Exact Globe+

Gebruik van uw referentie

Introductie

Binnen traditionele boekhoudsystemen is het unieke identificatiemiddel van een boeking het boekstuknummer van de boeking. Dit interne identificatienummer is niet gerelateerd aan een hele transactie (zoals een factuur en bijbehorende betaling), maar enkel aan een individuele boeking. Dit maakt het moeilijk om een transactie snel en eenvoudig te analyseren.

Transacties en boekingen zijn verschillend. Een transactie kan bestaan uit meerdere boekingen, zoals het geval is bij een verkoopboeking (de verkoopfactuur) en een bankboeking (de betaling van deze verkoopfactuur). Aan de andere kant kan binnen één boeking sprake zijn van meerdere transacties. Een voorbeeld hiervan is het bankboek, waarin meerdere openstaande posten worden afgeboekt. In deze ene boeking worden meerdere transacties afgerond.

Exact Globe Next maakt, naast een boekstuknummer, gebruik van referenties. Met behulp van deze referenties kunnen verschillende boekingen samengebracht worden in één transactie of één boeking worden uitgesplitst in meerdere transacties. Dit maakt de administratie inzichtelijk en worden transacties traceerbaar.

In dit document wordt een van de referenties van Exact Globe Next nader toegelicht, namelijk de 'Uw referentie'.

Uitleg

De uw referentie is de referentie die uw relatie aan de transactie heeft gegeven. Een verkooptransactie begint (financieel gezien) bij de verkoopfactuur. Binnen Exact Globe Next is de onze referentie gelijk aan het factuurnummer. De uw referentie is in dit geval het bestelnummer van uw relatie. Onder dit nummer is deze bestelling bekend bij uw relatie. Het voordeel van het registreren van deze referentie is de traceerbaarheid van een transactie. Stel uw klant belt u en vraagt wat de status van zijn bestelling is, die hij onder nummer 12345 gedaan heeft. In plaats van te zoeken naar alle orders van deze debiteur en de klant te vragen rond welke datum dat ongeveer was, bent u nu in staat om direct de juiste order te vinden.

Een inkooptransactie begint (financieel gezien) bij de ontvangst van de inkoopfactuur. Boven deze inkoopfactuur staat het factuurnummer van de leverancier, hun referentie voor deze transactie. De referentie van de leverancier wordt de uw referentie. Intern wordt deze inkoopfactuur gearchiveerd met een intern identificatienummer, de onze referentie. Door het registreren van alle boekingen inclusief betalingen met deze referenties is de gehele transactie traceerbaar met behulp van het interne nummer (onze referentie) en het externe nummer (uw referentie). De uw referentie is bij inkoopboekingen dan ook verplicht voor deze traceerbaarheid.

Interne transacties, zoals overboekingen van kas naar bank of afschrijvingen, zijn niet gerelateerd aan verkoop- of inkooptransacties. Ook deze interne transacties kennen een uw referentie. In deze gevallen is de uw referentie enkel een extra intern identificatienummer.

In de offerte, order en factuur is de uw referentie het bestelnummer van uw relatie. Onder dit nummer is de bestelling bekend bij uw relatie. Het voordeel van het registeren van deze referentie is de traceerbaarheid van de transactie. Stel uw klant belt u en vraagt wat de status van zijn bestelling is, die bekend is onder hun interne nummer 123456. In plaats van te zoeken naar alle orders van deze debiteur en de klant te vragen rond welke datum de order is geplaatst, bent u in staat de order te traceren. 

In de offerte, order en verkoopfactuur is het gebruik van 'uw referentie' verplicht. Om het feit dat niet iedereen hier gebruik van maakt, vult Exact dit veld in een offerte automatisch met de tekst 'Offerte:' plus het offertenummer. U heeft zelf de mogelijkheid dit aan te passen naar het bestelnummer van de klant.
Wordt de offerte doorgezet naar een verkooporder dan wordt de uw referentie gekopieerd naar de verkooporder. Voert u een nieuwe verkooporder in dan vult Exact dit veld in een order automatisch met de tekst 'Bestel.:' plus het ordernummer. U heeft zelf de mogelijkheid dit aan te passen naar het bestelnummer van de klant.   
Is de factuur automatisch gegenereerd vanuit een verkooporder dan is de uw referentie automatisch gevuld met de uw referentie van de verkooporder. Bij het aanmaken van een nieuwe factuur wordt het veld uw referentie niet automatisch voorgevuld door Exact. Het veld uw referentie kan bestaan uit getallen en letters.

Op meerdere plekken in de programmatuur heeft u de mogelijkheid om via de knop 'Uw ref' door te zoomen naar de verkooptransactie. Deze knop is onder andere beschikbaar op de debiteurenkaart.

Gerelateerde onderwerpen

• Het gebruik van onze referentie