Exact Financials (v3)

SEPA stappenplan Exact Financials 3.5

Hieronder vindt u een handig stappenplan om de overgang op SEPA zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wat u dient uit te voeren en hoe u de overgang dient aan te pakken hangt af van uw bedrijf. Begin daarom zo snel mogelijk met het maken van een analyse, de impact is groter dan u denkt.

SEPA staat voor 'Single Euro Payments Area' en is de Europese standaard in het betalingsverkeer welke geldt voor alle landen in de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. Met Exact Financials is het mogelijk om betalingen en incasso's als SEPA-XML-bestanden aan te maken. Voor meer informatie over SEPA verwijzen we u graag naar de website http://www.europeanpaymentscouncil.eu/. 

Begin de overgang op SEPA met een goede voorbereiding. Dat kunt u doen met de informatie op deze pagina's en de gelinkte bronnen. Maak vervolgens een plan de campagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder meer rekening met het volgende:

• Controleer wanneer uw software van Exact SEPA-proof is op deze statuspagina.
• Controleer wanneer en hoe uw bank overgaat.
  De Nederlandse banken gaan vanaf 1 oktober 2012 gefaseerd over op de SEPA-standaarden. Meer informatie daarover kunt u vinden op de actiepagina van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Bovendien heeft het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie (NFS) het Nationaal SEPA-migratieplan opgesteld. Dit gedetailleerde plan is een waardevol hulpmiddel voor u of uw projectgroep.
• Laat al uw klanten, relaties en medewerkers op tijd weten wat uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden.

Om uw stamgegevens geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA incasso opdrachten dient u de SEPA-gegevens op te geven bij uw eigen bankrekening(en) en de bankrekeningen van uw relaties. Verzamel uw eigen bankrekeningnummer(s) en die van al uw klanten, relaties en medewerkers. Zet deze vervolgens om naar het IBAN (International Bank Account Number) en verzamel meteen de BIC (Bank Identifier Code)*. Dit kunt u makkelijk doen via de IBAN BIC Service. Als u zich op deze site registreert voor de IBAN BIC Multichecker kunt u meerdere nummers in een bestand in één keer converteren. Zo kunt u alles makkelijk in uw bedrijfssoftware aanpassen.

Zoals u wellicht weet heeft u het IBAN-nummer al. U kunt het vinden op uw bankafschriften, via de site van uw bank of via www.ibanbicservice.nl. Voor Nederland bestaat het uit 18 tekens: uw huidige rekeningnummer aangevuld met een landcode, controlegetal, bankcode én 1 of meerdere nullen. Een rekeningnummer van de ABN AMRO zou er als volgt uit komen te zien: NL 69 ABNA 01234 567 89. Na 1 februari 2014 kunt u alleen nog het IBAN gebruiken. Tot die tijd kunt u zowel uw huidige rekeningnummer als het IBAN gebruiken.

* Vooralsnog dient de BIC in combinatie met het IBAN te worden aangeleverd. De BIC is een code van 8 tot 11 tekens. Voor de ABN AMRO is dit: ABNANL2A. Deze voorwaarde verdwijnt in de toekomst binnen SEPA. Ga voor de details naar www.overopiban.nl.

De bankrekeningen aanpassen in Exact Financials
SEPA-bestanden vereisen dat bankrekeningnummers als IBAN-nummers in de administratie aanwezig zijn, zowel uw eigen rekeningnummers als die van relaties. Om de rekeningnummers om te zetten kunt u gebruik maken van de IBAN-BIC service van de Nederlandse Vereniging van Banken. Hoe het werkt staat uitgelegd in document 20.624.311 Omzetten van bankrekeningen naar IBAN nummers.
Om de IBAN-nummers te kunnen gebruiken dient een bankrekeningtype IBAN aanwezig te zijn. In document 08.459.431 - Buitenlandse betalingen (IBAN) vanuit Exact Financials C/S staat uitgelegd hoe u een nieuw bankrekeningtype kunt aanmaken. Nadat het bankrekeningtype aangemaakt is, kunnen in de dagboeken die u gaat gebruiken voor SEPA-betalingen en -incasso's de gekoppelde rekeningen op het type IBAN gezet worden, zie ook stap 3 van 21.977.976 SEPA: betalingen Nederland ondersteund.

Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u dient overal uw communicatiemiddelen aan te passen. Doe het volgende:

• Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en voeg uw BIC toe.
• Vermeld in het geval van incasso het nieuwe incassant-ID. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.

Maak de overgang naar Europese overschrijvingen/betaalopdrachten. Doet u veel buitenlandse betalingen in Euro's in de Euro-zone? Dan kunt u kosten besparen door zo snel mogelijk hierop over te stappen. De ondersteuning hiervoor hangt af van uw bank. Het wordt omgezet per bankrekening (deze staat wel of niet 'op SEPA'). Controleer bij uw eigen bank wanneer dit mogelijk is. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina. Meer informatie over Europese overschrijvingen vindt u op www.betaalvereniging.nl.

Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ISO 20022 XML overigens het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina.
 
Het verrichten van SEPA-betalingen in Exact Financials
Nadat de stamgegevens goed gezet zijn, moeten nog een aantal stappen uitgevoerd worden voor dat betalingen verricht kunnen worden. De juiste XML-definitie moet ingelezen worden en de 'dagboekkoppeling betalingen' moet op SEPA ingesteld worden. Hoe het werkt staat uitgelegd in document 21.977.976 SEPA: betalingen Nederland ondersteund en document 23.016.839 SEPA: betalingen Belgie ondersteund.

• In Exact Financials 3.5 wordt alleen de standaard incasso ondersteund. Bij de standaard incasso is de storneringstermijn (terugboekrecht) verruimd tot 8 weken. Er geldt een aankondigingstermijn van 14 dagen voor een afschrijving, voor zowel eenmalige als doorlopende incasso's. Denk eraan dat u uw nieuwe incasso's eerder dient aan te leveren bij uw bank dan de huidige incasso’s. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.
  Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ook hier ISO 20022 XML het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina.
• Sluit een nieuw Europees incassocontract af met uw bank. Dit geldt ook als er al een contract loopt. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer info over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.
• Voorzie zowel nieuwe als lopende standaard incassomachtigingen van:
  • het incassant-ID.
  • het kenmerk.
  • het IBAN.
  • de datum van ondertekening (gebruik voor lopende incasso's de datum 01-11-2009).
• Gaat u van zakelijke incasso over naar de standaard incasso? Dan zijn de bestaande, lopende machtigingen bruikbaar. Ga voor uitgebreide informatie over de verschillen tussen de nieuwe zakelijke en standaard incasso naar www.betaalvereniging.nl.
  
  • het incassant-ID.
  • het kenmerk.
  • het IBAN.
  • de datum van ondertekening.
• Bewaar mandaatinformatie digitaal én schriftelijk in uw administratie. 

Het uitvoeren van SEPA Incasso in Exact Financials
Nadat de stamgegevens goed gezet zijn, moeten nog een aantal stappen uitgevoerd worden voor dat incasso's aangemaakt kunnen worden. De juiste XML-definitie moet ingelezen worden en de incassoregeling bij de debiteur moet ingericht worden. Hoe het werkt staat uitgelegd in document 22.595.810 Aanmaken SEPA Incasso's (Nederland) en document 22.191.403 Aanmaken SEPA Direct Debit bestanden (België).

Meer informatie

• 08.459.431 - Buitenlandse betalingen (IBAN) vanuit Exact Financials C/S'
• 20.624.311 Omzetten van bankrekeningen naar IBAN nummers
• 08.459.431 Buitenlandse betalingen (IBAN) vanuit Exact Financials C/S
• 21.977.976 SEPA: betalingen Nederland ondersteund
• 22.595.810 Aanmaken SEPA Incasso's (Nederland)
• 22.191.403 Aanmaken SEPA Direct Debit bestanden (België)
• 23.016.839 SEPA: betalingen Belgie ondersteund
• 23.828.885 - Hoe om te gaan met bestaande openstaande posten bij overgang naar SEPA betalingen?
• Startpagina SEPA
• Veelgestelde vragen IBAN BIC Service