One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Herinneringen

Herkent u het dat er altijd debiteuren zijn die maar niet op tijd willen betalen? U wilt ze wel een aanmaning sturen, maar het zou u zoveel tijd kosten om te bepalen wie een aanmaning moet krijgen en om de openstaande posten van die debiteur handmatig in een brief toe te voegen, dat u er maar niet aan begint. De module Reminder stelt u in staat om op snelle wijze uw debiteuren erop te wijzen dat voor bewezen diensten nog een vergoeding verwacht wordt. Exact Financials Enterprise maakt automatisch een lijst aan van openstaande posten die over de vervaldatum heen zijn. U kunt zelf de criteria ingeven aan de hand waarvan u wilt dat de lijst samengesteld wordt. U kunt bijvoorbeeld kiezen of u creditnota’s en/of nog niet verwerkte bedragen ook als selectiecriteria voor de lijst wilt gebruiken.U kunt zelf aangeven wat u op de aanmaning wilt zetten. U kunt meerdere aanmaningen aan een debiteur koppelen, waarbij de eerste bijvoorbeeld een vriendelijk verzoek tot betaling is en de derde een waarschuwing dat een incassoprocedure wordt opgestart. Exact Financials Enterprise houdt bij hoeveel aanmaningen een debiteur al gehad heeft en welke lay-out dus gebruikt moet worden voor de volgende aanmaning. Bij overdracht van de openstaande post aan de deurwaarder of incassobureau, kunt u de openstaande post automatisch laten blokkeren. U kunt ook lay-outs aan een groep debiteuren koppelen (categorie) of aan een taal.

De voordelen van deze module nog eens op een rijtje:

  • Verminderen van uw kredietrisico door beter debiteurenbeheer
  • Eenvoudige en efficiënte procedure
  • Zelf te definiëren lay-outs inclusief formule functionaliteit
  • Groepsgewijs selecteren en verzenden van de betalingsherinneringen
  • Meerdere herinneringen op 1 pagina indien gewenst
  • Vervaldatum creditnota’ s gebruiken als selectiecriterium
  • Automatisch notities toevoegen aan openstaande posten tijdens het aanmaken van de aanmaning
  • Toevoegen van acceptgiro’ s aan een herinnering
  • Meerdere talen en vreemde valuta ondersteund
  • Automatisch blokkeren openstaande posten bij overdracht aan incassobureau

Inrichting

De module "Herinneringen' richt u in door vooraf te definiëren hoeveel aanmaningen u wenst te versturen en van welke gegevens (debiteur, categorie en taal) u dit patroon afhankelijk wilt laten zijn. Voor elke brief definieert u een formulierenlay-out. Vervolgens koppelt u de lay-outs aan de door u gekozen waarden van de entiteiten debiteur, categorie en taal.

Instellingen

E-mail

Alvorens aanmaningen per mail te kunnen versturen, dienen de volgende stappen te worden doorlopen.

  • Aanmaken Adrestypecode met adrestype 'e-mail'.
    Ga naar [Financieel: Stamgegevens, Onderhoud, Adrestypen] en maak een adrestypecode aan met als type 'e-mail'.
  • Geef aan welke PDF-printer dient te worden gebruikt voor de actie 'Aanmanen'.
    Ga naar [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] om de E-mail adrescode voor het herinneren te koppelen aan de hiervoor te hanteren PDF-printer. 
  • Vastleggen e-mailadres van de ingelogde gebruiker
    Uw applicatiebeheerder kan in [Systeem: Beveiliging, Autorisatie, Gebruikers, Onderhoud] een e-mail adres ingeven voor de gebruikers welke gerechtigd zijn (herinnerings) e-mails vanuit de applicatie Exact Financials Enterprise te versturen. Dit e-mail adres zal gebruikt worden om proef aanmaningen toe te sturen. 
  • Vastleggen e-mailadres van de organisatie
    Ga naar in [Bestand, Administratiegegevens] naar het tabblad "Afleveradressen" en koppel een e-mail adrestypecode aan een e-mail adres. Dit e-mail adres zal gebruikt worden als verzendaccount om de definitieve aanmaningen naar de klanten te versturen.
  • Vastleggen e-mailadres van de klant
    In [Financieel: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] koppelt u in het tabblad "Afleveradressen" het e-mailadres van de klant aan een adrestypecode van het type "e-mail". Tevens geeft u in het tabblad "betalingen" aan of deze debiteur bij voorkeur per brief of per e-mail wordt gemaand.
  • Definiëren Mailserver
    In [Systeem: Applicatie, Applicatieserver, Mailserver] dient u in het veld Mail-server uw mail-server te definiëren. (voorbeeld: smtp.exact.nl). 
  • Definiëren E-mail "onderwerp" en "bericht"
    In [Systeem: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] geeft u voor de groep "HEADER" middels de knop "Attributen" aan welk onderwerp u aan de per e-mail te versturen brief wenst mee te geven en welke bericht. 
  • Factuur.pdf meesturen met herinnering
    In [Financieel: Bestand, Administratie instellingen, Financiele instellingen] kan op het tabblad 'Documenten' bij 'Debiteuren openstaande posten' in de kolom 'Extern' de documentcategorie van de verkoopfacturen gedefinieerd worden. Nu zal wanneer de factuur.pdf per email maar de klant verstuurd is, deze met de herinnering meegestuurd worden.

Profielen

De herinneringsmodule van Exact Financials Enterprise verzorgt geheel automatisch het aanmaken van de herinneringsbrieven. Per categorie, taal of debiteur in combinatie met het aantal reeds verzonden brieven kan worden bepaald welk type brief dient te worden aangemaakt. Zo zal bij een eerste herinnering de brief milder van toon zijn richting uw klant dan bij het versturen van de tweede brief, welke meer het karakter heeft van een aanmaning. Een derde of vierde brief bij wijze van in gebreke stelling zou kunnen worden verstuurd alvorens de openstaande post over te dragen aan een incassobureau. Al deze brieven verschillen qua begeleidend schrijven. In Exact Financials Enterprise bouwt u voor de verschillende brieftypen zogenaamde formulierenlay-outs in [Systeem: Applicatie, Formulierenlay-outs].

Stamgegevens

Debiteuren

Geef op de debiteurenstamkaart in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] op tabblad 'Betaling' aan of deze debiteur in aanmerking komt voor het versturen van herinneringen door de optie 'Betalingsherinnering' te markeren. Bij het aanmaken van een nieuwe debiteur wordt dit veld automatisch geactiveerd. Als u deze optie uitschakelt, worden openstaande posten van deze debiteur niet meegenomen in een herinneringsrun. Het veld 'Laatste herinnering' wordt automatisch gevuld met de registratiedatum van de herinneringsrun zodra u een (definitieve) herinnering voor deze debiteur heeft uitgedraaid. Een lijst waarin per debiteur wordt aangegeven of deze wordt herinnerd en wat de laatste herinneringsdatum is, maakt u met behulp van een flexibel overzichtlay-out in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Overzicht].

Profielen

bij het definiëren van uw Credit management beleid, stelt u of op basis van de debiteurencode, of op basis van de aan de debiteur gekoppelde categorie, dan wel op basis van de aan de debiteur gekoppelde taal een profiel op. Per profiel wordt een aantal vervolgstappen vastgelegd. Per stap kan worden aangegeven welke acties te dienen worden uitgevoerd. In de openstaande post wordt het veld 'Herinneringen' bijgehouden. Bij het aanmaken van de openstaande post heeft het veld 'Herinneringen' de waarde '0'. Zodra u een definitieve aanmaningsactie uitvoert wordt het volgnummer in het veld 'Herinneringen' met '1' opgehoogd.  

Op dit moment kunnen per stap een combinatie van de volgende acties worden vastgelegd:

  • De wijze van aanmanen (per brief of per mail)
    Per stap kunt u aangeven of u de klant per E-mail of per Brief wenst aan te manen.
  • De gehanteerde lay-out
    Per stap kunt u aangeven welke briefopzet u wenst te gebruiken voor de te verzenden aanmaning.
  • Het blokkeren van openstaande posten
    Per stap geeft u aan of u de openstaande posten wenst te blokkeren en daarmee wenst uit te sluiten van een volgende aanmaningsrun.

Bij het afdrukken van de herinneringen wordt voor iedere openstaande post automatisch bepaald welke lay-out moet worden gebruikt. Door herinneringslay-outs te koppelen aan debiteuren, categorieën en talen, kunt u zelf aangeven welke specifieke lay-out moet worden gebruikt bij welk volgnummer. U kunt instellen op welk moment u de openstaande post als overgedragen aan een incassobureau beschouwt en u de openstaande post automatisch wenst te blokkeren.

Voorbeeld
Voor een bepaalde openstaande post zijn er nog geen betalingsherinneringen verstuurd. Het volgnummer is dus '1'. Wanneer u een definitieve betalingsherinnering afdrukt, wordt de herinneringlay-out behorend bij volgnummer '1' gebruikt en verandert het volgnummer in '2'. Bij de volgende betalingsherinnering voor deze bepaalde openstaande post wordt de herinneringlay-out behorend bij volgnummer '2' gebruikt.

U koppelt herinneringslay-outs aan volgnumers voor respectievelijk:

De gemaakte koppelingen zijn alleen van toepassing op de administratie waarin deze zijn aangemaakt. Een overzicht van de door u aangemaakte koppeling vindt u terug in [Finance: Debiteuren, Profielen, Overzicht]. In navolging van bovenstaande functionaliteit wordt de koppeling van de lay-out aan de openstaande post van een debiteur als volgt bepaald: ten eerste wordt gekeken of aan de debiteur van de desbetreffende openstaande post een specifieke lay-out is gekoppeld. Is dit het geval dan wordt de specifieke debiteur/lay-out koppeling gebruikt. Indien er geen specifieke debiteur/lay-out koppeling aanwezig is, dan wordt gekeken of er aan de taalcode (die in onderhoud debiteuren is gekoppeld aan de desbetreffende debiteur) een specifieke lay-out is gekoppeld. Is dit het geval dan wordt deze specifieke taalcode/lay-out koppeling gebruikt. Indien dit niet het geval is, wordt gekeken of aan de categorie (die in onderhoud debiteuren is gekoppeld aan de desbetreffende debiteur) een specifieke lay-out is gekoppeld. Is dit het geval dan wordt de specifieke categorie/lay-out koppeling gebruikt. Indien dit niet het geval is dan wordt gekeken of er een standaard lay-out is gedefinieerd. Indien dit zo is dan wordt deze standaard lay-out gebruikt om u openstaande op af te drukken. Indien u geen enkele koppeling heeft aangemaakt wordt tijdens het afdrukken van de herinnering of van de controlelijst gekeken welke lay-out u wenst te gebruiken zoals geselecteerd in de applicatie [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controlelijst] of in de applicatie [Finance: Debiteuren, Betalingsherinneringen, Herinneren].

Voorbeeld
Er moeten betalingsherinneringen worden afgedrukt in verschillende talen. Maak alle noodzakelijke lay-outs. Heeft u 4 soorten herinneringen en 5 talen, dan zou u 20 lay-outs moeten aanmaken. Het is handig om de lay-outs zodaning te coderen dat de taalcode en het volgnummer terugkomen in de naam van iedere lay-out.

Proces

 

Controlelijst

Voordat u betalingsherinneringen afdrukt, kunt u controleren welke openstaande posten zullen worden opgenomen, in [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controlelijsten]. De selectievelden zijn ook beschikbaar in [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Herinneren].

Wijzigen openstaande posten

Openstaande posten die u niet in de herinneringsrun wenst mee te nemen omdat u deze bijvoorbeeld heeft overgedragen aan een incassobureau, blokkeert u met [Finance: Debiteuren, Betalingsherinneringen, Blokkeren openstaande posten]. Maar indien u tijdens het nalopen van de controlelijst concludeert dat het betalingskenmerk, de omschrijving, vervaldatum factuur, jaar, week, betaalwijze of het 'herinneringsvolgnummer' van de openstaande post dient te worden gewijzigd, maakt u ook gebruik van de functie [Finance: Debiteuren, Betalingsherinneringen, Wijzigen openstaande posten]. Bedenk dat het hier om permanente veranderingen gaat, dat wil zeggen veranderingen die niet alleen gelden voor het afdrukken van betalingsherinneringen, maar worden opgeslagen met de openstaande post.

Proefafdruk betalingsherinneringen

Betalingsherinneringen afdrukken: Om tenminste een paar proefherinneringen af te drukken kunt u, voordat u de definitieve betalingsherinneringen afdrukt, controleren of de informatie correct op de betalingsherinneringen verschijnt. U kunt proefherinneringen ook gebruiken voor archiveringsdoeleinden.

Afdrukken betalingsherinneringen

Gebruik [Finance: Debiteuren, Betalingsherinneringen, Herinneren] om betalingsherinneringen af te drukken. Druk bij voorkeur ten minste een paar proefherinneringen af, zo kunt u controleren of de informatie correct op de betalingsherinneringen verschijnt. U kunt proefherinneringen ook gebruiken voor archiveringsdoeleinden.

Exact Financials Enterprise > Herinneringen

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Support - On-line help
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 17.660.088
 Assortment: Exact Financials  Date: 28-09-2022
 Release:  Attachment:
 Disclaimer