One moment please...
 

Via deze inrichtingswijziging wordt een nieuwe BTW-code voor 19% aangemaakt en kunnen alle verwijzingen binnen stamgegevens en mutaties vernummerd worden. Dit scenario wordt in principe in samenwerking met een consultant uitgevoerd. De voordelen daarvan zijn tweeledig. Enerzijds wordt u volledig begeleid in uw beslissing en de uitvoering van het gekozen scenario. Anderzijds is uw administratie via dit scenario het meest compleet aangepast op de nieuwe BTW-wetgeving, inclusief uw financiële historie, eventuele koppelingen en externe rapportages.

Hierbinnen zijn vier situaties te onderscheiden waarbij situatie a) uitgevoerd kan worden mits de module Renumber in de licentie zit (in Exact Financials 3.5 moet de module PJE0125 aanwezig zijn, in Exact Financials Enterprise is Renumber altijd aanwezig):

a) Volledige vernummering van de ‘oude’ BTW-codes (BTW-code, stamgegevens en mutaties) met Renumber (PJE0125). 
   Voordelen: Na de vernummering kunnen de gebruikers de oorspronkelijke BTW-code voor BTW-hoog blijven gebruiken, EDIS koppelingen hoeven niet aangepast te worden
   Nadelen: De vernummering duurt enige tijd, de stamgegevens moeten aangepast worden, voor de overgangsperiode moet een extra BTW-code 21% aangemaakt worden.
b) Vernummering van alleen de referentiële stamgegevens met de ‘oude’ BTW-codes.
   Voordelen: Geen vernummering van de mutaties waardoor er geen zware vernummering plaats vindt, de stamgegevens worden aangepast naar de nieuwe BTW-code
   Nadelen: Gebruikers moeten een nieuwe BTW-code gebruiken voor BTW-hoog, EDIS koppelingen moeten aangepast worden, voor de overgangsperiode mogelijk een extra BTW-code 21% nodig
Hetzelfde kan bereikt worden met scenario 2 met aanpassingen via EDIS
c) Vernummering van alleen de mutaties met de ‘oude’ BTW-codes.
   Voordelen: de oorspronkelijke code voor BTW-hoog kan gebruikt blijven worden, EDIS koppelingen hoeven niet geupdate te worden, Stamgegevens hoeven niet bijgewerkt te worden
   Nadelen: Vernummering van de mutaties duurt enige tijd, risico op inconsistenties, voor de overgangsperiode moet een extra BTW-code 21% aangemaakt worden.
d) Combinatie van de voorgaande subscenario’s.

Situatie a) wordt hieronder verder uitgewerkt. De andere situaties kunnen uitsluitend in samenwerking met een consultant.

Situatie a) BTW vernummeren met Renumber (PJE0125)

Bij het gebruik maken van de module Renumber kunnen uitsluitend BTW-codes integraal vernummeren. Dit houdt in dat zowel de BTW-code zelf, de referentiële stamgegevens en de mutaties vernummerd worden. Na de vernummering moet handmatig een nieuwe BTW-code aangemaakt worden voor 21%. Stamgegevens moeten daarna handmatig worden aangepast naar de nieuwe code.

Stappen in Exact Financials 3.54.8:

  • Zorg dat niemand aan het werk is in Exact Financials.
  • Maak een backup van de database.
  • Log in in Exact Financials en ga naar [Systeem: management, applicatie, stamgegevens vernummeren].
  • Kies voor de stamgegevens 'BTW-codes' en klik op <OK>.
  • Geef bij de te vernummeren codes aan wat de nieuwe waarde moet worden (bv. BTW-code 1 wordt BTW-code x1) en klik op <OK>.
    LET OP: Doordat de gehele BTW-historie vernummerd wordt (alle transacties) kan deze stap lang duren.
  • Maak een nieuwe BTW-code aan via [Finance: grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes].
  • Koppel de code aan vak 1A via [Finance: grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-koppelingen].
  • Pas zo nodig de omschrijving van vak 1A aan via [Finance: grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-vakken].
  • Koppel waar nodig de nieuwe BTW-code aan de stamgegevens. Denk in Sales aan artikelen en kostencodes en in Finance aan crediteuren, debiteuren en grootboekrekeningen.
  • Blokkeer desgewenst de BTW-code voor 19% bij het onderhoud van de BTW-code.

Stappen in Exact Financials Enterprise 7.03.16:

  • Zorg dat niemand aan het werk is in Exact Financials Enterprise.
  • Stop de appserver en webspeed en maak een backup van de database.
  • Log in in Exact Financials en ga naar [systeem: inrichting, vernummeren stamgegevens].
  • Kies voor de stamgegevens 'BTW-code' en klik op <Bewaren>.
  • Voeg de te vernummeren BTW-codes toe met behulp van de knop <Toevoegen> en geef aan naar welke waarde vernummerd moet worden (bv. BTW-code 1 wordt BTW-code x1).
  • Vink 'Back-up gemaakt' en 'Enige gebruiker in deze administratie' aan en klik op <Bewaren>.
    LET OP: Doordat de gehele BTW-historie vernummerd wordt (alle transacties) kan deze stap lang duren.
  • Maak een nieuwe BTW-code aan met de oude code via [Finance: grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes].
  • Open vak 1A via [Finance: grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-aangiftevakken] en koppel op tabblad 'BTW gekoppelde vakken' de nieuwe BTW-code.
  • Pas zo nodig de omschrijving van vak 1A aan.
  • Koppel waar nodig de nieuwe BTW-code aan de stamgegevens. Denk in Sales aan artikelen en kostencodes en in Finance aan crediteuren, debiteuren en grootboekrekeningen.
  • Blokkeer desgewenst de BTW-code voor 19% bij het onderhoud van de BTW-code. 

Controles:

De volgende controles moeten altijd uitgevoerd worden na de vernummering:

  • Zijn de nieuwe BTW codes voor 21% aangemaakt.
  • Zijn de nieuwe BTW codes gekoppeld aan de relevante BTW vakken.
  • Kloppen de referentiële stamgegevens die door de BTW vernummering zijn aangepast? Hierin dienen zeer waarschijnlijk handmatig aanpassingen in doorgevoerd te worden.
  • Kloppen de aanwezige onverwerkte gegevens (boekingen, verkoopfacturen, etc.)? Ook hierin is het waarschijnlijk dat er aanpassingen doorgevoerd dienen te worden.
  • Kloppen de gebruikte BTW codes in de interfaces? Waarschijnlijk hoeven hier geen aanpassingen in doorgevoerd te worden omdat ze naar de oorspronkelijke BTW codes verwijzen.
  • Kloppen de gebruikte BTW codes in de externe rapportages? Waarschijnlijk hoeven hier geen aanpassingen in doorgevoerd te worden omdat ze naar de oorspronkelijke BTW codes verwijzen.