Stappenplan Eindejaarsverwerking Financieel

Stappenplan Eindejaarsverwerking Financieel
In dit stappenplan wordt de financiële eindejaarsverwerking stapsgewijs behandeld. Om een volledige eindejaarsverwerking uit te voeren dient u al deze stappen uit te voeren.   
 

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

Om te kunnen boeken in het nieuwe boekjaar is het aanmaken van dit nieuwe boekjaar het enige dat u hoeft de doen. Indien u naast het aanmaken van het nieuwe boekjaar de gehele eindejaarsverwerking wilt uitvoeren, zijn er een aantal zaken waar u op dient te letten. Zo dient u het nieuwe boekjaar als standaard boekjaar in te stellen, het financiële resultaat te verwerken, het afsluiten van de dagboeken voor de periodes, het wijzigen van de boekstuknummers en eventueel het genereren van een nieuwe reeks 'onze referentie' nummers.

In dit stappenplan wordt de financiële eindejaarsverwerking stapsgewijs behandeld. Om een volledige eindejaarsverwerking uit te voeren dient u al deze stappen uit te voeren. Voor de handelingen die u dient uit te voeren voor de eindejaarsverwerking in de overige modules kunt u de Startpagina Eindejaarsverwerking Exact Globe Next raadplegen.

Het aanmaken van het nieuwe boekjaar
U kunt een nieuw boekjaar aanmaken in het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen]. Hier klikt u op het icoon achter 'Periode-datumtabel' om de periode-datumtabel te openen. Vervolgens kun u controleren of er al een boekjaar is aangemaakt voor het nieuwe jaar.

Indien het boekjaar reeds aanwezig is dient u te controleren of het jaar 'open' staat. Er staan dagboeken open voor dat jaar indien er een groen vinkje in de kolom 'open' staat. Dit hoeft niet te betekenen dat het hele jaar open staat. U kunt dit het beste controleren door het boekjaar te selecteren en te openen middels de knop 'Open'. U ziet dan per dagboek of deze open is voor alle perioden. Wanneer u klikt op de getallen in de kolom 'Afgesloten' en 'Open' kunt zien welke dagboeken voor de betreffende periode geopend zijn. Vanuit dat scherm kunt u met de knop 'Heropenen' het dagboek voor de betreffende periode openen. Wanneer u alle dagboeken voor alle periodes van het jaar in één keer wilt openen kunt u dat als volgt doen:

• Ga naar het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen].
• Hier klikt u op het icoon achter 'Periode-datumtabel' om de periode-datumtabel te openen.
• Markeer de regel van het boekjaar waarvoor u de dagboeken/periodes wilt openen.
• Klik op de knop 'Perioden heropenen'.
• Nu zijn alle dagboeken/periodes voor het betreffende boekjaar geopend.
  
  
  Indien het jaar nog niet aanwezig is in de Periode-datumtabel kiest u voor ‘Nieuw’. In het volgende scherm wordt automatisch het eerstvolgende boekjaar getoond. Onderin dit scherm vindt u de knop ‘Genereren’. Met deze knop kunt u eenvoudig een nieuw boekjaar aanmaken.

Bij het bewaren van het nieuwe boekjaar heeft u de mogelijkheid om meteen een hele reeks nieuwe boekjaren te genereren. Als u daarvoor kiest worden er naast het nieuwe boekjaar ook al boekjaren voor de daaropvolgende jaren aangemaakt. Volgend jaar hoeft u deze stap dan niet meer uit te voeren.

Vanaf het moment dat u in het nieuwe boekjaar gaat boeken, is het meestal wenselijk het standaardboekjaar aan te passen. Om dit aan te passen opent u het onderhoud van de Periode-datumtabel. Ga hiervoor naar [Systeem, Financieel, Periode-datumtabel] of [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen] en klik op het icoon achter 'Periode-datumtabel' om de periode-datumtabel te openen. Vervolgens klikt u hier op de knop 'Instellingen'. Wanneer u het boekjaar wilt veranderen kunt u het nieuwe jaar invullen en kiezen voor bewaren. Het systeem komt nu bij het opvragen van overzichten standaard op met dit boekjaar.  

De volgende stap binnen de eindejaarsverwerking is het verwerken van het resultaat.

De beginbalans van het nieuwe jaar staat altijd voor alle W&V rekeningen op nul. Voor de balansrekeningen wordt het eindsaldo van het vorige boekjaar overgenomen in de beginbalans van het nieuwe jaar. Dit betekent dat het saldo van alle balansrekeningen niet op nul loopt. Balans en W&V rekeningen zijn dus niet in evenwicht. Dit is met het verwerken van het resultaat van het voorgaande boekjaar opgelost. Het verwerken van het resultaat kunt u zo vaak uitvoeren als u wilt. Merk op dat alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Als er na het verwerken van het resultaat nog boekingen op W&V rekeningen in het oude boekjaar worden verwerkt, zal het resultaat dus opnieuw verwerkt dienen te worden.

Bij het verwerken van het resultaat worden alleen verwerkte boekingen meegenomen. U dient de boekingen daarom eerst te verwerken via [Financieel, Invoer, Verwerken]. Tevens is het mogelijk dat u een boeking invoert met een datum in de kopregel die in januari het huidige jaar valt, terwijl u in de subregels een datum uit het vorige jaar gebruikt. Wanneer u deze boekingsregels wilt meenemen bij het verwerken van het resultaat dient u dus ook deze boeking eerst te verwerken via [Financieel, Invoer, Verwerken]. U kunt het verwerken van het resultaat via [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat] zo vaak opstarten als u wilt. Iedere keer wordt het resultaat van alle verwerkte boekingen verwerkt, die nog niet waren meegenomen in een vorige verwerking van het resultaat.

De transactie die wordt aangemaakt bij het verwerken van het resultaat, is niet op de Winst&Verliesrekening te zien van het boekjaar van waarvan het resultaat is verwerkt. Het totaalresultaat is nog steeds te zien op de Winst&Verliesrekening. Nadat de boekingen zijn verwerkt kan men op de openingsbalans van volgend jaar een resultaat van nul terugzien.

Bij het verwerken van het resultaat wordt de vraag gesteld of u alle dagboeken voor de verwerkte periodes wilt afsluiten. Wanneer u bij die melding voor 'Ja' kiest, zullen de dagboeken voor de geselecteerde periodes of het jaar automatisch worden afgesloten. Hierdoor hoeft u dit niet meer handmatig te doen. Als u voor 'Nee' kiest blijven de dagboeken geopend. U kunt deze dan naderhand nog sluiten via de periode-datumtabel.

Opmerking: als er na het uitvoeren van de bovenstaande actie nog transacties worden gemaakt die van invloed zijn op het resultaat, kunt u deze functie te allen tijde nogmaals opstarten.  

Met het doorlopen van bovenstaande stappen is het verwerken van het resultaat voltooid. U kunt uw resultaat nu aflezen in de balans. Let u erop dat bij het opvragen van de balans het vinkje bij 'Sluitposten' is aangevinkt zodat de transactie die is aangemaakt door het verwerken van het resultaat wordt meegenomen.

Om de kans op fouten te voorkomen, kunt u de dagboeken sluiten voor alle periodes in het oude boekjaar. U kunt periodes afsluiten via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, knop 'Periode-datumtabel']. Wanneer u hier het boekjaar selecteert en op de knop 'Perioden sluiten' klikt, wordt het gehele boekjaar afgesloten. U kunt ook één bepaalde periode sluiten door het boekjaar te openen en vervolgens op het aantal dagboeken te klikken in de kolom 'gesloten' van de betreffende periode.

De periodes kunnen niet worden gesloten totdat de boekingen zijn verwerkt, de uurboekingen gefiatteerd en/of de betalingen/ontvangsten zijn toegewezen. In dit geval dient u eerst alle boekingen te verwerken, uurboekingen te fiatteren en betalingen/ontvangsten toe te wijzen. Wanneer er nog niet-gefiatteerde IFR (Inkomend factuurregister) boekingen aanwezig zijn (en de instelling 'Inkomende facturen op standaard overzichten tonen' is aangevinkt) kan de periode ook niet worden gesloten totdat de IFR boeking is gefiatteerd en verwerkt.

Let op: Het kan zijn dat u bij het afsluiten van het boekjaar de volgende melding krijgt "Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn". U heeft hierbij de mogelijkheid om de niet toegewezen betalingen/ontvangsten toe te wijzen aan de onbekende debiteur/crediteur. Voordat u dit doet is het van belang dat u eerst het volgende document doorneemt: 17.504.941 - Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn wilt u deze betalingen/ontvangsten aan de onbekende debiteur of crediteur toewijzen?

In het menupad [Systeem, Financieel, Dagboeken] kunt u de boekstuknummers voor het nieuwe boekjaar aanpassen. Wanneer u het dagboek opent en klikt op het tabblad ‘Nummer’, ziet u dat van ieder boekjaar automatisch unieke nummers zijn aangemaakt met het boekjaar daarin verwerkt. U kunt deze wijzigen door het jaar aan te klikken en te kiezen voor ‘Wijzigen’. Het is belangrijk om deze nummers uniek te houden.

U dient voor ieder jaar unieke boekstuknummers te gebruiken met voorloopgetallen zoals bijvoorbeeld 24000001 voor 2024 en 25000001 voor 2025. 

Met 'Onze Referentie' wordt een bepaalde financiële transactie aangeduid. Deze transactie kan over meerdere boekjaren plaatsvinden. Bijvoorbeeld een factuur van het vorige jaar die pas in het nieuwe jaar betaald wordt, hebben dezelfde 'Onze Referentie' aangezien het een financiële transactie is. Net als bij boekstuknummers, is het van belang dat deze nummers altijd uniek zijn per financiële transactie ondanks het boekjaar. Om verschillende financiële transacties te scheiden kunt u niet dezelfde 'Onze Referentie' nummers gebruiken in het volgend boekjaar. Hiermee maakt u optimaal gebruik van de traceerbaarheid.

U heeft de mogelijkheid om door te gaan met de huidige reeks, of een nieuwe reeks aan te maken. U kunt deze nieuwe reeks voor algemene dagboeken (kas-, bank-, giro- en memoriaaldagboeken) en voor inkoopdagboeken genereren via menu [Systeem, Algemeen. Instellingen, Nummers, sectie Financieel]. Selecteer het icoon aan de rechterkant van het betreffende dagboek. Voor de verkoopdagboeken wordt het eerst beschikbare boekstuknummer of factuurnummer als 'Onze Referentie' gebruikt.

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |