Vooral wanneer u zaken doet met bedrijven die een vrij groot personeelsbestand hebben, kan het handig zijn om de gegevens van een (aantal) contactpersonen te registreren, zodat u altijd een aanspreekpunt heeft. U kunt per debiteur of crediteur een ongelimiteerd aantal contactpersonen bijhouden. Er is echter altijd één hoofdcontactpersoon, als u werkt met lay-outs gekoppeld aan een ISO-landcode, wordt voor de taalbepaling van een debiteur of crediteur, de taal van de hoofdcontactpersoon gebruikt.
We bespreken hier alleen de belangrijke velden of de velden die afwijken van die op het tabblad Basis van het onderhoud debiteuren of crediteuren.
Relatie
Hier staat het nummer en de naam van de relatie waarvan u de contactpersonen aan het onderhouden bent.
Tabblad Basis
Titel, Naam contactpersoon
Hier kunt u de titel en de naamsgegevens van de contactpersoon invoeren.
Functieomschrijving
Hier kunt u de functieomschrijving van de contactpersoon invullen.
Functienaam
Hier kunt u de functie van de contactpersoon selecteren.
Telefoon
Geef hier het telefoonnummer van de contactpersoon in.
Fax
Geef hier het algemene faxnummer van de contactpersoon in.
Mobiele telefoon
Geef hier het mobiele telefoonnummer van de contactpersoon.
Hoofd
Door hier een vinkje te plaatsen, geeft u aan dat deze contactpersoon, de hoofdcontactpersoon is. Als u dit veld aanvinkt voor een contactpersoon, let dan op de taal die u invoert als u met ISO-landcode lay-outs werkt. Als u reeds een andere hoofdcontactpersoon had bij deze relatie, wordt dit ongedaan gemaakt.
Actief
Hier geeft u aan of de contactpersoon nog actief is. Alleen een actieve contactpersoon, kan de hoofdcontactpersoon zijn.
Financiële contactpersoon
Met deze optie kunt u aangeven dat de betreffende contactpersoon als financiële contactpersoon wordt gezien. U kunt slechts één contactpersoon per debiteur als financiële contactpersoon kenmerken. De hoofdcontactpersoon en de financiële contactpersoon kunnen dezelfde contactpersoon zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Bij het afdrukken van betalingsherinneringen heeft u de mogelijkheid om deze te versturen naar de financiële contactpersoon. Dit heeft betrekking op het e-mailadres en de aanhef en niet op de adresgegevens van de contactpersoon.
E-mail
Zeker wanneer u de gegevens van de hoofdcontactpersoon invoert, is het belangrijk dat u hier het e-mailadress opgeeft. Alleen dan kunt u tijdens het afdrukken van facturen, orderbevestigingen, bestellingen of herinneringen, deze per e-mail versturen. Met het icoon ernaast kunt u direct een e-mail versturen.
Manager
Hier kunt u de medewerker invullen die verantwoordelijk is voor deze contactpersoon.
Geslacht
In dit veld kunt u het geslacht van de contactpersoon opgeven.
Taal
Hier geeft u de taal op van de contactpersoon. Deze taal wordt gebruikt bij de ISO-landcode koppeling van lay-outs. Het is dus belangrijk dat u de juiste taal opgeeft indien u daarmee werkt.
Door het vinkje achter portaal toegang aan te zetten, verschaft u toegangsrechten aan de contactpersoon tot het klantenportaal (customer portal).
Sectie Adressen
In deze sectie kunt u de adressen van de relatie waartoe deze contactpersoon behoort, beheren.
Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuw adres toevoegen.
Bewerken
Met deze knop wordt het onderhoudsscherm voor adressen geopend, U kunt hier een adres wijzigen,
Verwijderen
Met deze knop verwijderd u een adres.
Sectie Externe referenties
In deze sectie kunt u externe referenties van verschillende social media van een contactpersoon toevoegen. U kunt hier bijvoorbeeld de Twitter ID of Facebook ID van een contactpersoon toevoegen. Door te dubbelklikken op de toegevoegde externe referentie wordt de bewuste internetpagina geopend in uw webbrowser of de bewuste applicatie (indien geïnstalleerd) geopend.
Met dit icoon kunt u een nieuwe externe referentie toevoegen. Bij het toevoegen van een nieuwe externe referentie verschijnt het een neiuwe scherm waarin u het volgende kunt opgeven:
Type
Hier kunt u het type externe referentie selecteren. U heeft de keuze uit:
- Blogger
- E-mail
- Facebook
- Gtalk
- LinkledIn
- MSN
- Office Communicator
- Skype
- Twitter
- Other
Identificatie
In dit veld kunt u de bij het type geselecteerde social media behorende ID opgeven. Wanneer een contactpersoon bijvoorbeeld het TwitterID 'exactsoftware' heeft dan selecteert u bij 'Type' de optie 'Twitter' en geeft u bij 'Identificatie' de id 'exactsoftware' op.
Bewaren
Nadat u het type heeft geselecteerd en de bijbehorende identificatie heeft opgegeven kunt deze opslaan middels de knop 'Bewaren'
Annuleren
Met deze knop sluit u dit scherm. De ingevulde gegevens worden niet opgeslagen.
Bewerken
Met dit icoon kunt u een externe referentie bewerken. Het scherm ziet er hetzelfde uit als bij het toevoegen van een nieuwe externe referentie.
Verwijderen
Met dit icoon kunt u de externe referentie die u in de sectie 'Externe referenties' heeft geselecteerd verwijderen. Bij het verwijderen wordt eerst om een bevestiging gevraagd.
Tabblad Financieel
Creditcard nummer
Geef hier het creditcard nummer van de contactpersoon in. Per contactpersoon kunt u één creditcard nummer invoeren. Als u het creditcard nummer heeft ingevoerd zijn de velden naam op creditcard, type en vervaldatum verplicht. Alleen voor gebruikers met de menu-rechten 'onderhouden debiteuren' is het creditcard nummer zichtbaar.
Naam op creditcard
Hier geeft u de naam op die op de creditcard staat vermeld.
Type
Selecteer hier het type van de creditcard.
Security code
Geef hier de security code in. In eerste instantie is deze security code nog zichtbaar, maar na het kiezen voor bewaren u sterretjes in dit veld. Dit is om ervoor te zorgen dat de security code voor andere gebruikers zichtbaar is. Het wijzigen van de security code gaat door een nieuwe security code in te voeren en vervolgens voor bewaren te kiezen.
Vervaldatum
Als vervaldatum wordt standaard de datum van vandaag ingevoerd.
Tabblad Visitekaartje
Hier kunt u het visitekaartje van de contactpersoon koppelen. Met het icoon naast het veld heeft u de mogelijheid om een afbeelding te selecteren. Als u een gekoppeld visitekaartje wilt verwijderen, klikt u nogmaals op het icoon of u klikt op het visitekaartje. U krijgt dan de mogelijkheid om het te verwijderen of het om het op te slaan.
Tabblad Notities
Sectie Notities
Hier heeft u de mogelijkheid om een notitie te maken die betrekking heeft op deze contactpersoon.
Tabblad Documenten
Groepeer op
Middels deze optie kunt u de aanwezige documenten gegroepeerd laten weergeven. U kunt groeperen op het type van het document of op de datum.
Sectie Documenten
Hier worden de aanwezige documenten getoond.
Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuw document koppelen aan deze relatie. Het onderstaande scherm wordt dan geopend. U kunt het digitale document koppelen, door het te selecteren van een locatie op de harde schijf van uw werkstation, of vanaf de server.
Bewerken
Om een bestaand document te bewerken, selecteert u een regel (document) en klikt u op deze knop.
Verwijderen
U kunt ook een gekoppeld document verwijderen, dat doet u met deze knop. Selecteer eerst het document dat u wilt verwijderen en klik dan op deze knop. Het document is nu van deze relatiekaart verwijderd, maar niet van de oorspronkelijk locatie.
Zoomen
Indien u de documenten gegroepeerd heeft weergegeven zal deze knop actief zijn. Met deze knop kunt u inzoomen op de gegroepeerde selectie.
Terug
Wanneer u heeft doorgezoomd kunt u middels deze knop terugkeren.
Indien u een nieuw document gaat toevoegen verschijnt een scherm waar u een bestand kunt selecteren.
Tabblad Activiteit
Indien u over de Exact Compact CRM beschikt heeft u de mogelijkheid om hier de activiteiten te bekijken die betrekking hebben op deze contactpersoon.
Type
Hier kunt u een selectie maken op de activiteitsoorten die u wilt tonen.
Status
Met deze optie kunt u een selectie maken op de status van de activiteiten die u wilt tonen. U kunt kiezen of u alleen open, gerealiseerde of alle activiteiten wilt zien.
Prioriteit
Hier kunt u een selectie maken op de prioriteit van een activiteit.
Sectie Activiteiten
Met deze knoppen kunt u een nieuwe activiteit aanmaken. Afhankelijk van op welke knop u drukt, wordt een nieuwe activiteit aangemaakt. Tevens staat op de knoppen vermeld hoeveel activiteiten van een bepaald activiteitsoort er bij deze contactpersoon aanwezig zijn. Deze activiteitsoorten kunt u zelf aanmaken.
Onderaan het scherm ziet u de activiteiten die aan de opgegeven criteria voldoen. Met de knoppen aan de linkerkant kunt u een activiteit bewerken of verwijderen.
Persoonsgegevens classificaties
Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn
gekoppeld aan deze contactpersoon en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.
Bij het aanmaken van een nieuwe contactpersoon wordt gecontroleerd of er een
actieve persoonsgegevens classificatie is waarbij de categorie en type
overeenkomen, en waarbij de optie 'Automatisch koppelen' is geselecteerd. Als
dat het geval is, wordt die classificatie automatisch aan deze contactpersoon
gekoppeld.
Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.
Nieuw
Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie koppelen aan deze
contactpersoon.
Verwijderen
Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie ontkoppelen van deze
contactpersoon.