Exact Financials

Inleiding

Over deze handleiding

Deze handleiding beschrijft de stappen die nodig zijn om uw administratie in Exact Financials op te zetten en te onderhouden. De documentatie is gebaseerd op situaties zoals u die elke dag in uw werk kunt tegenkomen.

Inhoud van de documentatie

De voornaamste onderdelen van de documentatie zijn de pakketinleiding, de beschrijving van het financieel-administratieve proces en de 'Exact Encyclopedie'.

Pakketinleiding

Dit hoofdstuk bevat een algemeen overzicht van het pakket, dat vooral van nut zal zijn voor nieuwe gebruikers, en daarnaast een overzicht van de modules die u kunt gebruiken om de functionaliteit uit te breiden.

Het financieel-administratieve proces

De delen tussen de pakketinleiding en de Exact Encyclopedie beschrijven het financieel-administratieve proces en zijn hierop gebaseerd. Alle stappen zijn gedocumenteerd in een logische volgorde, parallel aan dagelijkse routines. Er zijn veel herkenbare voorbeelden opgenomen. Per hoofdstuk wordt één, duidelijk afgebakend onderdeel van het proces omschreven. In de inleiding van elk hoofdstuk worden de inhoud ervan en de plaats die het omschreven onderdeel binnen het gehele proces inneemt, aangegeven. Vervolgens vindt u een korte procedure-omschrijving voor alle onderwerpen die in het hoofdstuk worden behandeld. De meeste stappen in de procedure worden later in het hoofdstuk gedetailleerd besproken. De uitleg van elk onderwerp bestaat uit een algemene toelichting en een toelichting op de betrokken functie(s). Deze toelichtingen omvatten omschrijvingen van de belangrijkste velden in de functie.

Exact Encyclopedie

De Exact Encyclopedie is opgenomen in de Systeem Handleiding. De Exact Encyclopedie kan worden beschouwd als een blauwdruk van de gehele Exact Financials software (met uitzondering van systeemfunctionaliteit, zoals gebruikerstoegangsbeheer). Hiermee krijgt snel een goed begrip van de programmatuur en kunt u snel informatie vinden over de administratieve terminologie die in Exact Financials wordt gebruikt. De Exact Encyclopedie vormt een aanvulling op de beschrijving van het administratieve proces; daarin zult u dan ook vaak verwijzingen naar de Exact Encyclopedie vinden.

Een deel van deze informatie heeft betrekking op andere pakketten, mogelijk pakketten die u niet hebt. Toch kan deze informatie nuttig zijn, bijvoorbeeld als u van plan bent in de toekomst andere pakketten van Exact te gaan gebruiken. Vergeet niet dat de software van Exact Financials gedntegreerd is: pakketten zijn vaak aan elkaar gerelateerd en het is dikwijls mogelijk in het ene pakket gebruik te maken van gegevens die in een ander pakket zijn ingevoerd om het dubbel invoeren van gegevens te verminderen.

Verwijzingen naar functies

Functies worden in de tekst aangegeven door 'paden', die laten zien hoe u ze kunt oproepen. De paden worden als volgt weergegeven: [Applicatie: Menu1, Menu2, enz.]. De menupaden zijn voorzien van een hyperlink. Druk u op de hyperlink dan wordt u de uitleg van het desbetreffende menupad op veldniveau gegeven.

Voorbeeld
In de handleiding van Exact Finance is de functie telefoonselectie Debiteuren aangegeven door [Finance: Debiteuren, Telefoonselectie].

Gebruik van de software

In Exact Financials wordt gebruik gemaakt van de standaard Windows-functionaliteit. Raadpleeg voor meer informatie de Windows-handleiding.

On-line help in de software

In Exact Financials kunt u een helptekst oproepen door te klikken op het vraagteken rechts in de menu balk, gevolgd door Inhoud of door op de Help knop te klikken in de diverse applicaties. De meeste hulpinformatie die u zo kunt oproepen, is contextgevoelig. Dat wil zeggen dat de tekst die op het scherm wordt weergegeven, een uitleg geeft van de functie die op dat moment actief is. Als u de helptekst oproept terwijl er geen specifieke functie actief is, wordt een inhoudsopgave getoond. U kunt dan snel informatie over het gewenste onderwerp opzoeken door op de desbetreffende titel te klikken.

Menustructuur

Elk pakket van Exact Financials heeft zijn eigen menu. Als u een bepaalde functie wilt gebruiken, selecteert u het desbetreffende menu.

Voorbeeld
Als u de functie telefoonselectie debiteuren in Exact Finance wilt activeren, selecteert u eerst [Bestand, Menu, Finance] om het menu van Finance op te roepen. Kies vervolgens [Finance: Debiteuren, Telefoonselectie].

Schermafhandeling en handige toetsencombinaties

In de systeem handleiding wordt uitgebreid de schermopbouw van Exact Financials beschreven. Aandacht wordt besteed aan de wijze waarop naar gegevens kan worden gezocht [Zoekschermen], op welke wijze gegevens kunnen worden onderhouden [Onderhoudsfuncties] en op welke wijze men efficient gebruik kan maken van de rapport- [Rapportfuncties] en verwerkingsfuncties [Verwerkingsfuncties]. Tevens wordt ingegaan op handige toetsencombinaties [Toetsencombinaties] binnen Exact Financials en de werkwijze in en rondom het hoofdscherm [Hoofdscherm]. Zie [Schermafhandeling].