Debiteuren aanmaken en onderhouden

Naam

De naam die u hier invoert, wordt gebruikt als bedrijfsnaam voor de debiteur.

Code

Via dit veld kunt u een klantcode toekennen aan een debiteur. Dit is een unieke waarde die uit maximaal 20 cijfers kan bestaan en die niet nogmaals kan worden gebruikt. Wanneer u de code wilt aanpassen kunt u deze debiteur vernummeren.

Status

Via dit veld kunt u aan uw debiteuren een bepaalde status toewijzen. Als u bijvoorbeeld een bijzonder goede klant heeft, kunt u hieraan de status 'Referentie' toekennen. Dit wordt door het systeem aangegeven wanneer u handelingen voor deze debiteur uitvoert. Een minder goede klant kunt u bijvoorbeeld blokkeren, zodat er geen enkele transactie voor deze klant meer mogelijk is. U kunt gebruikmaken van de volgende statussen:

• Actief
  Dit is een actieve debiteur aan wie u regelmatig levert en waarmee u een goede relatie heeft.
• Geblokkeerd
  Deze status kunt u gebruiken om ervoor te zorgen dat u geen kosten maakt maar wel vergoedingen kunt ontvangen voor reeds geleverde artikelen. Met de status geblokkeerd kunt u de debiteur niets leveren, maar kunt u wel orders invoeren, facturen sturen en betalingen ontvangen. Voor financiële boekingen geldt dat u bij het boeken een melding krijgt dat de relatie geblokkeerd is, maar u kunt wel verder gaan met het invoeren van de boeking.  
• Non-actief
  Als u al geruime tijd niets meer heeft geleverd aan een debiteur, kunt u deze de status 'Non-actief ' geven.  Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van E-CRM.  Wanneer u gebruik maakt van E-CRM, kunt u een relatie op 'Non-actief' zetten middels het Icoon. Meer informatie over het inactief maken van een relatie via dit icoon is beschreven bij het onderhoud van een relatie.
• Pilot
  Deze status kunt u geven aan debiteuren waar u een pilotrelatie mee heeft.
• Referentie
  Deze status is voor klanten waar u een bijzonder goede relatie mee heeft of nauw mee samenwerkt.
• Passief
  Deze status is voor debiteuren waaraan u normaliter niet levert.

Door gebruik te maken van verschillende statussen kunt u bepaalde overzichten verder specificeren, bijvoorbeeld het overzicht Openstaande posten

Icoon

Deze optie is alleen aanwezig indien u over de module E-CRM beschikt. Via deze knop kunt u een relatie op de status 'Inactief' zetten. Wanneer u niet over E-CRM beschikt kunt u een relatie inactief maken door bij het veld 'Status' de optie 'Non-actief' te selecteren. Om het inactief maken van een relatie ongedaan te maken kunt u met een licentie zonder E-CRM de status bij het veld 'Status' aanpassen naar 'Actief'. Wanneer u werkt met E-CRM, kunt u de stappen die staan beschreven bij het Icoon bij het onderhoud van een relatie volgen.

Classificatie

U kunt voor uw accounts (debiteuren en crediteuren) verschillende 'Classificaties' aanmaken. Hiermee kunt u onder andere aangeven welke hoofdeigenschappen op deze account van toepassing zijn. Standaard zijn de volgende 'Classificaties' aanwezig:

• Small Enterprise
• Medium Enterprise
• Large Enterprise
• Large Account
• Corporate account

Deze 'standaard' classificaties worden gebruikt bij een Exact Synergy integratie. U kunt zelf nieuwe classificaties toevoegen.

Korting

Hier kunt u een standaard regelkorting voor deze debiteur opgeven. Deze wordt gebruikt in een offerte, verkooporder of verkoopfactuur. Als er voor een artikel een prijsafspraak met de debiteur van toepassing is, wordt de ingevoerde regel korting buiten beschouwing gelaten.

Sectie Algemeen

Adrestypen

Hier kunt u het adrestype selecteren dat u wilt bekijken/onderhouden (door middel van het pull-down menu). U kunt kiezen uit:

• Bezoek
• Levering
• Factuur
• Post
• E-mail

Achter dit veld wordt getoond hoeveel adressen u onderhouden heeft.

Adres 1

In Adres 1 van het bezoekadres geeft u doorgaans de straatnaam en het huisnummer in. Het betreft hier de meest relevante adres informatie van het bezoekadres. 

Adres 2

Hier kunt u aanvullende adresgegevens kwijt, betreffende het bezoekadres. Hierbij kunt u denken aan zaken als gebouwnummer, kamernummer, afdeling e.d. U kunt dit veld naar eigen inzicht hiervoor gebruiken.

Adres 3

Hier kunt u aanvullende adresgegevens kwijt, betreffende het bezoekadres. Hierbij kunt u denken aan zaken als gebouwnummer, kamernummer, afdeling e.d. U kunt dit veld naar eigen inzicht hiervoor gebruiken.

Postcode, Plaats, Land

Geef hier het postcode, de plaatsnaam en het land in, die horen bij Adres 1.

Staat/Provincie

Hier kunt u de staat/provincie selecteren.

 Kaart

Met deze knop opent u GoogleMaps, waarbij het bezoekadres van deze relatie middels een pijl wordt aangegeven op de kaart. U dient over een actieve Internetverbinding te beschikken om deze functie te gebruiken.

 Route

Met deze knop opent u de route naar het bezoekadres van de relatie in Googlemaps. Bij het bepalen van de route wordt het adres dat u in de administratie-instellingen heeft opgegeven als vertrekpunt gebruikt.

Telefoon

Geef hier het algemene telefoonnummer van de debiteur in. Indien u gebruik maakt van het Microsoft Phone product, dient u het telefoonnummer op de internationale manier in te geven: U begint met een plusteken, gevolgd door het landnummer, u zet het netnummer zonder nul tussen haken, gevolgd door het locale nummer. Bijvoorbeeld: +31 (15) 2515151. Het icoon met de telefoon kunt u dan gebruiken om het ingevoerde nummer te bellen. Het veld rechts naar de telefoon kunt u gebruiken om het eventuele doorkiesnummer in te voeren.

Fax

Geef hier het algemene faxnummer van de debiteur in.

Website

Geef hier het internetadres van de debiteur in. Met het icoon ernaast zal deze pagina worden geopend met de internet explorer. Dit veld wordt zichtbaar wanneer u bij 'Adrestypen' het adrestype 'E-mail' selecteert.  

E-mail

Geef hier het e-mail adres van de debiteur in. Met het icoon ernaast zal er een scherm naar voren komen voor het versturen van een e-mail bericht via Microsoft Outlook. Het ingegeven e-mail adres zal hierin worden overgenomen. Dit veld wordt zichtbaar wanneer u bij 'Adrestypen' het adrestype 'E-mail' selecteert. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.  

Notities

Bij handelingen voor een bepaalde debiteur kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen. Als u het vakje 'Tonen bij boeking' in de sectie 'Info' aanvinkt, worden de notities bij een debiteur automatisch getoond wanneer u boekingen uitvoert voor deze debiteur

Sectie Contact

Naam

In dit veld kunt u een hoofdcontactpersoon opgeven. U heeft de mogelijkheid de gegevens van de hoofdcontactpersoon verder uit te werken op het tabblad 'Contact'. Hier kunt tevens nieuwe contactpersonen aanleggen. Met het icoon achter dit veld opent u een nieuw scherm waarin u de naamgegevens van de contactpersoon in afzonderlijke velden ('Voorletters', 'Voornaam', Tussenvoegsel' en 'Achternaam') kunt invoeren.

Functieomschrijving

Dit is ook een verplicht veld. Standaard wordt dit veld gevuld met --. Hierdoor kunt u het veld als het ware leeg laten als u de precieze functie niet weet. U heeft ook de mogelijkheid om te 'Browsen' naar een functienaam via het icoon naast het veld.

Telefoon

Geef hier het algemene telefoonnummer van de contactpersoon in. Indien u gebruik maakt van het Microsoft Phone product, dient u het telefoonnummer op de internationale manier in te geven: U begint met een plusteken, gevolgd door het landnummer, u zet het netnummer zonder nul tussen haken, gevolgd door het locale nummer. Bijvoorbeeld: +31 (15) 2515151. Het icoon met de telefoon kunt u dan gebruiken om het ingevoerde nummer te bellen. Het veld rechts naar de telefoon kunt u gebruiken om het eventuele doorkiesnummer in te voeren.

E-mail

Geef hier het e-mail adres van de hoofd contactpersoon in. Met het icoon ernaast zal er een scherm naar voren komen voor het versturen van een e-mail bericht via Microsoft Outlook. Het ingegeven e-mail adres zal hierin worden overgenomen. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

Sectie Info

Bijlage

Met deze knop kunt u de bijlagen bekijken die aan deze debiteur zijn gekoppeld en kunt u nieuwe bijlagen toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld een document met bijvoorbeeld met speciale informatie over de debiteur of afbeeldingen betreffen.

Notities

Bij handelingen voor een bepaalde debiteur kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen. Als u het vakje 'Tonen bij boeking' aanvinkt, worden de notities bij een debiteur automatisch getoond wanneer u boekingen uitvoert voor deze debiteur.

Hier kunt u voor uw debiteur meerdere contactpersonen aanmaken. Het is handig om gebruik te maken van contactpersonen, vooral als uw leverancier een grote organisatie is. U kunt dan per contactpersoon directe telefoonnummers bewaren, maar ook hun persoonlijke e-mailadres of faxnummer.

Als u een bestelling gedaan heeft bij een bepaalde contactpersoon, kunt u deze contactpersoon koppelen aan de bestelling. Zo weet u direct bij wie u moet zijn als u nog wijzigingen wilt doorvoeren.

Sectie Contactpersonen

Status

Hier kunt u een selectie maken om alleen de actieve, inactieve of alle contactpersonen te tonen.

Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuwe contactpersoon toevoegen. Als u er op klikt, zal het onderhoudsscherm voor contactpersonen geopend worden.

Bewerken

Met deze knop wordt tevens het onderhoudsscherm voor contactpersonen geopend, maar dan kunt u de geselecteerde contactpersoon wijzigen.

Verwijderen

Met deze knop verwijdert u een contactpersoon.

Verwijderen: Contactpersonen - Doublures

Met deze knop worden dubbele contactpersonen automatisch verwijderd.

Bijwerken: Contactpersonen - Voorletters

Met deze knop kunt u de voorletters van de contactpersonen bijwerken. Wanneer er bij een contactpersoon wel een voornaam is gevuld maar heen voorletter, dan wordt bij het bijwerken de eerste letter van de voornaam als voorletter ingevuld. Deze functie is van toepassing voor alle contactpersonen in het scherm en niet alleen de gemarkeerde contactpersoon.

Repareren: Contactpersonen - Geslacht

Met deze knop kunt u het geslacht van de contactpersonen repareren op basis van het geslacht van de titel. Stel u heeft een contactpersoon waarbij aangegeven is dat het een 'Dhr' is, maar bij geslacht staat 'vrouwelijk. Via deze knop wordt het geslacht dan aangepast naar 'mannelijk'. Deze reparatie heeft betrekking op alle contactpersonen die in het scherm worden getoond.

Sectie Adressen

Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuw adres toevoegen. 

Bewerken

Met deze knop wordt et onderhoudsscherm voor adressen geopend, U kunt hier een adres wijzigen,

Verwijderen

Met deze knop verwijdert u een adres.

Sectie Algemeen

Valuta

Dit is de standaardvaluta waarin geboekt wordt voor deze debiteur. De instellingen die u hier opgeeft, hebben altijd voorrang op de dagboekinstellingen.

Automatisch afletteren

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u beschikt over de bankmodule. Wanneer u deze optie aanvinkt is het verplicht om bij het veld 'Tegenrekening' een tegenrekening in te vullen. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat u bij het importeren van afschriften wilt toestaan dat afschriftregels automatisch worden afgeletterd naar de tegenrekening. Indien een afschriftregel bij het importeren wel kan worden toegewezen aan deze debiteur, maar er is geen openstaande post waarmee de regel kan worden afgeletterd, dan zal deze worden afgeletterd naar de tegenrekening.

Tegenrekening

Dit is de standaard tegenrekening voor een boeking op deze debiteur. U kunt hier de desbetreffende grootboekrekening aangeven.  Deze rekening wordt ook gebruikt wanneer u met de module E-Factuur werkt en in de factuurinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen] in de sectie 'Afdrukken' aangeeft dat bij het aanmaken van de journaalpost de omzetrekening van de debiteur gebruikt dient te worden. Indien u de optie 'Automatisch afletteren heeft aanvinkt is het verplicht dit veld te vullen. Tevens wordt deze rekening dan ook gebruikt om afschriftregels automatisch op af te letteren.

Debiteurenrekening

De standaard grootboekrekening voor debiteuren die wordt gebruikt wanneer u een boeking maakt voor deze debiteur. Let op : als u hier een grootboekrekening koppelt, kunt u het subtype en de presentatie van de grootboekrekening niet meer wijzigen. U kunt deze velden pas weer wijzigen als u deze koppeling ongedaan maakt.

Voor de overzichtelijkheid is het aan te raden om voor de onbekende debiteur een aparte debiteurenrekening aan te maken en deze aan de onbekende debiteur te koppelen. Op deze manier worden deze transacties op een aparte rekening geregistreerd waardoor u op de 'normale' debiteurenrekening een beter overzicht heeft van de transacties van de overige debiteuren.

Wanneer er meerdere debiteurenrekeningen in uw administratie aanwezig zijn dan wordt als volgt bepaald welke rekening wordt gebruikt:

• Er wordt eerst gekeken naar de debiteur. Is bij het onderhoud van deze debiteur een rekening gekoppeld bij het veld 'Debiteurenrekening/' op het tabblad 'Financieel', dan wordt deze rekening gebruikt.
• Is hier geen rekening gekoppeld dan wordt er gekeken of er een debiteuren grootboekrekening aanwezig is waarbij de optie 'Standaard' op het tabblad 'Basis' is aangevinkt. Is dat het geval, dan wordt die rekening gebruikt.
• Is er geen debiteurenrekening aanwezig waarbij de optie 'Standaard' is aangevinkt, dan wordt de debiteurenrekening gebruikt die het laagste nummer heeft. 

Bij het invoeren of bewerken van een bank-/kasboeking waarbij u de betaling/ontvangst aflettert met een factuur wordt ook altijd standaard de hier gekoppelde rekening gebruikt. Is er hier geen rekening gekoppeld, dan wordt altijd de debiteurenrekening gebruikt van de factuur. Bij het afletteren van een bank-/kas regel met meerdere facturen die verschillende debiteurenrekeningen hebben wordt de debiteurenrekening met het laagste nummer gebruikt.

Moederbedrijf

Als er voor deze debiteur een moederbedrijf bestaat, bijvoorbeeld in de vorm van een holding of hoofdkantoor, kunt u dat in dit veld opgeven.

Betalingsconditie

Als u gebruikmaakt van betalingscondities, kunt u hier aangeven welke betalingsconditie standaard gebruikt moet worden voor deze debiteur.

Bankrekening

Hier kunt u de standaardbankrekening van deze debiteur opgeven. U kunt ook een bankrekening selecteren door op de functieknop naast het veld 'Bankrekening' te klikken. U kunt zo ook een nieuwe bankrekening aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe debiteur is de knop niet meteen actief. U dient de nieuw aangemaakte debiteur eerst te bewaren alvorens u een bankrekening kunt koppelen.

Incassomachtiging

Dit veld is alleen actief bij debiteuren waarbij de valutacode 'EUR' is geselecteerd. Hiermee opent u het scherm 'Incassomachtiging' waar u de incassomachtiging van de debiteur kunt onderhouden. De incassomachtigingen zijn van toepassing voor de SEPA incasso-opdrachten.

Kredietlimiet

Als u deze debiteur aan een kredietlimiet wilt koppelen, kunt u hier een limietbedrag invoeren. Als deze debiteur deze kredietlimiet overschrijdt wanneer een verkooporder gefiatteerd wordt aangemaakt, zal het systeem afhankelijk van uw Orderinstellingen een waarschuwing geven (instelling 'Overschrijden toegestaan'). Het hier opgegeven bedrag betreft altijd het bedrag in de standaardvaluta van de administratie. Wanneer u een order invoert met een andere valutacode dan de standaardvalutacode van de administratie, rekent het systeem deze op achtergrond om naar de standaardvaluta om te bepalen of het orderbedrag binnen de kredietlimiet valt. De kredietlimiet 0 staat voor oneindig. Wanneer u een debiteur met een kredietlimiet van 0 geeft kan er oneindig veel krediet worden verstrekt.

Lay-outs

Via deze optie kunt u de standaardlay-outs voor deze debiteur koppelen. Met deze knop opent u een nieuw scherm.

Nummer kamer v. koophandel

In dit veld kunt u het nummer invullen waarmee de relatie is ingeschreven bij de kamer van koophandel.  

Sectie Herinneringen

Laatste herinnering

Hier wordt de datum van de laatste herinnering voor deze debiteur getoond.

Stuur herinneringen

Wanneer u deze debiteur betalingsherinneringen wilt sturen, moet deze optie aangevinkt zijn.

Scenario

Hier kunt u een scenario voor de debiteur aangeven.

Sectie BTW

Privé-persoon

Vink deze optie aan om aan te geven dat deze relatie een privé-persoon is met betrekking tot e-commerce. Dit is van toepassing op het gebruik van One Stop Shop. Voor meer informatie, zie Exact Globe en One Stop Shop (OSS).

BTW-nummer

In deze velden kunt u aangeven of de relatie BTW-plichtig, niet BTW-plichtig, of vrijgesteld is. Verder kunt u het BTW-nummer van de relatie invullen. Het BTW-nummer dient inclusief de landcode ingevuld te worden. Wanneer het een relatie betreft waarvoor 0% BTW wordt gebruikt, maar waarvan de verkopen wel op de BTW-aangifte horen te komen, dient u BTW-plichtig te selecteren.

De belastingdienst bepaalt of een ondernemer of de producten en diensten van die ondernemer BTW-plichtig zijn en welk tarief hierop van toepassing is. Als de belastingdienst bepaalt dat een ondernemer BTW-plichtig is dan ontvangt die ondernemer een BTW nummer van de belastingdienst, en dient een BTW administratie bij te houden. Bedrijven kunnen (bij de belastingdienst) een ontheffing aanvragen voor de plicht van het voeren van een BTW-administratie. In dat geval is de ondernemer Niet-BTW plichtig. Dit heeft veelal betrekking op de hoogte van de omzet van het bedrijf. Daarnaast is een aantal diensten vrijgesteld van BTW. Op deze diensten is de BTW heffing niet van toepassing. Een vrijstelling van BTW is dan ook niet hetzelfde als een ontheffing van de BTW plicht (Niet BTW-plichtig). Vrijstelling houdt in dat over de vergoeding geen omzetbelasting verschuldigd is. Ook een ondernemer die vrijgesteld is van BTW beschikt over een BTW-nummer.

Dit veld heeft alleen invloed op de beschikbaarheid van het veld 'BTW nummer'. Verder is er geen controle aanwezig op de waarde van het veld. Het BTW-nummer dat wordt opgegeven bij een relatie die BTW-plichtig is of vrijgesteld is van BTW, wordt gebruikt in de ICP aangifte.

Wanneer bij het land van deze debiteur de optie 'Lidstaat Europese Unie' is aangevinkt, en u koppelt een aan deze debiteur een BTW-code met een ICP-listing dan is het verplicht om het BTW-nummer van de debiteur op te geven.

Controle datum

Hier kunt u de controledatum invullen. Dit is de datum waarop het BTW-nummer van de relatie voor het laatst gecontroleerd is bij de belastingdienst.

OIN Nummer

Dit veld is van toepassing op debiteuren welke Nederlandse overheidinstellingen betreffen. In dit veld kunt u het OIN Nummer (Overheids Identificatie Nummer) van deze instantie opgeven. Het OIN Nummer wordt gebruikt wanneer u een elektronische factuur naar deze debiteur verstuurd. Voor meer informatie, zie Elektronische facturen versturen naar de overheid.

BTW

Hier kunt u een standaard-BTW-code koppelen aan deze klant. U kunt deze code desgewenst vergrendelen, zodat deze in boekingsregels niet kan worden gewijzigd bij handmatige invoer. Er wordt dan standaard met deze BTW-code gewerkt bij het handmatig aanmaken van boeking voor deze klant; als u de code vergrendeld heeft, kan deze niet worden gewijzigd. De BTW-code kan ook niet gewijzigd worden bij geïmporteerde boekingen, ondanks dat boekingen wel degelijk geïmporteerd kunnen worden wanneer deze andere BTW-codes bevatten. Als u gebruikmaakt van BTW-codes met ICP-listing binnen de EU, is het gebruik van een BTW-nummer voor uw debiteur verplicht. Wanneer E-Factuur in uw licentie aanwezig is en de debiteur niet is gevestigd in de EU, of is gevestigd in hetzelfde land als uw bedrijf, dan wordt standaard deze BTW-code voorgesteld bij het invoeren van logistieke transacties. Is daar geen BTW-code gekoppeld, dan wordt de BTW-code van het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur is gevestigd in een EU land (anders dan uw eigen land) wordt op basis van het veld 'Classificatie ICP' bepaald welke BTW-code wordt gebruikt.

BTW diensten

Het veld 'BTW diensten is alleen aanwezig wanneer E-Factuur in uw licentie aanwezig is. Dit veld is alleen actief wanneer bij het land van de debiteur de optie 'Lidstaat Europese Unie' is aangevinkt. In dit veld kunt u alleen maar BTW-codes koppelen waarbij op het tabblad 'ICP' bij het veld 'Listing' de optie 'Listing diensten' is geselecteerd.  Door hier een BTW-code te koppelen geeft u aan dat u voor deze debiteur deze BTW-code wilt gebruiken in combinatie met diensten. Op basis van het veld 'Classificatie ICP' wordt bepaald of deze BTW-code wordt voorgesteld.

Met dit icoon kunt u de BTW-code die u bij het veld 'BTW diensten' heeft gekoppeld kopiëren naar het veld 'BTW code diensten' van alle andere debiteuren die aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Bij het land dat aan de debiteur is gekoppeld is de optie 'Lidstaat Europese Unie' aangevinkt.
• De BTW-code die bij het veld 'BTW' is gekoppeld is hetzelfde als de BTW-code die bij deze debiteur bij het veld 'BTW' is gekoppeld.

Wanneer u op dit icoon klikt wordt er eerst om een bevestiging gevraagd middels de volgende melding: "Wilt u de BTW code voor BTW Diensten kopiëren naar andere debiteuren, die zich in de EU bevinden, en ook dezelfde BTW code voor BTW Goederen gekoppeld hebben?". Wanneer u kiest voor 'Ja' wordt de BTW-code gekopieerd naar de betreffende debiteuren. Wanneer u kiest voor 'Nee' wordt de BTW-code niet gekopieerd naar de andere debiteuren.

Sectie Specifiek

Naam ontvanger

Hier kunt u de naam van de ontvanger van de betaling opgeven, indien deze af dient te wijken van de naam op het tabblad 'Basis'. Als u het veld 'Naam begunstigde' opneemt op de lay-out van de betalingsspecificatie [Systeem, Algemeen, Instellingen, Document instellingen, sectie Cash flow], wordt deze naam afgedrukt. Als u het veld 'Naam ontvanger' leeg laat, wordt op de betalingsspecificatie de naam van de debiteur afgedrukt.

Dit veld wordt tevens gebruikt bij het toewijzen van CAMT.053 afschriften. Wanneer de afschriftregel tijdens de import niet kan worden toegewezen op basis van het bankrekeningnummer of de naam van de relatie, wordt naar dit veld gekeken. Hierbij is het van belang dat de naam in het afschrift exact hetzelfde is als deze naam. Het gebruik van hoofdletters of kleine letters is niet van toepassing. Wanneer er meerdere debiteuren met dezelfde naam zijn, en bij één van de debiteuren is de 'Naam ontvanger' gevuld, wordt de afschriftregel niet toegewezen.

Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn gekoppeld aan deze relatie en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.

Bij het aanmaken van een nieuwe relatie wordt gecontroleerd of er een actieve persoonsgegevens classificatie is waarbij de categorie en type overeenkomen, en waarbij de optie 'Automatisch koppelen' is geselecteerd. Als dat het geval is, wordt die classificatie automatisch aan deze relatie gekoppeld.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.

Nieuw

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie koppelen aan deze relatie.

Verwijderen

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie ontkoppelen van deze relatie.

Extra omschrijving

Hier kunt u een standaard extra omschrijving koppelen aan deze debiteur, bijvoorbeeld een Engelse of een Duitse omschrijving.

Selectiecode

U geeft hier aan welke selectiecode u aan deze debiteur wilt koppelen.

Factuurdebiteur

Hier kunt u de factuurdebiteur aangeven.

Leveringswijze

Het kan zijn dat er voor een bepaalde debiteur maar één leveringswijze bestaat of mogelijk is. Als u hier een standaard leveringswijze definieert, hoeft u deze gegevens bij het aanmaken van een factuur niet opnieuw in te voeren.

Prijslijst

U kunt hier een standaardprijslijst voor deze debiteur instellen. Als u bijvoorbeeld een afspraak met uw debiteur heeft over kortingen bij bepaalde afnamen, is dit erg handig. Het is mogelijk om een prijslijst te selecteren met dezelfde land- en valuta code als de relatie; ook prijslijsten waarbij de landcode niet is ingevuld kunnen geselecteerd worden. Bovendien kunnen alleen prijslijsten die gedefinieerd zijn voor de betreffende relatie 'Soort' geselecteerd worden. Dus als de relatie valt onder het soort 'Klant', is het alleen mogelijk om prijslijsten te selecteren die gedefinieerd zijn voor het soort 'Klant'.

Bij het invoeren van bijvoorbeeld verkooporders of verkoopfacturen wordt eerst gekeken of er een prijsafspraak geldig is voor de combinatie van artikel, debiteur en orderdatum. Indien dit niet het geval is wordt er gekeken naar de prijslijsten. Er wordt dan in eerste instantie naar de hier gekoppelde prijslijst gekeken.
Is er hier geen prijslijst gekoppeld, of is de hier gekoppelde prijslijst niet geldig, dan wordt er naar de andere prijslijsten gekeken.

Vertegenwoordiger

Als in uw bedrijf een bepaalde werknemer zich specifiek met deze klant bezighoudt, kunt u de naam van die werknemer hier opgeven.

Bevestig order

Hier kan aangegeven worden of u orders wel of niet wilt bevestigen bij deze debiteur.

Deellevering toegestaan

U kunt hier invoeren of het mogelijk is voor deze debiteur om in delen te leveren. Wanneer u deze optie aanvinkt is de optie 'Deellevering toegestaan' onder de knop 'Condities' bij het invoeren van een verkooporder automatisch aangevinkt. Het is in dat geval mogelijk om de verkooporder in delen te leveren. Vinkt u de optie bij de debiteur niet aan, dan is deze ook automatisch uitgevinkt bij het invoeren van een verkooporder voor deze debiteur. Het wel of niet selecteren van deze optie bij de debiteur is slechts bedoelt als standaardwaarde voor de orderinvoer, u heeft bij de orderinvoer nog de mogelijkheid om een andere keuze te maken. 

Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder

Deze optie is alleen aanwezig wanneer in de orderinstellingen de optie 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder'  is aangevinkt. Wanneer een productieorder of bestelling is toegewezen aan een verkooporder of serviceorder en de ontvangen aantallen zijn groter dan de bestelde aantallen kunt u middels deze optie aangeven of u wilt dat de extra ontvangen aantallen worden toegewezen aan de verkooporder of serviceorder, en deze worden geleverd aan de klant. 

Om ervoor te zorgen dat de extra ontvangst wordt toegewezen aan de toegewezen verkooporder/serviceorder dient aan alle onderstaande criteria te worden voldaan.

• De optie 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder' in de orderinstellingen is aangevinkt
• De extra ontvangen aantallen vallen binnen het in de orderinstellingen opgegeven afwijkingspercentage (veld 'Afwijking')
• De optie 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder' bij het onderhoud van de debiteur is aangevinkt
• De optie 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder' bij het onderhoud van het artikel is aangevinkt

Sectie Factuur

Kopiefacturen

U geeft hier aan hoeveel kopiefacturen er voor deze debiteur moeten worden afgedrukt. Als u hier bijvoorbeeld 2 opgeeft, worden er bij het afdrukken van facturen standaard drie identieke facturen afgedrukt.

Lay-outs

Via deze optie kunt u de standaardlay-outs voor deze debiteur koppelen. Met deze knop opent u een nieuw scherm. Hier kunt u de verschillende lay-outs aan de debiteur koppelen. Tevens kunt u de koppeling ongedaan maken door het veld leeg te maken en vervolgens op 'Bewaren' te klikken. Tevens kunt u via de documentinstellingen de verschillende lay-outs aan de debiteuren koppelen.

Fact. verzamelen 

Met deze optie kunt u aangeven of facturen van deze debiteur automatisch moeten worden verzameld of dat dit handmatig moet gebeuren. U heeft bij automatisch verzamelen de optie om de facturen te verzamelen per orderdebiteur of per factuurdebiteur. Het systeem kan alleen automatisch verzamelen indien de facturen vanuit de ordermodule zijn gegenereerd. Kiest u ervoor om handmatig facturen te verzamelen of geen facturen te verzamelen dan kunt u in het debiteurenonderhoud kiezen voor 'Nee'.

Verzendmethode

Dit veld is alléén aanwezig wanneer SE1800 E-CRM of SE1100 E-Factuur in uw licentie aanwezig is.

Met deze optie kunt u de standaard verzendmethode opgeven voor deze relatie. Dit heeft betrekking op het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. U heeft hier de keuze uit de volgende opties:

• E-mail: De facturen worden per e-mail verstuurd.
• Printer: De facturen worden op de printer verstuurd.
• Elektronisch: Deze optie is van toepassing op het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk Deze optie is alleen aanwezig wanneer uw administratie is ingericht voor het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk. Met deze optie worden de facturen als elektronische facturen verstuurd. Wanneer u bij het verwerken van facturen de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de verzendmethode gebruikt die u hier heeft geselecteerd.

eFactuur

Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Verzendmethode' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven of u bij het versturen van de factuur via e-mail een XML bestand van de factuur wilt meesturen naar deze relatie. Het XML bestand dat alle informatie van de factuur bevat en is afhankelijk van het land van de debiteur opgemaakt volgens een bepaald formaat. Uw klant kan deze bijlage vervolgens uploaden in zijn/haar systeem dat deze bestanden ondersteund, zodat de factuur automatisch wordt aangemaakt.

Dit pictogram is alleen actief wanneer u bij 'Verzendmethode' de optie 'E-mail' of 'Elektronisch' heeft geselecteerd. Met dit pictogram kunt aangeven in welk formaat u de elektronische factuur wilt versturen. De formaten die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van het land van het factuuradres van de debiteur en het land dat aan het betreffende formaat is gekoppeld. In de documentinstellingen bij het veld 'E-factuur' kunt u de formaten beheren. Door het formaat te selecteren worden elektronische facturen voor deze debiteur aangemaakt in het betreffende formaat.

 Intrastat

Als u op deze knop  klikt krijgt u een pop-up scherm met de volgende opties:

Relatie

Hier staat automatisch de relatie gevuld  van waaruit u dit scherm heeft opgestart.

INTRASTAT-stelsel

Hier kunt u het stelsel definiëren dat voor deze debiteur van toepassing is. Het stelsel is afhankelijk van het soort goederen dat u exporteert.

Transactie A

U kunt hier het soort transactie dat normaal gesproken bij deze debiteur plaatsvindt instellen. Deze transactiesoorten zijn voor gedefinieerd.

Transactie A2

U kunt hier het soort transactie dat normaal gesproken bij deze relatie plaatsvindt instellen. De code die u hier opgeeft wordt standaard gebruikt bij voor de intrastat-transacties voor deze relatie. Wanneer u hier geen code opgeeft wordt standaard de Transactie A2 code uit de Intrastat-instellingen gebruikt.

Vervoer

Welk type vervoer is normaal gesproken voor deze debiteur van toepassing.

 Artikelen per klant 

Met deze knop kunt u afwijkende artikelcodes voor deze debiteur definiëren. Deze kunnen in de invoerschermen van een order of factuur worden geselecteerd en worden opgenomen op de lay-outs.

Sectie Verkoopprovisie

Deze sectie is alleen aanwezig wanneer u in de order- of factuurinstellingen heeft aangegeven dat u gebruik maakt van verkoopprovisie en wanneer er géén E-CRM in uw licentie aanwezig is. Wanneer E-CRM in uw licentie is kunt u deze gegevens onderhouden op het tabblad 'Marketing'.

In deze sectie kunt u medewerkers en provisiepercentages koppelen aan deze debiteur. Deze medewerkers en bijbehorende percentages worden voorgesteld bij het invoeren van een offerte, verkooporder, serviceorder, RMA order, factuur of directe factuur. Tijdens de invoer kunt u hierbij met de knop 'Verkoopmedewerkers' die u onder de knop 'Condities' kunt vinden, de medewerkers en percentages bekijken en aanpassen.

Provisieberekening

Middels deze optie kunt u aangeven dat u deze debiteur wilt aanmerken voor provisieberekening. Wanneer deze optie is aangevinkt en u selecteert deze debiteur als orderdebiteur in een offerte, verkooporder, serviceorder, RMA order, factuur of directe factuur, dan wordt er afhankelijk van de overige instellingen provisie berekend. Wanneer u deze optie niet aanvinkt en u selecteert deze debiteur als orderdebiteur dan wordt er geen provisie berekend over de betreffende offerte, verkooporder, serviceorder, RMA order, factuur of directe factuur

Gebiedscode

Hier kunt u een gebiedscode selecteren. Deze gebiedscode die u hier selecteert wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden.

Toevoegen

Middels dit icoon kunt u een medewerker en een percentage koppelen aan deze debiteur. U kunt alleen actieve medewerkers die aan de rol 'Representative' of 'Vertegenwoordiger' zijn gekoppeld, selecteren. Bij het toevoegen van een medewerker kunt u de volgende gegevens invullen.

Debiteur

Hier wordt het debiteurnummer getoond van de debiteur waarvoor u de medewerkers toevoegt. U kunt dit niet wijzigen.

Medewerker

Hier selecteert u de medewerkers waarvoor u een provisiepercentage wilt opgeven. U kunt alleen actieve medewerkers die aan de rol 'Representative' of 'Vertegenwoordiger' zijn gekoppeld, selecteren.

Provisie %

Hier geeft u het provisie percentage op dat van toepassing is voor deze medewerker voor deze debiteur. U dient er rekening mee te houden dat het totale provisie percentage van alle medewerkers die u aan deze debiteur koppelt, altijd gelijk dient te zijn aan 100. Wanneer dit niet het geval is verschijnt na het toevoegen van de medewerker en het percentage een melding of, bij het bewaren van de debiteur een melding. Het percentage dat u hier opgeeft is van belang voor het berekenen van de provisie.

Bewerken

Met deze knop kunt u eerder toegevoegde medewerkers en percentages bewerken. Het scherm voor het bewerken is gelijk aan het scherm voor het toevoegen zoals hierboven beschreven.

Verwijderen

Met deze knop kunt u de medewerker en het percentage verwijderen bij deze debiteur.

Type

Hier kunt u aangeven welk type u wilt zien:

• Condities: alleen offertes/orders/facturen en/of facturen die zijn betaald worden getoond.
• Transacties: Naast de condities worden ook alle goederentransacties (leveringen, retouren) getoond.

Verzamel

Hier kunt u aangeven hoe u de gegevens wilt verzamelen. U kunt er voor kiezen om niet te verzamelen, of u kunt verzamelen per maand. Deze optie is alleen beschikbaar indien u de optie 'Termijnen' heeft geselecteerd.

Actualiseren

Met deze knop kunt u het scherm verversen nadat u andere selectiecriteria heeft opgegeven.

Van, t/m

Hier kunt u een datumtraject opgeven. Alleen transacties binnen dit datumtraject worden getoond. Bij het opvragen van de gegevens met het type 'Offerte', 'Order' of 'Factuur' is dit gebaseerd op de orderdatum van de offerte, order of factuur.

Serienummer

Met deze optie kunt u een selectie maken op het serienummer.

Ordernummer

Met deze optie kunt u een selectie maken op het ordernummer.

Factuurnummer

Met deze optie kunt u een selectie maken op het factuurnummer. Deze optie is alleen beschikbaar indien u de optie 'Termijnen' heeft geselecteerd. In het scherm ziet u de transacties die aan de opgegeven criteria voldoen.

Afhankelijk van het geselecteerde type en de manier van groeperen/verzamelen en uw licentiesamenstelling, zijn de volgende knoppen aan de linkerkant aanwezig.

Zoomen

Met deze knop opent u de geselecteerde offerte/order/factuur.

Zoomen: Project

Met deze knop kunt u doorzoomen naar het project dat aan de transactie is gekoppeld. Deze knop is alleen actief wanneer er een transactie is geselecteerd waaraan een project is gekoppeld.

Zoomen

Nadat u heeft gegroepeerd kunt u met deze knop doorzoomen naar de onderliggende offertes/orders/facturen.

Terug

Als u heeft doorgezoomd kunt u met deze knop weer terugkeren naar het voorgaande scherm.

Voorraadposities

Wanneer u bij type 'Top 10 artikelen' selecteert, kunt u met deze knop de voorraadposities van het geselecteerde artikel openen.

Prijsafspraak

Wanneer u bij type 'Top 10 artikelen' selecteert, kunt u met deze knop indien aanwezig, de prijsafspraak van de debiteur openen.

Op het tabblad 'Extra' vindt u 45 extra te definiëren velden, waarin u zelfgedefinieerde alfabetische en numerieke waarden kunt koppelen aan uw debiteur. U kunt deze velden gebruiken in overzichten. U kunt zelf aangeven welke vrije velden worden getoond en wat de omschrijving van deze vrije velden is. Daarnaast kunt u ook aangeven of en welke standaard waarde gevuld dient te worden, en heeft u de mogelijkheid om voorgedefinieerde waarden te gebruiken. Dit kunt u instellen bij het onderhoud van de vrije velden.

Account: free field 1 t/m 5

Deze vrije velden kunt u gebruiken voor datums.

Account: free field 6 t/m 10 

Deze vrije velden kunt u gebruiken om bedragen in te vullen.

Account: free field 11 t/m 15

Deze vrije velden kunt u als aanvink veld gebruiken.

Account: free field 16 t/m 45

Deze vrije velden kunt u als tekst velden gebruiken.

Onderhouden: Vrije velden

 Via de knop opent u het vrije velden onderhouden scherm. In dit scherm kunt u zelf een naam definiëren voor de vrije velden.