de betaling worden afgeletterd. Hier kunt u dus rechtstreeks termijnen bewerken, die bijvoorbeeld al reeds betaald zijn, en dus afgeletterd kunnen worden. Deze termijnen zullen vervolgens ook uit het selectiescherm verdwijnen, aangezien u deze niet meer hoeft te betalen.

Toekennen

Hiermee kunt u voor één of meerdere regels uw eigen bankrekening veranderen. Een eigen rekening moet zijn gedefinieerd voor iedere betaling. Daarnaast kunt u de betalingsdatum en betaalwijze voor een of meer betalingen wijzigen. Standaard wordt de eigen bankrekening gekoppeld, die u heeft gedefinieerd in de bankinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bank]. Wanneer u bijvoorbeeld alleen de eigen rekening wilt toekennen, dan vult u hier alleen de eigenrekening in en laat de andere velden leeg. Op die manier houden de andere velden hun oorspronkelijke waarde.

U beschikt in dit scherm over de volgende velden:

Eigen rekening

Hier kunt u uw eigen rekening koppelen. Dit betreft het betaalmiddel waarvandaan u het bedrag betaalt.

Betalingsdatum

Hier kunt u de betalingsdatum voor de post(en) opgeven. Dit kan de datum van vandaag zijn of een datum in de toekomst. De betalingsdatum van de termijn wordt bij het verwerken van de betaling overschreven met de datum waarop u de betaling verwerkt.

Betalingswijze

Hier kunt u de betalingswijze voor de post(en) selecteren.

Naar betaalmiddel

Dit betreft het betaalmiddel waar naartoe u het bedrag betaalt. Dit is de bankrekening van uw relatie.

Verzamelen

Deze optie is alleen beschikbaar als u meerdere regels selecteert. De openstaande posten worden hiermee afgehandeld als één bedrag. U kunt een verzamelbetaling herkennen doordat deze dezelfde betalingsreferentie meekrijgt. U kunt een betalingsspecificatie van een verzamelbetaling opvragen via [Cash flow, Betalingen, Betalingsspecificatie].

Wanneer u betalingen voor een betreffende crediteur altijd wilt verzamelen kunt u via [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] op tabblad financieel de optie 'Verzamelen Betalingen' aanvinken. Door deze optie aan te vinken worden openstaande posten van deze crediteur bij betaling automatisch verzameld. U dient deze dan niet meer handmatig te selecteren en voor verzamelen te kiezen.

U beschikt in dit scherm over de volgende velden:

Handmatig/Automatisch

Met deze optie kunt u aangeven of u zelf een betalingsreferentie wilt opgeven ('Handmatig') of de betalingsreferentie door het systeem wilt laten genereren ('Automatisch').

Betalingsreferentie

Wanneer u de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd kunt u hier een betalingsreferentie voor de verzamelde posten opgeven.

Betalingsdatum

Hier kunt u de betalingsdatum voor de post(en) opgeven.

Eigen rekening

Hier kunt u uw eigen rekening koppelen. Dit betreft het betaalmiddel waarvandaan u het bedrag betaalt.

Betalingswijze

Hier kunt u de betalingswijze voor de post(en) selecteren.

Naar betaalmiddel

Wanneer u meerdere posten van dezelfde relatie verzamelt kunt u hier het betaalmiddel opgeven waar u het bedrag naar betaalt. Dit is de bankrekening van uw relatie.

Opnieuw aanmaken 

Middels deze knop kunt u het bankbestand opnieuw aanmaken. Deze knop is alleen aanwezig in menupad [Cash flow, Statistieken, Verwerkt door] wanneer u groepeert op 'Runnummer'. Met deze optie wordt het bankbestand opnieuw aangemaakt voor de termijnen die zijn gekoppeld in dezelfde betaalbatch. Onjuiste termijnen waarvan de fiattering ongedaan is gemaakt via [Cash flow, Betalingen, Betalingen onderweg] worden weggelaten uit het nieuwe bankbestand. Bij het opnieuw aanmaken van het bankbestand kunt u tevens aangeven welke informatie u in het bankbestand wilt opnemen. Het bestand heeft het zelfde betaalbatch nummer en wordt onder een andere naam opgeslagen in de export directory. Wanneer er meerdere bankbestanden van verschillende SEPA betaalbatches opnieuw worden aangemaakt, wordt ieder bestand afzonderlijk afgehandeld. Ieder SEPA betaalbestand wordt opnieuw aangemaakt volgens de betreffende betaalbatch.

Voor niet-SEPA bestanden wordt ieder bestand verzameld in één betaalbatch wanneer er meerdere bankbestanden van verschillende betaalbatches opnieuw worden aangemaakt.

Voor meer informatie, zie Aangemaakte bankbestanden.

Alles selecteren/Alles deselecteren

Middels deze knop kunt u alle termijnen in één keer selecteren. Door nogmaals deze knop te gebruiken wordt de selectie ongedaan gemaakt.

Laten vervallen

Deze knop is alleen aanwezig in het menupad [Cash flow, Statistieken, Verwerkt door]. Hier is de aanwezigheid van deze knop afhankelijk van de volgende bankinstellingen:

• Geavanceerd: betaalmiddel afhandeling: Uitgevinkt, en
• Betalingen journaliseren (in de sectie 'Betalingen: Kas, Kredietbrief, Cheque'): Aangevinkt, en
• Betalingen onderweg (in de sectie 'Betalingen: Kas, Kredietbrief, Cheque'): uitgevinkt, en
• Toestaan: Laten vervallen: Aangevinkt

Deze knop is bovendien alleen actief wanneer een termijn met de betaalwijze 'Cheque' is geselecteerd. Met deze knop kunt u de cheque laten vervallen. Bij het laten vervallen van de cheque wordt een scherm getoond waarin u de datum voor het vervallen kunt opgeven.

Sluiten

Met deze knop sluit u het scherm en keert u terug in het selectiescherm.