Werken met Exact Arbodienst Integration

Voor de uitwisseling van de gegevens tussen Exact Synergy Enterprise en de Arbodienst is het van belang dat de Exact Arbodienst Integration oplossing voor ELIS is geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Installatie Exact Arbodienst Integration in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Voor de integratie met de Arbodienst dient u gebruik te maken van een voorgedefinieerd verzoektype. Dit verzoektype en de artikelen die in dit verzoektype gebruikt worden dient u in uw omgeving te importeren. Een gebruiker die beschikt over de Administrator rol kan dit uitvoeren door het BestPracticeArbo.zip best practice bestand te importeren via de volgende stappen:

1. Ga naar menupad Modules > Systeem > Inrichting > Templating tools > Best practices: Importeren.
2. Selecteer BestPracticeArbo.zip en klik op Importeren.
3. Klik op OK.
4. Het best practice bestand is nu geïmporteerd. Hierbij is het volgende aangemaakt in uw omgeving:
   • Verzoektype 1060030 - Verzuimmelding met 4 stadia
   • Verzoektype 1060032 - Verzuimmelding met 3 stadia
   • Verzoektype 1060034 - Gedeeltelijk herstel
     
   • Artikel: BP_SICK_10 – Arbeidsongeval
   • Artikel: BP_SICK_11 - Verkeersongeval met regresmogelijkheid
   • Artikel: BP_SICK_99 - Overige redenen

Let op:

• Importeer de best practice template eerst in een testomgeving om de resultaten te verifiëren.
• Maak een back-up voor het importeren in de live omgeving en valideer de resultaten.

HRM instellingen

In de HRM-instellingen in menupad Modules > HRM > Inrichting > Algemeen > Instellingen dient u in de sectie Verlof & Verzuim bij het veld Verzoektype: Herstel melding het verzoektype 1060034 te koppelen.

Verder dient u de velden in de sectie Arbodienst te definiëren.

Bij het veld Verzoektype: Verzuim dient u het verzoektype 1060030 of 1060032 te koppelen. Welk verzoektype u koppelt is afhankelijk van uw situatie. Wanneer u een verzuimmelding met 4 stadia wilt gebruiken koppelt u verzoektype 1060030. Wanneer u een verzuimmelding met 3 stadia wilt gebruiken koppelt u verzoektype 1060032.

Het verzoektype met 4 stadia bestaat uit de volgende stappen:

1. Registreren verzuimmelding
2. Verzuimmelding geregistreerd
3. Realiseren
4. Beter melden

Het verzoektype met 3 stadia bestaat uit de volgende stappen:

1. Registreren verzuimmelding
2. Verzuimmelding geregistreerd
3. Realiseren

Tevens dient u de andere velden in de sectie Arbodienst te definiëren. Voor meer informatie, zie Definiëren van HRM-instellingen.

Contracten

Bij het onderhoud van de contracten van de medewerkers in menupad Modules > HRM > Overzichten > Medewerkers > Contracten dienen de velden Volgnr contract, Soort dienstverband, Reden einde dienstverband (Arbodienst) en Contracturen per week gedefinieerd te worden.

Voor meer informatie, zie Creating and modifying employment contracts.

Divisie

In menupad Modules > HRM > Inrichting > Organisatie > Divisies dient op de divisiekaart van de divisie die aan de medewerker met de verzuimmelding is gekoppeld de volgende informatie gevuld te zijn:

• Naam
• Nummer kamer v. koophandel
• Adres (straat en huisnummer)
• Postcode
• Plaats
• Alle velden in de sectie Arbodienst.

De adresgegevens worden overgenomen van de relatie die aan de divisie is gekoppeld.

U moet een e-mailadres en telefoonnummer invullen voor de relatie die is gekoppeld aan de divisie.

Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van divisies.

Salarisinstellingen

Voor iedere kostenplaats dient u een loonheffingennummer te koppelen. Dit kunt u koppelen in menupad Modules > HRM > Inrichting > Salaris > Opzetten > Specifiek > Relatienummer.

De velden UWV en Aansluitnummer worden niet gebruikt in de ARBO koppeling, maar zijn wel verplichte velden in deze instellingen. Indien u niet beschikt over een crediteur voor het UWV, kunt u deze aanmaken via + Aanmaken > Relatie. Indien u niet beschikt over een aansluitnummer kan dit veld worden gevuld met allemaal nullen.

Medewerkergegevens

Bij de medewerker waarvoor de verzuimmelding is aangemaakt dienen de volgende gegevens gevuld te zijn op de medewerkerkaart:

• Geboortedatum
• Initialen
• Voornaam
• Achternaam
• Functienaam
• Datum van overlijden (indien van toepassing)
• Geslacht
• BSN/Sofi-nummer
• E-mail (afhankelijk van welk type communicatie wordt geselecteerd in de verzuimmelding)
• Telefoon (afhankelijk van welk type communicatie wordt geselecteerd in de verzuimmelding)
• Mobiel (afhankelijk van welk type communicatie wordt geselecteerd in de verzuimmelding)

Bij wijzigingen in de Arbodienst-gerelateerde velden op de medewerkerkaart van de medewerkers waarvoor een verzuimmelding is aangemaakt worden de wijzigingen verstuurd naar de Arbodienst. Dit betreft de volgende velden:

• Voornaam
• Achternaam
• Voorletters
• Geslacht
• Functienaam
• BSN/Sofi-nummer
• Datum van overlijden
• Tussenvoegsel
• Naam in officiële communicatie
• Einddatum contract
• Functienaam
• Postcode
• Plaats
• Land
• Adres
• Nummer
• Telefoon (persoonlijk)
• Telefoon (kantoor)
• Mobiel (samenvatting)
• Mobiel (persoonlijk)
• E-mail (persoonlijk)
• E-mail (samenvatting)

Bij wijzigingen in de Arbodienst-gerelateerde velden in het contract van de medewerkers waarvoor een verzuimmelding is aangemaakt worden de wijzigingen verstuurd naar de Arbodienst. Dit betreft de volgende velden:

• Soort dienstverband
• Volgnummer contract
• Begindatum
• Reden einde dienstverband
• Contracturen per week

Contactpersoongegevens

Bij de medewerker die als contactpersoon staat geregistreerd in de verzuimmelding dient de volgende informatie gevuld te zijn op de medewerkerkaart van de contactpersoon:

• Achternaam
• E-mail (afhankelijk van welk type communicatie wordt geselecteerd in de verzuimmelding)
• Telefoon (afhankelijk van welk type communicatie wordt geselecteerd in de verzuimmelding)
• Mobiel (afhankelijk van welk type communicatie wordt geselecteerd in de verzuimmelding)

Gegevens verpleegadres (Leverancier)

Wanneer de medewerker zich tijdens het verzuim op een ander verpleegadres bevindt (ziekenhuis, camping, ander huisadres) dient hiervoor een relatie aanwezig te zijn van het type 'Leverancier'. Hierbij dienen de volgende gegevens gevuld te zijn:

• Straat
• Huisnummer
• Plaats
• Land

Voor meer informatie zie Relaties aanmaken.

De synchronisatie van werknemerberichten wordt automatisch uitgevoerd en wordt geactiveerd door het wijzigen van bepaalde medewerkergegevens.

Deze wijziging is alleen van toepassing als de volgende twee opties zijn geselecteerd:

• In de sectie Arbodienst van de divisiekaart (in menupad Modules > HRM > Inrichting > Organisatie > Divisies) is bij Synchroniseer medewerkergegevens naar Arbodienst de optie Alle actieve medewerkers geselecteerd, en
• In de sectie Arbodienst van de HRM instellingen (in menupad Modules > HRM > Inrichting > Algemeen > Instellingen) is bij Synchroniseren: Methode de optie Exportbestand of Web service geselecteerd.

Scenario 1 - Het type of de status van de medewerker wijzigen

Dit scenario omvat het volgende:

• Een nieuwe medewerker aanmaken
• Wijzig de status van een medewerker naar Actief.
• Wijzig het type van een sollictant naar Medewerker of Tijdelijk.
• Wijzig het type van een student of gedetacheerde naar Medewerker of Tijdelijk.

Let op: Bij het aanmaken van een nieuwe werknemer en bij het wijzigen van een sollicitant in een werknemer of tijdelijk, wordt automatisch een nieuw contract gegenereerd, maar u dient handmatig het volgnummer in het aangemaakte contract in te vullen zodat de gegevens kunnen worden gesynchroniseerd.

Dit kunt u doen door het veld Volgnummer contract van het contract te vullen door in de Monitor sectie van de medewerkerkaart op Contract te klikken.

Scenario 2 - Andere medewerkervelden wijzigen

Dit scenario omvat het volgende:

• Er is geen verzuimmelding aan de medewerker gekoppeld. In dit geval wordt alléén het medewerker xml-bestand gegenereerd.
• Er zijn één of meerdere verzuimmelding(en) aan de medewerker gekoppeld. In dit geval wordt de synchronisatie niet beïnvloed door de instelling Synchroniseer medewerkergegevens naar Arbodienst op de divisiekaart.

Onderstaande tabel laat zien welk xml-bestand wordt gegenereerd en welk veld de synchronisatie activeert.

* Wanneer de FTE wordt aangepast, wordt het medewerker xml-bestand aangemaakt omdat de FTE informatie niet beschikbaar is in het xml-bestand van de verzuimmelding.

Tabblad Medewerker

Medewerker

Selecteer de medewerker waarvoor de verzuimmelding wordt aangemaakt.

Ingangsdatum medewerkersmutatie

Dit betreft de datum in waarop de wijzigingen in de medewerkergegevens zijn ingegaan. Dit wordt automatisch gevuld op het moment dat er een wijziging wordt doorgevoerd op de medewerkerkaart.

Tabblad Dienstverband

Ingangsdatum dienstverband mutatie

Dit betreft de datum in waarop de wijzigingen in de dienstverbandgegevens zijn ingegaan. Dit wordt automatisch gevuld op het moment dat er een wijziging wordt doorgevoerd op de medewerkerkaart.

Tabblad Verzuim informatie

Algemeen

Omschrijving

Hier kunt u de omschrijving van de verzuimmelding opgeven.

Datum eerste verzuimdag

De eerste dag waarop iemand zou moeten werken maar verzuimt, of verminderd inzetbaar is, wegens ziekte of een ongeval. Is er sprake van ziekte of een ongeval tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof en waarvoor men nog verzuimt na beëindiging van dat verlof, dan is de aanvangsdatum de dag waarop men zou moeten werken na beëindiging van de zwangerschaps- en bevallingsuitkering. Tijdens regulier verlof wordt het ziekteverzuim ook meegeteld.

Datum eerste verzuimdag (oud)

Ingangsdatum mutatie verzuim

Percentage verzuim

Hier wordt het percentage verzuim getoond. Bij het aanmaken van een verzuimmelding wordt deze standaard op 100% gezet. Pas bij het aanmaken van een betermelding verzoek wordt deze waarde aangepast.

Verzuim t/m

Wanneer de medewerker volledig hersteld is vult u hier de datum van betermelding in.

De eerste dag waarop men weer gaat werken, of de eerste dag waarop het recht op een zwangerschaps- en bevallingsuitkering ingaat, of de dag van overlijden van de werknemer, of de dag dat de werknemer uit dienst treedt, of de dag dat de werknemer in de WAO instroomt. Tijdens verlof wordt herstel ook geregistreerd.

Let op:
Dit kan in geval van vakantie de eerste dag zijn waarop de persoon die verzuimde weer had kunnen werken.
Dit kan ook een zaterdag zijn in geval sprake is van een bepaald rooster.

Volgnummer verzuimmelding

Dit veld wordt automatisch gevuld en kunt u niet aanpassen.

Een nieuwe verzuimmelding heeft altijd een Ingangsdatum mutatie verzuim die gelijk is aan de Eerste verzuimdag en een ‘Volgnummer verzuimmelding’ van ‘1’. ’Volgnummer verzuimmelding’ wordt ook opgehoogd, als de verzuimgegevens niet wijzigen. Zoals bijvoorbeeld bij het doorgeven van een adreswijziging.

Als een melding komt te vervallen telt ‘Volgnummer verzuimmelding’ gewoon door.

Wanneer er voor de werknemer sprake is van verzuim wordt binnen de keten-termijn, betreft dit in de communicatie een nieuw verzuim. ‘Ingangsdatum mutatie verzuim’ is de datum van het nieuwe verzuim en ‘Verzuimgeval volgnummer melding’ begint weer bij ‘1’.

Sectie Details

Beveiligingsniveau

Hier wordt het beveiligingsniveau van de verzuimmelding getoond. Dit is altijd '100' en kunt u niet wijzigen

Ingangsdatum mutatie verzuim

De dag waarop het verzuim of de wijziging ingaat. In geval van een nieuwe verzuimmelding is deze dag gelijk aan de Datum eerste verzuimdag.

Ingangsdatum mutatie verzuim (oud)

Wanneer de Ingangsdatum mutatie verzuim wordt aangepast dient u hier de oorspronkelijke datum op te geven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u in eerste instantie een onjuiste Ingangsdatum mutatie verzuim heeft opgegeven en deze wilt corrigeren.

Reden verzuim

Reden van verzuim (Standaard wordt dit op ‘Overige reden’ gezet. In verband met privacy mag u geen reden van verzuim opgeven. Het enige dat de Arbodienst te weten is of het een verkeersongeval met regresmogelijkheid, of arbeidsongeval is. Indien het niet een van die twee redenen is, dient u ‘Overige reden’ in te vullen. Dit wordt standaard geselecteerd. Voor dit veld zijn er drie artikelen aanwezig die zijn aangemaakt bij het importeren van het best practice bestand.

Code vangnet

Selecteer of het een vangnetgeval betreft:

• J=Ja
• N=Nee
• O=Onbekend

Actiecode

Selecteer de actiecode. Dit betreft de gewenste actie. Gewenst door de werkgever en te initiëren door de Arbodienst.

• 01 Conform afspraak
• 02 Huisbezoek verzuimrapporteur
• 03 Uitnodigen spreekuur BA
• 04 Spoedcontrole
• 05 Actie in overleg
• 08 Geen actie
• 13 Telefonische enquete

Reden einde verzuim

Selecteer hier de reden van het beëindigen van het verzuim:

• <Leeg>
• 01 Hersteld
• 03 Overleden
• 04 Uit dienst
• 05 Overgang naar WAZO
• 07 WIA
• 08 WGA < 35%
• 09 WGA 35-80%
• 10 IVA 80-100%
• 11 WIA 80-100%
• 12 Einde WGA
• 13 Ziek uit dienst
• 99 Onbekend

WAZO code

• <leeg>
• 01 Zwangerschapsverlof
• 02 Adoptieverlof
• 03 Pleegzorgverlof

Verpleegadres

Wanneer de medewerker zich op een ander adres bevind selecteert u dat hier. U dient hiervoor een leverancier aan te maken met de juiste gegevens.

Soort verpleegadres

Selecteer hier waar de medewerker is. Wanneer deze thuis is laat u dit veld leeg.

• <leeg>
• 01 Ander huisadres (Bijvoorbeeld familie of vakantieadres.)
• 02 Verpleeginstelling
• 03 Camping
• 99 Onbekend

Soort correctie

Dit veld wordt gebruikt om wijzigingen door te geven. De volgende opties zijn mogelijk:

• Verzuim vanaf datum is onjuist - Selecteer deze optie wanneer u een onjuiste Datum eerste verzuimdag heeft doorgegeven en deze wilt corrigeren.
• Percentage verzuim is onjuist - Selecteer deze optie wanneer u een onjuist Percentage verzuim heeft doorgegeven en dit wilt corrigeren.
• Datum gedeeltelijk hersteld is onjuist - Wanneer u de datum gedeeltelijk hersteld in het betermelding verzoek heeft aangepast, wordt deze optie automatisch geselecteerd.
• Datum hersteld is onjuist - Selecteer deze optie wanneer u een onjuiste datum hersteld heeft doorgegeven en deze wilt corrigeren.
• Geboortedatum is onjuist - Wanneer u de geboortedatum van de medewerker heeft gewijzigd wordt deze optie automatisch geselecteerd.

Voor meer informatie, zie de sectie Scenario's in dit document

Tabblad Contactpersoon

De gegevens van de contactpersoon kunnen op twee plaatsen worden vastgelegd. Zowel bij het verzuim als bij het dienstverband. Bij verzuim is dat de contactpersoon die geldt gedurende het verzuim van de werknemer. Daarna vervalt deze contact persoon. Onder dienstverband is deze geldig gedurende het dienstverband van de werknemer. Door bij de betreffende contactpersoon de optie Contactpersoon dienstverband aan te vinken geeft u aan dat dat de betreffende contactpersoon voor het dienstverband is.

Contactpersoon bij werkgever

Selecteer hier de medewerker welke de contactpersoon is voor deze verzuimmelding.

Rol contactpersoon

Selecteer de rol van de contactpersoon:

• 01= Leidinggevende
• 02 = Casemanager
• 03 = Medewerker P&O
• 04 = Vervangend leidinggevende
• 05 = Algemeen contactpersoon

Communicatie methode

Selecteer de de wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de contactpersoon:

• 06=e-mail adres
• 08=vaste telefoon
• 10=mobiele telefoon

Communicatie methode 2

Selecteer hier een eventuele alternatieve wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de contactpersoon:

• 06=e-mail adres
• 08=vaste telefoon
• 10=mobiele telefoon

Contactpersoon voor dienstverband?

De gegevens van de contactpersoon kunnen op twee plaatsen worden vastgelegd. Zowel bij het verzuim als bij het dienstverband. Bij verzuim is dat de contactpersoon die geldt gedurende het verzuim van de werknemer. Daarna vervalt deze contact persoon. Onder dienstverband is deze geldig gedurende het dienstverband van de werknemer. Door bij de betreffende contactpersoon de optie Contactpersoon dienstverband aan te vinken geeft u aan dat dat de betreffende contactpersoon voor het dienstverband is.

Contactpersoon HR

Selecteer hier de HR-medewerker welke de contactpersoon is voor deze verzuimmelding.

Rol contactpersoon HR

Selecteer de rol van de contactpersoon van HR:

• 01= Leidinggevende
• 02 = Casemanager
• 03 = Medewerker P&O
• 04 = Vervangend leidinggevende
• 05 = Algemeen contactpersoon

Communicatie methode HR

Selecteer hier de wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de HR-contactpersoon:

• 06=e-mail adres
• 08=vaste telefoon
• 10=mobiele telefoon

Communicatie methode HR 2

Selecteer hier een eventuele alternatieve wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de HR-contactpersoon:

• 06=e-mail adres
• 08=vaste telefoon
• 10=mobiele telefoon

Contactpersoon voor dienstverband?

De gegevens van de contactpersoon kunnen op twee plaatsen worden vastgelegd. Zowel bij het verzuim als bij het dienstverband. Bij verzuim is dat de contactpersoon die geldt gedurende het verzuim van de werknemer. Daarna vervalt deze contact persoon. Onder dienstverband is deze geldig gedurende het dienstverband van de werknemer. Door bij de betreffende contactpersoon de optie Contactpersoon dienstverband aan te vinken geeft u aan dat dat de betreffende contactpersoon voor het dienstverband is.

De verzuimmelding bevat verschillende velden die zijn verdeeld over verschillende tabbladen. De tabbladen zijn zo ingedeeld dat deze de velden bevatten die verwijzen naar de verschillende secties in het bestand dat naar de Arbodienst wordt verstuurd.

U kunt de wijzigingen doorgeven door de betreffende verzuimmelding te openen, de gegevens aan te passen en de verzuimmelding weer goed te keuren. U gebruikt dus steeds dezelfde verzuimmelding voor één verzuimmelding.

Bij zowel het gedeeltelijk als volledig beter melden van een medewerker maakt u een betermelding verzoek aan waarin u aangeeft voor welk percentage de medewerker hersteld is. In het geval van een gedeeltelijke betermelding dient u het herstelmelding verzoek te verwerken. Hierdoor zal een verzuimmelding naar de Arbodienst worden gestuurd. In geval van volledig beter melden moet ook de verzuimmelding zelf aangepast worden. Daarom moet u in het geval van volledig beter melden het herstelmelding verzoek NIET verwerken. De verzuimmelding moet namelijk pas verstuurd worden nadat alle gegevens correct zijn ingevuld in de verzuimmelding zelf.

Indien er meedere correcties tegelijk van toepassing zijn, dienen de stappen van de desbetreffende scenario's apart te worden doorgevoerd. Let op dat bij gebruik van een export bestand, het eerste bestand naar de ARBO dienst is gestuurd voordat de volgende correctie doorgevoerd wordt.

Hieronder ziet u een aantal voorbeeld scenario's:

Verzuimmelding

1. Maak een verzuimmelding aan:

• Op het tabblad Medewerker selecteert u de medewerker waarvoor u de verzuimmelding aanmaakt.
• Op het tabblad Verzuim informatie selecteert u:
  
• Datum eerste verzuimdag
• Percentage verzuim (deze waarde wordt standaard op 100% gezet)
  
• Ingangsdatum mutatie verzuim (hier dient de mutatiedatum van de verzuimmelding te worden gevuld. Bij de allereerste verzuimmelding dient deze waarde gelijk te zijn aan de Datum eerste verzuimdag)
  
• Reden verzuim (Dit zou in de meeste gevallen op ‘Overige reden’ gezet moeten worden. In verband met privacy mag u geen reden van verzuim opgeven. Het enige dat de Arbodienst te weten is of het een arbeidsongeval of een verkeersongeval met regresmogelijkheid is. Indien het niet een van die 2 redenen is, dient u ‘Overige reden’ in te vullen)
  
• Reden einde verzuim (dit veld dient leeg te zijn en wordt pas gevuld bij het beter melden
  
• Vul de andere velden in indien van toepassing
  
• Op het tabblad Contactpersonen selecteert u de gegevens van de contactpersonen en geeft de soort communicatie aan.
  
• Klik op Registreren verzuimmelding.
  
• Klik op Verzuimmelding geregistreerd. Indien in de HRM-instellingen is aangegeven dat bij status ‘Approve’ de melding verstuurd wordt, wordt de melding nu naar de Arbodienst verstuurd. Indien aangegeven is dat dit gebeurt bij de status ‘Realize’, dient u de verzuimmelding te realiseren. Dit geldt voor alle scenario’s.

Adreswijziging

1. Wijzig de adresgegevens bij het onderhoud van de medewerker waarvoor een verzuimmelding is gemaakt. Er wordt een melding naar de Arbodienst verstuurd met de huidige datum als mutatiedatum.

Ziekenhuisopname

1. Voor het verpleegadres dient een relatie aanwezig te zijn van het type 'Leverancier'. Wanneer deze nog niet aanwezig is dient u deze eerst aan te maken. Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van relaties.
2. Open de verzuimmelding.
3. Klik op Heropenen.
4. Selecteer op tabblad Verzuim informatie de informatie van het verpleegadres.
5. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Gedeeltelijke betermelding

1. Open de verzuimmelding.
2. Maak vanuit de verzuimmelding een herstelmelding verzoek aan. Hierdoor wordt zowel de medewerker als het gekoppelde verzuimmelding verzoek automatisch gekoppeld.
3. Vul de datum in. Hanteer hierbij de mutatiedatum waarop deze mutatie in gaat.
4. Vul bij het Percentage herstel het resterend percentage verzuim in (indien de medewerker voor 30% gaat werken, vult u 70% in), en sla dit op.
5. Verwerk dit betermelding verzoek. NB: de verzuimmelding zelf wordt niet heropend.

Zodra de medewerker volledig is hersteld:

1. Open de verzuimmelding.
2. Maak vanuit de verzuimmelding een herstelmelding verzoek aan.
3. Vul de datum in. Hanteer hierbij de mutatiedatum waarop deze mutatie in gaat.
4. Vul bij het percentage 100% in (indien de medewerker voor weer volledig gaat werken) en sla dit op.
5. Er wordt een melding weergegeven met de vraag of het originele verzuimverzoek verwerkt moet worden. Kies nu voor ‘nee’.
6. Verwerk deze herstelmelding niet (omdat een aantal gegevens in de verzuimmelding ingevuld moet worden voordat een verzuimmelding naar de Arbodienst gestuurd kan worden).
7. Ga terug naar de verzuimmelding. Het percentage verzuim zal op 0% staan.
8. Klik op Heropenen.
9. Pas op het tabblad Verzuim informatie de Verzuim t/m datum aan en vul de reden van einde verzuim in.
10. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Opmerking: Voor een gedeeltelijke herstelmelding is het belangrijk dat u het herstelmelding verzoek aanmaakt via de knop 'herstelmelding' in de verzuimmelding. Op deze manier wordt het herstelmelding verzoek gekoppeld aan de verzuimmelding. Wanneer het percentage in het herstelmelding verzoek wordt aangepast en het verzoek wordt opgeslagen wordt het percentage verzuim aangepast in de verzuimmelding. Het herstelmelding verzoek wordt zelf niet verzonden naar de Arbo, maar het bestand dat het aangepaste verzuimpercentage bevat wordt verstuurd.

Wijziging contactpersoon

1. Open de verzuimmelding.
2. Klik op Heropenen.
3. Pas op het tabblad Verzuim informatie de Ingangsdatum mutatie verzuim aan naar de datum waarop de wijziging ingaat.
   
4. Pas op het tabblad Contactpersoon de gegevens van de contactpersoon aan.
5. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Volledige betermelding (wanneer de medewerker in één keer volledig herstelt)

1. Open de verzuimmelding.
2. Maak vanuit de verzuimmelding een betermelding verzoek aan.
3. Vul de datum in. Hanteer hierbij de mutatiedatum waarop deze mutatie in gaat.
4. Vul bij het percentage 100% in (indien de medewerker voor weer volledig gaat werken) en sla dit op.
5. Er wordt een melding gegeven met de vraag of het originele verzuimverzoek verwerkt moet worden. Kies nu voor ‘nee’.
6. Verwerk deze betermelding niet (omdat een aantal gegevens in de verzuimmelding ingevuld moeten worden voordat een verzuimmelding naar de Arbodienst gestuurd wordt).
   
7. Ga terug naar de verzuimmelding. Het percentage verzuim zal op 0% staan.
8. Klik op Heropenen.
9. Pas op het tabblad Verzuim informatie de Verzuim t/m datum aan, pas de Ingangsdatum mutatie verzuim aan en vul de Reden einde verzuim in.
10. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Zwangerschapsverlof start gedurende verzuim

In het geval dat een medewerker met verzuim is en daarna het zwangerschapsverlof start, moet eerst de originele verzuimmelding afgerond worden en daarna moet de melding gestuurd worden in verband met het zwangerschapsverlof.

1. Medewerker is ziekgemeld.
2. Open de originele verzuimmelding. Maak een herstelmelding aan met 100% hersteld en de juiste datum en sla dit op.
   
3. Er wordt een melding weergegeven met de vraag of het originele verzuimverzoek verwerkt moet worden. Kies nu voor ‘nee’.
   
4. Verwerk deze betermelding niet (omdat een aantal gegevens in de verzuimmelding ingevuld moet worden voordat een verzuimmelding naar de Arbodienst gestuurd wordt).
   
5. Heropen de originele verzuimmelding, vul Verzuim t/m in en Ingangsdatum mutatie verzuim. Vul bij Reden eind everzuim ‘Overgang naar de WAZO code 05’ in.
   
6. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.
   
7. Maak een nieuw verzuimmelding aan (om de medewerker absent te melden vals gevolg van zwangerschapsverlof). Vul als Datum eerste verzuimdag en Ingangsdatum mutatie verzuim dezelfde datum in als de herstel/einddatum van het vorige verzoek. Vul bij WAZO code 01 Zwangerschapsverlof in.
   
8. Klik op Registreren verzuimmelding.
   
9. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Zwangerschapsverlof eindigt gedurende verzuim

In het geval dat een medewerker het zwangerschapsverlof beëindigd en daarna nog steeds absent is, moet eerst de zwangerschapsmelding afgerond worden en daarna moet een nieuwe verzuimmelding gestuurd worden.

1. Een verzuimmelding vanwege zwangerschapsverlof is aangemaakt (om de medewerker absent te melden als gevolg van zwangerschapsverlof).
2. Open verzuimmelding. Maak een betermelding aan met 100% hersteld en de juiste datum en sla dit op.
   
3. Er wordt een melding weergegeven met de vraag of het originele verzuimverzoek verwerkt moet worden. Kies nu voor ‘nee’.
   
4. Verwerk deze betermelding niet (omdat een aantal gegevens in de verzuimmelding ingevuld moet worden voordat een verzuimmelding naar de Arbodienst gestuurd wordt).
   
5. Heropen de originele verzuimmelding van punt 1. Vul Verzuim t/m in en Ingangsdatum mutatie verzuim in met zelfde datum als hersteld melding. Vul Reden einde verzuim in met code 99 (onbekend). Laat de WAZO code op 01 Zwangerschapsverlof staan.
   
6. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.
   
7. Nu is het zwangerschapsverlof beëindigt, maar moet een nieuw verzoek aangemaakt worden om het ‘normale’ verzuim te registreren.
   
8. Maak nieuwe verzuimmelding aan. De Datum eerste verzuimdag en Ingangsdatum mutatie verzuim is gelijk aan de einddatum van verzoek waarbij zwangerschapsverlof eindigt. Vul ‘bijzondere reden start verzuim’ in met code 04 (uit WAZO). Laat het veld WAZO code leeg.

Annulering verzuimmelding

U kunt een verzuimmelding annuleren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u de verzuimmelding heeft ingevoerd voor de verkeerde medewerker, of wanneer u een verzuimmelding heeft ingevoerd voor een medewerker waarbij helemaal geen sprake is van verzuim.

1. Open de verzuimmelding.
2. Maak vanuit de verzuimmelding een herstelmelding verzoek aan.
3. Keur dit herstelmelding verzoek af.
4. Op de achtergrond wordt nu een nieuw bericht aangemaakt voor de verzuimmelding met een nieuw volgnummer en een correctiecode. Het is dan niet nodig om de verzuimmelding nogmaals te heropenen en in te sturen.
   

Annulering onterechte betermelding / Deelherstel komt te vervallen

Wanneer er ten onrechte een betermelding verzoek is aangemaakt dat moet komen te vervallen, voert u het volgende uit:

1. Open het herstelmelding verzoek.
2. Klik op Heropenen indien het verzoek verwerkt is (dit is het geval bij een deelherstel)
3. Keur het herstelmelding verzoek af.
4. Op de achtergrond wordt nu een nieuw bericht aangemaakt voor de verzuimmelding met een nieuw volgnummer en een correctiecode. Het is dan niet nodig om de verzuimmelding nogmaals te heropenen en in te sturen.

Datum eerste verzuimdag is onjuist

Wanneer een onjuiste Datum eerste verzuimdag is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:

1. Open de verzuimmelding.
2. Klik op Heropenen.
3. Pas de Datum eerste verzuimdag aan.
4. Vul bij Datum eerste verzuimdag (oud) de oude datum in.
5. Pas de Datum Ingangsdatum mutatie verzuim aan. (indien van toepassing)
6. Vul bij Datum Ingangsdatum mutatie verzuim (oud) de oude datum in. (indien van toepassing)
7. Selecteer bij Soort correctie de optie Verzuim vanaf datum is onjuist.
8. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Verzuimpercentage is onjuist

Wanneer een onjuist verzuimpercentage is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:

1. Open de verzuimmelding.
2. Klik op Heropenen.
3. Pas het verzuimpercentage aan.
4. Vul bij Ingangsdatum mutatie verzuim (oud) dezelfde datum in als Ingangdatum mutatie verzuim.
   
5. Selecteer bij Soort correctie de optie Percentage verzuim is onjuist.
6. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Datum gedeeltelijk hersteld is onjuist

Wanneer een onjuiste datum voor gedeeltelijk hersteld is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:

1. Open het herstelmelding verzoek.
2. Klik op Heropenen.
3. Pas de datum aan.
4. Verwerk het verzoek.
5. In de verzuimmelding is bij Soort correctie automatisch de optie Datum gedeeltelijk hersteld is onjuist geselecteerd en is de Ingangsdatum mutatie verzuim bijgewerkt naar de aangepaste datum.
6. Op de achtergrond wordt nu een nieuw bericht aangemaakt voor de verzuimmelding met een nieuw volgnummer en een correctie code.
   

Datum hersteld is onjuist

Wanneer een onjuiste datum hersteld is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:

1. Open de verzuimmelding.
2. Klik op Heropenen.
   
3. Pas de Verzuim t/m datum aan naar de juiste datum.
4. Pas de Ingangsdatum mutatie verzuim aan naar de juiste datum.
   
5. Pas de Ingangsdatum mutatie verzuim (oud) aan naar de oude incorrecte datum.
   
6. Selecteer bij Soort correctie de optie Datum hersteld is onjuist.
7. Klik op Verzuimmelding geregistreerd.

Geboortedatum is onjuist

Wanneer een onjuiste geboortedatum is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:

1. Open de medewerkerkaart.
2. Pas de geboortedatum aan.
3. Bewaar de medewerker.
4. In de verzuimmelding is bij Soort correctie de automatisch de optie Geboortedatum is onjuist geselecteerd.
5. Op de achtergrond wordt nu een nieuw bericht aangemaakt voor de verzuimmelding met een nieuw volgnummer en een correctiecode.
   

Overlijden medewerker

Bij het registreren van het overlijden van een medewerker dient u de volgende verplichte velden te vullen: