Verkoopraamcontracten worden meestal gebruikt wanneer u een overeenkomst heeft om goederen in grote aantallen met korting te leveren. Dit betreft kortingen die bedongen zijn bij het aangaan van het contract en gelden voor de gehele contractduur. In dit document wordt de werkwijze voor het werken met verkoopraamcontracten besproken.
Instellingen definiërenIn de nummerinstellingen kunt u een nummer opgeven voor het raamcontract. U kunt er een nummer opgeven dat wordt toegekend aan het eerste nieuwe raamcontract dat u aanmaakt. Hier kunt u een nummer opgeven. Standaard heeft dit veld de waarde 1. Wanneer u deze waarde wijzigt wordt er een controle uitgevoerd of er overlappingen zijn met andere gebruikte nummers in uw administratie.
In de orderinstellingen kunt u aangeven of u raamcontracten wilt fiatteren.
Het invoeren van de raamcontractenDe volgende stap is het invoeren van de raamcontracten. De verkoop raamcontracten kunt u invoeren via [Order, Invoer, Raamcontracten, Boeken]. Bij het invoeren van het raamcontract dient u een aantal zaken in de kopregel van het raamcontract te vullen. Dit betreft de orderdebiteur, factuurdebiteur, een omschrijving, valutacode en een begin- en einddatum. In de regels van het raamcontract geeft u aan welke artikelen, eenheden en aantallen er van toepassing zijn. Tevens kunt u per regel een begin- en einddatum opgeven die voor die regel van toepassing is. Het datumtraject van de regels dient binnen het datumtraject van de kopregel te vallen. Het raamcontract kan alleen gebruikt worden voor verkooporders waarbij de orderdatum binnen de geldigheidsduur van het raamcontract valt. U kunt alleen raamcontracten selecteren die zijn gefiatteerd en niet zijn afgehandeld.
Bij het invoeren van verkooporders wordt gekeken of er voor de verkooporderregel een raamcontractregel aanwezig is. Op basis van de orderdebiteur, valutacode, begin- en einddatum en artikelcode wordt het raamcontract automatisch gekoppeld aan de verkooporder.
Het fiatteren van de raamcontractenNadat u het raamcontract heeft ingevoerd dient u dit afhankelijk van uw instellingen te fiatteren. Alleen wanneer een raamcontract gefiatteerd is kan dit gekoppeld worden aan een verkooporder. Wanneer u in de orderinstellingen heeft aangegeven dat het fiatteren een verplichte stap is dient u het raamcontract dan ook eerst te fiatteren [Order, Invoer, Raamcontracten, Fiatteren] alvorens u dit aan een verkooporder kunt koppelen. Wanneer u heeft aangeven dat fiatteren geen verplichte stap is, is het raamcontract automatisch gefiatteerd na invoer. Na het invoeren van het raamcontract kunt u dit dan ook meteen selecteren in een verkooporder. Het bevestigen van de raamcontractenHet afdrukken/bevestigen van het raamcontract is een optionele stap. Wanneer uw klant graag een bevestiging wil voor het raamcontract kunt u deze afdrukken. U kunt de bevestiging meerdere malen afdrukken. Ieder maal dat u de bevestiging afdrukt wordt deze als bijlage aan het raamcontract gekoppeld. U kunt de raamcontracten afdrukken via [Order, Invoer, Raamcontracten, Bevestigen]. In de documentinstellingen kunt u een lay-out definiëren die u wilt gebruiken voor het afdrukken van raamcontracten.
Raamcontracten selecteren bij het invoeren van verkoopordersBij het invoeren van verkooporders wordt gekeken of er voor de verkooporderregel een raamcontractregel aanwezig is. Op basis van de orderdebiteur, valutacode, begin- en einddatum en artikelcode wordt het raamcontract automatisch gekoppeld aan de verkooporder. In de verkooporderregel wordt het nummer van het bijbehorende raamcontract gevuld in de kolom 'Raamcontract'. Wanneer er meerdere raamcontracten aanwezig zijn voor de betreffende verkooporderregel wordt een scherm getoond met de betreffende raamcontracten. U kunt dan zelf bepalen welk raamcontract u aan de verkooporderregel wilt koppelen. Wanneer de kolom 'Raamcontract' niet wordt getoond in de verkooporder wordt er geen raamcontract gekoppeld. Wanneer het raamcontract aan een verkoopregel is gekoppeld heeft dit invloed op de volgende gegevens van het raamcontract:
Wanneer u bij het boeken van de verkooporder een groter aantal opgeeft dan in het bijbehorende raamcontract, wordt een melding getoond. U heeft dan de mogelijkheid om het hogere aantal te accepteren en verder te gaan met het invoeren van de verkooporder. RMA ordersWanneer u een RMA order invoert kunt u in het veld 'Artikel' middels de <F4> toets een scherm openen waarin u alle artikelen kunt vinden die u in het verleden heeft geleverd aan deze debiteur of waarvoor verkooporders zijn ingevoerd. In dit scherm kunt u in de kolom 'Raamcontract' zien of een regel bij een raamcontract hoort. Wanneer u deze regel selecteert wordt het artikel met het bijbehorende raamcontractnummer in de RMA order gevuld. Hier kunt u het raamcontractnummer niet wijzen.
Het overzicht van de verkoopraamcontractenVoor een overzicht van alle verkoopraamcontracten kunt u een overzicht opvragen via [Order, Invoer, Raamcontracten, Overzicht]. Van elk raamcontract worden de belangrijkste gegevens getoond. U ziet hier per raamcontract welke aantallen zijn vrijgegeven, geleverd en hoeveel stuks er nog vrijgegeven dienen te worden. In het selectiescherm kunt u aangeven of u het overzicht wenst te groeperen op raamcontract of op details. Tevens kunt u in het selectiescherm aangeven of u alle regels wilt tonen of alleen de regels die nog vrijgegeven dienen te worden.
Verkoopraamcontracten afhandelenWanneer een raamcontract niet meer van toepassing is kunt u dit handmatig afhandelen. U kunt een raamcontract afhandelen door op het icoon 'Afgehandeld' te klikken bij het wijzigen van een raamcontract. Raamcontracten die zijn afgehandeld kunnen niet geselecteerd worden in verkooporders. Wanneer u het afhandelen van een verkoopraamcontract ongedaan wilt maken kunt u dit uitvoeren door de fiattering ongedaan te maken. In het verkoopraamcontract klikt u onderin het scherm op het proces-icoon 'Gefiatteerd'. Wanneer de melding "Raamcontract: Reeds afgehandeld" verschijnt, klikt u op 'Doorgaan'. Het verkoopraamcontract heeft nu weer de status 'Besteld'.