Exact Financials (v3)

System Manual - Administratie instellingen definiëren

Administratie instellingen definiëren

Introductie

Nadat een administratie is aangemaakt moeten administratie instellingen worden gedefinieerd om met de administratie te kunnen werken. Als dat is gebeurd, kunt u gebruikersinstellingen en pakketinstellingen definiëren, stamgegevens invoeren en financieel administratieve handelingen gaan verrichten in de administratie.

Procedure

• Algemene instellingen definiëren

  Algemene instelling kunnen worden gedefinieerd voor ieder Exact Financials pakket in een administratie.

• Periode-datumtabel aanmaken.

  Als u wilt controleren of een bepaalde boekdatum in een specifieke periode valt dient u een periode-datumtabel aan te maken.

Algemene instellingen definiëren

Voordat u met de administratie aan de slag kunt dient u een paar algemene instellingen te definiëren.Bijvoorbeeld:

• Adresgegevens.

  De adresgegevens van het bedrijf kunnen hier worden ingevoerd.

• Het standaard bankrekeningtype.

  De bankrekeninginstelling is bepalend voor het standaard bankrekeningtype.

[Bestand, Administratiegegevens]

Voer de benodigde adres- en andere gegevens in. Houdt in gedachten dat u voordat u bank- en postbankgegevens kunt invoeren, u eerst bankrekeningtypes moet aan maken in [Tabellen, Onderhoud, Bankieren, Bankrekeningtypes] in het Finance menu.

Zie ook: [ Bestand, Administratie instellingen, Algemene instellingen ]

Periode/datum tabel aanmaken

Bij iedere boeking wordt een periode en een boekdatum geregistreerd. Meestal komt de periode van een boeking overeen met de periode van de boekdatum. In sommige gevallen kan de boekingsperiode verschillen van de boekdatum.

Voorbeeld

Op 10 oktober betaalde u een rekening voor een project dat was voltooid in mei. U kunt besluiten om deze rekening in te voeren in periode '5' met boekdatum 10 oktober.

Indien u niet wilt dat de periode en boekdatum kunnen verschillen, kunt u gebruik maken van een periode/datum tabel. Deze tabel geeft aan welke data 'toegestaan' zijn per periode. Tijdens het invoeren van boekingen wordt de geldigheid van de datum met betrekking tot de periode wordt dan gecontroleerd door de programmatuur.

• Exact Financials zal alleen gebruik maken van de periode/datum controle als u deze instelling hebt geactiveerd in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]

Voorbeeld

Volgens de periode/datum tabel loopt de geldige datumreeks voor periode '5' van 1 mei t/m 31 mei. Indien de datum 1 juni zou worden gebruikt voor het invoeren van boekingen in periode 5, dan zouden deze niet worden geaccepteerd aangezien de datum niet in periode 5 valt.

Een periode/datum tabel kan voor ieder geopend boekjaar worden aangemaakt. U dient te specificeren hoe u de tabel wilt gebruiken in [ Bestand, Administratie instellingen, Periode/datum tabel, Onderhoud Periode/datum tabel ] in het Finance menu.

Een overzicht is beschikbaar via [ Bestand, Administratie instellingen, Periode/datum tabel, Overzicht Periode/datum tabel ].

System Manual > Inhoud > Administratie instellingen definiëren