Exact AEC Modular

Stappenplan btw-conversie Exact AEC - Financieel Plus met Exact Online koppeling

In dit document vindt u informatie over de stappen die u dient uit te voeren in Exact AEC in verband met de komende btw-wijziging van 6% naar 9%. Deze stappen zijn van toepassing op de situatie Financieel Plus met Exact Online koppeling. Dit scenario gaat uit van het uitvoeren van een conversie per 1 januari 2019 waarop bestaande codes van 6% naar 9% worden geconverteerd en er nieuwe codes worden gemaakt met 6%. Voor een overzicht van de verschillende scenario's en situaties kunt u het document Btw-conversie in Exact AEC raadplegen.

Benodigdheden

• Beheerder wachtwoord Exact AEC om de btw-codes te kunnen wijzigen
  
• Exact AEC Versie 1.46 service pack 20 of hoger
  

Voorbereidingen
Maak een back-up van de Exact AEC database voor het wijzigen. Zorg ervoor dat er op het moment van converteren geen andere gebruikers in Exact AEC werken om te voorkomen dat er mutaties ontstaan met een foutieve btw-code.

Werk de software van Exact AEC bij met de laatste service pack inclusief de btw-conversie op de gebruikelijke wijze via de Internet-update.

Maak een inventarisatie van de te wijzigen btw-codes. Denk hierbij ook aan 6% verlegd codes. Dit kunnen zijn:

• 6% inkoop
• 6% verkoop
• 6% in- en verkoop
• 6% inkoop BTW verlegd
• Verkoop verlegd (ondanks dat deze 0% is bevat de omschrijving mogelijk wel een percentage, hierdoor kan het wenselijk zijn deze toch te converteren)

Uitvoering
Start Exact AEC ingelogd als beheerder en draai de integratie van Exact AEC met Exact Online om ervoor te zorgen dat alle journaalposten daadwerkelijk naar Exact Online verwerkt zijn. Controleer of er geen boekingen (met foutmeldingen) zijn blijven hangen.

Volg het stappenplan van Exact Online voor alle administraties om de bestaande btw-codes per 1 januari/conversiedatum op het nieuwe percentage te zetten. Tevens dienen in Exact Online nieuwe btw-codes voor 6% aangemaakt te worden.

Vervolgens kunt u deze vanuit AEC module Boekingen Financieel menuoptie 'Financieel\Exact Online Integratie' gaan overhalen. Zet hiervoor een vinkje bij 'Stamgegevens' en klik op Ok. Hierop volgt een voortgangsscherm waarin verscheidene gegevens worden overgehaald.

Ga nu in Exact AEC naar de module Administratie Beheer, klik met de rechtermuisknop op een te converteren btw-code en kies 'BTW conversie'. Hierop volgt onderstaand scherm:

Kies voor 'Nieuwe btw-code selecteren' omdat deze door de koppeling zijn ingelezen. De huidige btw-code is de van 6% naar 9% procent aangepaste code, de 'Nieuwe btw-code' is de nieuwe 6% code die wordt gebruikt om de bestaande onverwerkte data van te voorzien.

Indien de codes over alle administraties gelijk zijn vinkt u 'Alle administraties converteren' aan. Klik vervolgens op 'OK' om de conversie te starten. Na een bevestiging start de conversie en bij voltooiing krijgt u een overzicht van de aangepaste gegevens te zien.

Herhaal deze stappen voor elke btw-code die gewijzigd dient te worden.

Doorloop hierna alle btw-codes om te zien of deze actief zijn in de huidige administratie en de 'af te dragen' en 'te vorderen' grootboeken zijn voorzien van een juiste waarde.
Voer dit uit voor elke administratie.

Gevolgen

1. Bij alle onverwerkte kostenboekingen wordt de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code met het oude percentage. Alle verwerkte boekingen behouden de oude btw-code aangezien deze boekingen in Exact Online ook de oude btw-code behouden hebben.
2. Opbrengstboekingen:
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' aangevinkt is wordt bij alle openstaande opbrengstboekingen met een boekdatum vanaf de ingestelde boekdatum het nieuwe 9% btw-percentage toegepast. Alle openstaande opbrengstboekingen voor de vanafdatum worden geconverteerd naar de nieuwe btw-code voor 6%. Alle als (concept)factuur gegenereerde opbrengstboekingen behouden de oude btw-code aangezien deze boekingen in Exact Online ook de oude btw-code behouden hebben.
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' uitgevinkt is worden bij alle openstaande opbrengstboekingen de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle als (concept)factuur gegenereerde opbrengstboekingen behouden de oude btw-code.
3. Termijnen:
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' aangevinkt is wordt bij alle openstaande termijnen het nieuwe 9% btw-percentage toegepast. Alle als (concept)factuur gegenereerde termijnen behouden de oude btw-code.
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' uitgevinkt is, krijgen alle openstaande termijnen de nieuwe btw-code voor 6%. Alle als (concept)factuur gegenereerde termijnen behouden de oude btw-code.
4. Bij alle ongefactureerde factuurregels op conceptfacturen wordt de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code met het oude percentage. Gefactureerde factuurregels behouden de oude code. Om het wijzigen van de btw-code op factuurregels te vergemakkelijken zal er een multi select optie worden gemaakt op het tabblad factuurregels.
5. Bij alle journaalposten wordt de btw-code niet gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle journaalposten behouden de oude btw-code voor het oude-percentage.
6. Alle meer-minderwerkopties, meer-minderwerkprojectpunten, meer-minderwerk punten uit bibliotheek, projecteenheidsprijzen en eenheidsprijzen uit bibliotheek behouden de huidige btw-code. Omdat bij de huidige btw-code het btw-percentage gewijzigd wordt, worden de prijzen en bedragen inclusief btw in eenheidsprijzen, opname en niet gefactureerde productie opnieuw berekend op basis van het nieuwe btw-percentage.
7. Bij alle offertes wordt de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle offertes behouden de btw-code voor het oude-percentage.
8. Te factureren meer/minderwerkpunten krijgen de 9% code. Indien dit niet gewenst is zal deze per punt omgezet moeten worden naar de 6% code. Dit is een uitzondering op de overige punten!
9. Nieuwe gegevens met een btw-code die na conversie worden ingevoerd krijgen het 9% percentage.
10. Bij het openen van een calculatie met de status ‘In Calculatie’ wordt het btw-percentage bij het openen vernieuwd vanuit de stamgegevens met het nieuwe btw-percentage. Voor alle overige calculatie statussen is dit niet het geval en blijft de calculatie het oude btw-percentage behouden. Indien dit niet wenselijk is wijzig dan in de eigenschappen de standaard btw-code (voor nieuwe regels) en pas de btw-code op regelniveau (calculatie basis) of op receptregelniveau (calculatie plus/pro via het afcodeerscherm en multiselect) aan.

Gerelateerde onderwerpen

• Btw-conversie in Exact AEC