U kunt voor elke verzoektype verschillende acties definiëren welke vanuit het verzoek kunnen worden gestart. Op deze manier kunt u de gebruikers helpen om relevante informatie te vinden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om verzuim informatie voor de planning beschikbaar te maken. Een gebruiker kan vervolgens het verzuim via de planning bekijken. Wanneer de gebruiker ziet dat een medewerker afwezig is, kan hij beslissen om voor iemand anders het verzoek aan te maken. Daarnaast kunt u op basis van deze extra informatie verschillende overzichten samenstellen.
Om de verschillende acties voor een verzoektype te activeren kunt u gaan naar
Modules ➔ Werkstroom ➔ Inrichting ➔ Verzoeken ➔ Verzoektypes en klik vervolgens op Nieuw of selecteer een bestaand verzoektype om deze te openen. Klik nu op het tabblad Acties.
Om de actie instellingen van een verzoektype te definiëren dient u te beschikken over functierecht 5 - Create request types, and edit request types without responsible of over functierecht 232 - Edit all request types. Standaard hebben gebruikers met de rol General manager of HR deze rechten. Het functierecht 232 is toegewezen aan gebruikers met de rol Administrator.
Sectie Planning
Verzuim
Markeer dit veld om ervoor te zorgen dat een verzoek van dit type als een verzuim verzoek wordt gedefinieerd. Het pictogram 
zal nu naast het veld Medewerker in het verzoek worden getoond. Wanneer dit veld is gemarkeerd dan zal het verzoek worden weergegeven in de medewerkersplanning met de geselecteerde kleur. De kleur kunt u selecteren op het tabblad Algemeen bij het veld Kleur. Daarnaast wordt een verzoek van dit type in de kalender van de medewerker weergegeven als afwezig.
Afwezig
Markeer dit veld om aan te geven dat een verzoek van dit type een afwezigheidsverzoek is. De medewerker welke gekoppeld is in het verzoek zal worden weergegeven als afwezig vanaf de begintijd /datum tot de eindtijd/datum nadat het verzoek is goedgekeurd. Dit wordt vaak gebruikt bij een verzoek voor vakantie of ziekteverlof.
Opmerking: Wanneer u de optie Verzuim selecteert wordt het aangeraden om deze optie ook te selecteren.
Medewerker
Markeer dit veld om ervoor te zorgen dat verzoeken van dit type worden weergegeven in de medewerkersplanning van de gekoppelde medewerker. Dit kan via HRM/Overzichten/Medewerkers/Zoeken worden bekeken. Hier klikt u op Tonen om te zoeken naar een specifieke medewerker. Klik op de medewerker en vervolgens op Planning in de Monitor sectie. Door verschillende kleuren te gebruiken is het mogelijk om onderscheid te maken tussen de verschillende verzoektypes in het planningsscherm.
Kalender
Markeer dit veld om ervoor te zorgen dat het pictogram 
naast het veld Medewerker in het verzoek wordt getoond. Door op het pictogram te klikken kunt u de kalender van deze medewerker tonen.
Verkoopprognose
Markeer dit veld om ervoor te zorgen dat een verzoek van dit type beschikbaar is het verkoopprognose overzicht. Een verzoek van dit type kan de organisatie meer zicht geven op de verwachte opbrengsten en de verloren aanbiedingen. De prognose kunt u benaderen via het menu
Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Financieel ➔ Prognose. Voor meer informatie kunt u het document Overview of Sales Forecast raadplegen.
Artikel
Markeer dit veld om er voor te zorgen dat een verzoek van dit type in de artikelplanning wordt weergegeven. Dit is van toepassing op verzoeken waarin een artikel met een serienummer is gekoppeld. De verzoektypes met deze optie kunnen worden gezien in een overzicht voor artikelen. Hiermee is snel de beschikbaarheid van bijvoorbeeld een bedrijfsauto of een vergaderzaal te zien. De beschikbaarheid kan worden gecontroleerd wanneer u een nieuw verzoek aanmaakt via
Modules ➔ Werkstroom ➔ Invoer ➔ Verzoeken ➔ Verzoeken: Nieuw door te klikken op het pictogram Planning welke verschijnt nadat u het Artikel heeft geselecteerd.
Opmerking: Het Artikel veld moet beschikbaar zijn om te werken met deze functie. Voor meer informatie hierover kunt u het document Verzoektypes aanmaken en aanpassen – Het tabblad Velden raadplegen.
Activa
Markeer dit veld om er voor te zorgen dat u de activa van een medewerker kunt bekijken op het moment dat u een verzoek van dit type aanmaakt. Dit kunt u doen via
Modules ➔ Werkstroom ➔ Invoer ➔ Verzoeken ➔ Verzoeken: Nieuw, vervolgens klikt u op het pictogram Activa naast het veld Medewerker. Dit is mogelijk nadat u een medewerker hebt geselecteerd.
Opmerking: Het veld Medewerker dient beschikbaar te zijn in dit verzoek om te werken met deze functie. Voor meer informatie hierover kunt u het document Verzoektypes aanmaken en aanpassen – Het tabblad Velden raadplegen.
Voorraad
Selecteer hier een optie om een verzoek van dit type beschikbaar te maken in de planningsoverzichten. U kunt hier een keuze maken uit drie opties:
Herstel melding
Markeer dit veld om het verzoek te kunnen koppelen aan het herstel meldingsverzoek. Er zal een knop Herstel melding beschikbaar zijn in de verzoeken welke u aanmaakt van dit type. Dit zorgt ervoor dat de medewerkers met de juiste rechten direct vanuit dit verzoek een herstel melding kunnen aanmaken.
Sectie Achterstallig
Open
Vul het aantal uren in om aan te geven hoe lang een verzoek in de status Open mag staan. Een verzoek in de werkstroom welke langer dan het gespecificeerde aantal uren op deze status blijft staan, zal worden gekenmerkt als achterstallig.
Goedgekeurd
Vul het aantal uren in om aan te geven hoe lang een verzoek in de status Goedgekeurd mag staan. Een verzoek in de werkstroom welke langer dan het gespecificeerde aantal uren op deze status blijft staan, zal worden gekenmerkt als achterstallig.
Gerealiseerd
Vul het aantal uren in om aan te geven hoe lang een verzoek in de status Gerealiseerd mag staan. Een verzoek in de werkstroom welke langer dan het gespecificeerde aantal uren op deze status blijft staan, zal worden gekenmerkt als achterstallig.
Totaal
Vul het aantal uren waar binnen het verzoek moet worden voltooid. Dit is van de status Open tot en met de status Verwerken). Een verzoek in de werkstroom welke langer dan het gespecificeerde aantal uren op deze status blijft staan, zal worden gekenmerkt als achterstallig.
Sectie Verwerken
Type
Selecteer de relevante actie welke moet worden uitgevoerd op het moment dat een verzoek van dit type wordt verwerkt. U kunt hier een keuze maken uit:
- Leeg – Selecteer dit om er voor te zorgen dat er geen actie wordt uitgevoerd.
- Verkooporder – Selecteer dit om een verzoek voor een verkooporder aan te maken.
- Inkooporder – Selecteer dit om een verzoek voor een inkooporder aan te maken.
- Factuur – Selecteer dit om een verzoek voor een factuur aan te maken.
- Transactie – Selecteer dit om een financiële transactie aan te maken.
- Interne order – Selecteer dit om een interne order aan te maken welke verschijnt in een back office applicatie zoals Exact Globe.
- Back office verkooporder – Selecteer dit om een back office verkooporder aan te maken.
Status: Voor
Selecteer de relevante optie om aan te geven wanneer de additionele informatie (zoals BTW-code) moet worden aangemaakt voordat het verzoek een bepaalde status bereikt. U kunt hier kiezen uit:
- Leeg – Selecteer dit om er voor te zorgen dat er geen actie wordt uitgevoerd.
- Open – Selecteer dit om een transactie van het geselecteerde type aan te maken voordat het verzoek van dit type is aangemaakt.
- Goedgekeurd – Selecteer dit om een transactie van het geselecteerde type aan te maken voordat het verzoek is goedgekeurd.
- Verwerkt – Selecteer dit om een transactie van het geselecteerde type aan te maken voordat deze is verwerkt.
- Gerealiseerd – Selecteer dit om een transactie van het geselecteerde type aan te maken voordat het verzoek is gerealiseerd.
Status: Na
Deze optie wordt niet gebruikt omdat deze geen invloed op het proces heeft voor dit verzoektype.
Sectie Verwerken – Financieel
Rekening: Herkomst
Selecteer de specifieke rekening om aan te geven waar de kosten of de omzet op moet worden geplaatst. Dit is van toepassing voor alle verzoeken van dit type waarbij een artikel is gevuld in het veld Artikel 1 of Artikel 2 in het verzoek. U kunt per artikel veld kiezen uit vier opties.
Tegenrekening
Klik op het vergrootglas om een tegenrekening te selecteren. Op deze tegenrekening wordt het te betalen of het te ontvangen bedrag geboekt. Vaak is dit een crediteuren of een debiteuren rekening.
Divisie: Herkomst
Selecteer hier een optie om aan te geven voor welke divisie de transactie gemaakt moet worden. Selecteer Relatie om ervoor te zorgen dat de transactie wordt gemaakt in de divisie van de relatie of kies voor Medewerker om de transactie aan te maken in de divisie van de medewerker.
BTW
Markeer dit veld om aan te geven dat er BTW moet worden geboekt tijdens deze transactie. Wanneer dit veld is gemarkeerd dan zal de gebruiker tijdens het verwerken van het verzoek de mogelijkheid hebben om een BTW-code te selecteren. Vervolgens zal er een extra transactieregel worden aangemaakt voor de BTW-boeking.
Type
Selecteer het type van de financiële transactie. Deze keuze heeft invloed op de financiële rapportage.
Sectie Verwerken - Dienst
Type
Dit veld geeft u de mogelijkheid om een keuze te maken uit Enkelvoudige activiteit en Meervoudige activiteiten. Het meervoudige verzoektype zorgt ervoor dat het service verzoek meerdere service activiteiten ondersteund waarbij de gegevens op verschillende tabbladen worden getoond op de Service activiteit pagina. Het enkelvoudige verzoektype ondersteunt slechts één service activiteit waarbij de gegevens worden getoond op service verzoek niveau.
Wanneer u bij Type de optie Enkelvoudige activiteit selecteert worden de volgende velden automatisch toegevoegd op het tabblad Velden wanneer u het verzoektype bewaart:
- Relatie - Dit veld is verplicht wanneer de status van het serviceverzoek Open, Goedkeuren, Realiseren of Verwerken is.
- Activiteit (Algemeen)
- Activiteit (Configuraties)
- Activiteit (Medewerker en materiaal)
Opmerking: Dit veld is alleen benaderbaar als er een vinkje staat bij Service in de sectie Planning.
Divisie
Typ of selecteer hier een divisie voor het service verzoek type.
Type activiteit
Typ of selecteer hier een type activiteit voor het service verzoek type.
Sectie Verlofrecht
Saldo
Selecteer de methode waarop het afwezigheidssaldo moet worden berekend. De beschikbare opties zijn:
- Aftrekken – Het saldo van de medewerker neemt af met het aantal dagen in het verzoek.
- Toevoegen – Het saldo van de medewerker neemt toe met het aantal dagen in het verzoek.
- Nee – Dit verzoektype zal de balans niet beïnvloeden.
Opbouw
Selecteer hier hoe de opbouw van het verlof moet worden berekend voor de medewerker in het verzoek. Deze informatie wordt gebruikt voor het automatisch berekenen van het verlof. De beschikbare methoden zijn:
- Geen – Er wordt geen opbouw berekend.
- Maandelijks – De verlofopbouw voor verzoeken van dit type zal per maand worden uitgevoerd.
- Jaarlijks – De verlofopbouw voor verzoeken van dit type wordt per jaar uitgevoerd.
Opmerking: Wanneer het veld Opbouw is gevuld, dan dient het veld Grondslag ook gevuld te worden.
Grondslag
Selecteer de grondslag van de verlofberekening wanneer Maandelijks of Jaarlijks in het veld Opbouw is geselecteerd. Deze optie kan niet worden gewijzigd wanneer er verlof is toegekend op basis van dit verzoek.
Definieer de grondslag door een keuze te maken uit de volgende opties:
- Leeg – Dit is de standaard optie en is alleen toegestaan wanneer er bij het veld Opbouw is gekozen voor Geen.
- Vast – Het verlof wordt toegewezen op basis van een vaste grondslag.
- Leeftijd – Het verlof wordt berekend op basis van de leeftijd van de medewerker.
- Dienstjaar – Het verlof wordt berekend op basis van het aantal dienstjaren van de medewerker.
Ophoogfactor
Selecteer de ophoogfactor voor het verlof. Dit veld is alleen functioneel wanneer het veld Grondslag is gedefinieerd.
De ophoogfactor kunt u definiëren aan de hand van de volgende opties:
- Leeg – Dit is de standaard optie en is alleen toegestaan wanneer het veld Opbouw is gedefinieerd als Geen.
- Kalender jaar – Het verlof wordt bij de start van het kalenderjaar toegevoegd. Dit is op 1 januari.
- Jubileum – Het verlof wordt toegevoegd op het jubileum van de medewerker. Dit is de datum waarop de medewerker is begonnen bij de organisatie.