Aanmaken en bewerken van projecten

Sluiten

Klik hier om het scherm te sluiten.

Bewaren

Klik hier om het project te bewaren.

Bewaren + Nieuw

Klik hier om het project te bewaren en nog een project aan te maken.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het aanmaken van een project.

Verwijderen

Klik hier om het project te verwijderen. Als u hierop klikt, dan krijgt u de melding: "Weet u zeker dat u dit gegeven wilt verwijderen?". Klik op OK om het project te verwijderen of op Annuleren om het verwijderen te annuleren.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het bewerken van een bestaand project.

Kopiëren

Klik hier om de details van een geselecteerd project te kopiëren naar een project dat u aanmaakt of bewerkt. U kunt het project dat gekopieerd moet worden selecteren in het selectiescherm waarin u één of meerdere criteria kunt instellen.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het aanmaken van een project.

Bewaren + Leden toevoegen

Klik hier om het project op te slaan en door te gaan naar de pagina war u leden kunt toevoegen aan het project. Alle verplichte velden dienen eerst gevuld te zijn.

Opmerking: Deze knop is alléén aanwezig bij het aanmaken van een project.

Vernummer

Klik hier om de projectcode te wijzigen.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het bewerken van een bestaand project.

Opmerking: Afhankelijk van het type project dat u aanmaakt, kopieert of wijzigt kunnen bepaalde velden niet aanwezig zijn.

Sectie Samenvatting

Afbeelding toevoegen / Nieuwe afbeelding

Klik op Afbeelding toevoegen om een afbeelding toe te voegen aan het project. Wanneer er reeds een afbeelding is toegevoegd kunt u op Nieuwe afbeelding klikken om een andere afbeelding toe te voegen. Om een afbeelding te verwijderen, klikt u op . Wanneer u geen afbeelding toevoegt wordt een standaard afbeelding gebruikt.

Type

Selecteer hier één van de volgende types:

• Intern – Selecteer dit type om projecten aan te maken voor kostenbeheersing binnen uw bedrijf. Dit type staat geselecteerd bij het aanmaken van een nieuw project.
• Vast – Selecteer dit type om projecten aan te maken welke worden uitgevoerd voor een vast, aangenomen bedrag. Additionele kosten zoals extra arbeidsuren en machine-uren worden niet gefactureerd. Het is verplicht om een relatie te selecteren bij dit type project.
• Nacalculatie – Selecteer dit type om projecten aan te maken waarbij achteraf alle uren en/of materialen gefactureerd worden aan de debiteur waarvoor het project wordt uitgevoerd. Het is verplicht om een relatie te selecteren bij dit type project.
• Training – Selecteer dit type om projecten aan te maken voor het registreren van kosten van trainingen welke worden gehouden binnen uw bedrijf. Het is verplicht om  uitvoerartikel, zoals bijvoorbeeld arbeidsuren van de trainer, te koppelen aan projecten van dit type.

Opmerking: Het wijzigen van het type project naar Intern, is alleen toegestaan wanneer alle gekoppelde Professional services automation (PSA) verzoektypes zijn afgehandeld (verwerkt of afgekeurd). Dit is niet van toepassing op het wijzigen van het type project van Intern naar een ander type.

Uren en kosten registreren op dit project

Standaard is deze optie aangevinkt. Vink deze optie alleen uit om een project te gebruiken voor managementinformatie. Hiermee maakt u een intern, niet-PSA project, waarmee u voorkomt dat andere gebruikers per abuis uren of kosten kunnen registreren op dit project. 

Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij Type de optie Intern heeft geselecteerd.

Code

Geef een unieke alfanumerieke code voor het project op. Dit is verplicht.

• Bij het aanmaken van een kindproject is dit veld altijd voorgevuld.
• Dit veld wordt alleen voorgevuld wanneer u bij het aanmaken van een kindproject een moederproject selecteert bij het veld Moeder. Wanneer u echter al een code heeft gedefinieerd voordat u een moederproject selecteert, wordt deze code niet overschreven.

Opmerking: Het systeem zal de code invullen met 'MOEDERCODE.00X', waarbij 'MOEDERCODE' wordt gevuld door de code van het moederproject en 'X' wordt bepaald door het niveau van de kinderen. Wanneer bijvoorbeeld de code van het moederproject 'VAST' is, dan wordt de projectcode van het kind 'VAST.001' bij het aanmaken van een kindproject op het eerste niveau of 'VAST.002' voor het aanmaken van een kindproject op het tweede niveau. 

Omschrijving

Voer de omschrijving in van het project. Dit is een verplicht veld.

Begindatum / +Einddatum

Voer hier de geplande begineinddatum in van het project. Als u dit veld leeg laat, dan zal het systeem de huidige datum als geplande begindatum invullen. Om een einddatum op te geven klikt u op de knop +Einddatum om het veld Einddatum beschikbaar te maken. Dit is echter niet verplicht. Wanneer u het project opslaan zonder einddatum, vult het systeem automatisch "31-12-2099” als einddatum.

Het bericht "Wilt u de einddatums van gekoppelde entiteiten ook bijwerken?" wordt weergegeven als u de einddatum van een project verlengt in het veld Einddatum. U kunt één of beide opties selecteren wanneer u de einddatum van een project verlengt:

• Inclusief gekoppelde entiteiten (projectleden, WBS/PBS regel(s), budgetregel(s), projecttarieven) - Selecteer deze optie om de einddatum van de gekoppelde entiteiten voor het bovenliggende project bij te werken als de status van het bovenliggende project Actief of Voorgesteld is.
• Inclusief kindproject(en) en gekoppelde entiteiten - Selecteer deze optie om de einddatum van de gekoppelde entiteiten voor het kindproject bij te werken als de status van het kindproject Actief of Voorgesteld is.

Als u beide opties selecteert, wordt de einddatum van de actieve of voorgestelde gekoppelde entiteiten bijgewerkt. De einddata voor geblokkeerde of voltooide entiteiten worden niet bijgewerkt.

Bovendien worden alleen deliverables met de status Nieuwof Onderhanden werkbijgewerkt, inclusief de WBS-regels.

Opmerking: De selectievakjes in het bericht worden niet weergegeven als u de einddatum van het project bijwerkt naar een eerdere datum dan de vorige einddatum.

Divisie

Selecteer een divisie om deze te koppelen aan dit project. Dit is een verplicht veld. Bij het aanmaken van een niet-kind project wordt hier standaard de divisie van de aanmaker van het project ingevuld. 

Opmerking: Dit veld is alleen aanwezig in deze sectie wanneer het project van het type Nacalculatie is. Voor andere types projecten is dit veld aanwezig in de sectie Beheer.

Assortiment

Selecteer een assortiment om de uitvoerartikelen van dit assortiment te koppelen aan dit project. Laat dit veld leeg om de uitvoerartikelen van elk assortiment te koppelen aan dit project.

Manager

Selecteer een medewerker om deze persoon aan te merken als manager van het project. Dit is een verplicht veld. Standaard wordt de medewerker die het niet-kindproject aanmaakt als projectmanager gevuld.

Opmerking: Een projectmanager heeft totale controle over alle onderdelen van een project. Onder de taken van een projectmanager vallen het plannen van medewerkers, realiseren van uren van de medewerkers, goedkeuren van realisaties en toevoegen of verwijderen van projectleden.

Moeder

Selecteer een project om het project als moeder voor dit project in te stellen. Als u een kindproject aanmaakt dan kan dit veld niet worden gewijzigd aangezien het gevuld wordt met de naam van het moederproject. Als u eenmaal een moederproject heeft geselecteerd, dan wordt het veld Code gevuld door het systeem. Indien u echter daaraan voorafgaand al de projectcode heeft ingevoerd, dan zal deze niet door het systeem worden overschreven.

Opmerking: Alleen projecten met de status Actief of Voorgesteld kunnen worden geselecteerd als Moeder. Door de projecten te linken, kunt u alle projecten bekijken in één enkel overzicht.

Sectie Algemeen

Beveiligingsniveau

Selecteer hier het beveiligingsniveau of voer dit in voor het project. Als u bijvoorbeeld Klanten selecteert, dan wordt automatisch het beveiligingsniveau 1 gevuld en als u 1 invult, dan wordt automatisch Klanten. geselecteerd.

Status

Selecteer één van de volgende statussen wanneer u de status van het project handmatig wilt definiëren:n:

• Actief – Selecteer deze status als het project nog loopt.
• Geblokkeerd – Selecteer deze status om het project te blokkeren zodat het niet mogelijk is om het project aan verzoeken te koppelen.
• Afgehandeld – Selecteer deze status om het project af te handelen. Een project kan alleen worden afgehandeld als:
  • Alle gekoppelde verzoeken zijn afgehandeld.
  • Alle gekoppelde verzoeken zijn afgehandeld en de huidige status van het project niet Geblokkeerd is. 
• Voorgesteld – Selecteer deze status als het project nog steeds in dit stadium (voorgesteld) bevindt. Als een project is aangemaakt en bewaard, dan krijgt het automatisch deze status. 

Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u een project heeft bewaard. Bij het aanmaken van een nieuw project wordt standaard Voorgesteld getoond. De projectstatus wordt gecontroleerd en geüpdate door een background job genaamd HRBGPROJ.EXE. De functies van deze background job bestaan uit het updaten van projectstatussen gebaseerd op een aantal regels en om projectleden toe te voegen.

Hieronder staan de regels welke worden toegepast door de background job bij het updaten van de projectstatus:

1. Regel 1 (Update status van Voorgesteld of Afgehandeld naar Actief)

— Het project is gekoppeld aan ten minste één actief verzoek.Een actief verzoek is een verzoek dat in de werkstroom van een medewerker staat en niet is afgehandeld. Bij het verzoektype welke gebruikt is om het verzoek aan te maken dienen de attributen Verlof & Verzuim of Persoon te zijn gedefinieerd. U kunt verzoektypes bekijken of bewerken via Werkstroom > Inrichting > Verzoeken > Verzoektypes.

2. Regel 2 (Update status van Voorgesteld of Actief naar Afgehandeld)

— Alle verzoeken gekoppeld aan het project zijn afgehandeld.

— Alle verzoeken gekoppeld aan het project zijn afgekeurd en de status van het project is niet Geblokkeerd.

3. Regel 3 (Update status van Afgehandeld of Actief naar Voorgesteld)

— Het project is gekoppeld aan ten minste één open verzoek en bij het verzoektype niet de attributen Verlof & Verzuim of Persoon zijn gedefinieerd. Regel 1 zal altijd prevaleren boven Regel 3, zodat als een project is gekoppeld aan verzoektypes waarbij de attributen Verlof & Verzuim of Persoon wel of niet zijn gedefinieerd, dit project altijd de status Actief heeft.

4. Regel 4 (Update status van Actief of Voorgesteld naar Geblokkeerd)

— De background job past de status niet aan naar Geblokkeerd. Dit dient handmatig te gebeuren.

Nieuw planning scherm gebruiken

Wanneer u het nieuwe planboord wilt gebruiken voor uw projecten, selecteert u deze optie. .

Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar bij het wijzigen van een project. Standaard is deze optie aangevinkt bij het aanmaken van projecten. Deze optie is niet aanwezig wanneer de optie Uren en kosten registreren op dit project is uitgevinkt, terwijl bij Type de optie Intern is geselecteerd.

WBS en producten gebruiken

Vink deze optie aan wanneer u producten en work breakdown structure (WBS) wilt gebruiken voor dit project.

Opmerking: Wanneer deze instelling is aangevinkt, kan deze niet meer worden uitgevinkt.

Uren en onkosten boeken toestaan voor niet-leden

Wanneer u niet-projectleden de mogelijkheid wilt geven om uren en onkosten te boeken voor dit project vinkt u deze optie aan.

Sectie Contract

Relatie

Selecteer een relatie om deze te koppelen aan dit project. Dit veld is alleen beschikbaar als u een project aanmaakt of bewerkt van het type Vast, Nacalculatie of Intern.

Evaluatie

Selecteer een document om dit document te gebruiken voor evaluatie van dit project. .

Opmerking: Als u een relatie heeft geselecteerd bij projecten van het type Intern, Vast of Nacalculatie, dan kunt u alleen documenten selecteren die gekoppeld zijn aan die relatie.

Bevestiging

Selecteer een document om dit document te gebruiken voor bevestiging van de details van dit project.

Opmerking: Als u een relatie heeft geselecteerd bij projecten van het type Intern, Vast of Nacalculatie, dan kunt u alleen documenten selecteren die gekoppeld zijn aan die relatie.

Voorstel

Selecteer een document om dit document te versturen als voorstel aan klanten van dit project.

Opmerking: Als u een relatie heeft geselecteerd bij projecten van het type Intern, Vast of Nacalculatie, dan kunt u alleen documenten selecteren die gekoppeld zijn aan die relatie.

Factureringsmethode

Selecteer de factuurcode die moet worden gebruikt als facturen van dit project worden geïmporteerd in Exact Globe. Dit veld is alleen verplicht bij een Vast of Nacalculatie project.

Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Project heeft geselecteerd bij Factureringsmethode in de Urenregistratie & Factureren instellingen. Voor meer informatie kunt u het document Instellingen PSA raadplegen.

Sectie Opmerkingen

In deze sectie kunt u opmerkingen toevoegen aan het project. Bij het bewerken van de opmerkingen kunt u een tijdstempel toevoegen via de knop Tijdstempel, en het venster schermvullend maken via de knop Volledig scherm.

Sectie Financieel

Magazijnjn

Selecteer een magazijn om deze te koppelen aan het project. Dit is een verplicht veld.

Kostenplaats

Selecteer een kostenplaat om deze te koppelen aan het project. Standaard wordt hier bij het aanmaken van een niet-kindproject, de kostenplaats ingevuld van de medewerker die het project aanmaakt.

Kostendrager

Selecteer een kostendrager om deze te koppelen aan het project.

Standaard valuta

Dit betreft de valutacode die in de sectie Algemeen  van de divisie is gedefinieerd. Dit kan niet worden gewijzigd.

Factuur valuta

Wanneer een nieuw PSA project wordt aangemaakt is deze valuta hetzelfde als de Standaard valuta en kan deze niet worden gewijzigd door medewerker met de Project managerrol (met projecten toegewezen). Voor bestaande projecten, is deze valuta gebaseerd op de Relatie die in de sectie Contract Selecteer een kostendrager om deze te koppelen aan het project van het project is gekoppeld.

Factuur voor

Selecteer Relatie, Moederbedrijf, of Dealer om aan te geven waar de factuur naartoe gestuurd moet worden. Wanneer geen factuur benodigd is, selecteert u Geen factuur.

Opmerking: Wanneer u Moederbedrijf, of Dealer, heeft geselecteerd gebeurt het volgende:

• Het factuuradres van het moederbedrijf of dealer wordt getoond op de Voorbeeld factuurvoorstel pagina en in de verkoopfactuur (In Exact Globe Next).
• De contactpersoon betreft de hoofdcontactpersoon van het moederbedrijf of de dealer.
• Het factuuradres van de relatie die is gekoppeld aan het project, wordt getoond op de Factuurvoorstellen pagina. 

Factuurvoorstel regelgroepering

Selecteer een van de opties om aan te geven hoe de factuurvoorstelregels op de Verkoopfacturen: Verzoeken - Te factureren pagina gegroepeerd moeten worden. Deze pagin wordt getoond wanneer u op de Factuurvoorstellen hyperlink in de Project monitor van een Nacalculatie project klikt.

Opmerking: De standaardwaarde voor dit veld is Geen. Dit is van toepassing wanneer uw database is bijgewerkt naar product update 250, en wanneer u een project of kindproject aanmaakt. De beschikbare opties zijn afhankelijk van of de instelling WBS en producten gebruiken is aangevinkt.

Uw referentie

Geef de referentie op die moet worden gebruikt bij het factureren van factureerbare of factuurtermijn verzoeken. Dit ziet u terug bij het veld Uw referentie wanneer u op de Factuurvoorstellen hyperlink in de Project monitor van een project klikt.

Factuurvoorstel omschrijving

Geef de omschrijving op die wordt gebruikt bij het aanmaken van het Factuurvoorstel verzoek.

Opmerking: Dit veld is niet beschikbaar voor projecten van het type Intern.

Globe Next omschrijving regel 1, 2, en 3

Geef de omschrijving(en) op die worden gebruikt voor de verkoopfacturen die gegenereerd worden in Exact Globe Next bij het aanmaken van een Factuurvoorstel verzoek.

Opmerking: Dit veld is niet beschikbaar voor projecten van het type Intern.

Selecteer een artikel om dit artikel te koppelen als uitvoerartikel van het project. Laat dit veld leeg als u geen artikel wilt instellen als uitvoerartikel van het project. Dit is een verplicht veld voor projecten van het type e Training.

 

Serienummer

Selecteer een serienummer om een artikel met dit serienummer te koppelen aan dit project. Laat dit veld leeg als u geen serienummer wilt koppelen aan dit project.

Functiegroepen

Selecteer een functiegroep om deze te koppelen aan het project. Dit wordt enkel gebruikt om het project te classificeren.