Relaties onderhouden (tabblad Financieel)

Sectie Algemeen

Valuta

Dit is de standaardvaluta waarin geboekt wordt voor deze relatie. De instellingen die u hier opgeeft, hebben altijd voorrang op de dagboekinstellingen.

Debiteurenrekening/Crediteurenrekening

De standaard grootboekrekening voor debiteuren die wordt gebruikt wanneer u een boeking maakt voor deze debiteur. Let op: als u hier een grootboekrekening koppelt, kunt u het subtype en de presentatie van de grootboekrekening niet meer wijzigen.

Bij het invoeren of bewerken van een bank-/kasboeking waarbij u de betaling/ontvangst aflettert met een factuur wordt ook altijd de standaard de hier gekoppelde rekening gebruikt. Is er hier geen rekening gekoppeld, dan wordt altijd de debiteuren/crediteurenrekening gebruikt van de factuur. Bij het afletteren van een bank-/kas regel met meerdere facturen die verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen hebben wordt de debiteuren/crediteurenrekening (die niet aan een belastingcode is gekoppeld) met het laagste nummer gebruikt.

Automatisch afletteren

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u beschikt over de bankmodule. Wanneer u deze optie aanvinkt is het verplicht om bij het veld 'Tegenrekening' een tegenrekening in te vullen. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat u bij het importeren van afschriften wilt toestaan dat afschriftregels automatisch worden afgeletterd naar de tegenrekening. Indien een afschriftregel bij het importeren wel kan worden toegewezen aan deze debiteur/crediteur, maar er is geen openstaande post waarmee de regel kan worden afgeletterd, dan zal deze worden afgeletterd naar de tegenrekening.

Tegenrekening

Dit is de standaard tegenrekening voor een boeking op deze debiteur. U kunt hier de desbetreffende grootboekrekening aangeven.  Deze rekening wordt ook gebruikt wanneer u met de module E-Factuur werkt en in de factuurinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen] aangeeft dat bij het aanmaken van de journaalpost de omzetrekening van de factuurdebiteur gebruikt dient te worden. Indien u de optie 'Automatisch afletteren heeft aanvinkt is het verplicht dit veld te vullen. Tevens wordt deze rekening dan ook gebruikt om afschriftregels automatisch op af te letteren.

Extra omschrijving

Hier kunt u een extra omschrijving selecteren.

Kredietlimiet

Hier kunt u de krediet limiet van deze relatie opgeven. Wanneer u werkt met Exact Compact Factuur of Exact Compact Handel is bij het invoeren van facturen links onderin het scherm de informatie over de kredietlimiet aanwezig. Op deze wijze is het bij het invoeren van facturen inzichtelijk wat de kredietlimiet van de debiteur is en wat de resterende kredietruimte is. De kredietlimiet 0 staat voor oneindig. Wanneer u een debiteur met een kredietlimiet van 0 geeft kan er oneindig veel krediet worden verstrekt.

Daarnaast kunt u op de saldilijst van de debiteuren en  crediteuren de kolom 'Kredietlimiet' toevoegen waarin de hier opgegeven kredietlimiet van de relatie wordt getoond. Hiermee kunt u in een oogopslag het openstaande saldo bij of van uw relatie bekijken samen met de kredietlimiet van die relatie.

Layouts

Via deze knop komt u in het scherm waar u de standaard layouts voor deze relatie kunt definiëren.

Betalingsconditie

Als u gebruikmaakt van betalingscondities, kunt u hier aangeven welke betalingsconditie standaard gebruikt moet worden voor deze relatie. met de knop achter het veld opent u het onderhoudscherm van de betalingscondities.

Bankrekening

Hier kunt u de standaard bankrekening van deze debiteur opgeven. U kunt ook een bankrekening selecteren door op de functieknop naast het veld bankrekening te klikken. U kunt daar ook een nieuwe bankrekening aanmaken.

Incassomachtiging

Dit veld is alleen actief bij debiteuren waarbij de valutacode 'EUR' is geselecteerd. Hiermee opent u het scherm 'Incassomachtiging' waar u de incassomachtiging van de debiteur kunt onderhouden. De incassomachtigingen zijn van toepassing voor de SEPA incasso-opdrachten.

Nummer kamer v. koophandel

In dit veld kunt u het nummer invullen waarmee de relatie is ingeschreven bij de kamer van koophandel.

Sectie Order - Factuur (alleen aanwezig bij debiteuren)

Korting / Bevestigen verkooporder / Deellevering toegestaan

Deze velden zijn niet van toepassing in Exact Compact.

Leveringswijze

Het kan zijn dat er voor een bepaalde debiteur maar één leveringswijze bestaat of mogelijk is. Als u hier een standaard leveringswijze definieert, hoeft u deze gegevens bij het aanmaken van een factuur niet opnieuw in te voeren.

Factuurdebiteur

Hier kunt u de factuurdebiteur aangeven.

Kopiefacturen

U geeft hier aan hoeveel kopiefacturen er voor deze debiteur moeten worden afgedrukt. Als u hier bijvoorbeeld 2 opgeeft, worden er bij het afdrukken van facturen standaard drie identieke facturen afgedrukt.

Verzendmethode

Dit veld is alleen aanwezig voor relaties aan de verkoopzijde. Met deze optie kunt u de standaard verzendmethode opgeven voor deze relatie. Dit heeft betrekking op het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. U heeft hier de keuze uit de volgende opties:

• E-mail: De facturen worden per e-mail verstuurd.
• Printer: De facturen worden op de printer verstuurd .
• Elektronisch: Deze is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. Daarnaast dient de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' te zijn en dient de landcode in de administratie-instellingen 'NL' te zijn. Met deze optie worden de facturen en betalingsherinneringen als elektronische facturen en betalingsherinneringen verstuurd.

Wanneer u bij het verwerken van facturen of betalingsherinneringen de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de verzendmethode gebruikt die u hier heeft geselecteerd.

Digitale brievenbus

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, en u bij 'Verzendmethode' de optie 'Elektronisch' heeft geselecteerd. In dit veld dient u de digitale brievenbus van uw relatie in te vullen. Wanneer dit veld niet is gevuld kunt u deze relatie geen elektronische facturen en betalingsherinneringen sturen.

Wanneer u een uitnodiging heeft verstuurd, de relatie deze uitnodiging heeft geaccepteerd en u deze verwerkt via de digitale brievenbus, wordt dit veld automatisch gevuld met de juiste digitale brievenbus van die relatie.

Voor de relaties aan de crediteurenzijde is dit veld tevens van toepassing voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank. Hiervoor dient u bij het onderhoud van de crediteur, die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld, de digitale brievenbus van de Rabobank te koppelen. Dit veld wordt dan gebruikt voor het uitwisselen van de bankbestanden.

Uitnodiging versturen

Deze optie is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. Daarnaast dient de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' te zijn en dient de landcode in de administratie-instellingen 'NL' te zijn. Met deze optie worden de facturen als Elektronische facturen verstuurd. Voor relaties aan de inkoopzijde is deze optie altijd actief wanneer in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' is, en de landcode in de administratie-instellingen 'NL' is.

Met deze knop kunt u uw debiteuren/crediteuren een uitnodiging sturen voor het elektronisch factureren. Wanneer u een uitnodiging heeft verstuurd en deze wordt verwerkt via de digitale brievenbus dan wordt het veld 'Digitale brievenbus' automatisch gevuld met de juiste digitale brievenbus. Om een uitnodiging te kunnen versturen dient het e-mailadres bij de hoofdcontactpersoon gevuld te zijn. Wanneer er geen e-mail adres is gevuld verschijnt de melding "Verplicht: Hoofdcontactpersoon E-mailadres". 

eFactuur

Dit veld is alleen aanwezig voor relaties aan de verkoopzijde. Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Verzendmethode' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven of u bij het versturen van de factuur via e-mail een XML bestand van de factuur wilt meesturen naar deze relatie. Het XML bestand dat alle informatie van de factuur bevat en is afhankelijk van het land van de debiteur opgemaakt volgens een bepaald formaat. Uw klant kan deze bijlage vervolgens uploaden in zijn/haar systeem dat deze bestanden ondersteund, zodat de factuur automatisch wordt aangemaakt.

Dit pictogram is alleen actief wanneer u bij 'Verzendmethode' de optie 'E-mail' of 'Elektronisch' heeft geselecteerd. Met dit pictogram kunt aangeven in welk formaat u de elektronische factuur wilt versturen. De formaten die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van het land van het factuuradres van de debiteur en het land dat aan het betreffende formaat is gekoppeld. In de documentinstellingen bij het veld 'E-factuur' kunt u de formaten beheren. Door het formaat te selecteren worden elektronische facturen voor deze debiteur aangemaakt in het betreffende formaat.

Extra heffing

Dit veld is niet van toepassing voor Exact Compact.

Sectie Inkoop (alleen aanwezig bij crediteuren)

Leveringswijze

Hier kunt u een standaardleveringswijze definiëren voor deze relatie.

Korting

Dit veld is niet van toepassing voor Exact Compact.

Code bij leverancier

In dit veld kunt u de klantcode invoeren waaronder u bij deze crediteur geregistreerd staat. Dit zal standaard terugkomen bij de betalingsreferentie van de inkoopfactuur. Indien u hier heeft staat 'XXX' en bij het aanmaken van de inkoopfactuur als Uw referentie 'YYY' dan zal bij de betalingsreferentie van die inkoopfactuur XXX/YYY komen te staan. Voor meer informatie over wanneer de 'Code bij leverancier' wordt gebruikt in het betaalbestand, zie Gedetailleerde informatie bij het verwerken van een SEPA betaal- of incasso opdracht.

Digitale brievenbus

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, en u bij 'Verzendmethode' de optie 'Elektronisch' heeft geselecteerd. In dit veld dient u de digitale brievenbus van uw relatie in te vullen. Wanneer dit veld niet is gevuld kunt u deze relatie geen elektronische facturen en betalingsherinneringen sturen.

Wanneer u een uitnodiging heeft verstuurd, de relatie deze uitnodiging heeft geaccepteerd en u deze verwerkt via de digitale brievenbus, wordt dit veld automatisch gevuld met de juiste digitale brievenbus van die relatie.

Voor de relaties aan de crediteurenzijde is dit veld tevens van toepassing voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank. Hiervoor dient u bij het onderhoud van de crediteur, die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld, de digitale brievenbus van de Rabobank te koppelen. Dit veld wordt dan gebruikt voor het uitwisselen van de bankbestanden.

Uitnodiging versturen

Deze optie is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. Daarnaast dient de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' te zijn en dient de landcode in de administratie-instellingen 'NL' te zijn. Met deze optie worden de facturen als Elektronische facturen verstuurd. Voor relaties aan de inkoopzijde is deze optie altijd actief wanneer in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' is, en de landcode in de administratie-instellingen 'NL' is.

Met deze knop kunt u uw debiteuren/crediteuren een uitnodiging sturen voor het elektronisch factureren. Wanneer u een uitnodiging heeft verstuurd en deze wordt verwerkt via de digitale brievenbus dan wordt het veld 'Digitale brievenbus' automatisch gevuld met de juiste digitale brievenbus. Om een uitnodiging te kunnen versturen dient het e-mailadres bij de hoofdcontactpersoon gevuld te zijn. Wanneer er geen e-mail adres is gevuld verschijnt de melding "Verplicht: Hoofdcontactpersoon E-mailadres".

Sectie Kredietbeheer (alleen aanwezig bij debiteuren)

Scenario

Hier kunt u een scenario voor deze relatie selecteren. u kunt kiezen uit 'Normaal', 'Betalingsovereenkomst', 'Klachten', en 'Overgedragen'

Relatiemedew.

Hier kunt u een relatiemedewerker koppelen

Tussenpersoon

In dit veld kunt u de tussenpersoon opgeven.

Debiteurenafschriften afdrukken

Indien u debiteurenafschriften wilt kunnen afdrukken voor deze relatie kunt u dit hier aangeven. Dit veld is niet actief omdat dit niet van toepassing is voor Nederlandse licenties.

Laatste volgnr

Dit veld is bestemd voor het laatste volgnr van het debiteurenafschrift. Dit veld is niet actief omdat dit niet van toepassing op Nederlandse licenties.

Laatste herinnering

Hier wordt de datum van de laatste herinnering voor deze debiteur getoond.

Stuur herinneringen

Wanneer u deze debiteur betalingsherinneringen wilt sturen, moet deze optie aangevinkt zijn.

Sectie BTW

BTW-nummer

In deze velden kunt u aangeven of de relatie BTW-plichtig, Niet BTW-plichtig, of vrijgesteld is. Verder kunt u het BTW-nummer van de relatie invullen.

OIN Nummer

Dit veld is van toepassing op debiteuren welke Nederlandse overheidsinstellingen betreffen. In dit veld kunt u het OIN Nummer (Overheids Identificatie Nummer) van deze instantie opgeven. Het OIN Nummer wordt gebruikt wanneer u een elektronische factuur naar deze debiteur verstuurd. Voor meer informatie, zie Elektronische facturen versturen naar de overheid. 

Controledatum

Hier kunt u de controledatum invullen. Dit is de datum waarop het BTW-nummer van de relatie voor het laatst gecontroleerd is bij de belastingdienst

BTW

Hier kunt u een standaard-BTW-code koppelen aan deze klant. U kunt deze code desgewenst vergrendelen, zodat deze in boekingsregels niet kan worden gewijzigd bij handmatige invoer. Er wordt dan standaard met deze BTW-code gewerkt bij het handmatig aanmaken van boeking voor deze relatie; als u de code vergrendeld heeft, kan deze niet worden gewijzigd. De BTW-code kan ook niet gewijzigd worden bij geïmporteerde boekingen, ondanks dat boekingen wel degelijk geïmporteerd kunnen worden wanneer deze andere BTW-codes bevatten.

Sectie Specifiek

Naam ontvanger

Hier kunt u de naam van de ontvanger van de betaling opgeven, indien deze af dient te wijken van de naam op het tabblad 'Basis'.

Dit veld wordt tevens gebruikt bij het toewijzen van CAMT.053 afschriften. Wanneer de afschriftregel tijdens de import niet kan worden toegewezen op basis van het bankrekeningnummer of de naam van de relatie, wordt naar dit veld gekeken. Hierbij is het van belang dat de naam in het afschrift exact hetzelfde is als deze naam. Het gebruik van hoofdletters of kleine letters is niet van toepassing. Wanneer er meerdere debiteuren met dezelfde naam zijn, en bij één van de debiteuren is de 'Naam ontvanger' gevuld, wordt de afschriftregel niet toegewezen.