0Nadat de overgang naar BTW 2012 is verricht dienen, ongeacht welke van de 3 scenario’s dan wel een combinatie ervan is gekozen, een aantal controles nauwkeurig verricht te worden om zeker te zijn van een volledige en correcte migratie.

Deze controles worden hieronder beschreven.

1.       Zijn alle nieuwe BTW codes aangemaakt?
Let erop dat, afhankelijk van het gekozen scenario, de juiste percentages (19% of 21%) in de nieuwe codes worden gehanteerd.

2.       Zijn alle BTW codes correct gekoppeld t.b.v. de BTW aangifte?
Via het menupad [Grootboek – BTW - Stamgegevens – Overzichten – BTW-koppelingen] dienen de koppelingen van alle BTW codes aan de BTW vakken nagelopen te worden en , indien benodigd, aangepast.

3.       Controleer alle onverwerkte processen.
Met onverwerkte processen worden alle financiële boekingen, bankafschriften, orders, verkoopfacturen, bestellingen en/of inkoopfacturen bedoeld. Vooraf zullen deze onverwerkte processen de oorsprronkelijke BTW codes bevatten. Afhankelijk van het gekozen scenario kunnen de BTW codes in de onverwerkte processen aangepast zijn en dit dient gecontroleer te worden en eventueel aangepast indien benodigd. Het is daarom aan te raden onverwerkte processen zo veel als mogelijk vooraf te verwerken in Exact Financials.

4.       Controleer eventueel aanwezige vaste boekingen.
Via het menupad [Grootboek – Boeken – Vaste boekingen – Onderhoud vaste boekingen - *] kunnen de aanwezige vaste boekingen in een administratie gecontroleerd worden. Bij de conversie van dereferentië stamgegevens worden deze namelijk ook door de vernummermodule meegenomen. Hierbij worden dan de BTW codes gewijzigd maar niet de BTW bedragen in de vaste boekingsregels! Indien benodigd kunnen de BTW codes en BTW bedragen handmatig worden aangepast na de hernummering.

5.       Controleer eventueel aanwezige scenarioboekingen.
Hiervoor geldt dezelfde controle als hiervoor besproken bij de vaste boekingen. Scenarioboekingen kunnen via het menupad [Grootboek – Boeken – Scenario’s – Invoer scenario’s] gecontroleerd en eventueel aangepast worden.

6.       Controleer de referentiële stamgegevens.
In de referentiële stamgegevens zoals genoemd in bijlage I kunnen BTW codes gekoppeld zijn die, afhankelijk van de gekozen BTW scenario(‘s), kunnen zijn vernummerd. Het is zaak om na te gaan of de gekoppelde BTW codes na de migratie correct staan en ze, indien benodigd, aan te passen.

7.       Lay-outs controleren.
Als er met lay-outs in Exact Financials gewerkt wordt, dan dienen deze gecontroleerd te worden op het gebruik van BTW codes erin. Indien benodigd dienen deze aangepast en/of uitgebreid te worden. Voorbeelden van lay-outs zijn herinneringen, verkoopfacturen en betaalspecificaties.

8.       Interfaces controleren.
Indien er gewerkt wordt met koppelingen naar en van Exact Financials, dan dienen deze gecontroleerd te worden of er BTW codes in worden gebruikt. Indien benodigd dienen deze aangepast en/of uitgebreid te worden. Indien het (heel) moeilijk of niet mogelijk is om BTW coderingen in de aanleverende c.q. ontvangende applicatie(s) aan te passen, dan wordt waarschijnlijk voor een vernummeringsscenario gekozen.

9.       Externe rapportages controleren.
Hiervoor geldt dezelfde controle als hiervoor besproken bij de interfaces. Indien het (heel) moeilijk, niet mogelijk of heel veel werk is om de BTW coderingen in de externe rapportages aan te passen, dan wordt waarschijnlijk voor een vernummeringsscenario gekozen.