Exact Financials

Gegevens: Onderhoud (gegevens-autorisatie)

Introductie

Gegevens-autorisatie kan worden gebruikt om rechten binnen een specifieke menuapplicatie te verfijnen. Te denken valt aan de situaties waarbij een medewerker rechten heeft om invoerboekingen aan te maken. Echter u wenst dat hij/zij alleen over de rechten bezit om boekingen in een specifiek inkoopdagboek te maken. Een ander voorbeeld betreft een budgetmanager die wel toegang krijgt om kostenplaatsbalansen op te vragen, waarbij echter de wenst is dat deze manager alleen informatie van zijn eigen kostenplaats mag zien. Tot slot valt te denken aan een situatie waarbij het meerdere personen is toegestaan om de verwerkingsfunctie binnen EDIS op te starten om gegevens in de Exact Financials database aan te maken. Echter hier wenst u dat de medewerker die in staat is om de verkoopboekingen te importeren, niet bij machte is om de salarisboekingen door te zetten en vice versa. Binnen Exact Financials wordt de functionaliteit waarbij rechten op basis van gegevens (data) worden toegekend "Gegevens-autorisatie" genoemd.

Om van gegevens-autorisatie gebruik te kunnen maken, geeft u in de systeeminstellingen aan op welke gegevens de autorisatie moet worden geactiveerd. U kunt gegevens-autorisatie activeren voor de volgende gegevens:

• Kostenplaats
• Dagboek (invoer)
• Dagboek (verslag)
• Dagboek (verwerken)
• Dagboek (verwijderen)
• Factuurcode (vanaf 7.23)
• Urenboeking (fiattering)
• Project
• EDIS-applicatie

Nadat u gegevens-autorisatie heeft geactiveerd dient u aan te geven voor welke medewerkers u de gegevens-autorisatie van toepassing is. Dit doet u middels rollen. U kent medewerkers een bepaalde rol toe en definieert per rol specifiek welke gegevens (bv welke kostenplaatsen) toegankelijk is. Het toekennen van gegevens-autorisatie aan rollen doet u in [System: Beveiliging, Autorisatie, Gegevens, Onderhoud].

Uitleg van de velden

Tabel
In de systeeminstellingen heeft u aangegeven op welke entiteiten u gegevens-autorisatie wenst toe te passen. Selecteer voor welke entiteit u de toegankelijke gegevens wenst te definiëren.

Rol
Koppel de rol voor welke u de toegankelijke gegevens wenst te definiëren.

Kies na het selecteren van de 'Tabel' en 'Rol' voor 'Bewaren' om de invoermatrix te activeren.

Invoermatrix

Records
Voer de code in van de entiteit die u wilt toevoegen. U kunt de entiteit(en) ook selecteren middels CTRL+B of F2. Er wordt een zoekscherm geopend waarin u een of meerdere entiteiten kunt selecteren. Welke entiteiten u kunt kiezen is afhankelijk van de gekozen 'Tabel'.
Het is ook mogelijk om met een wildcard zoals '*' of bijvoorbeeld '1*' te definieren. 

Wanneer u een entiteit wenst te verwijderen, selecteert u de regel en kiest u voor de knop 'Verwijder' (WebClient) of gebruik het 'Prullenbak' icoontje (Webbrowser).

Let op! Wanneer u in de Webbrowser kiest voor de knop 'Verwijder' wordt de gehele gegevens-autorisatie definiëring verwijderd.

Omschrijving
Hier wordt de omschrijving van de gekozen entiteit weergegeven.

Voorbeeld
U heeft alle medewerkers van de afdeling Administratie rechten gegeven op het menupad 'Invoeren boekingen'. Echter, u wilt voor een aantal medewerkers instellen dat ze alleen boekingen in kunnen voeren in de dagboeken bank- en kas. U dient de volgende stappen uit te voeren:

• Activeer in de systeeminstellingen gegevens-autorisatie op 'Dagboek (Invoer)'
• Maak een rol aan en koppel de gebruikers waarvoor u de rechten wilt beperken
• Ga naar [System: Beveiliging, Autorisatie, Gegevens, Onderhoud]
• Selecteer de 'Tabel' 'Dagboek (Invoer)'
• Selecteer de aangemaakte rol
• Kies voor 'Toevoegen' en selecteer de bank- en kasboeken waarop de medewerkers rechten hebben.
• Kies voor 'Bewaren'

De betreffende medewerkers kunnen nu alleen boekingen invoeren voor de geselecteerde dagboeken.

U selecteert dus de entiteiten waarop de medewerkers rechten hebben. Alle entiteiten die u niet selecteert zijn niet toegankelijk voor de medewerkers gekoppeld aan de gekozen rol. Indien u een medewerker niet wilt beperken qua rechten, maakt u geen gegevens-autorisatie aan voor deze medewerker.

Gerelateerde onderwerpen

• Gegevens: Overzicht (Gegevens-autorisatie) 

  ---

Exact Financials > Inrichting Systeem> Autorisatie > Gegevens-autorisatie: onderhouden