Exact Financials (v3)

Finance Manual - Rekening-courant

Rekening-courant

Inleiding

In sommige gevallen worden grootboekrekeningen in een administratie gekoppeld aan grootboekrekeningen in een andere administratie. Het gevolg is dat boekingen die worden ingevoerd op een rekening invloed heeft op het saldo van de gekoppelde grootboekrekening in de andere administratie. Dit proces wordt ook wel rekening-courantboekhouden genoemd.

LET OP

Vanaf versie 3.27 van Exact Fincials zijn de rekening-courantfunctionaliteiten aangepast en uitgebreid. Onderstaande informatie kan voor sommige onderdelen derhalve niet langer van toepassing zijn door de doorgevoerde wijzigingen in de software. Ter aanvulling op onderstaande informatie verwijzen wij u naar de release notes waarin alle aanpassingen gedetailleerd zijn beschreven met betrekking tot de rekening-courantfunctionaliteiten.

Procedure

• Rekening-courantinstellingen definiëren
• Rekening-courantrekeningen aanmaken
• Rekening-courantrekeningen controleren
• Rekening-courantboekingen invoeren
• Importeren van rekening-courantboekingen
• Controleren van rekening-courantboekingen
• Verwijderen van rekening-courantboekingen

Rekening-courantinstellingen definiëren

Voordat u met rekening-courantrekeningen kunt werken zult u moeten aangeven welk memoriaal gebruikt moet worden om rekening-courantboekingen in te voeren.

• Definieer de rekening-courantinstellingen voor alle administraties voor welke u met rekening-courantrekeningen wilt werken.

Zie ook:

[Grootboek, Rekening-courant, Onderhoud rekening-courantinstellingen]

Aanmaken van rekening-courantrekeningen

Nadat u een memoriaal hebt gedefinieerd voor het invoeren van rekening-courantboekingen, zult u grootboekrekeningen moeten aanmaken en deze als rekening-courant moeten definiëren. Rekening-courant grootboekrekeningen worden gebruikt om rekening-courantboekingen af te handelen. Als u boekingen invoert op een rekening-courantrekening van een administratie zullen deze bedragen van de rekening-courant van de gekoppelde administratie worden afgeschreven.

Voorbeeld

U werkt met administratie 100 en 200. In administratie 100 maakt u een rekening-courantrekening aan die u koppelt aan administratie 200. Daarna definieert u rekening-courantrekening in administratie 200 die u koppelt aan administratie 100.

• Een grootboekrekening die is gedefinieerd als rekening-courantrekening kan maar aan een enkele andere administratie worden gekoppeld.

Een grootboekrekening kan alleen als rekening-courantrekening worden gedefinieerd wanneer:

• de grootboekrekening een balansrekening is.
• de grootboekrekening niet is gedefinieerd als een subtotaalrekening, projectrekening, multidimensie rekening, aantallenrekening, activa rekening, kostenplaats- of kostendragerrekening.
• de grootboekrekening niet geblokkeerd is.
• de grootboekrekening niet gekoppeld is aan een dagboek.
• de grootboekrekening niet wordt gebruikt voor grootboekkoppelingen.
• de grootboekrekening niet wordt gebruikt als BTW-rekening.
• de grootboekrekening nog niet is gebruikt in financiële transacties.

De administratie aan welke u rekening-courant rekeningen wilt koppelen moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Het mag niet een administratie zijn die al is gekoppeld aan een andere administratie.
• De administraties die u wilt koppelen dienen gebruik te maken van dezelfde ISO-valuta.

Met [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] kunt u een rekening-courantrekening koppelen aan een andere administratie. Gebruik de 'Verwijderen'-knop om een bestaande rekening-courant koppeling te verwijderen. U kunt een rekening-courantkoppeling niet verwijderen wanneer:

• Er nog onverwerkte boekingen aanwezig zijn in de rekening-courantrekening.
• Er nog gekoppelde boekingen in de rekening-courant van de gekoppelde administratie zijn.

In [Grootboek, Stamgegevens, Overzichten, Grootboekrekeningen, kort overzicht/uitgebreid overzicht] kunt u de aangemaakte rekening-courant rekeningen terugvinden met de daaraan gekoppelde administraties.

Zie ook:

[Grootboek, Rekening-courant, Onderhoud rekening-courantrekeningen]

Rekening-courantboekingen invoeren

Wanneer u rekening-courantinstellingen hebt gedefinieerd en grootboekrekeningen hebt aangemaakt, kunt u rekening-courant boekingen invoeren. Na het selecteren van een rekening-courant rekening krijgt u een nieuw scherm waarin u extra informatie uit de rekening-courant administratie kan toevoegen. De informatie die u kunt toevoegen hangt af van het type grootboekrekening. De mogelijke opties zijn:

• grootboekrekening
• aantal
• kostenplaats
• kostendrager
• aantal perioden
• aanvangsjaar periodeverdeel
• aanvangsperiode periodeverdeel
• multi-dimensie 1
• multi-dimensie 2
• multi-dimensie 3
• multi-dimensie 4
• multi-dimensie 5
• project
• kostensoort
• kostenplaats
• omschrijving
• resultaattype
• activum
• activumstam
• omschrijving
• aantal

Als u de rekening-courantboeking hebt verwerkt wordt in de doeladministratie een boeking in het rekening-courant memoriaal gemaakt.

Rekening-courantboekingen importeren

Wanneer u rekening-courant boekingen hebt verwerkt, kunt u ze importeren in de gekoppelde administratie. Met [Grootboek, Rekening-courant, Rekening-courantboekingen importeren] kunt u rekening-courantboekingen importeren. Met [Grootboek, Rekening-courant, Overzicht rekening-courantboekingen] kunt u een overzicht genereren van de beschikbare rekening-courantboekingen. Met [Grootboek, Rekening-courant, Verwijderen rekening-courantboekingen] kunt u rekening-courantboekingen verwijderen uit het importbestand.

Finance Manual > Inhoud > Rekening-courant