Exact Globe

SEPA stappenplan Exact Globe Next (België)

Hieronder vindt u een handig stappenplan om de overgang op SEPA zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wat u dient uit te voeren en hoe u de overgang dient aan te pakken hangt af van uw bedrijf. Begin daarom zo snel mogelijk met het maken van een analyse, de impact is groter dan u denkt.

SEPA staat voor 'Single Euro Payments Area' en is de Europese standaard in het betalingsverkeer welke geldt voor alle landen in de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. Om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en domiciliëring dient u uw administratie gereed te maken. In dit document worden de verschillende handelingen die u dient uit te voeren om te kunnen werken met SEPA behandeld.

Begin de overgang op SEPA met een goede voorbereiding. Dat kunt u doen met de informatie op deze pagina's en de gelinkte bronnen. Maak vervolgens een plan de campagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder meer rekening met het volgende:

• Controleer wanneer uw software van Exact SEPA-proof is op deze statuspagina.
• Controleer wanneer en hoe uw bank overgaat.
• De Belgische banken gaan vanaf 1 februari 2014 definitief overstappen naar het gebruiken van SEPA Xml bestanden Meer informatie daarover kunt u vinden op de actiepagina van uw bank. Zie voor meer informatie unizo.be, febelfin.be of isabel.be.
• Laat al uw klanten, relaties en personeel op tijd weten wat uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden.

Om uw stamgegevens geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA domiciliëring dient u de SEPA-gegevens op te geven bij uw eigen bankrekening(en) en de bankrekeningen van uw relaties. Alle Belgische bankrekening nummers gedefinieerd op de klanten/leveranciers fiches (type BE) zijn reeds omgezet naar IBAN/BIC. Bij creatie van een nieuwe bankrekening worden de velden IBAN/BIC automatisch ingevuld als ze het oude nummer ingeven. Eventueel kunt u het IBAN/BIC berekenen op de website van unizo (www.unizo.be – Belgische ondernemers organisatie).

Uw eigen bankrekening (betaalmiddel) aanpassen
Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op 'Openen'.
In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad 'Instellingen' waar u in de sectie 'Identificatie' het IBAN, BIC-code en SWIFT-code kunt opgeven. In de secties 'SEPA Credit transfer' en 'SEPA direct debit opdrachten' dient u op dit moment nog niets aan te vinken. Wanneer u dat doet kan het betaalmiddel uitsluitend worden gebruikt voor SEPA betalingen en domiciliëring. Wanneer uw bank en uzelf nog niet gereed zijn om alle betalingen en domiciliëring volgens SEPA uit te voeren dient u deze nog niet aan te vinken.

De bankrekeningen van uw relaties aanpassen
De bankrekeningen van uw relaties kunt u onderhouden via het onderhoud van uw klanten, leveranciers en personeel. Bij het onderhoud van de bankrekeningen kunt u de SEPA gegevens invullen. Voordat u dit doet is het aan te raden om eerst de bankinstelling 'Automatisch: IBAN berekening' aan te vinken (beschikbaar vanaf product update 405). Hiermee heeft u de mogelijkheid om bij het aanmaken of wijzigen van de bankrekeningen van uw relaties, automatisch de SEPA-gerelateerde gegevens te vullen.

Het handmatig aanvullen van de SEPA-gegevens bij de bankrekeningen

1. Open de bankinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen].
2. Vink in de sectie 'SEPA' de instelling 'Automatisch: IBAN berekening' aan (beschikbaar vanaf product update 405).
3. Herstart de programmatuur.
4. Open het onderhoud van de bankrekening die u wilt aanvullen.
5. Selecteer de banknaam bij het onderhoud van de bankrekening. De SEPA-gerelateerde velden worden nu automatisch gevuld.
6. Controleer de gegevens en bewaar de bankrekening.

Het tonen van het IBAN in de verschillende schermen van Exact Globe Next
Aan de hand van bovenstaande stappen is het IBAN nu gevuld in het onderhoud van de bankrekeningen, zodat bij het uitvoeren van betalingen en incasso’s het IBAN wordt gebruikt. Om het IBAN vervolgens in de verschillende schermen van Exact Globe Next te kunnen tonen, zoals in bijvoorbeeld in het onderhoud van de debiteur, op het tabblad ‘Financieel’ bij het veld ‘Bankrekening’, dient u de BBANtoIBAN tool uit te voeren, zodat de weergave van het BBAN (Basic Bank Account Number; dit betreft het 'oude' bankrekeningnummer) wordt gewijzigd naar IBAN.

Klik hier voor uitgebreide informatie over de stappen van de BBANtoIBAN tool.
Voor de veelgestelde vragen over de BBANtoIBAN tool kunt u dit document raadplegen.

1. Maak een back-up van de administratie. Het is belangrijk om te weten dat de omzetting niet ongedaan gemaakt kan worden. Daarom adviseren wij u om een volledige back-up te maken van de administratie voordat de volgende stappen worden uitgevoerd.
2. De tool voor Exact Globe Next kunt u starten door het bestand van de tool eerst te downloaden. Vervolgens kunt u de tool opstarten. (De tool voor Exact Synergy (Enterprise) kunt u downloaden via dit document)
3. Vul alle velden, zoals 'Product', 'User name (domain\userID)', 'Password', 'Server name' en 'Database' in.
4. Klik op 'Login'. Er wordt dan een scherm getoond met aanvullende informatie over de BBANtoIBAN tool.
5. Klik op 'Next' om naar de volgende stap te gaan.
6. Nadat u de aanbevelingen heeft gelezen en een back-up van de administratie heeft aangemaakt, kunt u een vinkje zetten bij 'Yes, I have read the recommendations and created a back up'
7. Klik op 'Next' om verder te gaan.
8. In het volgende scherm kunt u aangeven welke stamgegeven van de bankrekening meegenomen dienen te worden in de omzetting.
9. Klik op 'Next'.
10. In dit 'Bank type selection' scherm ziet u een samenvatting van de bankrekeningen met de bijbehorende bank types. Deze samenvatting is gebaseerd op de criteria die geselecteerd zijn in stap 8. Standaard worden alle bankrekeningtypes geselecteerd voor de omzetting. Het is echter mogelijk om bepaalde banktypes niet mee te nemen in de omzetting. In dit scherm dient ten minste één type geselecteerd te zijn om de omzetting uit te kunnen voeren. Als dit niet is gedaan, zal er een melding naar voren komen. Als er een vinkje gezet wordt bij 'Select all', worden alle types geselecteerd. Indien u alles om wilt zetten, is het advies om alle opties aan te vinken. Op deze manier wordt alles in één keer omgezet.
11. Klik op 'Next' om verder te gaan.
12. Zet een vinkje bij de landcode van de landen waarvoor u de bankrekeningnummers om wilt zetten. Ten minste één land dient geselecteerd te zijn. Indien dat niet het geval is, dan wordt er een melding getoond. Standaard worden alle landen die beschikbaar zijn in de database, geselecteerd voor de omzetting. Indien u alles om wilt zetten, is het advies om alle opties aan te vinken. Op deze manier wordt alles in één keer omgezet.
13. Klik op 'Next' om een uitsplitsing van de geselecteerde bankrekeningnummers per land te zien.
14. De kolom 'New Type' toont het bankrekeningnummer type na de omzetting. Klik op om het voorgestelde banktype te wijzigen. Het is verplicht om een waarde in deze kolom te zetten. Standaard worden de waarden die in de kolom 'New type' zijn geselecteerd, als standaard banrekeningnummer type gedefinieerd voor de omgezette IBAN bankrekeningnummers. Deze informatie kan teruggevonden worden in het 'Landen onderhouden'-scherm, te benaderen via [Systeem, Algemeen, Landen, Landen]. U kunt de huidige bankrekeningtypes, die aan elk land gekoppeld zijn, verwijderen na het uitvoeren van de omzetting, door een vinkje te zetten in de kolom 'Delete current'. Deze types kunnen echter niet verwijderd worden als het huidige bankrekeningtype 'DEF' of 'IBA' is, of nog steeds in gebruik is (nog steeds gekoppeld aan andere relaties). Dit staat los van de waarde die geselecteerd is in de kolom 'New type'. Opmerking: De kolom 'Set as default' en 'Delete current' zijn niet van toepassing op zowel Exact Synergy en Exact Synergy Enterprise. Voor deze productlijnen zijn deze kolommen zijn uitgeschakeld.
15. Als u op 'Next' klikt ziet u een scherm met een samenvatting van de bankrekeningen die omgezet gaan worden.
16. Klik in dit scherm op 'Show bankaccounts' om een uitsplitsing te zien van de bankrekeningnummers die omgezet worden. Tevens worden dubbele bankrekeningnummers getoond, indien deze aanwezig zijn in de database. Het aanwezig zijn van dubbele bankrekeningnummers hoeft niet per definitie fout te zijn. Het kan namelijk zo zijn dat twee relaties dezelfde bankrekening hebben. Het incoon toont de dubbele bankrekeningnummers die gevonden zijn in de huidige stamgegevens van de bankrekeningen. Deze lijst kan via de 'Export' knop geëxporteerd worden naar Microsoft Excel. Opmerking: Indien dubbele bankrekeningnummers worden gevonden in de huidge database, zullen de IBAN waarden van deze dubbele bankrekeningnummers vergeleken worden. Als de IBAN waarden gelijk zijn, zullen de bankrekeningnummers samengevoegd worden tot één bankrekeningnummer. Alle relaties die aan deze bankrekeningen gekoppeld zijn zullen bijgewerkt worden met de samengevoegde bankrekening na de omzetting.
17. Klik op 'Start'. U wordt om bevestiging gevraagd om het omzettingsproces uit te voeren. Klik op 'Yes' om door te gaan.
18. Zodra het omzettingsproces af is gerond kunt u op 'OK' klikken. Er wordt dan een samenvatting getoond van de uitgevoerde omzetting. U kunt de details in het log bestand bekijken door op te klikken. Ook kunt u op 'Export' klikken om het log bestand te openen in Microsoft Excel. Standaard wordt het log bestand opgeslagen in de Log-map waar de tool of Exact Software is geïnstalleerd.
19. Klik op 'Restart' om de bankrekeningen van andere databases om te zetten. Wanneer u over meerdere administraties beschikt dient u de BBANtoIBAN namelijk voor iedere administratie uit te voeren. Klik op 'Close' om de BBANtoIBAN tool af te sluiten. Als u hierna uw administratie opent, zult u zien dat, op plaatsen waar voorheen het BBAN bankrekeningnummer werd getoond, nu het IBAN bankrekeningnummer zichtbaar is. Een voorbeeld hiervan is de kolom 'Bankrekeningnummer', te benaderen via [Boekhouding, Klanten, Onderhouden]. Hier is nu het IBAN bankrekeningnummer zichtbaar.

Let op: Wanneer u zowel met Exact Globe Next als Exact Synergy (Enterprise) werkt dient u de BBANtoIBAN tool voor Exact Globe Next en Exact Synergy (Enterprise) beide uit te voeren. De reden hiervoor is dat bij het aanpassen van de bankrekening de relatie zelf niet wijzigt en daardoor niet wordt uitgewisseld.

Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u dient overal uw communicatiemiddelen aan te passen. Doe het volgende:

• Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en voeg uw BIC toe.
• Vermeld in het geval van domiciliëring het nieuwe schuldeisersnummer. Het schuldeisersnummer kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese domiciliëring naar unizo.be, febelfin.be of isabel.be.

Lay-outs aanpassen in Exact Globe Next
Vervang op de lay-outs in de verschillende administraties uw bankrekening door het IBAN en de BIC-code. U kunt de lay-outs onderhouden via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Wanneer u tevens gebruik maakt van een MS Word sjabloon voor het versturen van offertes dient u het sjabloon ook aan te passen. Mocht u assistentie nodig hebben bij het aanpassen van de lay-out dan kunt u hiervoor contact opnemen met uw Exact partner of de afdeling consultancy van Exact via +32 2/711 15 11.

Maak de overgang naar Europese overschrijvingen/betaalopdrachten. Doet u veel buitenlandse betalingen in Euro's in de Euro-zone? Dan kunt u kosten besparen door zo snel mogelijk hierop over te stappen. De ondersteuning hiervoor hangt af van uw bank. Het wordt omgezet per bankrekening (deze staat wel of niet 'op SEPA'). Controleer bij uw eigen bank wanneer dit mogelijk is.

Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ISO 20022 XML overigens het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CIRI-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank.
 
Het verrichten van SEPA-betalingen in Exact Globe Next
Op het moment dat u en uw bank gereed zijn voor SEPA-betaalopdrachten kunt u het volgende uitvoeren:

1. Zorg ervoor dat bij de bankrekeningen van alle leveranciers die u wilt betalen de SEPA-gegevens zijn ingevuld.
2. Geef bij uw betaalmiddel aan dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA-betalingen. Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op 'Openen'. In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad 'Instellingen' waar u in de sectie 'SEPA credit transfer' kunt aangeven dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA betaalopdrachten.
3. Geef tevens aan of de transacties gegroepeerd dienen te worden.
4. Na het boeken van de inkoopfactuur kunt u vervolgens de betaling Goedkeuren en verwerken.
5. Het aangemaakte betaalbestand kunt u aanleveren bij uw bank.

Tip: Bekijk de SEPA incasso instructie video.

• Maak een keuze tussen standaard of zakelijke domiciliëring. Zowel de standaard als de zakelijke SEPA-domiciliëring is door bedrijven te gebruiken. Bij de standaard domiciliëring is de storneringstermijn (terugboekrecht) verruimd tot 8 weken. Bij zakelijke domiciliëring is er geen stornering mogelijk. Ook wordt deze niet door alle banken ondersteund. Let op: zowel de bank van de schuldeiser als de klant dient zakelijke domiciliëring te ondersteunen. Bij beiden geldt een aankondigingstermijn van 14 dagen voor een afschrijving, voor zowel eenmalige als doorlopende domiciliëring. Denk eraan dat u uw een nieuwe domiciliëring eerder dient aan te leveren bij uw bank dan de huidige domiciliëring. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese domiciliëring naar unizo.be, febelfin.be of isabel.be.
  Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ook hier ISO 20022 XML het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CIRI-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank.
• Sluit een nieuw Europees domiciliëring contract af met uw bank. Dit geldt ook als er al een contract loopt. Het schuldeisersnummer kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer info over de nieuwe Europese domiciliëring naar unizo.be, febelfin.be of isabel.be.
• Voorzie zowel nieuwe als lopende standaard mandaten van:
  • het schuldeisersnummer.
  • de referentie.
  • het IBAN.
  • de datum van ondertekening/signature date.
• Voor een zakelijke domiciliëring dient de klant een nieuw mandaat te tekenen die ook bij zijn of haar bank geregistreerd dient te worden. Voorzie deze nieuwe zakelijke mandaten van:
  Gaat u van zakelijke domiciliëring over naar de standaard domiciliëring? Dan zijn de bestaande, lopende mandaten bruikbaar. Ga voor uitgebreide informatie over de verschillen tussen de nieuwe zakelijke en standaard domiciliëring naar unizo.be, febelfin.be of isabel.be.
  
  • het schuldeisersnummer.
  • de referentie.
  • het IBAN.
  • de datum van ondertekening/signature date.
• Bewaar mandaatinformatie digitaal én schriftelijk in uw administratie. 

Het uitvoeren van SEPA domiciliëring in Exact Globe Next
Tip: Wanneer post waarvoor u een domiciliëring wilt uitoeren is aangemaakt voordat u de mandaten heeft aangemaakt betekent dit dat u voor al die posten handmatig het mandaat dient te koppelen. Om extra handelingen te voorkomen is het aan te raden om zoveel mogelijk openstaande 'oude' domiciliëringen te verwerken alvorens u overstapt naar SEPA domiciliëringen.

Op het moment dat u en uw bank gereed zijn voor SEPA-domiciliëring kunt u het volgende uitvoeren:

1. Zorg ervoor dat bij de bankrekeningen van alle klanten waarvoor u een domiciliëring wilt uitvoeren de SEPA-gegevens zijn ingevuld.
2. Bepaal de gevraagde datum berekening. Deze kunt u instellen bij de instelling 'Requested collection date calculations' in de bankinstellingen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen].
3. Verstuur een mandaat voor de Europese domiciliëring aan de klant.
4. Nadat u het mandaat ondertekend heeft terug ontvangen dient u deze te registreren in Exact Globe Next.
5. Open hiervoor het onderhoud van de klant via [Boekhouding, Klanten, Onderhouden] via de knop 'Open'.
6. Op het tabblad 'Financieel' klikt u op het icoon bij het veld 'SEPA Mandaten'.
7. In het Mandaten scherm vult u de gegevens van het mandaat in.
8. Geef bij uw betaalmiddel aan dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA direct debit opdrachten. Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op 'Openen'. In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad 'Instellingen' waar u in de sectie 'SEPA direct debit opdrachten' kunt aangeven dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA domiciliëring.
9. Geef tevens aan of u gebruik wilt maken van het groeperen van transacties.
10. Bij het veld 'Crediteur identifier' dient u uw unieke identificatie nummer (schuldeisersnummer) op te geven. Deze ontvangt u van uw bank. Met dit nummer bent u herkenbaar in het hele SEPA-gebied. U stuurt deze ID mee met elke domiciliëring. De bank van uw klant vermeldt uw ID bij iedere afschrijving van een SEPA-domiciliëring.
11. U zorgt ervoor dat er aan de termijnen waarvoor u een domiciliëring wilt uitvoeren een mandaat is gekoppeld.
12. U kent een runnummer toe aan de termijnen waarvoor u een domiciliëring wilt uitvoeren. Dit kunt u uitvoeren middels de knop 'Toekennen' bij Incassobatch beheren [Cash flow, Collections, SDD management].
13. U stuurt een vooraankondiging/pre-notificatie naar de klant om deze te informeren dat er een domiciliëring gaat plaatsvinden. U kunt de pre-notificatie toevoegen op de factuur of een afzonderlijke vooraankondiging sturen.
14. U verwerkt de domiciliëring via [Cash flow, Collections, SDD management].
15. Het aangemaakte bestand kunt u aanleveren bij uw bank.

Meer informatie

• www.unizo.be
• www.febelfin.be
• www.isabel.be
• Startpagina SEPA
• Start page SEPA