Uren en kosten invoeren op de nieuwe uren en kosten pagina
Menupad
- Modules ? Projecten ? Invoer ? PSA ? Invoer uren
- Ga naar Modules ? HRM ? Overzichten ? Medewerkers ? Medewerkers, definieer de gewenste criteria en klik op Tonen. Klik op de betreffende medewerker. Klik op de knop Invoer uren op de medewerkerkaart.
Introductie
Na het plannen van de arbeidsuren dienen de medewerkers de gewerkte uren en eventuele kosten te registreren. Dit kan worden uitgevoerd via de werkstroom omdat de geplande uren in de werkstroom van de medewerker worden getoond. Het kan ook worden uitgevoerd via de Uren & Kosten pagina.
Als projectmanager kunt u ook de uren en kosten voor de medewerkers invoeren. Hiervan kan gebruik worden gemaakt wanneer er een back-up nodig is in het geval de medewerker bijvoorbeeld ziek is. Dit is mogelijk zolang de medewerker waarvoor u uren en kosten wilt invoeren is gekoppeld aan de Hour entry rol.
Opmerking: Dit document is gebaseerd op de nieuwe
Uren en Kosten pagina die vanaf product update 252 beschikbaar is. Naast het de functies uit de oude
Uren en kosten pagina, beschikt u op deze nieuwe uren en kosten pagina over extra functies en een gestandaardiseerde interface. Er kan slechts één versie van de pagina op hetzelfde moment actief zijn. Uw administrator kan via Modules ? Systeem ? Inrichting ? Instellingen - Algemeen ? Alle aangeven welke versie actief is. Voor meer informatie over de oude uren en kosten pagina, zie
Invoer uren.
Rollen en rechten
Om zelf uren en kosten te kunnen invoeren is de Hour entry rol benodigd.
Wanneer u project manager bent en u wilt de uren en kosten voor uw consultant kunnen invoeren, is de Project manager rol en functierecht 900 – Realize hours for others benodigd. Hou er rekening mee dat u alleen uren en kosten kunt invoeren voor uw consultants die zijn gekoppeld aan de Hour entry rol.
Om uren te boeken heeft u de module YA1401 - Hour entry role of de rol 71 - Hour Entry nodig.
Employee self service of CRM gebruikers hebben in de licentie het artikel YA1401 – Hour entry role nodig voordat ze kunnen worden toegewezen aan de rol Hour Entry.
Opmerkingen:
Hoe kan ik projecturen, overige uren, reiskosten en materiaal en kosten indienen?
- Vul in de secties Projecturen, Overige uren, Travel expenses, of Material & expenses de betreffende velden in.
- Klik op Indienen dagen. Wanneer de Weekstaat functie wordt gebruikt, is de knop Indienen dagen niet beschikbaar. Projecturen, overige uren en materiaal en kosten kunnen worden ingediend door op Indienen weekstaat te klikken.
Hou rekening met: De Weekstaat functie wordt gebruikt wanneer er een verzoektype is gevuld bij het veld Weekstaat in menupad Modules ? Projecten
? Inrichting ? PSA ? Instellingen.
Hoe dien ik de weekstaat voor een bepaalde week in?
- Selecteer de betreffende week en geef de uren en/of kosten op in het veld Week in de sectie Algemeen.
- Vul in de secties Projecturen, Overige uren, Travel expenses, of Material & expenses de betreffende velden in.
- Klik op Bewaren als concept om de uren en/of kosten als concept op te slaan, of klik op Indienen weekstaat om de weekstaat voor alle dagen van de geselecteerde week in te dienen.
Hou rekening met:
- U kunt wisselen tussen weken zonder de weekstaat eerst in te dienen. De
betreffende uren worden alleen getoond wanneer ze als concept zijn
opgeslagen. Als alle relevante velden zijn gevuld maar nog niet als concept
zijn opgeslagen of zijn ingediend, verschijnt een herinneringsmelding
wanneer u op
of
of Sluiten klikt.
- Wanneer de weekstaat voor de betreffende week nog niet is ingediend wordt het geplande aantal uren voor iedere dag getoond op de regel Totaal gepland. Wanneer de weekstaat voor een bepaalde week is ingediend, wordt een aandachtsstreepje (—) getoond voor iedere dag.
- Wanneer een weekstaat is afgekeurd kan deze opnieuw worden ingediend. Het totaal aantal geplande uren komt overeen met het rooster van de betreffende week.
- Het is niet mogelijk om een weekstaat in te dienen wanneer het totaal aantal uren van de week niet overeenkomst met het totaal aantal geplande uren. Wanneer u in dit geval op de knop Indienen weekstaat klikt worden alle boekingen gereset en wordt een melding getoond.
Hoe kan ik niet geplande projecturen indienen?
- Vul in de sectie Projecturen de betreffende velden in.
- Klik op Indienen dagen of Indienen weekstaat.
Hou rekening met: De Weekstaat functie wordt gebruikt (er is een verzoektype is gevuld bij het veld Weekstaat in menupad Modules ? Projecten
? Inrichting ? PSA ? Instellingen), is de knop Indienen weekstaat aanwezig in plaats van Indienen dagen.button.
Hoe kan ik concept uren of waarden aanmaken?
- Vul in de secties Projecturen, Overige uren, Travel expenses, of Material & expenses de betreffende velden in.
- Klik op Bewaren als concept. Er wordt een verzoek met de status Concept aangemaakt met de opgegeven uren of waarden.
Hou rekening met: De knop Bewaren als concept is alleen aanwezig wanneer de optie Bewaren van draft uren toestaan in menupad Modules ? Projecten
? Inrichting ? PSA ? Instellingen is aangevinkt.
Hoe kan ik uren als kosten als favoriet opslaan zodat ze worden onthouden op mijn pagina?
- Vul in de secties Projecturen, Overige uren, Travel expenses, of Material & expenses de betreffende velden in.
- Klik op
Favoriet aanmaken naast de kolom Project. De informatie die is opgegeven in de kolommen Project, Relatie, Product, Activiteit, Type en/of Artikel worden nu onthouden en automatisch gevuld wanneer u deze pagina een volgende keer opent.
Hou rekening met:
- Wanneer de regel is gemarkeerd als favoriet, wordt
Favoriet verwijderen getoond. U kunt hier op klikken om de favoriet te verwijderen.
- De Favoriet functie is beschikbaar voor regels met geplande uren of kosten.
- De Favoriet functie is beschikbaar is niet van toepassing voor de gegevens in de pop-up pagina's in de Uren kolom. De informatie die is opgegeven in de pop-up pagina's wordt dan ook niet als favoriet opgeslagen.
- De gegevens op de regel die u als favoriet heeft gemarkeerd worden getoond op basis van de datumreeks van het project, projectlid, product en activiteit. Dit betekent dat de regel die u als favoriet heeft gemarkeerd niet wordt getoond wanneer de de begindatum van het project nog niet is bereikt of de einddatum van het project is verstreken.
Hoe kan ik gepland naar gerealiseerd kopiëren?
- Klik op de Uren & Kosten pagina op de knop Kopieer gepland naar gerealiseerd.
Hoe bekijk ik een voorbeeld van de urenstaat?
- Klik op de Uren & Kosten pagina op de knop Voorbeeld urenstaat.
- Klik op Bewaren om het bestand op te slaan of op Open om het bestand te openen.
Hoe verwijder ik de concepturen of waarden?
- Klik in de secties Projecturen, Overige uren, Travel expenses, of Material & expenses op
Verwijder om de betreffende regel te verwijderen. Tevens kunt u op de pop-up pagina van het betreffende datum veld op Verwijder concept waarden klikken.
Knoppen
Actualiseren
Klik hier om de gegevens op de pagina te verversen.
Indienen dagen
Klik hier om de uren in te dienen die zijn ingevoerd voor de betreffende dagen.
Opmerking Dit is alleen beschikbaar wanneer u geen gebruik maakt van de Weekstaat functie (er is geen verzoektype gevuld bij het veld Weekstaat in menupad
Modules ? Projecten
? Inrichting ? PSA ? Instellingen).
Indienen weekstaat
Klik hier om de Planning en realisatie, Reiskosten en Kosten en materialen en overige uren verzoeken aan te maken. De verzoeken worden dan automatisch gekoppeld aan een Weekstaat verzoek, waarbij het goedkeuren of verwerpen kan worden uitgevoerd op de Uren en kosten goedkeuren pagina. Voor meer informatie, zie Overzicht van uren welke goedgekeurd of afgekeurd moeten worden.
Opmerking Dit is alleen beschikbaar wanneer u gebruik maakt van de Weekstaat functie (er is een verzoektype gevuld bij het veld Weekstaat in menupad
Modules ? Projecten
? Inrichting ? PSA ? Instellingen).
Bewaren als concept
Klik hier om de opgegeven uren als een verzoek in concept status op te slaan.
Opmerking: Dit is alleen beschikbaar wanneer de optie Bewaren van draft uren toestaan in menupad Projecten
? Inrichting ? PSA ? Instellingen is aangevinkt.
Kopieer gepland naar gerealiseerd
Klik hier om de datum kolom van de geselecteerde dagen automatisch te vullen met de waarden van de geplande uren.
Download uur sheet
Klik hier om de voorgedefinieerde urensheet te downloaden, en offline in
Microsoft Excel de uren in te voeren.
Voorbeeld urenstaat
Klik hier om uw urenstaat in een rapport te bekijken. De Voorbeeld pagina wordt getoond.
Opmerking:
- De opmaak van het rapport is gedefinieerd als Default urenstaat
report in de sectie Invoer uren in menupad Modules ? Projecten ?
Inrichting ? PSA ? Instellingen.
- Wanneer u het rapport wijzigt op de Rapport Project - Urenstaat
pagina wordt dit onthouden voor als u de volgende keer de Rapport Project
- Urenstaat pagina opent. Dit afwijkende rapport type is echter alleen
voor u van toepassing en niet voor andere gebruikers.
Sluiten
Klik hier om deze pagina te sluiten.
Iconen
Aanpassen
Sectie Kaart: Template
Selecteer Medewerker of Bedrijf om de Uren & Kosten
pagina aan te passen op medewerker niveau of bedrijfsniveau.
Opmerking: De velden in de secties Algemeen, Project en
Non-Project op bedrijfsniveau, zijn alleen beschikbaar wanneer u over
functierecht 525 – Allows to update the company wide hour entry screen customization beschikt.
Sectie Algemeen
- Tonen geplande uren en kosten — Selecteer deze optie om de geplande uren en kosten voor de geselecteerde medewerker te bekijken op de Uren & Kosten pagina.
- Tonen weekend — Selecteer deze optie om de weekend dagen te tonen bij het invoeren van de geplande uren en kosten voor de geselecteerde medewerker op de Uren & Kosten pagina.
Sectie Project
U kunt de additionele kolommen in de sectie Projecturen tonen of verbergen door hier de betreffende opties aan- of uit te vinken.
Sectie Non-project
U kunt de additionele kolommen in de sectie Overige uren tonen of verbergen door hier de betreffende opties aan- of uit te vinken.
Verwijderen
Klik hier om:
- de geplande uren in verzoeken te verwerpen,
- de conceptwaarden te verwijderen, of
- gerealiseerde waarden te verwijderen.
Favoriet aanmaken
Klik hier om de gegevens in de kolommen Project, Relatie, Product, Activiteit, Type en/of Artikel als favoriet te markeren zodat ze worden onthouden en automatisch worden gevuld wanneer u deze pagina een volgende keer opent.
Favoriet verwijderen
Klik hier om om de gegevens in de kolommen Project, Relatie, Product, Activiteit, Type en/of Artikel niet langer als favoriet te markeren
Velden
Sectie Criteria
Medewerker
Selecteer hier een medewerker ID om de verzoeken voor de betreffende medewerker te bekijken. Standaard wordt de ID van de medewerker die op dit moment is ingelogd getoond.
Week
Selecteer een week om de uren/kosten voor die week in te voren. Op basis van de geselecteerde week worden de getoonde datums op deze pagina aangepast. U kunt op
en
klikken om naar de vorige of volgende week te gaan. Standaard wordt de huidige week getoond.
Kolommen
Deze sectie toont de geselecteerde projecten, relaties, producten, activiteiten, artikelen en omschrijvingen in de volgende subsecties:
- Projecturen
- Overige uren
- Reiskosten
- Bezoekkosten
In deze subsecties kunt u de projecturen, overige uren en reiskosten of andere kosten registreren die van toepassing zijn op de betreffende week. Alleen de kolommen die van toepassing zijn worden getoond in de betreffende secties. U kunt extra kolommen in de secties Projecturen en Overige uren tonen of verbergen via
Aanpassen.
Wanneer u geen rechten heeft om overige kosten verzoeken (de rechten zijn gedefinieerd in sectie Wie kan dit verzoek aanmaken? in de verzoektype definitie), kunt u de overige kosten verzoeken die voor u zijn aangemaakt wel zien maar niet aanpassen. Voor meer informatie, zie Verzoektypes aanmaken en aanpassen - Het tabblad Flow.
Wanneer op 
naast een datumveld wordt geklikt of wanneer ten minste één verplicht veld is gevuld wordt een pop-up pagina getoond met de volgende velden en opties:
Aanvangstijd
Geef de aanvangstijd van de uurboeking op. Deze kolom wordt getoond in de
sectie Projecturen en Overige uren.
Opmerking:
- Voor de sectie Projecturen is de zichtbaarheid van dit veld
afhankelijk van de instellingen in de definitie van het verzoektype van
het Urenplanning & realisatie verzoek. Wanneer het totaal van de
aanvangstijd en het aantal uren meer is dan 24, wordt de aanvangstijd
herberekend.
- Voor de sectie Overige uren is dit veld altijd zichtbaar voor
de verzoeken die zijn gedefinieerd bij Overige beschikbaarheid
verzoeken in de PSA instellingen. Voor andere verzoeken is de
zichtbaarheid afhankelijk van de definitie van het verzoektype. De
standaard waarde is afhankelijk van dezelfde instellingen.
Eindtijd
Geef de Eindtijd van de uurboeking op. Deze kolom wordt getoond in de
sectie Projecturen en Overige uren.
Note:
- Voor de sectie Projecturen is de zichtbaarheid van dit veld
afhankelijk van de instellingen in de definitie van het verzoektype van
het Urenplanning & realisatie verzoek. De eindtijd wordt
automatisch berekend en ingevuld in het veld Eindtijd wanneer de
aanvangstijd en het aantal uren zijn opgegeven.
- Voor de sectie Overige uren is dit veld altijd zichtbaar voor
de verzoeken die zijn gedefinieerd bij Overige beschikbaarheid
verzoeken in de PSA instellingen. Voor andere verzoeken is de
zichtbaarheid afhankelijk van de definitie van het verzoektype. De
eindtijd wordt niet automatisch berekend wanneer de aanvangstijd en het
aantal uren is opgegeven, maar wordt pas berekend na het indienen van de
uren.
Uren
Geef het aantal uren op. Dit wordt getoond in de secties Projecturen en Overige uren.
Opmerking: Geplande uren en kosten worden in het blauw weergegeven op de betreffende pop-up pagina's.
Aantal
Geef het aantal voor de reiskosten op. Dit wordt alleen getoond in de sectie Reiskosten.
Bedrag
Geef het bedrag aan bezoekkosten op. Dit wordt alleen getoond in de sectie Bezoekkosten. Verder kunt u achter dit veld de valuta selecteren die betrekking heeft op de betreffende bezoekkosten.
Omschrijving
Geef hier een korte omschrijving op voor de boeking. Dit wordt getoond in alle secties.
Opmerking: Dit veld is in de definitie van het verzoektype gedefinieerd als een verplicht veld. Er wordt geen standaard waarde gevuld. Wanneer dit veld niet verplicht is wordt er een standaard waarde gevuld.
Document
Selecteer hier een Exact Synergy Enterprise document dat u aan de boeking wilt koppelen. Dit wordt alleen getoond in de secties Projecturen, Reiskosten en Bezoekkosten.
Bestand
Selecteer een bestand dat u wilt uploaden en koppelen aan de boeking. Dit wordt alleen getoond in de secties Projecturen, Reiskosten en Bezoekkosten.
Kopiëren naar andere dagen van de week
Klik op deze hyperlink om alle waarden die u in de pop-up pagina heeft gevuld te kopiëren naar de pop-up pagina's voor alle dagen in dezelfde week.
Opmerking:
- Het bestand dat is geselecteerd en gekopieerd naar de andere dagen wordt niet getoond in het Bestand veld in de andere pop-up pagina's van die week. Er wordt echter wel een bijlage icoon getoond om aan te geven dat er voor die dag een bestand is gekoppeld.
- Deze hyperlink is actief wanneer een nieuwe pop-up pagina wordt weergegeven, of wanneer de gegevens in de pop-up pagina zijn gewijzigd.
- Deze hyperlink is niet actief wanneer er reeds een keer op is geklikt, en wanneer dezelfde pop-up pagina nogmaals wordt geopend en en geen gegevens worden gewijzigd.
Kosten registreren
Selecteer de manier waarop u de kosten wilt registreren in Exact Globe Next. U kunt ook Geen kostenregistratie selecteren om geen kosten te registreren. Dit wordt alleen getoond in de secties Reiskosten en Bezoekkosten.
Leverancier
Selecteer de leverancier die u wilt gebruiken voor de kostenregistratie in Exact Globe Next. Dit wordt alleen getoond in de sectie Bezoekkosten en wanneer u de optie Via inkoopfactuur aan leverancier heeft geselecteerd bij Kosten registreren.
Afkeuren geplande uren
Klik hier om de opgegeven geplande uren te af te keuren. Dit wordt alleen getoond in de sectie Projecturen en is alleen actief wanneer het uur invoerveld geplande uren bevat.
Opmerking: De administrator kan in menupad Modules ? Projecten ? Inrichting ? PSA
? Instellingen aangeven of er een waarschuwing getoond moet worden voor afgekeurde uren.
Verwijder concept waarden
Klik hier om alle waarden in de pop-up pagina te verwijderen. Dit is alleen actief wanneer er een waarde is opgegeven in het eerste veld van de pop-up pagina.
Opmerkingen:
- De zichtbaarheid van de subsecties is afhankelijk van de instellingen die door de administrator zijn gedefinieerd in menupad
Modules ? Projecten ? Inrichting ? PSA ? Instellingen.
- De beschikbaarheid van bepaalde opties en velden in de pop-up pagina zijn afhankelijk van wat er is gedefinieerd in de definitie van het verzoektype.
Gerelateerde documenten
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
25.714.666 |
| Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
16-08-2018 |
| Release: |
253 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |