SEPA staat voor 'Single Euro Payments Area' en is de Europese standaard in het betalingsverkeer welke geldt voor alle landen in de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. Sinds product update 390 is het in Exact Globe Next al mogelijk om SEPA betaalopdrachten aan te maken. Vanaf product update 400 kunt u nu ook uw SEPA incasso-opdrachten oftewel SDD (SEPA Direct Debit) bestanden aanmaken. U kunt SEPA gebruiken voor zowel nationale als internationale opdrachten.
Benodigde stamgegevens en instellingen
Betaalmiddel aanmaken
Voor het gebruik van SEPA dient u een betaalmiddel aan te maken. Dit is uw eigen bankrekening waarvandaan u de betaling verricht of waarop u het geïncasseerde bedrag ontvangt. In het onderhoud van het betaalmiddel dienen op het tabblad 'Instellingen' een aantal extra velden ingevuld te worden. Hieronder worden deze velden kort besproken:
- SEPA Betaalopdrachten: Met deze optie kunt u aangeven dat u dit betaalmiddel wilt gebruiken voor betalingen in SEPA formaat. Wanneer u deze optie heeft aangevinkt, is het verplicht om het IBAN te vullen bij dit betaalmiddel.
- Groepeer transacties: Deze instelling is niet meer relevant en staat standaard op 'Combinatie' en kan niet worden aangepast.
- SEPA incasso opdrachten: Met deze optie kunt u aangeven dat u dit betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA incasso-opdrachten. Wanneer u deze optie aanvinkt, is het verplicht om het IBAN te vullen bij dit betaalmiddel. Bij het uitvoeren van een incasso voor dit betaalmiddel wordt deze dan aangemaakt in het SDD formaat.
- Incassant ID: Het veld is verder alleen actief wanneer u de optie 'SEPA incasso opdrachten' heeft aangevinkt. Hier dient u uw unieke identificatie nummer op te geven. Deze ontvangt u van uw bank. Met dit nummer bent u herkenbaar in het hele SEPA-gebied. U stuurt deze ID mee met elke incasso-opdracht. Voor Duitse en Oostenrijkse betaalmiddelen is dit veld tevens verplicht om in te vullen wanneer de optie 'SEPA incasso opdrachten' is aangevinkt.
- Incassant ID (oude): Wanneer u een nieuwe 'Incassant ID' wilt definiëren dient u de 'Incassant ID' eerst te annuleren middels het icoon. De oorspronkelijke incassant ID wordt dan in dit veld geplaatst.
Incassomachtiging
Voor het succesvol verwerken van incasso´s is toestemming van de debiteur vereist. Hiervoor dient de incassomachtiging welke u kunt definiëren in het onderhoud van de debiteur op het tabblad financieel middels het volgende icoon: 
. Het aanmaken en onderhouden van incassomachtigingen wordt nader uitgelegd in dit document. Om snel te kunnen zien of er een incassomachtiging is ingevuld is in het selectiescherm van debiteuren de kolom 'Kenmerk machtiging' toegevoegd. Middels het groene vinkje kunt u zien of de incassomachtiging is ingevuld.
Aandachtspunten
- Bij het betaalmiddel waarvoor u de SEPA betaling uitvoert dient 'SEPA betaalopdrachten' te zijn aangevinkt.
- Bij het betaalmiddel waarvoor u de SEPA incasso-opdracht uitvoert dient de optie 'SEPA incasso opdrachten' te zijn aangevinkt.
- De te incasseren of de te betalen termijn dient de valutacode 'EUR' te hebben.
- Bij de bankrekening van de debiteur/crediteur dient het veld IBAN gevuld te zijn, en de bankrekening dient in EUR te zijn.
- Het land van de bankrekening van de crediteur waaraan de betaling wordt gedaan dient binnen de SEPA regio te vallen. Tevens dient de valutacode van deze bankrekening EUR te zijn.
- Wanneer het land en de valutacode van de bankrekening leeg zijn worden die van het onderhoud van de crediteur gebruikt.
Voor incasso´s zijn verder de volgende zaken van toepassing:
- Voor termijnen waarbij een betalingsconditie met de betaalwijze 'Incasso' is gekoppeld, gebruikt het systeem de bankrekening die aan de incassomachtiging is gekoppeld, als standaard rekening voor die debiteur. Dit is van toepassing wanneer bij de eigen bankrekening (betaalmiddel) in de betalingsconditie is aangegeven dat deze wordt gebruikt voor SEPA Incasso-opdrachten.
- Wanneer u in de administratie-instellingen de bedrijfsnaam aanpast, dan wordt de oorspronkelijke bedrijfsnaam op de achtergrond bewaard. Deze oorspronkelijke bedrijfsnaam wordt dan nog steeds gebruikt bij de volgende keer dat een SEPA incasso bestand wordt aangemaakt. In de daaropvolgende keren wordt deze informatie niet meer toegevoegd in het SEPA incasso bestand.
- Ligaturen en diakritische tekens worden in het incasso bestand automatisch omgezet naar de juiste karakters waaraan het incasso bestand dient te voldoen.
- De types B2B en Core worden beiden ondersteund.
- Voor de RBS bank (NL), is een SHA-1 nummer controle aanwezig in het verwerkingsverslag van de incasso-opdracht.
Werkwijze
Zowel het verwerken van een betaling als het verwerken van een incasso werkt op dezelfde wijze als 'normale' betalingen en incasso's. Namelijk door het
selecteren en verwerken van de termijnen.
- Voor 'SEPA betaalopdrachten' wordt er dan een XML bestand aangemaakt in het SCT (SEPA Credit Transfer) formaat.
- Voor 'SEPA incasso opdrachten' wordt er dan een XML bestand aangemaakt in het SDD (SEPA Direct Debit) formaat.
Voorbeeld 1: SEPA Betaalopdracht
Stap 1
Maak een betaalmiddel aan welke voldoet aan de vereisten.
Stap 2
Zorg dat u bij de bankrekening van uw crediteur een IBAN nummer heeft ingevuld. De valutacode dient 'EUR' te zijn. Het aanmaken van een bankrekening wordt uitgelegd in dit document.
Stap 3
Voer een inkoopboeking in voor de crediteur waarvoor u de SEPA betaling wilt verwerken.
Stap 4
Fiatteer en verwerk de betaling via [Cash flow, Betalingen, Fiatteren]. Zorg dat de juiste 'Eigen rekening' wordt gebruikt. Indien deze niet staat ingevuld, maak dan gebruik van de knop 'Toekennen' om de juiste 'Eigen rekening' te selecteren. Uiteraard betreft dit het betaalmiddel dat bij stap 1 is aangemaakt.
Er wordt nu een XML betaalbestand aangemaakt in het SCT formaat welke u kunt inlezen in uw bankpakket:
Voorbeeld 2: SEPA Incasso-opdracht
Stap 1
Maak een betaalmiddel aan welke voldoet aan de vereisten.
Stap 2
Zorg dat u bij de bankrekening van uw debiteur een IBAN nummer heeft ingevuld. De valutacode dient 'EUR' te zijn. Het aanmaken van een bankrekening wordt uitgelegd in
dit document. Daarnaast dient bij de debiteur een
incassomachtiging te zijn ingevuld.
Stap 4
Verwerk de incasso via [Cash flow, Incasso's, Incassobatch beheren]. Zorg ook hier dat de juiste 'Eigen rekening' staat ingevuld.
Er wordt nu een XML incassobestand aangemaakt in het SDD formaat welke u kunt inlezen in uw bankpakket:
Meer informatie