Aanmaken en bewerken van relaties
Menupad
Modules ➔ Klanten ➔ Invoer ➔ Invoer ➔ Relatie
Introductie
Op deze pagina kunt u relaties
aanmaken en relaties wijzigen. De wijze van het aanmaken van nieuwe relaties is
afhankelijk van de instellingen bij Modules ➔ Klanten ➔ Inrichting ➔ Overige ?
Instellingen. Als Type: Selecteren in de sectie Relatie is
aangevinkt, dan kunnen gebruikers elk type relatie aanmaken, zoals prospect,
klant, zakenrelatie en andere relaties. Is deze optie niet aangevinkt, dan
kunnen gebruikers alleen niet gevalideerde relaties aanmaken.
Als u de optie Beveiliging: Controleren - Rollen in
de sectie Relatie aanvinkt, dan hebben gebruikers bepaalde rollen en
rechten nodig om relaties aan te kunnen maken. Voor meer informatie, zie
Rollen en rechten hieronder.
De optie Verplicht: Contract in de sectie Klant
bepaalt of een contract benodigd is voordat een klantrelatie kan worden
aangemaakt. Als deze optie is aangevinkt, dan moet een contract worden
aangemaakt voordat u een klant kunt aanmaken. Als deze optie is uitgevinkt, dan
kunt u klanten aanmaken zonder contracten.
Rollen
en rechten
- Alle gebruikers kunnen relaties aanmaken en wijzigen.
- Voor het aanpassen van relatietypes is functierecht 291 – Allows to edit account type, except reseller and customer
benodigd. Standaard beschikken gebruikers met de Controller en Customer manager
rollen over dit functierecht.
- Voor het aanpassen van de status van een relatie is functierecht 292 – Allows to edit status of customer account
benodigd. Standaard beschikken gebruikers met de Customer manager
rol over dit functierecht.
- Voor het aanpassen van de status van een dealer is functierecht 293 – Allows to edit status of reseller account
benodigd. Standaard beschikken gebruikers met de Reseller manager
rol over dit functierecht.
- Voor het aanpassen van de status van een relatie die geen klant of
dealer is, is functierecht 294 – Allows to edit status of account, except customer and reseller
benodigd. Standaard beschikken gebruikers met de Customer manager
rol over dit functierecht.
- Voor het verwijderen van relaties is functierecht 355 – Allows to delete accounts
benodigd. Standaard beschikken gebruikers met de Customer manager
rol over dit functierecht.
- Voor het wijzigen van het relatietype van klant naar dealer is
functierecht 406 – Allows to change account type from customer to reseller
benodigd. Standaard beschikken gebruikers met de Reseller manager
rol over dit functierecht.
- Voor het aanpassen van de pagina van de relatiekaart (bewerken modus)
op bedrijf niveau is functierecht 498 Allows to update the company wide account card customization
benodigd. Standaard beschikken gebruikers met de Administrator rol
over dit functierecht.
Opmerking:
- Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar Modules ➔
Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten.
- Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar Modules ➔ Systeem
➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen.
Hoe kan ik relaties aanmaken?
- Selecteer op de Selecteren: Type pagina selecteert u het type
relatie dat u wilt aanmaken.
- Defineer de velden, en klik vervolgens op Bewaren.
Houd rekening met: Alle velden met een "!" zijn verplicht.
Hoe kan ik relaties bewerken?
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ➔ Klanten ?
Overzichten ➔ Relaties ➔ Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Kik vervolgens op de knop Bewerken.
- Wijzig de gewenste velden en klik op de knop Bewaren.
Hoe kan ik relaties verwijderen?
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ➔ Klanten ?
Overzichten ➔ Relaties ? Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Klik op Bewerken.
- Klik op Verwijderen. U krijgt vervolgens de melding: "Weet u
zeker dat u dit gegeven wilt verwijderen?".
- Klik op OK. .
Hoe kan ik de status van een relatie aanpassen naar referentie?
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ➔ Klanten ?
Overzichten ➔ Relaties ➔ Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Klik op Bewerken.
- Klik op Referentie.
Houd rekening met: Deze functie is alleen beschikbaar voor relaties
van het type Klant en Dealer, en wanneer de status Actief
is.
Hoe kan ik een relatie blokkeren?
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ➔ Klanten ?
Overzichten ➔ Relaties ➔ Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Klik op Bewerken.
- Klik op Geblokkeerd.
Houd rekening met: Deze functie is alleen beschikbaar voor relaties
van het type Klant, Dealer en Leverancier, en wanneer de
status Actief
is.
Hoe kan ik de status van een relatie aanpassen naar pilot?
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ➔ Klanten ?
Overzichten ? Relaties ➔ Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Klik op Bewerken.
- Klik op Pilot.
Houd rekening met: Deze functie is alleen beschikbaar voor relaties
van het type Klant, en wanneer de status Actief
is.
Hoe kan ik de status van een relatie aanpassen naar passief?
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ➔ Klanten ?
Overzichten ➔ Relaties ➔ Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Klik op Bewerken.
- Klik op Passief.
Houd rekening met: Deze functie is alleen beschikbaar voor relaties
van het type Klant, en wanneer de status Actief is.
Hoe kan ik de status van een relatie aanpassen naar actief?
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ➔ Klanten ?
Overzichten ➔ Relaties ➔ Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Klik op Bewerken.
- Klik op Actief.
Houd rekening met: Deze functie is alleen beschikbaar voor relaties
met de status Referentie, Geblokkeerd, Pilot, Passief
of Non-actief.
Hoe kan ik de status van een relatie aanpassen naar non-actief
- Ga naar het scherm Relaties: Zoeken via Modules ? Klanten ?
Overzichten ➔ Relaties ➔ Zoeken.
- Voer de gewenste criteria in en klik op de knop Tonen.
- Klik op de relatie welke u wilt bewerken in de kolom Relatienaam.
- Klik op Bewerken.
- Klik op Non-actief.
Houd rekening met: Deze functie is alleen beschikbaar voor relaties
met de status Actief.
Knoppen
Sluiten
Klik hier om het scherm te sluiten.
Bewaren
Klik hier om de relatie te bewaren.
Verwijderen
Klik hier om de relatie te verwijderen.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Referentie
Klik hier om de relatiestatus te wijzigen naar
referentie. Dit zijn relaties die u als referentie wilt laten dienen voor
potentiële klanten. Deze knop is beschikbaar voor Klanten- en Dealerrelaties
en alleen als de status van de relatie Actief is.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Geblokkeerd
Klik hier om de relatie te blokkeren. Deze knop is
beschikbaar voor de relatietypes Klant, Dealer en
Leverancier en alleen als de relatie de status Actief heeft.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Pilot
Klik hier om de status van de relatie te wijzigen naar
pilot. Dit zijn pioniers in het gebruik van de producten van uw bedrijf.
Deze knop is beschikbaar voor relatietype Klant en alleen als deze de
status Actief heeft.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Passief
Klik hier om de status van de relatie te wijzigen naar
passief. Dit zijn relaties welke alleen producten kopen van uw bedrijf, maar
geen diensten afnemen. Deze knop is beschikbaar voor relatietype Klant en
alleen als deze de status Actief heeft.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Actief
Klik hier om de status van de relatie te wijzigen naar
actief. Deze knop is alleen beschikbaar als de relatie de status
Referentie, Geblokkeerd, Pilot, Passief of
Non-actief heeft.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Non-actief
Klik hier om de status van de relatie te wijzigen naar
non-actief. Deze knop is alleen beschikbaar als de relatie de status
Actief heeft.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Bewaren + Nieuw
Klik hier om de relatie te bewaren en meteen een nieuwe
relatie aan te maken.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij
het aanmaken van de relatie.
Pictogram
Aanpassen
Klik op
Aanpassen in de titelbalk om de velden of secties aan te passen. U kunt
criteria toevoegen of verwijderen op basis van uw voorkeuren. Klik op Bewaren
om de instellingen op te slaan, Herstellen om de selecties te wissen,
Geavanceerd om meer criteria te definiëren, of Sluiten om af te
sluiten zonder op te slaan. Houd rekening met de volgende
velden/secties/kolommen:
Sectie Knoppen
Middels deze sectie kunt u knoppen tonen of verbergen.
Als u bijvoorbeeld niet wilt dat de knop Non-actief wordt getoond,
dan vinkt u de optie Non-actief uit. Deze sectie is alleen
beschikbaar bij het bewerken van een relatie.
Sectie Niet gebruikt
Deze sectie heeft betrekking op velden welke niet
worden gebruikt bij het aanmaken van relaties. U kunt velden in deze sectie
plaatsen door ze naar deze sectie te slepen. Vink de optie Niet gebruikt
aan als u de velden wilt tonen.
Kolom Verplicht
Deze kolom is beschikbaar nadat op is Geavanceerd
geklikt. Zet een vinkje in deze kolom achter de velden om deze verplicht te
maken. Zet bijvoorbeeld een vinkje in deze kolom achter Adresregel 1
om dit veld verplicht te maken. Als een verplicht veld niet is gevuld, dan
kan de relatie niet worden bewaard.
Kolom Modus
Deze kolom is beschikbaar nadat op is Geavanceerd
geklikt. Selecteer Tonen om de velden te tonen, selecteer
Verbergen om de velden te verbergen of selecteer Bewerken om
bewerkingen in de velden toe te staan.
Kolom Functierechten
Deze kolom is beschikbaar nadat op is Geavanceerd
geklikt. U kunt in deze kolom functierechten invoeren die nodig zijn om een
bepaald veld te zien of te bewerken. Voor een overzicht van de
functierechten kunt u gaan naar Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging
? Functierechten.
Velden
U kunt relaties met de volgende types:
- Prospect – Een potentiële klant welke een
intentie heeft getoond om in de toekomst producten te kopen. Een
prospect is geen klant.
- Klant – Een klant welke producten heeft
gekocht met een contract.
- Zakenrelatie – Een relatie welke geen
productgerelateerde relatie heeft met het bedrijf. Voorbeelden van
zakenrelaties zijn investeerders en concurrenten.
- Leverancier – Een leverancier levert
producten of diensten aan het bedrijf.
- Dealer – Een dealer verkoopt en ondersteund
uw producten waarbij de dealer één of meer van uw klanten beheert.
- Divisie – Een divisie is een onderdeel van
het bedrijf dat fungeert als een onafhankelijk bedrijf welke haar eigen
producten en diensten verkoopt en levert.
- Bank – Een bank levert bankdiensten aan het
bedrijf.
- Lead – Een potentiële klant welke interesse
heeft getoond in producten van het bedrijf, maar nog geen offerte heeft
opgevraagd.
- Suspect – Een potentiële klant welke (nog)
geen interesse heeft getoond in producten van het bedrijf. Deze relaties
worden vaak verkregen via externe bronnen.
Sectie Samenvatting
Aan de linkerzijde van deze sectie kunt u een afbeelding toevoegen of een de
bestaande afbeelding aanpassen door met uw muis over de afbeelding te bewegen en
op Toevoegen foto of Nieuwe foto te klikken. Om een afbeelding te
verwijderen beweegt u de muis over de afbeelding en klikt dan op .
Opmerking: De volgende bestandsformaten kunt u als afbeelding
toevoegen: BMP, DIB, JPG, JPE, JPEG, JFIF, GIF, PNG, SVG, TIF, en TIFF.
Code
Voer hier een unieke code in voor de relatie. Dit is
een verplicht veld. Als u hier een bestaande code invoert, dan zal het
systeem automatisch het volgende beschikbare nummer toewijzen.
Naam
Voer hier de naam van de relatie in. Dit is een
verplicht veld.
Adres
Voer hier het adres van de relatie in.
Postcode / Plaats
Voer hier de postcode van de relatie in. Als u de
postcode selecteert, dan wordt automatisch bijbehorende de plaats gevuld.
Het is tevens mogelijk om de naam van de plaats te typen.
Land / Staat
Voer hier de landcode en staatcode van de relatie in.
Website
Voer hier de website van de relatie in.
E-mail
Voer hier het e-mailadres van de relatie in.
Telefoon / Toestel
Voer hier het telefoonnummer en toestelnummer van de
relatie in.
Fax
Voer hier het faxnummer van de relatie in.
Sectie Algemeen
Opmerking: Deze sectie wordt standaard niet getoond. U kunt deze tonen
door de pagina aan te passen.
District
Geef het district op waar de relatie is gevestigd.
Telefoon wachtrij
Geef het telefoon wachtrij nummer van de relatie op.
Sectie Opmerkingen
Voer hier eventuele opmerkingen in voor de relatie.
Klik op Tijdstempel om een tijdstempel in te voeren bij de opmerking
en klik op Volledig scherm om het veld opmerkingen uit te breiden
naar een volledig scherm.
Opmerking: Dit veld ondersteunt HTML. De opgegeven tekst zoals
bijvoorbeeld de karakters “<” en “>” worden gezien als HTML-code.
Sectie Vrije Velden
Deze sectie toont extra velden welke zijn gedefinieerd
voor relaties. Voor meer informatie met betrekking tot het definiëren van
vrije velden kunt u het document Overzicht
van vrije velden voor relaties, contactpersonen, adressen en contracten raadplegen.
Sectie Contactpersoon
Titel / Voorletters
Voer hier de titel en de voorletters van de
contactpersoon in.
Voornaam
Voer hier de voornaam van de contactpersoon in.
Tussenvoegsel
Voer hier de tussenvoegsels van de contactpersoon in.
Achternaam
Voer hier de achternaam van de contactpersoon in.
Functieomschrijving
Voer hier de functieomschrijving van de contactpersoon
in.
Functienaam
Voer hier de functienaam van de contactpersoon in.
Valide e-mail adres
Hiermee kunt u aangeven of het e-mailadres valide is.
Hiermee kunt u voorkomen dat e-mails niet afgeleverd kunnen worden.
Opmerking: Dit veld wordt automatisch aangevinkt
wanneer een e-mailadres wordt opgegeven bij E-mail. Wanneer het
e-mailadres wordt verwijderd uit het veld E-mail direct nadat het is
ingevoerd, wordt dit veld niet aangevinkt.
E-mail toestemming
Hiermee kunt u aangeven of de klant toestemming heeft
gegeven voor het ontvangen van e-mails. Op basis van dit veld kunt u
selecties maken van contactpersonen die wel of geen mails willen ontvangen.
Opmerking: Dit veld wordt automatisch aangevinkt
wanneer een e-mailadres wordt opgegeven bij E-mail. Wanneer het
e-mailadres wordt verwijderd uit het veld E-mail direct nadat het is
ingevoerd, wordt dit veld niet aangevinkt.
Telefoon
Voer hier het telefoonnummer van de contactpersoon in.
Mobiel
Voer hier het mobiele nummer van de contactpersoon in.
Taal
Voer hier de taalcode van de contactpersoon in.
Fax
Voer hier het faxnummer van de contactpersoon in.
Sectie Marketing
Type / Sinds
Het type relatie en de datum waarop de relatie dit type
heeft gekregen worden getoond. Als u een relatie bewerkt, dan kan het
relatietype worden geselecteerd zoals Zakenrelatie, Bank,
Klant, Divisie, Prospect of Dealer.
Status / Sinds
De status van de relatie en de datum waarop de relatie
deze status heeft gekregen worden getoond.
Beveiligingsniveau
Voer hier het beveiligingsniveau in dat nodig is om
toegang te krijgen tot deze relatie. Als u bijvoorbeeld "10" invoert, dan
hebben alleen medewerkers met een beveiligingsniveau van "10" of hoger
toegang tot deze relatie.
Classificatie / Waardering
Voer hier de classificatie in van de relatie. Standaard
wordt hier de classificatie gevuld welke is gedefinieerd in het veld
Classificatie in de sectie Relatie: Standaarden bij
Klanten/Inrichting/Overige/Instellingen. Voor meer informatie kunt u het
document Overzicht
van classificaties raadplegen.
Voer naast de classificatie de waardering in voor deze
relatie. Dit veld wordt gebruikt om de relatie een waarding te geven van 1
(de hoogste) tot 7 (de laagste). Standaard wordt de waardering gevuld welke
is gedefinieerd in het veld Waardering in de sectie Relatie:
Standaarden bij Modules ? Klanten ➔ Inrichting ➔ Overige ?
Instellingen. Voor meer informatie kunt u de documenten Overzicht
van waarderingscondities raadplegen.
Bron
Selecteer de bron voor deze relatie. Met bron wordt de
methode waarop contact met de klant is gemaakt, bijvoorbeeld door een
zakenbeurs, het internet, per telefoon, brief of andere methodes. Standaard
wordt de bron gevuld welke is gedefinieerd bij Bron in de sectie
Relatie: Standaarden bij Modules ? Klanten ? Inrichting ➔ Overige ?
Instellingen. Voor meer informatie kunt u het document
Overzicht van bronnen raadplegen.
Sector
Voer hier de sector in waartoe de relatie behoort. Met
sector wordt de markt bedoelt waarop de relatie opereert, bijvoorbeeld
retail of productie. Standaard wordt hier de sector gevuld welke is
gedefinieerd bij het veld Sector in de sectie Relatie: Standaarden
bij Modules ? Klanten ➔ Inrichting ➔ Overige ➔ Instellingen. Voor meer
informatie kunt u het document
Overzicht van sectoren raadplegen.
Subsector
Voer hier de subsector in waartoe de relatie behoort.
Deze subsector wordt gebruikt om de sector verder te definiëren. Voor meer
informatie kunt u het document
Overzicht van subsectoren raadplegen.
Grootte
Voer hier de grootte in (in de zin van aantal
werknemers) van de relatie. Voor meer informatie kunt u het document
Overzicht van groottes raadplegen.
Nummer Kamer v. Koophandel
Voer hier (indien van toepassing) het Kamer van
Koophandelnummer in van de relatie.
D&B Nummer
Voer hier (indien van toepassing) een Dun &
Bradstreetnummer in. D&B beschikt over een databank met informatie over
bedrijven welke op dagelijkse basis wordt geverifieerd met behulp van
diverse bronnen. Dit is een uniek nummer dat als referentie kan worden
gebruikt.
Opmerking: Voor meer informatie kunt het
document
Bekijken van Dun & Bradstreet risicoprofieloverzichten
raadplegen.
Document
Selecteer het document dat u wilt koppelen aan de
relatie.
Uitsluiten van samenvoegen
Vink deze optie aan om het niet mogelijk te maken deze
relatie samen te voegen. Voor meer informatie kunt u het document
Verwijderen van dubbele relaties raadplegen.
Sectie Relaties
Manager
Voer hier de relatiemanager in welke verantwoordelijk
is voor deze relatie.
Kostenplaats
De kostenplaats wordt automatisch gevuld gebaseerd op
de kostenplaats van de manager.
Dealer
Voer hier de dealer in voor deze relatie.
Moederbedrijf
Voer hier het moederbedrijf in van deze relatie.
Sectie Financieel
Opmerking: De velden welke in deze sectie worden getoond zijn
afhankelijk van het type relatie.
Divisie
Voer hier de divisie in waaronder deze relatie valt.
Debiteurencode
Voer hier de debiteurencode in voor de relatie.
Crediteurencode
Voer hier de crediteurencode in voor de relatie.
Korting (%)
Voer hier het kortingspercentage in voor de relatie.
BTW-Nummer
Voer hier het BTW-nummer in van de relatie.
Bankrekening
Voer hier de bankrekening in van de relatie. Wanneer u het type 'IBAN'
heeft geselecteerd is dit veld niet actief. In dat geval dient u het IBAN op
te geven bij het veld 'IBAN'. Bij het bewaren van de relatie wordt de waarde
uit het veld 'IBAN' automatisch gekopieerd naar het veld 'Bankrekening'.
IBAN
Geef hier het International Bank Account
Number van de bankrekening op.
Opmerking: Dit veld is niet aanwezig
in de Central Master Data Management oplossing.
BIC code
Geef hier de Bank Identifier Code van de
bankrekening op.
Opmerking: Dit veld is niet aanwezig
in de Central Master Data Management oplossing.
BTW-code
Voer hier de BTW-code in van de relatie.
Facturering
Voer hier de factuurdebiteur in van de relatie.
Leveringswijze
Voer hier de leveringswijze in van de relatie.
Betalingsconditie
Voer hier de betalingsconditie in van de relatie.
Orderbevestiging
Selecteer hier of orders van deze debiteur bevestigd dienen te worden. U
kunt kiezen uit Ja, Backorder en Nee.
Creditcard
Voer hier het nummer van de creditcard in van de relatie.
Einddatum
Voer hier de einddatum in van de relatie.
Controledatum
Voer hier de controledatum in van de relatie. Deze datum wordt
automatisch bijgewerkt zodra een herinnering is verzonden naar de klant voor
een te late betaling.
Tegenrekening
Voer hier de tegenrekening in.
Debiteurenrekening
Voer hier de debiteurenrekening in.
Crediteurenrekening
Voer hier de crediteurenrekening in.
Deellevering toegestaan
Hiermee kunt u aangeven of een deellevering van
verkooporders voor deze relatie is toegestaan.
Back order
Hiermee kunt u aangeven of backorders zijn toegestaan
voor deze relatie.
Kopiefacturen
Voer hier het aantal kopiefacturen in dat moet worden
geprint voor de relatie.
Extra heffing
Vink deze optie aan om extra heffingen toe te staan
voor deze relatie.
Fact. verzamelen
Selecteer hoe u facturen wilt verzamelen:
- Op factuurdebiteur – Selecteer deze optie
om facturen te groeperen op de factuurdebiteur van deze relatie.
- Nee – Selecteer deze optie als u facturen
niet wilt verzamelen.
- Op orderdebiteur – Selecteer deze optie om
facturen te groeperen op de orderdebiteur van deze relatie.
Naam ontvanger
Voer hier de naam van de ontvanger van de betaling in.
Sectie Database
Opmerking: Deze sectie is alleen beschikbaar bij
het bewerken van de relatie.
Server
Voer hier de naam van de server in om de relatie
automatisch bij te kunnen werken met batch updates.
Database
Voer hier de naam van de database in om de relatie
automatisch bij te kunnen werken met batch updates.
Website: Server
Voer hier de servernaam in van de website.
Website: URL
Voer hier het adres in van de website.
Gerelateerde documenten
Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
Sub category: |
|
Document ID: |
22.689.827 |
Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
16-06-2021 |
Release: |
|
Attachment: |
|
Disclaimer |