Exact Financials

Het zoek- en selectiescherm openstaande posten

Introductie

In de diverse dagboeken kunt u openstaande posten afboeken. Bij openstaande posten kunt u denken aan bedragen die u nog moet ontvangen van een debiteur of moet betalen aan een crediteur. U kunt een openstaande post afboeken door de grootboekrekening en (eventueel) de debiteur / crediteur en het bedrag in te voeren. Vervolgens kunt u de openstaande post opzoeken via een apart zoek- en selectiescherm. Met dit scherm kunt u ook meerdere openstaande posten in één keer afboeken. Dit zoekscherm wordt geopend indien u in het veld 'Openstaande post: Factuurnummer' op CTRL+B of F2 drukt.

Uitleg van de velden

De zoekfunctie van het openstaande posten scherm werkt gelijk aan andere zoekschermen binnen Exact Financials Enterprise. Bovenin het scherm ziet u standaard de velden 'Debiteur' of 'Crediteur' en 'Boekstuknummer'. Middels deze velden kunt u zoeken naar een openstaande post. Eventueel kunt u middels rechtermuisknop 'Selectievelden' andere selectievelden toevoegen, zodat u bijvoorbeeld kunt zoeken op basis van bankrekeningnummer.

Let op! Het openstaande posten scherm is standaard gesorteerd op relatie. Dit houdt in dat wanneer u zoekt op een andere waarde e.g. boekstuknummer met 'Minimum' de gezochte post wellicht niet als eerste wordt getoond. Om de gezochte post als eerste te tonen in de lijst, dient u te sorteren op de gezochte waarde, dit doet u door te dubbelklikken op de betreffende kolomnaam.

Geselecteerd
Geeft het aantal geselecteerde openstaande posten weer.

Geselecteerd EUR
Geeft het totaal geselecteerde bedrag weer.

Wanneer u in het voorloopscherm een bedrag heeft ingevoerd op de regel worden tevens de volgende velden weergegeven:

Gefactureerd regelbedrag EUR
Het ingevoerde regelbedrag.

Saldo EUR
Het verschil tussen het ingevoerde regelbedrag 'Gefactureerd regelbedrag EUR' en het totaal geselecteerde bedrag aan openstaande posten 'Geselecteerd EUR'. Wanneer u een openstaande post selecteert die groter is dan het hier weergegeven saldo, wordt het saldo op 0 gezet en wordt het verschil tussen het saldo en de openstaande post ingevuld in de kolom 'Gefactureerd regelbedrag'.

Invoermatrix

De kolommen die worden getoond in het scherm kunt u eventueel aanpassen via rechtermuisknop 'Meer'. De belangrijkste velden worden hier beschreven.

Geselecteerd
Er verschijnt een * in deze kolom voor elke geselecteerde regel.

Bedrag VV
Het nog openstaande bedrag.

Gefactureerd regelbedrag
Het bedrag dat daadwerkelijk afgeboekt wordt op de openstaande post. Wanneer dit bedrag gelijk is aan het bedrag in de kolom 'Bedrag VV' boekt u de gehele openstaande post af. Wanneer u een openstaande post selecteert met een bedrag groter dan het saldo 'Saldo EUR', wordt het 'Saldo EUR' op 0 gezet en wordt het verschil tussen het saldo en de openstaande post ingevuld in deze kolom. U boekt dan slechts een gedeelte van de openstaande post af.

Voorbeeld
U voert een regelbedrag in van 100 euro. Vervolgens gaat u naar het openstaande posten selectiescherm en selecteert een post van 150 euro. Het 'Saldo EUR' zal op 0 worden gezet en in de kolom 'Gefactureerd regelbedrag' wordt voor de betreffende openstaande post een bedrag van 100 euro weergegeven. Het systeem zal nu 100 euro afboeken op de openstaande post. Afhankelijk van de gekozen optie in de kolom 'Verschilbedrag' zal vervolgens de overige 50 euro openblijven staan, danwel geboekt worden als korting, kredietbeperking, of betalingsverschil.

In bovenstaand voorbeeld wordt een regelbedrag ingevoerd en wordt het 'Gefactureerd regelbedrag' automatisch aangepast, het is echter ook mogelijk dit bedrag handmatig aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen bij het afboeken van meerdere openstaande posten met een betalingskorting, of in het geval van een betalingsverschil. Hoe om wordt gegaan met het restant bedrag is afhankelijk van de optie die geselecteerd wordt in de kolom 'Verschilcode'.

Verschilcode
Wanneer het regelbedrag en het nog openstaande bedrag niet aan elkaar gelijk zijn kunt u middels dit veld bepalen wat er met het restant bedrag moet gebeuren.

• Niet afboeken. Het verschil tussen het ingevoerde regelbedrag 'Gefactureerd regelbedrag' en het nog openstaande bedrag 'Bedrag VV' wordt niet afgeboekt. Het verschil bedrag blijft als openstaande post staan op de betreffende relatie. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer slechts een gedeelte van de factuur wordt betaald en u het restant bedrag op een later tijdstip verwacht te ontvangen.
• Kortingen. Wanneer u het verschil wilt afboeken als een korting, dan kiest u voor de optie kortingen. Indien u bij het invoeren van de factuur via een betalingsconditie een korting heeft toegekend en deze korting is nog van toepassing (vervaldatum is nog niet verstreken) dan zal het systeem de korting automatisch toekennen en zal deze optie automatisch gevuld worden. Via de grootboekkoppelingen geeft u aan op welke grootboekrekeningen de korting geboekt dient te worden.
• Kredietbeperking. Wanneer u het verschil wilt afboeken als een kredietbeperking, dan kiest u voor deze optie. Indien u bij het invoeren van de factuur via een betalingsconditie een kredietbeperking heeft toegekend en deze is nog van toepassing (vervaldatum is nog niet verstreken) dan zal het systeem de kredietbeperking automatisch toekennen en zal deze optie automatisch gevuld worden. Via de grootboekkoppelingen geeft u aan op welke grootboekrekeningen de kredietbeperking geboekt dient te worden.
• Betalingsverschillen. Het kan voorkomen dat de betaling en het openstaande bedrag slechts enkele centen afwijken. Dit verschil kunt u afboeken als een betalingsverschil. Via de grootboekkoppelingen geeft u aan op welke grootboekrekeningen de betalingsverschillen geboekt dienen te worden.
• Combinatie. Mocht u een combinatie van bovenstaande opties willen gebruiken, selecteer dan deze optie. Vervolgens gaat u naar het boekingsscherm en activeert daar de betreffende kolommen, daarin kunt u vervolgens handmatig de gewenste bedragen invoeren.
  
  Voorbeeld
  U heeft een openstaande post van 100 euro. Er wordt 79,90 euro betaald. U wilt 20 euro afboeken als korting en 0,10 euro als betalingsverschil. Activeert in het boekingsscherm de kolommen 'Betalingsverschil' en 'Kortingsbedrag'. Ga vervolgens naar het openstaande posten scherm en selecteer de openstaande post van 100 euro. Kies bij 'Verschilbedrag' voor 'Combinatie'. Verlaat het openstaande posten scherm. In het boekingsscherm is nu 100 euro gevuld op de regel. U kunt nu handmatig in de kolom 'Betalingsveschil' 0,10 euro invoeren en 20 euro in de kolom 'Kortingsbedrag'.