Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden
Menupad
Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Classificaties
Introductie
In dit scherm kunt u classificaties aanmaken en koppelen aan de
persoonsgegevens (contactpersonen, relaties, medewerkers), welke u kunnen helpen
om te voldoen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of
General Data Protection Regulation (GDPR).
In deze classificaties kunt u informatie opnemen over de relevante
types/categorieën van persoonsgegevens in uw administratie. Per classificatie
kunt u een gebeurtenis definiëren die aangeeft wanneer het niet meer nodig is om
een entiteit in uw systeem te hebben (bijvoorbeeld een lead wordt niet
gepromoveerd naar suspect, een sollicitant wordt niet aangenomen, etc) en een
bewaartermijn opgeven. Verder kunt u definiëren welke velden met
persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd moeten worden en aangeven welke
documenttypes en activiteitensoorten verwijderd dienen te worden wanneer de
persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.
Hoe kan ik een persoonsgegevens classificatie aanmaken?
- Klik op Nieuw.
- Definieer de velden.
- Klik op Bewaren.
Hoe kan ik een persoonsgegevens classificatie bewerken?
- Selecteer de betreffende classificatie en klik op Open.
- Wijzig de gegevens.
- Klik op Bewaren.
Hoe kan ik een persoonsgegevens classificatie verwijderen?
- Selecteer de betreffende classificatie en klik op Open.
- Klik op Verwijderen.
- Klik op OK in de bevestigingsmelding.
Opmerking: Een persoonsgegevens classificatie die is gekoppeld aan
personen kan niet worden verwijderd.
Hoe kan ik aangeven welke stamgegevens geanonimiseerd moeten worden?
- Open de betreffende classificatie.
- Open het tabblad Persoonsgegevens.
- Klik op Selecteren bij het veld Stamgegevens.
- Selecteer alle velden waarvoor u de gegevens wilt anonimiseren.
- Klik op Selecteren.
- Klik op Sluiten.
- Klik op Bewaren.
Hoe kan ik aangeven dat bepaalde stamgegevens niet geanonimiseerd moeten
worden?
- Open de betreffende classificatie.
- Open het tabblad Persoonsgegevens.
- Klik op Selecteren bij het veld Stamgegevens.
- Dubbelklik op de velden die u niet wilt anonimiseren zodat het vinkje in
de kolom Geselecteerd verdwijnt.
- Klik op Sluiten.
- Klik op Bewaren.
Hoe kan ik aangeven dat documenten van een bepaald documenttype verwijderd
moeten worden?
Documenten worden verwijderd op basis van het documenttype. Door een
documenttype te selecteren worden alle documenten van dat type verwijderd.
- Open de betreffende classificatie.
- Open het tabblad Persoonsgegevens.
- Klik op Selecteren bij het veld Documenten.
- Selecteer alle documenttypes waarvoor u de documenten wilt verwijderen.
- Klik op Selecteren.
- Klik op Sluiten.
- Klik op Bewaren.
Voor meer informatie, zie
Documenten aanmaken en bewerken.
Hoe kan ik aangeven dat documenten van een bepaald documenttype niet
verwijderd moeten worden?
- Open de betreffende classificatie.
- Open het tabblad Persoonsgegevens.
- Klik op Selecteren bij het veld Documenten.
- Dubbelklik op de documenttypes waarvan u de documenten niet wilt
verwijderen zodat het vinkje in de kolom Geselecteerd verdwijnt.
- Klik op Sluiten.
- Klik op Bewaren.
Voor meer informatie, zie
Documenten aanmaken en bewerken.
Hoe kan ik aangeven dat activiteiten van een bepaalde activiteitensoort verwijderd
moeten worden?
Verzoeken worden verwijderd op basis van het verzoektype. Door een
verzoektype te selecteren worden alle verzoeken van dat type verwijderd.
- Open de betreffende classificatie.
- Open het tabblad Persoonsgegevens.
- Klik op Selecteren bij het veld Verzoeken.
- Selecteer alle verzoektypes waarvoor u de verzoeken wilt verwijderen.
- Klik op Selecteren.
- Klik op Sluiten.
- Klik op Bewaren.
Opmerking: Activiteiten zijn alleen van toepassing wanneer SE1800
E-CRM in uw licentie aanwezig is.
Voor meer informatie, zie
Activiteiten aanmaken en onderhouden.
Hoe kan ik aangeven dat activiteiten van een bepaalde activiteitensoort niet
verwijderd moeten worden?
- Open de betreffende classificatie.
- Open het tabblad Persoonsgegevens.
- Klik op Selecteren bij het veld Activiteiten.
- Dubbelklik op de verzoektypes waarvan u de verzoeken niet wilt
verwijderen zodat het vinkje in de kolom Geselecteerd verdwijnt.
- Klik op Sluiten.
- Klik op Bewaren.
Opmerking: Activiteiten zijn alleen van toepassing wanneer SE1800
E-CRM in uw licentie aanwezig is.
Voor meer informatie, zie
Activiteiten aanmaken en onderhouden.
Hoe kan ik zien welke documenten aan een medewerker of relatie zijn gekoppeld?
- Open menupad Financieel ? Invoer ? Documenten of CRM ? Invoer ?
Documenten.
- Klik op de knop Filter.
- Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij
het veld Relatie.
- Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
- Klik op Actualiseren.
Opmerking: Bij het zoeken naar documenten worden alléén de documenten
getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het
beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom
aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende
rechten heeft om alle documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.
Hoe kan ik zien welke activiteiten aan een medewerker of relatie zijn gekoppeld?
- Open menupad CRM ? Invoer ? Activiteiten.
- Klik op de knop Filter.
- Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij
het veld Relatie.
- Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
- Klik op Zoeken.
- Eventueel kunt u dubbelklikken op de kolom Type om de gegevens
per activiteitensoort te sorteren.
Opmerking: Bij het zoeken naar activiteiten worden alléén de
activiteiten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het
beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom
aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende
rechten heeft om alle activiteiten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle activiteiten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.
Hoe kan ik zien welke activiteiten en documenten aan een contactpersoon zijn
gekoppeld?
- Open menupad CRM ? Relaties ? Contactpersonen.
- Selecteer de contactpersoon en klik op de knop Contactpersoon.
- Op het tabblad Doc. kunt u zien welke documenten aan deze contactpersoon
zijn gekoppeld, en op het tabblad Activiteit kunt u zien welke
activiteiten aan deze contactpersoon zijn gekoppeld..
Opmerkingen:
- Op het tabblad Activiteit dient u de selectie criteria zo ruim
mogelijk in te stellen om alle activiteiten te zien.
- De tabbladen Doc. en Activiteit bij het onderhoud van de
contactpersonen zijn alleen aanwezig wanneer SE1800 E-CRM in uw licentie
aanwezig is.
- Op het Doc. en Activiteit worden alléén de documenten en activiteiten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het
beveiligingsniveau van de gebruiker die de gegevens opvraagt. Het is
daarom
aan te raden de gegevens op te vragen als een gebruiker die
voldoende
rechten heeft om alle activiteiten en documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen
worden alle activiteiten en documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.
Velden
Code
Hier kunt u een code opgeven voor deze persoonsgegevens classificatie.
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving opgeven voor deze persoonsgegevens classificatie.
Status
Met deze optie kunt u deze classificatie actief of inactief maken.
In het actiecentrum kunt u een selectie maken op de
status van de classificatie. Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens selecties / acties.
Tabblad Condities
Categorie
Selecteer de categorie voor deze classificatie. U kunt classificaties
aanmaken voor de volgende categorieën:
- Contactpersoon
- Relatie
- Medewerker
Type
Hier kunt u het type selecteren. De beschikbare
types zijn afhankelijk van de categorie:
- Voor de categorie Contactpersoon zijn geen types beschikbaar.
- Voor de categorie Relatie zijn de volgende
types beschikbaar: Zakenrelatie, Bank, Klant,
Lead, Prospect,
Dealer, Leverancier, Suspect
- Voor de categorie Medewerker zijn de volgende
types beschikbaar: Sollicitant, Gedetacheerde, Medewerker,
Student,
Tijdelijk
Bij het wijzigen van de categorie of het type wordt een waarschuwingsmelding
getoond. Wanneer u doorgaat worden de koppelingen op het tabblad
Persoonsgegevens verwijderd.
Automatisch koppelen
Hiermee kunt u aangeven of bij
het aanmaken van nieuwe medewerkers, contactpersonen of relaties deze
automatisch gekoppeld moeten worden aan een persoonsgegevens classificaties. Het
systeem kijkt bij het aanmaken van een medewerker, contactpersoon of relatie of
er persoonsgegevens classificaties zijn met de status Actief waarbij de
optie Automatisch koppelen is
aangevinkt, en waarbij de Categorie en het Type overeenkomen met
de medewerker, contactpersoon of relatie die wordt aangemaakt. Als dat zo is dan
worden de betreffende persoonsgegevens classificaties automatisch gekoppeld aan
de betreffende medewerker, contactpersoon of relatie.
Er is bijvoorbeeld een
persoonsgegevens classificatie aanwezig voor de categorie Medewerker, het
type Gedetacheerde en de status Actief, waarbij de optie
Automatisch koppelen is aangevinkt. Bij het aanmaken van een nieuwe
gedetacheerde wordt de persoonsgegevens classificatie automatisch gekoppeld aan
deze gedetacheerde.
Wanneer er een persoonsgegevens
classificatie is gekoppeld aan een medewerker, contactpersoon of relatie en u
wijzigt het type van deze medewerker, contactpersoon of relatie, wordt de
volgende melding getoond: "Gekoppeld aan Persoonsgegevens classificaties. Als
u doorgaat worden deze koppelingen verwijderd. Wilt u doorgaan?".
Als u kiest voor Nee,
wordt het type van de medewerker, contactpersoon of relatie niet aangepast en
worden er geen persoonsgegevens classificatie ontkoppeld. Als u kiest voor Ja,
wordt het type aangepast en worden de persoonsgegevens classificaties
ontkoppeld. Tevens wordt er wordt gecontroleerd of er actieve persoonsgegevens
classificaties zijn waarbij de optie Automatisch koppelen is aangevinkt
en die overeenkomen met het nieuwe type. Als dat zo is dan worden deze
persoonsgegevens classificaties gekoppeld aan de betreffende medewerker,
contactpersoon of relatie.
Gebeurtenis
Hier kunt u een gebeurtenis selecteren. De
beschikbare gebeurtenissen zijn afhankelijk van het geselecteerde type:
- Inactieve status (alle categorieën) - Dit heeft betrekking op de status
Non-Actief.
- Contract beëindigd (alleen bij medewerkers)
Bewaartermijn na gebeurtenis / Tijdschaal
Bij Bewaartermijn na gebeurtenis kunt u aangeven hoe lang de gegevens na een bepaalde gebeurtenis bewaard
dienen te blijven.
Bij het veld Tijdsschaal kunt u aangeven of dit een aantal Dagen,
Maanden of Jaren betreft.
Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de gegevens van een
medewerker nog 60 dagen bewaard dienen te blijven nadat de status van de
medewerker op inactief is gezet. Dit betekent dat de bewaartermijn van de betreffende
medewerker is verstreken nadat er 60 dagen zijn verstreken
na het inactief maken van de medewerker.
Tabblad Persoonsgegevens
Sectie Anonimiseren / Verwijderen
In deze sectie kunt u aangeven en bekijken welke stamgegevens geanonimiseerd
moeten worden en welke documenten en activiteiten verwijderd dienen te worden.
Wanneer er nog geen selectie is gemaakt kunt u dit zien aan het rode kruis
op de knop Selecteren. Wanneer er reeds een selectie is gemaakt kunt u
dit zien aan het groene vinkje op de knop Selecteren. Wanneer u vervolgens op de knop klikt kunt
u zien welke stamgegevens, documenttypes en activiteitensoorten er geselecteerd
zijn. Tevens kunt u stamgegevens, documenttypes en activiteiten soorten
selecteren of deselecteren.
Stamgegevens
Hier kunt u de velden selecteren die u wilt anonimiseren.
Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle
geselecteerde velden geanonimiseerd. Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens selecties / acties.
Door op
de knop Selecteren te klikken opent u een nieuw venster waarin u de gewenste velden
kunt selecteren. De beschikbare velden zijn afhankelijk van de categorie die u
op het tabblad Condities heeft geselecteerd.
Documenten
Hier kunt u een selectie maken op documenttypes. De
documenttypes die u hier selecteert, bepalen welke documenten worden verwijderd.
Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle
documenten die aan de betreffende persoon zijn gekoppeld en van de geselecteerde
types zijn, verwijderd uit uw administratie. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat
u bij het anonimiseren van een medewerker tevens alle documenten van het type
'CV', die aan de medewerker zijn gekoppeld, wilt verwijderen. Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens selecties / acties.
Activiteiten
Hier kunt u een selectie maken op activiteitensoorten. De
activiteitensoorten die u hier selecteert, bepalen welke activiteiten worden verwijderd. Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle
activiteiten die aan de betreffende persoon zijn gekoppeld en van de
geselecteerde activiteitensoorten zijn, verwijderd uit uw administratie. Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens selecties / acties.
Opmerking: Activiteiten zijn alleen van toepassing wanneer SE1800
E-CRM in uw licentie aanwezig is.
Sectie Koppeling
In deze sectie kunt u aangeven en bekijken welke personen er aan deze
classificatie zijn gekoppeld.
Wanneer er nog geen selectie is gemaakt
kunt u dit zien aan het rode kruis op de knop Selecteren. Wanneer er
reeds een selectie is gemaakt kunt u dit zien aan het groene vinkje op de knop
Selecteren. Wanneer u vervolgens op de knop klikt kunt u zien welke personen
er geselecteerd zijn. Tevens kunt u personen selecteren of deselecteren.
Personen
Hier kunt u aangeven welke personen u wilt koppelen aan deze classificatie.
De personen die u kunt selecteren zijn afhankelijk van de Categorie en
Type die u op het tabblad Condities heeft geselecteerd.
U kunt meerdere classificaties koppelen een één persoon, en u kunt meerdere
personen koppelen aan één classificatie.
Knoppen
Bewaren
Met deze knop kunt u de persoonsgegevens classificatie opslaan.
Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuwe persoonsgegevens classificatie aanmaken.
Sluiten
Met deze knop sluit u dit scherm.
Gerelateerde documenten
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
28.439.969 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
416 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |