Btw-conversie

Sectie Disclaimer

Voordat u de btw-percentage conversie kunt uitvoeren dient u de disclaimer boven in het scherm te lezen. Het is van belang dat u voor het uitvoeren van de btw-conversie eerst een back-up maakt van uw administratie. Daarnaast is het aan te raden om de btw-conversie op te starten buiten kantooruren. Afhankelijk van de grootte van uw administratie kan deze conversie enige tijd in beslag nemen. Tevens dient u er rekening mee te houden dat wanneer er bepaalde transacties geopend zijn deze NIET worden meegenomen bij de conversie. Wanneer u bijvoorbeeld een verkooporder geopend heeft worden de gegevens in deze verkooporder niet meegenomen. Het is dus van belang dat alle gebruikers alle andere schermen gesloten hebben. Wanneer u een back-up heeft gemaakt kunt u de optie aanvinken zodat de overige velden actief worden.

Sectie Selectie

In de sectie Selectie kunt u vervolgens een keuze maken welke conversie methode u wilt toepassen.

Let op: De gekozen methode heeft grote invloed op de integratie met andere (Exact) producten en/of administraties. Het is van belang dat u de juiste methode selecteert.

Het is afhankelijk van uw situatie en licentiesamenstelling en integratie met andere (Exact) producten welke van deze methodes u dient toe te passen. Voor meer informatie over deze twee methodes en de situaties waarop welke methode van toepassing is kunt u het volgende document raadplegen: Welke methode te gebruiken bij de btw-conversie in Exact Globe Next.

Converteer BTW percentage

Uw huidige btw-code wordt vernummerd naar een nieuwe code. In alle historische transacties wordt de oude code vervangen door de nieuwe code die eveneens hetzelfde percentage betreft. Dit heeft verder geen gevolgen voor het saldo op de balans op btw-rekeningen omdat alleen de code van de btw-code wijzigt en niet het percentage. Er wordt tevens een nieuwe btw-code aangemaakt voor het nieuwe percentage. Deze btw-code krijgt de code van de oorspronkelijke btw-code. Op deze wijze kunt u na de conversie gebruik blijven maken van de btw-code die u gewend bent. Het verschil is echter dat dan het nieuwe percentage wordt toegepast in plaats van het oude percentage.

Wanneer u bijvoorbeeld twee btw-codes heeft kan de situatie er voor en na conversie als volgt uitzien:

Voor conversie		Na conversie
btw-code	btw-percentage	btw-code	btw-percentage
2	6% inclusief	2	9% inclusief
3	6% exclusief	3	9% exclusief
		52	6% inclusief
		53	6% exclusief

Gebruik een nieuwe BTW code

Uw huidige btw-code blijft aanwezig met dezelfde code en het zelfde percentage. Er wordt een nieuwe btw-code aangemaakt die identiek is aan de oorspronkelijke code, met uitzondering van het percentage. In de historische transacties blijft de oorspronkelijke code van met het oude percentage aanwezig. Dit heeft verder geen gevolgen voor het saldo op de balans op btw-rekeningen omdat dezelfde btw-code met hetzelfde percentage aanwezig blijft in de historische transacties.

Wanneer u bijvoorbeeld twee btw-codes heeft kan de situatie er voor en na conversie als volgt uitzien:

Voor conversie		Na conversie
btw-code	btw-percentage	btw-code	btw-percentage
2	6% inclusief	2	6% inclusief
3	6% exclusief	3	6% exclusief
		4	9% inclusief
		5	9% exclusief

Sectie BTW percentage conversie

BTW-code

Hier wordt de btw-code getoond waarvoor u de conversie wilt uitvoeren. Dit betreft de btw-code die u in het selectiescherm heeft geselecteerd. U kunt dit veld niet wijzigen.

De volgende velden in deze sectie zijn afhankelijk van welke methode u heeft geselecteerd:

Beschikbare velden wanneer u de optie 'Converteer BTW percentage' heeft geselecteerd

Beschikbare velden wanneer u de optie 'Gebruik een nieuwe BTW code' heeft geselecteerd

Sectie Toepassen van het nieuwe BTW percentage voor

De aanwezigheid van deze sectie en de velden in deze sectie is afhankelijk van uw licentiesamenstelling. Wanneer u geen logistieke modules in uw licentie heeft is deze sectie niet aanwezig.

Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en in offertes

Met deze optie kunt u aangeven of de btw-code in de open, gefiatteerde, bevestigde, gedeeltelijk geleverd maar nog niet gefactureerde verkooporders, serviceorders, en offertes aangepast dient te worden. Wanneer u deze optie uitvinkt dan wordt in alle open, gefiatteerde, bevestigde, gedeeltelijk geleverd maar nog niet gefactureerde verkooporders, serviceorders, en offertes de bestaande btw-code vervangen door de nieuwe btw-code. Het btw-percentage in deze transacties wordt niet aangepast en blijft zoals het was. Wanneer u deze optie aanvinkt dan blijft de bestaande btw-code aanwezig in alle open, gefiatteerde, bevestigde, gedeeltelijk geleverd maar nog niet gefactureerde verkooporders, serviceorders, en offertes. Tevens wordt het btw-percentage in deze transacties aangepast naar het nieuwe percentage en worden de bedragen worden hierop herberekend. Dit heeft betrekking op de nog niet geleverde regels uit de betreffende order.

Open, Gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen

Met deze optie kunt u aangeven of de btw-code in de open, gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen aangepast dient te worden. Wanneer u deze optie uitvinkt dan wordt in alle open, gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen de bestaande btw-code vervangen door de nieuwe btw-code. Het btw-percentage in deze transacties wordt niet aangepast en blijft zoals het was. Wanneer u deze optie aanvinkt dan blijft in alle open, gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen de bestaande btw-code aanwezig. Tevens wordt het btw-percentage in deze transacties aangepast naar het nieuwe percentage worden de bedragen worden hierop herberekend.

Sectie Vervang BTW code in de volgende stamgegevens

Grootboekrekeningen, Relaties, Artikelen, Kortingen en opslagen

Deze optie is alléén van toepassing wanneer u de methode Gebruik een nieuwe BTW code heeft geselecteerd. Met deze optie zorgt u ervoor dat de nieuwe btw-code met het nieuwe percentage wordt gekoppeld aan de verschillende stamgegevens. Het systeem zal tijdens de conversie bij alle grootboekrekeningen, relaties, artikelen (inclusief artikelen per leverancier) en kortingen en opslagen de btw-code met het oude percentage vervangen door de btw-code met het nieuwe percentage. In dit voorbeeld wordt aan de stamgegevens waaraan btw-code 2 is gekoppeld nu btw-code 52 gekoppeld.
Wanneer u de methode Converteer BTW percentage heeft geselecteerd is deze optie niet aanwezig. Omdat u bij die methode na de conversie met dezelfde btw-code (maar met het nieuwe percentage) blijft boeken, is het niet noodzakelijk de aan de stamgegevens gekoppelde btw-code te vervangen. De btw-code die aan de stamgegevens is gekoppeld betreft immers het nieuwe percentage.

OK

Met deze knop start u de conversie.

Annuleren

Met deze knop sluit u dit scherm. Er wordt geen conversie uitgevoerd.

In onderstaande tabel wordt een overzicht getoond wanneer voor welke gegevens de oude btw-code met het nieuwe percentage wordt toegepast en wanneer de nieuwe btw-code met het oorspronkelijke percentage wordt toegepast.

Methode:	Converteer BTW percentage		Gebruik een nieuwe BTW code
Gegevens	Oude btw-code wordt gebruikt en het nieuwe percentage wordt gebruikt/toegepast.	Nieuwe btw-code wordt gebruikt en het oorspronkelijke percentage wordt gebruikt/toegepast	Nieuwe btw-code met het nieuwe percentage wordt toegepast	Oorspronkelijke btw-code met het oude percentage wordt toegepast
Stamgegevens (zoals artikelen, grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, toeslagen en kortingen)			Alleen wanneer de optie Grootboekrekeningen, Relaties, Artikelen, Kortingen en opslagen is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie Grootboekrekeningen, Relaties, Artikelen, Kortingen en opslagen is uitgevinkt.
Vaste boekingen (inclusief vaste financiële boekingen, vaste orders, vaste facturen)			Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en offertes is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en offertes is uitgevinkt.
Historische transacties
Logistieke transacties: Verkooporders en serviceorders met de status Open of Gefiatteerd en waarvoor nog geen bevestiging of factuur is aangemaakt) Offertes met de status Open,  Gefiatteerd of Afgedrukt, maar die nog niet zijn verwerkt. Verkooporders en serviceorders die bevestigd zijn en gedeeltelijk geleverd, maar waarvoor nog geen factuur is aangemaakt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en offertes is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en offertes is uitgevinkt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en offertes is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en offertes is uitgevinkt.
Logistieke transacties: Bestellingen met de status Open of Gefiatteerd en die nog niet zijn verwerkt of gefactureerd. Bestellingen die gedeeltelijk zijn ontvangen.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen is uitgevinkt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie Open, Gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen is uitgevinkt.
Geplande en niet geplande retouren (inclusief RMA orders, RTV orders en negatieve verkooporders en bestellingen)
Overige logistieke transacties: Verkoopfacturen Verkooporders en serviceorders die gedeeltelijk of volledig gefactureerd zijn. Offertes die zijn verwerkt Bestellingen die volledig zijn ontvangen of volledig zijn gefactureerd.

 

In onderstaande tabellen vindt u een overzicht van wanneer het btw-percentage wordt aangepast in de orderregels. In deze situaties wordt tevens het totale bedrag van de order herberekend op basis van het nieuwe btw-percentage.

Wanneer de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en offertes is aangevinkt worden de verkooporders en serviceorders die aan de volgende condities voldoen meegenomen.

Orderregel	Geleverd	Gefactureerd	Gebruik nieuw btw-percentage in deze orderregel
1
2
3
4

 

Wanneer de optie Open, Gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen is aangevinkt worden de bestellingen die aan de volgende condities voldoen meegenomen.

Orderregel	Ontvangen	Gebruik nieuw btw-percentage in deze orderregel
1
2