Exact AEC Modular

Btw-conversie in Exact AEC

In dit document vindt u informatie over de stappen die u dient uit te voeren in verband met de komende btw-wijziging van 6 naar 9%.

Er zijn twee mogelijke scenario's, het eerste gaat uit van het uitvoeren van een conversie per 1 januari 2019 waarop bestaande codes van 6% naar 9% worden geconverteerd, het tweede gaat uit van het invoeren van een nieuwe 9% btw-code en een handmatige conversie van stamgegevens en instellingen per 1 januari 2019.

Het eerste scenario dient uitgevoerd te worden als ook in Exact Globe gekozen is voor het conversie scenario. Omdat dit conversie scenario in Exact Globe het meest geadviseerde scenario is wordt alleen het eerste scenario volledig ondersteund door Exact AEC en in dit document verder uitgewerkt. In het laatste onderdeel van dit document worden kort de belangrijkste aandachtspunten van scenario 2 vermeld, waarbij niet gestreefd is naar volledigheid. Voor ondersteuning bij dit scenario kunt u zich wenden tot uw accountmanager of projectleider voor het inzetten van een consultant.

Scenario 1

Hierbij zal worden uitgegaan van de vier onderstaande situaties.

1. Financieel Plus met Exact Globe/Compact koppeling
2. Financieel Plus met Exact Online koppeling
3. Financieel Plus zonder koppeling
4. Geen Financieel (btw-codes in stamgegevens)

Moment van conversie

De software-aanpassing, waarmee de btw-conversie uitgevoerd kan worden, is sinds 15 november beschikbaar in Exact AEC versie 1.46 service pack 20.

Het beste moment van conversie is afhankelijk van het moment waarop u inkoopfacturen met 9% ontvangt of verkoopfacturen tegen 9% dient te factureren. U dient tegen 9% te factureren als de levering ná 1 januari plaatsvindt. Bij het boeken van inkoopfacturen zal de default btw-code overgenomen worden van de crediteur en na de conversie over het algemeen 9% zijn.

Het is mogelijk om voor het boeken van inkoopfacturen met 9% al voor de conversie een nieuwe btw-code aan te maken en toe te passen. Dit zal tot gevolg hebben dat u ná de conversie 2 btw-codes in uw administratie zal hebben voor 9% die niet verwijderd kunnen worden.

Na de conversie

Bij de conversie hebben we als uitgangspunt genomen dat projecten waarvoor in Exact AEC op het moment van conversie nog openstaande termijnen met het lage btw-tarief aanwezig zijn, dat deze termijnen tegen het nieuwe 9% percentage gefactureerd dienen te worden.

Om tijdens de overgangsperiode de facturering zo flexibel mogelijk te maken is er op het tabblad factuurregels van de conceptfactuur een functie aanwezig om voor meerdere factuurregels tegelijk de btw-code aan te passen, zodat u ook op het laatste moment nog de juiste btw-code op de verschillende factuurregels toe kunt passen.

Scenario 2

Dit scenario gaat uit van het eerder invoeren van een nieuwe 9% btw-code en een al dan niet automatische conversie van stamgegevens en instellingen per 1 januari 2019. Hiermee is het al eerder mogelijk om boekingen te maken met 9% (diensten geleverd na 1 januari maar voor die tijd gefactureerd). Echter gaat de belastingdienst hier soepel mee om en verplicht een leverancier niet op deze wijze vooraf te factureren.
In Exact Globe kunt u voor dit scenario de conversiemethode 'Gebruik een nieuwe BTW-code' gebruiken.

In Exact AEC is er een optie om middelen met multiselect om te zetten naar een nieuwe btw-code. Dit is er niet voor crediteuren en projecten die dus allen handmatig omgezet moeten worden naar de nieuwe code met 9%. Tevens moeten individuele calculaties waar het nieuwe percentage voor moet gelden, middels het afcodeerscherm omgezet worden naar de nieuwe code met 9%.

• Wijzigen standaard btw-code in Exact AEC bij de keuze voor Scenario 2

Gerelateerde onderwerpen

• 23.823.323 - Welke methode te gebruiken bij de btw-conversie in Exact Globe Next en Exact Synergy (Enterprise)