In dit scherm kunt u een nieuw documenttype aanmaken of een bestaande onderhouden.
Een documenttype wordt bij het bewerken of aanmaken standaard geopend op het
tabblad Algemeen.
Het scherm Documenten: Type is verdeeld over de onderstaande tabbladen. Klik op de links hieronder om de inhoud van de tabbladen op te vragen.
Tabblad algemeen
Sectie Algemeen
Document Groep
Selecteer een groep om het documenttype hieraan te koppelen.
Categorieën
Selecteer de standaardcategorie voor documenten van dit type. Als u documenten van dit type aanmaakt, dan zal het veld Categorie automatisch worden gevuld met deze categorie, maar u kunt deze nog wijzigen.
Opmerking.: Deze optie is alleen aanwezig indien u de documentstructuur op Classic heeft staan in de documenteninstellingen. Voor meer informatie kunt u document Classic documentstructuur. raadplegen.
ID
Het documenttypeID wordt automatisch gevuld door het systeem nadat op Bewaren is geklikt.
Actief
Vink deze optie aan of uit om het documenttype te activeren of te deactiveren. Non-actieve documenttypes kunnen niet gebruikt worden om nieuwe documenten aan te maken, maar bestaande documenten van dit type blijven bestaan.
Opmerking: Als de optie Systeem: Type is aangevinkt op het tabblad Meer eigenschappen, dan kunt u deze optie niet bewerken, aangezien standaard documenttypes niet gedeactiveerd kunnen worden.
Back office
Dit veld is van toepassing wanneer u gebruik maakt van Exact Integrator voor Exact Lightweight
Integration Server (ELIS). Met deze instelling kunt u aangeven dat u documenten die zijn gekoppeld aan dit documenttype wilt synchroniseren tussen Exact Globe Next en Exact Synergy
Enterprise. Door verschillen in de documenttypes in Exact Synergy Enterprise en Exact
Globe Next is het belangrijk om te
weten dat niet alle velden worden gesynchroniseerd tussen Exact Synergy
Enterprise en Exact Globe Next. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:
- Medewerker
- Project
- Relatie
- Beveiligingsniveau
- Vervalt (Dagen)
- Artikel
- Serienummer
De andere velden behouden na de synchronisatie hun oorspronkelijke waarde.
Beschrijving
Voer hier een tekst in welke als beschrijving dient voor dit documenttype. Dit is een verplicht veld.
Handmatig invoeren
Selecteer één van de volgende opties om het handmatig aanmaken van documenten met dit documenttype al dan niet toe te staan:
- Toegestaan — Selecteer deze optie om het handmatig aanmaken en het automatisch genereren van documenten via de background job van documenten met dit documenttype toe te staan.
- Geblokkeerd — Selecteer deze optie als u het handmatig aanmaken van documenten van dit type wilt blokkeren, maar wel wilt toestaan dat documenten automatisch gegenereerd kunnen worden via de background job. Documenten die geblokkeerd zijn kunnen niet gevonden worden via een snelle of geavanceerde zoekopdracht.
- Verborgen — Selecteer deze optie als u het handmatig aanmaken van documenten van dit type wilt blokkeren, maar wel wilt toestaan dat documenten automatisch gegenereerd kunnen worden via de background job. Documenten die verborgen zijn kunnen gevonden worden via een snelle of geavanceerde zoekopdracht.
Beleid
Selecteer een document waarin het beleid voor documenten van dit type wordt beschreven.
Lay-out
Selecteer een documentlay-out voor de lay-out van dit documenttype.
Manager
Selecteer een medewerker om deze verantwoordelijk te maken voor dit documenttype.
Bijlage
Vink deze optie aan om toe te staan dat gebruikers bijlagen kunnen koppelen aan documenten van dit type.
Sectie Aanmaker
Beveiligingsniveau
Selecteer of typ een beveiligingsniveau om enkel toe te staan dat medewerkers met dit beveiligingsniveau of hoger een document van dit type aan te maken. Wijziging in dit veld hebben geen invloed op bestaande documenten van dit type.
Systeem: Genereren
Selecteer deze optie om toe te staan dat het systeem documenten van dit type kan genereren.
Rol en niveau
Selecteer maximaal drie rollen en niveaus om toe te staan dat medewerkers met deze rollen met bijbehorende niveau documenten van dit type kunnen aanmaken ongeacht hun beveiligingsniveau.
Tabblad Synergy links
Divisie
Selecteer één van de volgende opties om het
veld Divisie wel of niet te gebruiken in documenten van dit
type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Divisie niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een divisie gekoppeld kan worden aan documenten van
dit type in het veld Divisie.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een divisie wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Divisie.
Sectie Relatie
Gebruiken
Selecteer één van de volgende opties om het veld Relatie
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Divisie niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een divisie gekoppeld kan worden aan documenten van
dit type in het veld Divisie.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een divisie wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Divisie.
Opmerking: Om gebruik te kunnen maken de
standaard beveiligingsniveaus Klanten (Specifiek) of
Partners (Specifiek), is het noodzakelijk dat dit veld staat op
Ja (Optioneel) of Ja (Verplicht).
Type
Selecteer een relatietype om enkel het koppelen
van relaties van dit type aan dit documenttype toe te staan.
Afhankelijk van het standaard beveiligingsniveau van het document,
dient u het bijbehorende relatietype te kiezen:
- Klanten (Specifiek — Selecteer alleen Klant
als een toegestaan relatietype voor dit veld.
- Partners (Specifiek) — Selecteer alleen Dealer
of Leverancier als toegestaan relatietype voor dit veld.
Dit veld is niet van toepassing als het veld
Gebruiken van de sectie Relatie staat op Nee (Niet
gebruikt).
Selectie
Voer hier een gedeelte van een SQL statement in
welke gebruikt wordt door het systeem in de 'where' clause om alleen
de relaties te tonen die hieraan voldoen. Aangezien de SELECT query
een JOIN bevat op de klantentabel "cicmpy" (alias: "c") en de
landcodetabel "landcode" (alias: "l"), kunt u beide tabellen
gebruiken in uw gedeeltelijke SQL statement.
Bijvoorbeeld indien u alleen relaties uit
Nederland wilt tonen waar de landcode "NL" is, dan voert u
c.cmp_fctry='NL'
of l.landcode='NL' in. Hieronder ziet u een ingekorte
SQL statement waar de gedeeltelijke statement welke u invoert wordt
toegevoegd in de 'where' clause:
.SELECT ... FROM ... WHERE ... AND (c.cmp_fctry='NL')
ORDER BY ...
Klik op Tonen om een voorbeeld te tonen
van de resultaten op basis van uw SQL statement.
Opmerking: Het voorbeeld dat wordt
getoond houdt geen rekening met de andere instellingen in het
documenttype. Hierdoor kan het resultaat afwijken van de
werkelijkheid.
Dit veld is niet van toepassing als het veld
Gebruiken van de sectie Relatie staat op Nee (Niet
gebruikt).
Label
Voer hier een aangepast label in voor het veld
Relatie. Laat dit veld leeg om gebruik te maken van het
standaardlabel.
Sectie Assortiment
Gebruiken
Selecteer één van de volgende opties om het veld Assortiment
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Assortiment niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een assortiment gekoppeld kan worden aan documenten
van dit type in het veld Assortiment.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een assortiment wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Assortiment.
Standaard
Selecteer een assortiment om een document van
dit type automatisch te koppelen aan dit assortiment. De gebruiker
kan het veld Assortiment nog wel wijzigen bij het aanmaken of
bewerken dan een document van dit type. Dit veld is niet van
toepassing als het veld Gebruiken van de sectie
Assortiment staat op Nee (Niet gebruikt).
Sectie Financieel
Gebruiken
Selecteer één van de volgende opties om het veld Transactie
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Transactie niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een transactie gekoppeld kan worden aan documenten
van dit type in het veld Transactie.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een transactie wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Transactie.
Sectie Artikelen
Gebruiken
Selecteer één van de volgende opties om het veld Artikel
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Artikel niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een artikel gekoppeld kan worden aan documenten van
dit type in het veld Artikel.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een artikel wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Artikel.
Status
Selecteer Actief of Actief +
Toekomstig om ervoor te zorgen dat alleen artikelen met deze
status gekoppeld kunnen worden aan documenten van dit type. Dit veld
is niet van toepassing als het veld Gebruiken van de sectie
Artikel staat op Nee (Niet gebruikt).
Standaard
Selecteer hier een artikel om standaard dit
artikel te koppelen aan documenten van dit Type. De gebruiker kan
het veld Artikel nog wel wijzigen bij het aanmaken of
bewerken dan een document van dit type. Dit veld is niet van
toepassing als het veld Gebruiken van de sectie Artikel
staat op Nee (Niet gebruikt).
Serienummer
Selecteer één van de volgende opties om het veld Serienummer
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Serienummer niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een serienummer gekoppeld kan worden aan documenten
van dit type in het veld Serienummer.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een serienummer wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Serienummer.
Opmerking: Om een serienummer te kunnen
koppelen aan een document van dit type is het noodzakelijk dat het
veld Gebruiken van Artikelen staat op Ja
(Optioneel) of Ja (Verplicht). Als Serienummer
staat op Ja (Verplicht), dan dient het veld Gebruiken
bij Artikelen tevens op Ja (Verplicht) te staan.
Selectie
Voer hier een gedeelte van een SQL statement in
welke gebruikt wordt door het systeem in de 'where' clause om alleen
de artikelen te tonen die hieraan voldoen.
Klik op Tonen om een voorbeeld te tonen
van de resultaten op basis van uw SQL statement.
Opmerking: Het voorbeeld dat wordt
getoond houdt geen rekening met de andere instellingen in het
documenttype. Hierdoor kan het resultaat afwijken van de
werkelijkheid.
Dit veld is niet van toepassing als het veld
Gebruiken van de sectie Artikel staat op Nee (Niet
gebruikt).
Label
Voer hier een aangepast label in voor het veld
Artikel. Laat dit veld leeg om gebruik te maken van het
standaardlabel.
Sectie verkoopkans
Gebruiken
Selecteer één van de volgende opties om het veld Verkoopkans
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Verkoopkans niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een verkoopkans gekoppeld kan worden aan documenten
van dit type in het veld Verkoopkans.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een verkoopkans wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Verkoopkans.
Opmerking: Om een verkoopkans te kunnen
koppelen aan een document van dit type is het noodzakelijk dat het
veld Gebruiken van Relatie staat op Ja (Optioneel)
of Ja (Verplicht). Als Verkoopkans staat op Ja
(Verplicht), dan dient het veld Gebruiken bij Relatie
tevens op Ja (Verplicht) te staan.
Standaard
Selecteer hier een verkoopkans om standaard
deze verkoopkans te koppelen aan documenten van dit Type. De
gebruiker kan het veld Verkoopkans nog wel wijzigen bij het
aanmaken of bewerken dan een document van dit type. Dit veld is niet
van toepassing als het veld Verkoopkans van de sectie
Artikel staat op Nee (Niet gebruikt).
Selectie
Voer hier een gedeelte van een SQL statement in
welke gebruikt wordt door het systeem in de 'where' clause om alleen
de verkoopkansen te tonen die hieraan voldoen. Aangezien de SQL
statement een SELECT statement is op de verkoopkansentabel
"Opportunities" (alias: "o"), de medewerkerstabel "humres" (alias:
"h", de relatietabel "cicmpy" (alias: "c"), de divisietabel "bedryf"
(alias: "b"), de salescycletabel "SalesCycleDefinitiions" (alias:
"sc") en de tabel voor de bronnen van verkoopkansen
"OpportunitiySources" (alias: "s"), kunt u elk van deze
tabelaliassen gebruiken in uw gedeeltelijke SQL statement.
Klik op Tonen om een voorbeeld te tonen
van de resultaten op basis van uw SQL statement.
Opmerking: Het voorbeeld dat wordt
getoond houdt geen rekening met de andere instellingen in het
documenttype. Hierdoor kan het resultaat afwijken van de
werkelijkheid.
Dit veld is niet van toepassing als het veld
Gebruiken van de sectie Verkoopkans staat op Nee (Niet
gebruikt).
Sectie Project
Gebruiken
Selecteer één van de volgende opties om het veld Project
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Project niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een project gekoppeld kan worden aan documenten van
dit type in het veld Project.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een project wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Project.
Opmerking: Om gebruik te kunnen maken
het standaard beveiligingsniveau Project (Specifiek) is het
noodzakelijk dat dit veld staat op Ja (Optioneel) of Ja
(Verplicht).
Standaard
Selecteer hier een project om standaard dit
project te koppelen aan documenten van dit Type. De gebruiker kan
het veld Project nog wel wijzigen bij het aanmaken of
bewerken dan een document van dit type. Dit veld is niet van
toepassing als het veld Gebruiken van de sectie Project
staat op Nee (Niet gebruikt).
Selectie
Voer hier een gedeelte van een SQL statement in
welke gebruikt wordt door het systeem in de 'where' clause om alleen
de projecten te tonen die hieraan voldoen. De SELECT statement
betreft een query op de projecttabel "PRProject" (alias: "p") welke
u kunt gebruiken in uw gedeeltelijke SQL statement.
Klik op Tonen om een voorbeeld te tonen
van de resultaten op basis van uw SQL statement.
Opmerking: Het voorbeeld dat wordt
getoond houdt geen rekening met de andere instellingen in het
documenttype. Hierdoor kan het resultaat afwijken van de
werkelijkheid.
Dit veld is niet van toepassing als het veld
Gebruiken van de sectie Project staat op Nee (Niet
gebruikt).
Sectie Medewerker
Gebruiken
Selecteer één van de volgende opties om het veld Medewerker
wel of niet te gebruiken in documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Medewerker niet te gebruiken in documenten van dit
type.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het mogelijk
te maken dat een medewerker gekoppeld kan worden aan documenten
van dit type in het veld Medewerker.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het
verplicht te maken dat een medewerker wordt gekoppeld aan
documenten van dit type in het veld Medewerker.
Opmerking: Om gebruik te kunnen maken
het standaard beveiligingsniveau Medewerker (Specifiek) is
het noodzakelijk dat dit veld staat op Ja (Optioneel) of
Ja (Verplicht).
Type
Selecteer een type medewerker om enkel het
koppelen van medewerkers van dit type aan dit documenttype toe te
staan. Laat het veld leeg om het koppelen van elk type medewerker
toe te staan.
Dit veld is niet van toepassing als het veld
Gebruiken van de sectie Medewerker staat op Nee (Niet
gebruikt).
Status
Selecteer Actief of Actief +
Toekomstig om ervoor te zorgen dat alleen medewerkers met deze
status gekoppeld kunnen worden aan documenten van dit type. Dit veld
is niet van toepassing als het veld Gebruiken van de sectie
Medewerker staat op Nee (Niet gebruikt).
Selectie
Voer hier een gedeelte van een SQL statement in
welke gebruikt wordt door het systeem in de 'where' clause om alleen
de medewerkers te tonen die hieraan voldoen. De SELECT statement
betreft een query op de medewerkerstabel "humres" welke u kunt
gebruiken in uw gedeeltelijke SQL statement.
Klik op Tonen om een voorbeeld te tonen
van de resultaten op basis van uw SQL statement.
Opmerking: Het voorbeeld dat wordt
getoond houdt geen rekening met de andere instellingen in het
documenttype. Hierdoor kan het resultaat afwijken van de
werkelijkheid.
Dit veld is niet van toepassing als het veld
Gebruiken van de sectie Medewerker staat op Nee (Niet
gebruikt).
Label
Voer hier een aangepast label in voor het veld
Medewerker. Laat dit veld leeg om gebruik te maken van het
standaardlabel.
Tabblad Publiceer
Publiceer
Selecteer deze optie om het veld Publiceer
actief te maken in documenten van dit type.
Beoordeling
Selecteer deze optie om beoordeling mogelijk te
maken bij het bekijken van documenten van dit type.
Statistieken
Selecteer deze optie om documenten van dit type
te tonen in de statistische overzichten welke opgevraagd kunnen
worden in de sectie Statistieken op het tabblad
Overzichten van de documentenmodule. Deze instelling kan handig
zijn als u bepaalde types van automatisch gegenereerde documenten
uit wilt sluiten van de statistieken.
Sectie goedkeuren
Gebruiken
Selecteer deze optie om goedkeuring te
verplichten voor documenten van dit type. Wijzigingen in dit veld
hebben geen invloed op bestaande documenten van dit type, tenzij de
documenten worden bewerkt. Standaard wordt de volgende logica
toegepast:
- Medewerkers met een rol die is toegevoegd in de sectie
Rollen hebben rechten om het document goed te keuren.
- Als er geen medewerker is met één van de rollen die zijn
toegevoegd in de sectie Rollen, dan kan het document
goedgekeurd worden door medewerkers met de rol Document
approver.
- Als u deze optie uitvinkt en het betreffende document met
beveiligingsniveau “0”, “1”, en “2” bewaart, dan zal goedkeuring
vereist zijn van een medewerker met de rol Document approver.
Opmerking: Medewekerspecifieke documenten
(beveiligingsniveau 100) kunnen alleen worden goedgekeurd door
medewerkers met de rol HR.
Gebruik beveiligde goedkeuring
Selecteer deze optie te eisen dat een geldige
gebruikersnaam en wachtwoord wordt ingevoerd voordat een document
kan worden goedgekeurd.
Opmerking: Deze optie is alleen
beschikbaar als u FDA (Beveiliging) heeft aangevinkt in de
sectie Beveiliging bij Modules ? Documenten ? Inrichting ? Onderhoud ? Instellingen. Voor meer
informatie kunt u het document
Documentinstellingen raadplegen.
Sectie
Rollen
Opmerking: Deze sectie is alleen
beschikbaar als u een documenttype heeft bewaard.
Toevoegen
Klik hier om een rol toe te voegen waarmee u de
rechten toekent aan gebruikers met deze rol om het document goed te
keuren. U kunt meerdere rollen toevoegen. Deze rollen worden echter
alleen gebruikt als Gebruiken in de sectie Goedkeuren
staat aangevinkt.
Rol
In deze kolom worden de omschrijvingen van de
rollen getoond die zijn toegevoegd. Klik op de rol om deze te
bewerken.
Rolniveau
In deze kolom worden de niveaus getoond van de
rollen die zijn toegevoegd.
Referentiepunt
In deze kolom worden de referentiepunten
getoond van de rollen die zijn toegevoegd.
Tabblad Delen
Sta het gebruik van scripttaal toe
Scripttaal zoals Java of VB script worden
bijvoorbeeld gebruikt om speciale effecten aan documenten to te
voegen. Selecteer deze optie om het gebruik van scripttaal toe te
staan in documenten welke scripttaal in de HTML code hebben staan.
Als u deze optie uitvinkt, dan wordt alle scripttaal uit de
documenten verwijderd bij het bewaren. Standaard staat deze optie
uit.
Sectie rechten
In deze sectie kunt u bewerk- en leesrechten
instellen voor een groep medewerkers. Rechten die ingesteld zijn op
documentniveau gaan voor rechten die zijn ingesteld op
documenttypeniveau. Alle aanmakers en eigenaren van documenten
kunnen documenten bekijken en bewerken ongeacht hun
beveiligingsniveau. Medewerkers van een bepaalde groep dienen een
minimaal het beveiligingsniveau te hebben dat hier staat ingesteld.
Bewerken
Selecteer hier een van de volgende opties:
- Ja — Documenten van dit type kunnen bewerkt worden
door de aanmaker, eigenaar en fiatteur. Selecteer deze optie op
Bewerk rechten, Lees rechten en
Bewerken te tonen.
- Nee — Documenten van dit type kunnen niet bewerkt
worden, behalve door de document administrator als het document
is goedgekeurd. Het document kan nog wel bewerkt worden als het
de status Concept, Open of Afgekeurd heeft.
- Nee, alleen de aanmaker — Documenten van dit type
kunnen alleen door de aanmaker worden bewerkt als het document
eenmaal is goedgekeurd.
- Nee, alleen de fiatteur — Documenten van dit type
kunnen alleen door de fiatteur worden bewerkt als het document
eenmaal is goedgekeurd. Om deze optie te gebruiken moet
Gebruiken zijn aangevinkt in de sectie Goedkeuren.
Opmerking: Bewerk rechten, Lees
rechten en Bewerken zijn alleen beschikbaar als u de
optie Ja heeft geselecteerd.
Opmerking: Als u de instelling van Ja
wijzigt naar één van de andere opties dan:
- Behouden bestaande documenten de laatst toegekende
leesrechten. De eigenaar is niet langer van toepassing.
- Wordt de aanmaker eigenaar van een nieuw document.
Bewerk rechten
Selecteer één van de volgende opties om te
bepalen wie het document mag bewerken:
- Aanmaker/Eigenaar — Selecteer deze optie om alleen
bewerkrechten te geven aan de aanmaker en de eigenaar die
geselecteerd is bij Eigenaar. Als deze optie is
geselecteerd, dan wordt het veld Eigenaar getoond.
- Divisie – Document — Selecteer deze optie om
bewerkrechten te geven aan alle medewerkers welke vallen onder
de geselecteerde divisie bij Divisie.
- Divisie – Aanmaker — Selecteer deze optie om
bewerkrechten te geven aan alle medewerkers die vallen onder
dezelfde divisie als de aanmaker.
- Rol — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven
aan alle medewerkers met de rol die is geselecteerd bij Rol.
Als deze optie is geselecteerd dan wordt het veld Rol
getoond.
- Kostenplaats — Selecteer deze optie om bewerkrechten
te geven aan alle medewerkers die vallen onder de kostenplaats
welke is geselecteerd bij Kostenplaats. Als deze optie is
geselecteerd dan wordt het veld Kostenplaats getoond.
- Kostenplaatsgroep — Selecteer deze optie om
bewerkrechten te geven aan alle medewerkers die vallen onder de
kostenplaatsgroep welke is geselecteerd bij Kostenplaatsgroep.
Als deze optie is geselecteerd dan wordt het veld
Kostenplaatsgroep getoond.
- Project – Lid — Selecteer deze optie om bewerkrechten
te geven aan alle leden van het project dat is geselecteerd bij
Project.
Opmerking: Om een document te kunnen bewerken en
te bewaren, dient u tevens voor het betreffende documenttype het recht te hebben
om deze aan te mogen maken. Eventueel kunt u het documenttype wijzigen naar een
type waar u de aanmaak rechten voor heeft, zodat u het betreffende document
alsnog kunt bewerken en bewaren.
Eigenaar
Selecteer hier een medewerker om deze eigenaar
te maken van het document.
Opmerking: Dit veld is alleen
beschikbaar als u Aanmaker/Eigenaar heeft geselecteerd bij
Bewerken: Rechten en Bewerken op Ja staat in de
sectie Rechten op het tabblad Delen in de
eigenschappen van het documenttype welke u kunt benaderen door op
het documenttype te klikken via
Documenten/Inrichting/Onderhoud/Document: Types.
Rol
Selecteer hier een rol om bewerkrechten te
geven aan alle medewerkers met deze rol. Als een rol is
geselecteerd, dan wordt het veld Rolniveau getoond.
Opmerking: Dit veld is alleen
beschikbaar als u Rol heeft geselecteerd bij Bewerken:
Rechten.
Rolniveau
Selecteer één van de volgende niveaus om
bewerkrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde rol
op dit niveau:
- Bedrijf — Selecteer dit niveau om bewerkrechten te
geven aan medewerkers op bedrijfsniveau.
- Groep — Selecteer dit niveau om bewerkrechten te
geven aan medewerkers op groepsniveau. Als u dit niveau heeft
geselecteerd, dan wordt het veld Reference point getoond.
- Divisie — Selecteer dit niveau om bewerkrechten te
geven aan medewerkers op divisieniveau. Als u dit niveau heeft
geselecteerd, dan wordt het veld Reference point getoond.
Opmerking: Dit veld is alleen
beschikbaar als u een rol heeft geselecteerd bij Rol.
Reference point
Selecteer één van de volgende opties om
bewerkrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde rol
welke gekoppeld zijn aan één van de volgende reference points:
- Relatie — Selecteer deze optie om bewerkrechten te
geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan de relatie
die is gedefinieerd in het document.
- Aanmaker — Selecteer deze optie om bewerkrechten te
geven aan de aanmaker van het document.
- Artikel — Selecteer deze optie om bewerkrechten te
geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan het artikel
dat is gedefinieerd in het document.
- Project — Selecteer deze optie om bewerkrechten te
geven aan alle medewerkers welke lid zijn van het project dat is
gedefinieerd in het document.
- Medewerker — Selecteer deze optie om bewerkrechten te
geven aan de medewerker welke is gedefinieerd in het document.
- Serienummer — Selecteer deze optie om bewerkrechten
te geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan het
serienummer dat is gedefinieerd in het document.
Opmerking: Dit veld is alleen
beschikbaar als u Groep of Divisie heeft geselecteerd
bij Rolniveau.
Kostenplaats
Selecteer een kostenplaats om bewerkrechten te
geven aan alle medewerkers van deze kostenplaats.
Opmerking: Dit veld is alleen
beschikbaar als u Kostenplaats heeft geselecteerd bij
Bewerken: Rechten.
Kostenplaatsgroep
Selecteer een kostenplaatsgroep om
bewerkrechten te geven aan alle medewerkers van deze
kostenplaatsgroep.
Opmerking: Dit veld is alleen
beschikbaar als u Kostenplaatsgroep heeft geselecteerd bij
Bewerken: Rechten.
Lees rechten
Selecteer één van de volgende opties om te
bepalen wie het document mag lezen:
- Divisie – Document — Selecteer deze optie om
leesrechten te geven aan alle medewerkers van de geselecteerde
divisie.
- Divisie – Aanmaker — Selecteer deze optie om
leesrechten te geven aan alle medewerkers die vallen onder
dezelfde divisie als de aanmaker.
- Rol — Selecteer deze optie om leesrechten te geven
aan alle medewerkers met de geselecteerde rol. Nadat u deze
optie heeft geselecteerd wordt het veld Rol getoond waar
u een rol kunt selecteren.
- Kostenplaats — Selecteer deze optie om leesrechten te
geven aan alle medewerkers met de geselecteerde kostenplaats.
Nadat u deze optie heeft geselecteerd wordt het veld
Kostenplaats getoond waar u een kostenplaats kunt
selecteren.
- Kostenplaatsgroep — Selecteer deze optie om
leesrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde
kostenplaatsgroep. Nadat u deze optie heeft geselecteerd wordt
het veld Kostenplaatsgroep getoond waar u een
kostenplaatsgroep kunt selecteren.
Opmerking: Lees rechten is niet beschikbaar indien
u gebruik maakt van de Classic documentstructuur. Voor meer
informatie kunt u document
Classic documentstructuur raadplegen.
Bewerken
Selecteer deze optie om toe te staan dat gebruikers leesrechten
kunnen bewerken bij het aanmaken van een document.
Sectie beveiligingsniveau
In deze sectie kunt een beveiligingsniveau of
een reeks van niveaus instellen. Als u probeert een document te
bewaren op een beveiligingsniveau dat buiten de ingestelde reeks
valt, dan krijgt u een melding. Rechten die ingesteld zijn op
documentniveau gaan voor rechten die zijn ingesteld op
documenttypeniveau.
Opmerking: De velden
Beveiligingsniveau: Vanaf, Beveiligingsniveau: Naar en
Toon bewerk informatie zijn niet beschikbaar indien u gebruik
maakt van de Classic documentstructuur. Voor meer informatie
kunt u document
Classic documentstructuur raadplegen.
Beveiligingsniveau
Selecteer één van de volgende
beveiligingsniveaus om te bepalen dat documenten moeten worden
opgeslagen met dit beveiligingsniveau of een niveau tussen een
minimaal en maximaal niveau in. Het laagste beveiligingsniveau is
“0” en het hoogste beveiligingsniveau is “101”.
- Alle of “0” — Als u Alle
selecteert, dan wordt automatisch “0” gevuld in het volgende
veld. Documenten op dit niveau kunnen door iedereen bekeken
worden.
- Klanten of “1” — Als u
Klanten selecteert, dan wordt automatisch “1” gevuld in het
volgende veld. Documenten op dit niveau kunnen door alle klanten
worden bekeken. Als u geen rol heeft toegevoegd of er is niemand
die de toegevoegde rol heeft, dan dient een document op dit
niveau te worden goedgekeurd door een medewerker met de rol
Document approver.
- Partners of “2” — Als u Partners
selecteert, dan wordt automatisch “2” gevuld in het volgende
veld. Documenten op dit niveau kunnen door kunnen door alle
partners bekeken worden.
- Klanten (Specifiek) of “3” — Als u
Klanten (Specifiek) selecteert, dan wordt automatisch “3”
gevuld in het volgende veld. Documenten op dit niveau kunnen
door de specifieke klanten en hun dealer bekeken worden.
- Partners (Specifiek) or “4” — Als u
Partners (Specifiek) selecteert, dan wordt automatisch “4”
gevuld in het volgende veld. Documenten op dit niveau kunnen
alleen door de specifieke partner worden bekeken.
- Intern or “10-99” — Als u
Intern selecteert, dan wordt automatisch “10” gevuld in het
volgende veld. Hierbij kunt u een niveau invoeren vanaf “10” tot
en met “99”. Documenten op dit niveau kunnen door medewerkers
worden bekeken met een overeenkomend of hoger
beveiligingsniveau.
- Medewerker (Specifiek) or “100” — Als u
Medewerker (Specifiek) selecteert, dan wordt automatisch
“100” gevuld in het volgende veld. Documenten op dit niveau
kunnen bekeken worden door de medewerker welke is gekoppeld aan
het document, de directe manager van deze medewerker en HR
medewerkers met de hiervoor vereiste rollen.
- Project (Specifiek) or “101” —
Als u Project (Specifiek) selecteert, dan wordt
automatisch “101” gevuld in het volgende veld. Documenten op dit
niveau kunnen door leden van het betreffende project worden
bekeken. .
Opmerking: Dit veld wordt alleen getoond
Bewerken niet is aangevinkt.
Beveiligingsniveau: Vanaf
Selecteer één van de volgende beveiligingsniveaus om te bepalen
dat documenten moeten worden opgeslagen met minimaal dit
beveiligingsniveau.
Opmerking: Dit veld wordt alleen getoond
Bewerken is aangevinkt.
Beveiligingsniveau: Naar
Selecteer één van de volgende
beveiligingsniveaus om te bepalen dat documenten moeten worden
opgeslagen met ten hoogste dit beveiligingsniveau.
Opmerking: Dit veld wordt alleen getoond
Bewerken is aangevinkt.
Bewerken
Selecteer deze optie om een reeks van
beveiligingsniveaus in te kunnen stellen. Als deze optie eenmaal is
aangevinkt, dan worden de velden Beveiligingsniveau: Vanaf en
Beveiligingsniveau: Naar getoond. Als deze optie niet is
aangevinkt, dan kunt u alleen een minimaal beveiligingsniveau
instellen bij Beveiligingsniveau.
Toon bewerk informatie
Selecteer deze optie om de secties Who can view en
Who can edit te tonen bij de definitie van een document.
Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u gebruik maakt
van de Standaard documentstructuur.
Extra beveiligingscontrole voor klanten
Vink deze optie aan om de extra beveiligingscontrole voor dit
documenttype te activeren. Bij het aanvinken van deze instelling wordt een
po-up melding getoond. Door in de melding op Ja te klikken wordt de
extra beveiligingscontrole toegepast op alle bestaande en niewue documenten
die zijn gekoppeld aan dit documenttype.
Opmerking: De extra beveiligingscontrole is van toepassing op:
- gebruikers die zijn ingelogd als klant,
- documenten met beveiligingsniveau 3, en
- documenten waarbij dit is ingesteld of via de eigenschappen van de
documenttypes. Voor meer informatie, zie
Overzicht van documenttypes.
Sectie Inchecken / Uitchecken
Inchecken / Uitchecken
Selecteer deze optie om de functionaliteit voor
het in- en uitchecken in te schakelen. Als deze functie is
ingeschakeld, dan kunnen documenten slechts door één persoon
tegelijkertijd worden bewerkt indien er meerdere eigenaren zijn. Als
één van de eigenaren het document bewaard, dan wordt deze
uitgecheckt. Deze eigenaar dient vervolgens op Inchecken te
klikken bij het bekijken of bewerken van het betreffende document,
voordat de andere eigenaren het document weer kunnen bewerken. Een
document administrator kan een document inchecken ongeacht wie deze
heeft uitgecheckt. Om deze functionaliteit aan te kunnen vinken
dient Bewerken op Ja te staan in de sectie Rechten.
Opmerking: Als u deze optie uitschakelt
in een documenttype waar deze optie voorheen was ingeschakeld,
dan zal het systeem u vragen of u alle documenten wilt inchecken die
op dat moment zijn uitgecheckt. Als u voor Nee kiest, dan zal
de optie ingeschakeld blijven.
Periode voor uitchecken
Voer hier een periode om het aantal dagen te
definiëren dat u een document uitgecheckt kan zijn. Wanneer deze
periode is verstreken, dan wordt er een verzoek aangemaakt via een
background job. Dit verzoek wordt in de werkstroom van de medewerker
geplaatst die het document heeft uitgecheckt en deze wordt hierin
verzocht om het document weer in te checken. Als de betreffende
medewerker Non-actief is, dan wordt het verzoek in de werkstroom
geplaatst van iemand met de rol Documents administrator. Standaard
is in dit veld “0” ingevuld. Dit betekent dat er geen maximumperiode
is voor het uitchecken van een document. Er wordt dan ook geen
verzoek aangemaakt.
Sectie Archiveren
Ingepland voor archivering
Voer een waarde in tussen 1 en 999
om het aantal dagen in te stellen waarna een document nadat het is
aangemaakt, laatst aangepast of laatst gelezen automatisch wordt
gearchiveerd via een background job. Standaard is in dit veld “0”
ingevuld. Documenten worden dan niet automatisch gearchiveerd. U
heeft de keuze uit de volgende opties:
- Na de datum van aanmaak — Selecteer deze optie om
documenten en reactiedocumenten te archiveren nadat het aantal
dagen dat is ingevuld is verstreken, nadat het document is
aangemaakt.
- Laatst aangepast — Selecteer deze optie om documenten
en reactiedocumenten te archiveren nadat het aantal dagen dat is
ingevuld is verstreken, nadat het document voor het laatst is
aangepast.
- Laatst gelezen — Selecteer deze optie om documenten
en reactiedocumenten te archiveren nadat het aantal dagen dat is
ingevuld is verstreken, nadat het document het laatst is
gelezen. Als u deze optie heeft geselecteerd, dan dient u tevens
het aantal dagen te definiëren bij Documenten (Gelezen)
via Systeem/Inrichting/Instellingen - Database/Log: Afkappen.
In de onderstaande tabel wordt uiteengezet wanneer documenten
automatisch worden gearchiveerd als u gebruik maakt van de optie
Laatst gelezen:
| Document (Gelezen) |
Ingepland voor
archivering |
Gelezen |
Automatisch gearchiveerd? |
| 60 dagen |
50 dagen |
55 dagen |
 |
| 60 dagen |
50 dagen |
49 dagen |
 |
| 60 dagen |
50 dagen |
Niet gelezen |
Als
het aantal dagen dat het document is aangemaakt gelijk
is aan (=) of groter dan (>) het aantal dagen dat is
gedefinieerd bij Ingepland voor archivering. |
| Als
het aantal dagen dat het document is aangemaakt kleiner
is dan (<) het aantal dagen dat is gedefinieerd bij
Ingepland voor archivering. |
| 60 dagen |
50 dagen |
- |
Nooit |
| 60 dagen |
50 dagen |
- |
Nooit |
Opmerking: Dit is alleen van toepassing
op documenten die zijn goedgekeurd en niet zijn uitgecheckt. Er zal
een verzoek in de werkstroom van de aanmaker en de eigenaar van het
document (indien zij niet de status Non-actief hebben) worden
geplaatst op het moment dat het document wordt gearchiveerd.
Tabblad Meer eigenschappen
Sectie Document
Verwijderen
Selecteer een van de volgende opties:
- Ja — Documenten van dit type kunnen worden verwijderd
door aanmakers, eigenaren en fiatteurs.
- Nee — Documenten van dit type kunnen alleen
verwijderd worden door de document administrator als het
document is goedgekeurd. Documenten met de status Concept,
Open of afgekeurd kunnen wel worden verwijderd.
- Nee, alleen de aanmaker — Documenten van dit type
kunnen alleen worden verwijderd door de aanmaker als het
document is goedgekeurd.
- Nee, alleen de fiatteur — Documenten van dit type
kunnen alleen worden verwijderd door de fiatteur (een medewerker
met de rol Document approver of met een rol welke het
functierecht 248 - Allows to delete document bevat) als
het document is goedgekeurd. Om deze optie te gebruiken dient
Gebruiken in de sectie Goedkeuren aangevinkt te zijn.
System: Type
Deze optie wordt automatisch aangevinkt door
het systeem voor standaard documenttypes. U kunt deze instelling
niet bewerken. Voor meer informatie kunt u het document
Overzicht van documenttypes raadplegen.
Reacties
Als Gebruiken is aangevinkt dan kunnen
lezers feedback geven op het document door op de knop Reactie
te klikken. Reacties kunnen (indien aangemaakt) gelezen worden door
op de knop Reacties te klikken bij het bekijken van een
document.
Opmerking: De knoppen Reactie en
Reacties zijn alleen beschikbaar bij het bekijken van documenten
als deze optie is aangevinkt. Een reactie document krijgt
automatisch als onderwerp “Re:[Onderwerp hoofddocument]” en zal
hetzelfde beveiligingsniveau en dezelfde subcategorie krijgen.
Gepland om te verwijderen
Voer een waarde in tussen 1 en
9999999999 om het aantal dagen in te stellen waarna een document
automatisch wordt verwijderd via een background job. Dit veld is
verplicht. Indien u niet wilt dat documenten automatisch worden
verwijderd, dan vult u hier “0” in.
Opmerking: Een nieuw document van dit
type zal standaard een Verwijderdatum hebben als het document
wordt aangemaakt gebaseerd op het aantal dat in dit veld is
ingevuld. U kunt echter te allen tijde de Verwijderdatum
aanpassen in het document. Deze aanpassingen hebben geen invloed op
bestaande documenten van dit type.
Taal
Selecteer een van de volgende opties om het
veld Taal wel of niet te gebruiken in de eigenschappen van
dit documenten van dit type:
- Nee (Niet gebruikt) — Selecteer deze optie om het
veld Taal niet te gebruiken.
- Ja (Optioneel) — Selecteer deze optie om het veld
Taal wel te gebruiken en toe te staan dat een taal wordt
gekoppeld aan het documenten van dit type.
- Ja (Verplicht) — Selecteer deze optie om het veld
Taal wel te gebruiken en het verplicht te maken dat een taal
wordt gekoppeld aan documenten van dit type.
Tekstindex
Vink deze optie aan zodat alle woorden in
documenten van dit type worden geïndexeerd. Hierdoor kunnen
documenten makkelijk worden teruggevonden als het achtergrondproces
Tekstindex - Documenten is ingericht en wordt uitgevoerd. Vink
deze optie niet aan als indexering niet nodig is.
Bedrijfstags
Hier worden de bedrijfstags weergegeven
welke zijn gedefinieerd voor documenten van dit type.
Toevoegen
Voer hier een ongelimiteerd aantal bedrijfstags
in welke kunnen worden gekoppeld aan documenten. De administrator
kan meerdere bedrijfstags tegelijkertijd toevoegen. De bedrijfstags
moeten worden gescheiden door een komma. U kunt geen bestaande
bedrijfstags bewerken of verwijderen welke zijn gekoppeld aan
documenten.
Opmerking: U kunt maximaal 100 tekens
gebruiken per tag.
Tags
Vink deze optie aan om toe te staan dat tags
worden toegevoegd aan het documenten van dit type.
Opmerking: Als u deze optie niet
aanvinkt, dan worden tags niet ondersteund voor documenten van dit
type.
Sectie versies
Versies
Vink deze optie aan op versiemanagement te
activeren voor documenten van dit type. Deze optie is beschikbaar
als u het functierecht 443 - Document Administrator op
bedrijfsniveau heeft.
Opmerking: Als deze optie uitvinkt bij
een bestaand documenttype waarbij deze optie staat aangevinkt, dan
zal het systeem vragen of u non-actieve versies van documenten wilt
verwijderen. Klik op Ja om alleen de actieve versies te
behouden en te stoppen met het gebruik van versiemanagement of
klik op Nee om alle versies te behouden en gebruik te blijven
maken van versiemanagement voor documenten van dit type.
Formaat
Selecteer het formaat voor de versienummering
van documenten van dit type. U kunt kiezen uit Geen,
Zelfgedefinieerd, Hoofd en Hoofd & Sub. Kies voor
Geen als u geen gebruik wilt maken van versies; de optie
Versies zal dan worden uitgevinkt.
Documenten aangemaakt met formaat Hoofd
hebben versies met nummers 1, 2, 3, enz.
Documenten aangemaakt met het formaat Hoofd
& Sub hebben versies 1, 1.1, 1.2, enz. Om een nieuwe hoofdversie
van een document aan te maken, zoals bijvoorbeeld versie 2 of 3,
dient u op Kopie te klikken. Deze optie is beschikbaar in de
kolom Acties wanneer u bij het bekijken van een document
klikt op de knop Versies.
Opmerking: Deze optie is alleen
beschikbaar als u Versies heeft aangevinkt. Een formaat kan nog
gewijzigd worden nadat het documenttype is bewaard. Afhankelijk van
het vorige formaat zullen versienummers van bestaande documenten wel
of niet worden vernummerd. Voor meer informatie kunt u het document
Renumbering of Versions for Existing Documents when Version Format
Changes raadplegen.
Aantal toegestane hoofdversies
Voer een waarde in om het maximale aantal
hoofdversies die kunnen worden aangemaakt voor een document van dit
type. U kunt hier maximaal “999” invoeren. Standaard is “0”
ingevuld. Dat betekent dat er geen maximum aantal hoofdversies voor
documenten van dit type is ingesteld. Als het aantal aangemaakte
hoofdversies het maximale aantal overschrijdt, dan wordt de oudste
beschikbare versie gearchiveerd of verwijderd, afhankelijk van de
optie die is geselecteerd bij Oude hoofd versie.
Opmerking: Deze optie is alleen
beschikbaar als u heeft gekozen voor Hoofd of Hoofd & Sub
bij Formaat.
Oude hoofd versie
Selecteer Archiveren of Verwijderen
om in te stellen dat een document wordt verwijderd als het maximale
aantal hoofdversies is bereikt. Als bijvoorbeeld “2” staat
ingesteld bij Aantal toegestane hoofdversies, dan zal het aanmaken
van een derde versie tot gevolg hebben dat de eerste versie wordt
gearchiveerd of verwijderd.
Opmerking: Deze optie is alleen
beschikbaar als u heeft gekozen voor Hoofd of Hoofd & Sub
bij Formaat.