Exact Financials

Activa - Instellingen activa

[Activa: Bestand, Instellingen activa, Algemeen]

Introductie

Voordat u met uw administratie kunt werken, moet u een aantal instellingen definiëren. Met behulp van deze instellingen kunt u de administratie zodanig instellen dat deze naar uw wens functioneert. U vindt de instellingen in menupad [Activa: Bestand, Instellingen activa, Algemeen]. De instellingen zijn verdeeld over verschillende tabbladen, volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.

• Tabblad - Algemeen
• Tabblad - Activum
• Tabblad - Financiële koppelingen

Uitleg van de velden

Tabblad - Algemeen

Dagboeknummer: Verkoop
Voer het memoriaaldagboek in dat u als standaard dagboek wenst te gebruiken bij het afstoten/ verkopen van een activum. Bij verkoop van het activum kunt u het dagboek eventueel wijzigen.

Dagboeknummer: Afschrijving
Voer het memoriaaldagboek in dat u als standaard dagboek wenst te gebruiken voor (primaire) afschrijvingen, herwaarderingen en inhaalafschrijvingen. Bij het afschrijven of herwaarderen kunt u eventueel het dagboek wijzigen.

Herwaarderingsboekingen
Geef aan hoe u de periode wilt definiëren waarin de herwaarderingsboekingen worden aangemaakt. U kunt kiezen tussen:

• Gebruik periode-/ datumtabel. Als u deze optie kiest worden de boekingen gemaakt in de periode die gespecificeerd is in de periode-/datumtabel, waarbij de datum van het moment van aanmaken van de boeking leidend is.
• Gebruik vaste jaar/ periode. Als u kiest voor deze optie kunt u zelf een jaar en een periode invullen als u de boekingen aanmaakt.

Opmerking: Vanaf versie 7.22 is er een controle op de datum/periode waarin u wilt herwaarden. Deze mag niet liggen voor de laatst afgeschreven periode. Wilt u toch herwaarden op de datum/periode die voor de laatste afschrijving ligt dat moeten de betreffende afschrijvingen ongedaan gemaakt worden voordat u kunt herwaarderen.
Wilt u herwaarderen in een toekomstige datum/periode tot wanneer er nog afschrijvingen gedaan moeten worden dan zal het systeem automatisch de tussenliggende perioden afschrijven

Afschrijving per periode registreren
De module Fixed Assets biedt u de mogelijkheid om afschrijvingstransacties van meerdere perioden te aggregeren en in een periode als totaal weg te schrijven. Door de optie 'Afschrijving per periode registreren' aan te zetten, wordt in elke periode van de aan het primaire boek gekoppelde kalender een afschrijvingstransactie gegenereerd en weggeschreven naar Finance. De afschrijvingskosten worden in deze situatie over de afgeschreven perioden van de primaire kalender verdeeld. Indien u geen gebruik maakt van deze optie worden de afschrijvingskosten niet over de financiële perioden verdeeld.

Voorbeeld:
Indien u een activum eenmalig afschrijft voor de maanden januari t/m juni (gegeven een twaalfmaandelijkse kalender) wordt er, bij activeren van deze optie, in elke periode (januari t/m juni) een afschrijvingstransactie gegenereerd (6 transacties totaal). Wanneer u deze optie deactiveert wordt er één financiële transactie aangemaakt bevattende het totale afschrijvingsbedrag voor deze zes perioden.

Tabblad - Activum

Gebruiker is verplicht
Als u deze optie markeert, bent u verplicht om bij het aanmaken van een activum aan te geven welke gebruiker de verantwoordelijkheid draagt over het gebruik van het activum.

Afdeling is verplicht
Als u deze optie markeert, bent u verplicht om bij het aanmaken van een activum een afdelingscode in te voeren.

Locatie is verplicht
Als u deze optie markeert, bent u verplicht om bij het aanmaken van een activum een locatie mee te geven.

Handmatig bijwerken bedrag eerste afschrijving
Als u deze optie markeert is het toegestaan om bij het vastleggen van het activum, het bedrag van de eerste afschrijving handmatig in te voeren en te laten afwijken van het bedrag welke door de gekoppelde formule wordt berekend.

Tabblad - Financiële koppelingen

Verplicht: Financiële boeking
Als u deze instelling aankruist, kunt u alleen nieuwe activa aanmaken door een boeking in te voeren in het inkoopboek of het memoriaal. Als u deze instelling niet aanzet, kunt u ook activa aanmaken via [Activa: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activa].

Verdichten: Afschrijvingsboekingen
U hebt hier de keuze een verdichte boeking aan te maken per gebruikte activumgroep, activumstam of grootboekrekening. Ook de kostenplaats en de kostendrager moeten in dit geval identiek zijn. Standaard staat deze instelling op niet verdichten. Als u de afschrijvingsboekingen niet verdicht, zal er per activum één afschrijvingsboeking in het memoriaal worden aangemaakt. Als u kiest om een verdichte boeking aan te maken, zullen de regels van de boeking worden verdicht op het aangegeven niveau en kunt u in Finance niet zien welke activa bij deze aangemaakte boeking betrokken zijn.

Journaalpost voor geconverteerde activa
Als u voor het eerst gebruik maak van de module Fixed Assets of u besluit activa vanuit een andere applicatie over te zetten naar Exact Fixed Assets, dan geeft u bij invoer van het activum aan hoeveel van het activum reeds is afgeschreven (totaal reeds afgeschreven bedrag en totaal reeds afgeschreven perioden). Als u deze optie markeert wordt tijdens het activeren van het activum in het afschrijvingsmemoriaal de volgende financiële boeking aangemaakt:

Als u de optie niet markeert, wordt bovenstaande financiële boeking niet aangemaakt. U kunt dan handmatig via het memoriaal de aanschafboeking aanmaken.

Exact Financials Enterprise > Activa > Vaste activa: Instellingen