One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Finance - SEPA Direct Debet/Incasso/Domiciliering

Inleiding

Beschikt u over de module incasso, dan kunt u openstaande posten van debiteuren automatisch innen. Met automatische incasso kunt u vorderingen direct van de bankrekening van uw debiteur opnemen, mits u daartoe de toestemming van uw debiteur hebt. Meestal zult u dankzij automatische incasso minder werk en tijd hoeven steken in debiteurenbeheer, met name waar het gaat om debiteuren die regelmatig openstaande posten hebben. De volgende formaten worden ondersteund:

Land Formaat   Omschrijving
Nederland

XML SEPA Direct Debit Initiation message UNIFI (ISO20022) - "pain.008.001.02"

SEPA Direct Debet: CORE
Nederland XML SEPA Direct Debit Initiation message UNIFI (ISO20022) - "pain.008.001.02" SEPA Direct Debet: B2B
België CORE: PAIN008  SEPA Direct Debet: CORE
België B2B: PAIN008 SEPA Direct Debet: B2B
         

U kunt incasseren middels CORE (normale incasso) of B2B (Business to business). Binnen Exact Financials legt u per machtiging vast welk schema van toepassing is. In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste verschillen tussen deze schema's aangegeven: 

Eigenschap

Zakelijke incasso
(B2B schema)

Normale incasso
(Core schema)
  • Debiteur van de incasso
  • Moet altijd een bedrijf zijn
  • Mag zowel een bedrijf als consument zijn
  • Aanlevertijdstip van de incasso
  • Uiterlijk 1 werkdag voor de datum van incasso
  • Eerste doorlopende incasso en eenmalige incasso: Uiterlijk 5 werkdagen voor de datum van incasso
  • Volgende doorlopende incasso: Uiterlijk 2 werkdagen voor de datum van incasso
  • Storno recht voor de debiteur
  • Storno is niet mogelijk voor de debiteur
  • Debiteur kan tot 8 weken na incasso datum de incasso laten storneren zonder opgave van reden
  • Debiteur kan tot 13 maanden na incasso datum een ongeautoriseerde incasso laten storneren
  • Machtiging voor incasso
  • Debiteur is verplicht om een kopie van de machtiging aan zijn bank af te geven, voordat de eerste incasso plaatsvindt. De bank van de debiteur zal elk ontvangen incasso voor deze machtiging controleren tegen de gegevens uit de kopie machtiging
  • Bestaande machtigingen kunnen niet hergebruikt worden, indien deze machtigingen in een storneringsrecht voor de debiteur voorziet
  • Debiteur hoeft geen kopie van de machtiging aan zijn bank af te geven
  • Bestaande machtigingen voor doorlopende incasso’s kunnen in principe worden hergebruikt
  • Bereik van het incasso
  • Het ondersteunen van het B2B schema door banken is optioneel. Een debiteur kan daarom alleen geïncasseerd worden als zijn bank het B2B schema ondersteunt
  • Het ondersteunen van het Core schema is voor alle banken binnen het SEPA gebied verplicht. Alle debiteuren binnen het SEPA gebied kunnen daarom in principe worden geïncasseerd.

 

Procedure

  • Bankboek aanmaken: maak voor de bankrekening, waarop u de ontvangsten afkomstig uit de incasso's vastlegt, een bankboek aan.
  • Machtigingen/Incassoregelingen aanmaken: Door een machtiging voor een debiteur aan te maken, kunnen de openstaande posten op naam van deze debiteur automatisch geïncasseerd worden.
  • Incassorun aanmaken: Op deze lijst staan alle openstaande posten die moeten worden geïncasseerd.
  • Incassorun onderhouden/wijzigen: Om bepaalde openstaande posten buiten de incasso-advieslijst te houden kunt u de incasso advieslijst wijzigen of verwijderen.
  • Incassobestanden aanmaken: middels deze functie maakt uw een incasso bestand aan.
  • Incassorun gereedmelden: als bepaalde posten binnen de incassorun door de bank worden geweigerd, kunt u hier de desbetreffende openstaande posten in de incassorun heropenen.
  • Incassorun journaliseren: middels deze stap boekt u de openstaande posten af die binnen de incassorun zijn geïncasseerd.

Bankboek aanmaken

Maak voor uw eigen bankrekening waarop ontvangsten uit machtigingen van toepassing zijn, een bankboek aan. Als u uw incasso's middels Sepa Direct Debet bestanden aan uw bank wenst aan te bieden, is het van belang hiet niet alleen uw IBAN code vast te leggen, maar ook uw ondernemingsnummer. Het ondernemingsnummer in Exact staat gelijk aan het zogenaamde incassant ID en is een afgeleide van het KvK-nummer. Zie [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken] tabblad .

Machtigingen/Incassoregelingen aanmaken

Een van de problemen die u tegenkomt bij de kredietbewaking van debiteuren is het niet van te voren weten wanneer betalingen worden verricht. Een mogelijke oplossing is het treffen van incassoregelingen met uw debiteuren. Hierdoor kunt u direct bedragen waar u recht op heeft, afschrijven van de bankrekeningen van uw debiteuren door de benodigde informatie naar uw eigen bank te sturen. Een machtiging vergemakkelijkt het bewaken van ontvangstdata. Overige voordelen zijn:

  • Het overschrijden van betalingstermijnen wordt voorkomen omdat u de termijn van de vordering bepaalt.
  • Alle betalingen worden op dezelfde manier ontvangen. Het totale bedrag wordt in één keer betaald (gecrediteerd).
  • Individuele acties voor kredietbewaking kunnen achterwege worden gelaten, tenzij een openstaand bedrag niet kan worden gedncasseerd omdat bijvoorbeeld het banksaldo van de debiteur onvoldoende is.

Voordat u een machtiging in Exact Financials aanmaakt, is het van belang dat u de betaalwijze en uiteraard het bankrekening van de betreffende debiteur aangeeft in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud]. Maak vervolgens een machtiging aan voor de desbetreffende debiteur aan met [Finance: Bankieren, Stamgegevens, Onderhoud, Machtigingen]. De machtiging wordt iedere keer gebruikt bij het incasseren van openstaande bedragen van deze debiteur.

Incassorun aanmaken

U kunt een incassorun aanmaken met [Finance: Bankieren, Incasso, Aanmaken].  U stelt een incassorun samen door de openstaande posten die in aanmerking voor incasso komen (posten waarbij er een incassoregeling voor de gerelateerde debiteur aanwezig is en waarvan de betaalwijze van de openstaande posten "incasso" of "termijnincasso" is) te selecteren.  Openstaande posten, welke in een incassorun zijn opgenomen, krijgen de status "aangemaakt". Controleer de inhoud van de aangemaakte incassorun met [Finance: Bankieren, Incasso,  Overzicht]. Het overzicht toont de openstaande posten op de incasso-advieslijst. Middels de functie [Finance: Bankieren, Incasso, Onderhoud] kunt u wijzigingen binnen de run doorvoeren.

Incassorun onderhouden

In [Finance: Bankieren, Incasso, Onderhoud] kunt u wijzigingen in uw incassorun aanbrengen.

U kunt openstaande posten verwijderen of een hele incassorun te verwijderen. U kunt ook posten (bedragen) wijzigen. Toevoegen van openstaande posten aan een bestaande run is niet mogelijk.
Let op: Wanneer de incassorun de status 'Gereed' heeft, is reeds een incassobestand aangemaakt. U dient aangepaste run opnieuw te verrichten om de wijzigingen in het incassobestand door te voeren.

Meest gestelde vragen

Incassorun verwijderen

in [Finance: Bankieren, Incasso, Verwijderen] kunt u incassoruns met de status "aangemaakt" verwijderen. Een incassorun met de status "verricht" kunt u niet verwijderen; mocht u dit wel willen, dan kunt u in [Finance: Bankieren, Incasso, Gereedmelden] de individuele posten heropenen. Nadat alle posten zijn heropend, kunt u de incassorun verwijderen.

Incassorun verrichten

Op basis van de incassopdrachten als aangemaakt binnen een incassorun kunt u een incasso bestand aanmaken en inlezen in uw bankapplicatie. Met de functie [Finance: Bankieren, Incasso,  Verrichten] maakt u incassobestanden aan. Alle openstaande posten binnen een incassorun krijgen de status "gereed". Vanaf dit moment gaat Exact Financials ervan uit dat alleen posten die middels het bestand aan de bank ter incasso zijn aangeboden, ook daadwerkelijk zijn geïncasseerd.

Incassorun gereedmelden

Nadat u het incasso bestand aan uw bankapplicatie heeft aangeboden, kunnen incasso opdrachten door de bank applicatie worden geweigerd. Met de functie [Finance: Bankieren, Incasso, Gereedmelden] kunt u aangeven welke posten niet zijn geïncasseerd. Deze posten worden binnen dezelfde incassorun weer opengezet. Dit om te voorkomen dat ten onrechte bepaalde journaalposten worden aangemaakt in [Finance: Bankieren, Incasso, Journaliseren ]. Als u deze posten uit de run wenst te verwijderen, gebruikt u (nadat u de posten weer open heeft gezet) hiervoor de functie [Finance: Bankieren, Incasso, Verwijderen].

Incassorun journaliseren

De posten in het definitieve incassobestand kunnen met [Finance: Bankieren, Incasso, Journaliseren ] worden gejournaliseerd. Voordat u dat doet, kunt u nog steeds bepalen welke posten u wilt journaliseren. Alleen posten die zijn voltooid, kunnen worden gejournaliseerd. De journalisering maakt in een door u aangegeven memoriaalboek de volgende journaalpost aan:

  Grootboekrekening Debet Credit
  Betalingen onderweg  1000,-   
aan Debiteuren (openstaande post 1)    100,-
aan Debiteuren (openstaande post n)   900,-

De grootboekrekening 'Betalingen onderweg' die wordt gebruikt in deze journaalpost, is gekoppeld aan het begunstigde bankboek (bankrekening) in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. U kunt de boekingen nog steeds wijzigen in [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen].

Verwerken boekingen

Verwerk de aangemaakte journaalpost met [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen].

Ontvangst afschrift (SDD)

Als het openstaande bedrag door u is geïncasseerd, dan heeft u middels een (SEPA Direct Debit) incassorun uw bank opdracht gegeven de openstaande bedragen te incasseren. De specificatie op uw afschrift vindt plaats per incassorun. Het geïncasseerde bedrag wordt bruto op het afschrift getoond. Zo ziet u een totaalbedrag op uw afschrift terug voor de geïncasseerde en de gestorneerde gelden; daarnaast worden de gestorneerde incasso opdrachten individueel aangegeven.

Informatie

Maak gebruik van [Finance: Bankieren, Incasso, Overzicht] om de samenstelling van uw incassorun te bekijken. U heeft ook de optie middels dit overzicht om incassoruns die in het verleden (historische incassoruns) zijn aangemaakt op inhoud te raadplegen.

Exact Financials Enterprise > Finance  > Debtor banking > Incasso/Domiciliëring

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Support - On-line help
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: General  Document ID: 17.666.900
 Assortment: Exact Financials  Date: 25-04-2019
 Release:  Attachment:
 Disclaimer