Exact Financials

Finance - Periodeverdeel

Inleiding

De periodeverdeelfunctionaliteit in Exact Financials Enterprise biedt de mogelijkheid om tijdens het invoeren van boekingen (Exact Finance), inkoopfacturen (Exact Purchase) en verkoopfacturen (Exact Sales) de kosten of de opbrengsten tijdens het maken van de transactie over meerdere achtereenvolgende perioden te verdelen. U kunt op deze wijze via één handeling bijvoorbeeld een kwartaalfactuur inboeken en de kosten toewijzen aan drie individuele opeenvolgende perioden. De functionaliteit van periodeverdeel is beschikbaar wanneer u gebruik maakt van Financials Enterprise Edition.

Voorbeeld
U ontvangt op 20 december 2019 een factuur voor de leasekosten van een van uw bedrijfswagens, deze factuur is vooruit verstuurd en omvat de kosten voor het eerste kwartaal van 2020. De totale kosten van EUR 3.000,- dienen gespreid genomen te worden in de individuele maanden. In plaats van deze boeking handmatig op te splitsen geeft u nu direct bij het inboeken aan over hoeveel perioden de kosten gesplitst moeten worden en in welke periode gestart moet worden; Exact Financials zal deze uitsplitsing bij het verwerken verder automatisch verzorgen.

Toepassing van de periodeelverdeelfunctionaliteit leidt voor bovenstaand voorbeeld tot de volgende journaalposten:

Periode 12 Inkoopboeking (Ingevoerd)

Bij het verwerken worden naast de inkoopmutaties de volgende automatische boekingen aangemaakt:

Periode 12

Periode 1

Periode 2

Periode 3

Eenzelfde boekingsgang wordt gehanteerd voor opbrengst journaalposten met dit verschil dat de tussenrekening periodeverdeel wordt gecrediteerd bij het inboeken van de opbrengst en wordt gedebiteerd bij de toekenning van de opbrengsten aan de diverse perioden.

Inrichting Periodeverdeel

Alvorens van periodeverdeelfunctionaliteit gebruik te kunnen maken, zullen de onderstaande instellingen en stamgegevens moeten worden geconfigureerd.

Instellingen

De volgende instellingen dienen te worden gedefinieerd:

Standaard tussenrekeningen definieren

Definieer in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Grootboekkoppelingen] in de sectie 'Periodeverdeel' de standaardtussenrekeningen 'Vooruitbetaling', 'Te betalen', 'Vooruitontvangen' en 'Te ontvangen' om respectievelijk de vooruitbetaalde kosten en de vooruit gefactureerde opbrengsten op te boeken. Indien gewenst kan voor alle tussenrekeningen dezelfde grootboekrekening (type 'Balans') opgegeven worden. Als de gewenste grootboekrekeningen nog niet zijn aangemaakt, dan kunt u dit doen in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] voordat u de koppeling definieert. Periodeverdeelfunctionaliteit wordt tijdens het boeken alleen aangeboden voor (kosten/opbrengst-)grootboekrekeningen waarbij de optie 'Periodeverdeel' is gemarkeerd in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Per grootboekrekening kunt u, indien gewenst, afwijken van de standaard gedefinieerde grootboekkoppelingen door in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] aan te geven welke afwijkende tussenrekening moet worden gehanteerd bij gebruikmaking van periodeverdeelfunctionaliteit. Als u in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] geen afwijkende tussenrekening definieert, dan wordt de tussenrekening als vastgelegd in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Grootboekkoppelingen] als tussenrekening gehanteerd.

Periodeverdeel: afwijking maximum

Bij het aanmaken van periodeverdeelboekingen worden transitorische mutaties aangemaakt. Deze mutaties kunnen in de toekomst liggen, ook voor boekjaren welke nog niet zijn geopend. Geef in dit veld aan hoeveel jaren in de toekomst mag worden geboekt zonder dat hier een boekjaar voor is geopend. Deze instelling voorkomt dat tijdens het invoeren van de periode verdeelboeking een foutieve verdeling kan worden gemaakt waarbij bijvoorbeeld een mutatie in het jaar 2051 terecht komt, hetgeen de performance van het systeem ten nadele is. Een maximale waarde van "1" betekent dat bij een standaard boekjaar van 2015 er periodeverdeelboekingen in boekjaar 2016 en lager mogen worden aangemaakt. Zie [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen].

Stamgegevens

Dagboeken

Alle debiteringen/crediteringen op de tussenrekening bij kostenboekingen/opbrengstenboekingen worden vastgelegd in een vooraf gedefinieerd periodeverdeelmemoriaal. De oorspronkelijke kosten- of opbrengstenboeking wordt in een regulier dagboek vastgelegd. Een of meerdere periodeverdeelmemorialen maakt u aan in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Vervolgens koppelt u het periodeverdeelmemoriaal aan het reguliere dagboek waarin u gebruik wilt maken van periodeverdeelfunctionaliteit. U kunt een periodeverdeelmemoriaal koppelen aan de volgende dagboeken: kas, bank, giro, inkoop, verkoop, BTW memoriaal, verrekenmemoriaal en het gewone memoriaalboek. 

Proces

Invoeren boekingen

Na de periodeverdeelfunctionaliteit te hebben ingericht, kunt u boekingsregels verrijken met gegevens om de regelbedragen over diverse perioden te verdelen. Zie [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen]. 

Aantal perioden (AantPer)

Opmerking
Wanneer een volgend boekjaar nog nog niet geopend is worden periode verdeelboekingen wel aangemaakt. Als er gewerkt wordt met 13 perioden waarvan er 1 als correctie perioden wordt gebruikt, zal ook voor deze correctie periode een (niet gewenste) periode verdeelboeking aangemaakt worden. De oorzaak is dat er nog geen periode-datum tabel is aangemaakt waarin de 13e periode als correctieperiode is gedefinieerd. Het openen van het boekjaar en aanmaken van een periode-datumtabel zal dit oplossen. 

Aanvangsjaar periodeverdeel (Jaar)

Geef het financiële beginjaar aan vanaf wanneer de verdeling over perioden tot stand moet komen.

Aanvangsperiode periodeverdeel (Periode)

Boekingsverslag

Controleer de boekingen met behulp van het boekingsverslag. Zie [Finance: Grootboek, Boeken, Boekingsverslag].

Verwerken boekingen

Na uw boekingen te hebben gecontroleerd, verwerkt u de boekingen met [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]. Tijdens de verwerking worden de periodeverdeelboekingen in het periodeverdeelmemoriaal automatisch gegenereerd. Als boekstuknummer krijgen deze boekingen hetzelfde boekstuknummer toegekend als waaronder de oorspronkelijke boeking is vastgelegd. Vanuit uw periodeverdeel dagboek kunt u dus eenvoudig de originele factuur traceren.

Ondersteunende functies

Wijzigen boekingsperiode

Als u bij het uitdraaien van het boekingsverslag tot de conclusie komt dat de journaalpost dient te worden gecorrigeerd voor wat betreft de financiële periode waarin de boeking is vastgelegd, dan kunt u gebruik maken van de functie [Finance: Grootboek, Boeken, Wijzigen boekingsperiode]. Indien u de boekingsperiode van een boeking wijzigt waarin gebruik wordt gemaakt van periodeverdeel dan zullen deze gegevens met dezelfde wijziging worden aangepast als de originele boeking, tenzij de verdeelperiode en de oorspronkelijke boekingsperiode reeds meer dan een periode van elkaar afweken. Wanneer bijvoorbeeld de originele boeking gemaakt is in periode 8 en de start verdeelperiode was 10, wordt de verdeelperiode niet gewijzigd. Uitgangspunt in deze is dat de gebruiker doelbewust voor periode 10 heeft gekozen, los van de oorspronkelijke financiële periode.

Informatie

Gebruik uw overzichten op grootboekmutaties en balansen om inzicht te krijgen in de opbouw van uw transitorische posten en de wijze waarop de mutaties zijn samengesteld.

Import

Naast de mogelijkheid om deze functionaliteit te gebruiken bij het invoeren van financiële boekingen, kunt u deze ook gebruiken bij het importeren van boekingen middels EDIS.

Exact Financials Enterprise > Finance > Periodeverdeel