Het sturen van een orderbevestiging is een handig controlemiddel voor uzelf en uw debiteur. De debiteur bijvoorbeeld heeft de mogelijkheid om te controleren of de bestelling is omgezet in de juiste order. Het versturen van een orderbevestiging voorkomt dus fouten. U kunt orderbevestigingen afdrukken via Order > Invoer > Bevestigen. Hier kunt u een order selecteren en openen of een nieuwe order ingeven. In het stroomschema onderin het scherm kunt u kiezen voor de optie 'Bevestigen'. Op deze manier kunt u uw debiteur laten weten dat u de ontvangen order heeft ingevoerd en heeft de debiteur de mogelijkheid om eventuele fouten of veranderingen door te geven. Tevens heeft u de mogelijkheid orderbevestigingen via e-mail te versturen, wat het proces van wederzijdse bevestiging kan versnellen.
Als u voor de optie 'Proef' kiest, kunt u een proefafdruk van de orderbevestiging maken. Een proefafdruk heeft geen financiële gevolgen voor uw administratie. U kunt hiermee nagaan of de correcte gegevens zullen worden afgedrukt.
Als u voor de optie 'Definitief' kiest, zal de orderbevestiging definitief afgedrukt worden. Dit betekent dat de verkooporder (afhankelijk van onder andere de beschikbare voorraad bijvoorbeeld) uitgeleverd zou kunnen worden. Deze stap is puur het registreren en verzenden van de orderbevestiging. Er worden geen transacties aangemaakt.
Als u dit veld aanvinkt, wordt er een bevestiging afgedrukt op de standaardprinter.
Als u uw bevestiging per e-mail wilt sturen, dient u deze optie aan te vinken. U kunt alleen een definitieve orderbevestiging per mail versturen.
In dit veld wordt standaard het e-mail-adres overgenomen van de hoofdcontactpersoon van de orderdebiteur, afleverdebiteur of factuurdebiteur. Dit is afhankelijk van de keuze naast het veld 'E-mail'. Als hier niets is opgegeven, wordt het e-mail-adres van de debiteur (het bedrijf zelf) overgenomen. Er wordt tevens nog een afdruk naar de printer verstuurd. U heeft de mogelijkheid meerdere e-mail-adressen in te voeren. Deze dienen dan gescheiden te worden met puntkomma's, bijvoorbeeld Peter.Smit@exact.nl; Kirsten.Kraan@exact.nl. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.
Opmerking: Dit veld is alleen ingeschakeld als u de optie E-mail hebt geselecteerd. Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd (alleen voor verkooporderbevestigingen).
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een kopie van de verkooporderbevestiging naar die persoon te sturen. Om een kopie van de verkooporderbevestiging naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres dat u toevoegt.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar voor verkooporderbevestigingen en kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd.
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een blinde kopie van de verkooporderbevestiging naar die persoon te sturen. Om een blinde kopie van de verkooporderbevestiging naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres dat u toevoegt.
Het is verplicht een onderwerp (subject) mee te geven aan de e-mail. Dit onderwerp bestaat uit de waarde die u hier invoert plus de waarde voor 'Uw referentie' van de verkooporder. Het complete onderwerp wordt in het grijze veld onder dit veld getoond.
Tevens is het mogelijk een lange omschrijving in te voeren.
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Wanneer u meerdere orders heeft geselecteerd is dit veld alleen wijzigbaar wanneer u de optie 'Definieer lay-out' in de sectie 'Opties' aanvinkt.
Typ of selecteer een template dat je bij de e-mail wil voegen. De e-mail template wordt weergegeven als je een e-mail template hebt geselecteerd bij Verkooporders (als je orderbevestigingen voor verkooporders afdrukt) of RMA orders (als je RMA-orderbevestigingen afdrukt) in de sectie E-mailinstellingen in Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen. Zie Documentinstellingen voor meer informatie.
Opmerking: Dit veld is alleen ingeschakeld als je de optie E-mail template hebt geselecteerd bij Verkooporders en/of RMA orders in het gedeelte E-mailinstellingen in Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen.
Hier kunt u de lay-out selecteren die u wilt gebruiken om de bevestiging op af te drukken. Wanneer u in de orderinstellingen heeft aangegeven dat u met verzamellay-outs werkt kunt u hier een verzamellay-out selecteren.
Typ of selecteer een verzamellay-out voor het bevestigingsbonnen. Deze informatie is verplicht. Er wordt één e-mail verzonden met meerdere lay-outs als je de optie E-mail hebt geselecteerd bij Uitvoer. U kunt collectieve lay-outs voor bevestigingsbonnen definiëren via Systeem > Logistiek > Lay-outs > Meerdere lay-outs voor bevestigingen.
Hier kunt u aangeven hoeveel exemplaren u van de bevestiging wilt afdrukken. Dit geldt niet voor e-mail.
Hier heeft u de mogelijkheid om vrije tekst aan de bevestiging toe te voegen. Deze optie is alleen actief als u de optie 'Vrije tekstregels' in sectie 'Af te drukken' heeft ingeschakeld.
Deze optie stelt u in staat om vrije tekstregels (ingegeven bij sectie Opties) af te drukken. Als u dit veld uitvinkt, wordt de mogelijkheid uitgeschakeld.
Als u de orderregels wilt verdichten, vinkt u dit veld aan. Dit kan alleen als wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. Zo kunnen alleen orderregels worden verdicht waarvoor alle gegevens hetzelfde zijn behalve het aantal. Als bijvoorbeeld de afleverdatum verschilt, worden de regels niet verdicht.
Hiermee geeft u aan of u ook orderregels met een hoeveelheid van 0 wilt afdrukken.
Hiermee kunt u aangeven of u de kasbetalingen die door de klant zijn gedaan geprint dienen te worden. Wanneer deze optie is aangevinkt zullen alle kasbetalingen gedaan door de klant worden geprint, samen met de betalingstermijnen en het openstaande bedrag. Hiervoor is belangrijk dat u in de layout de juiste velden uit het blok 'betalingstermijn' definieert.
Via deze knop kunt u een afdrukvoorbeeld op het scherm weergeven van de betreffende orderbevestiging. Dit heeft geen invloed op de status van de order.
Via deze knop kunt u de geselecteerde orderbevestiging(en) rechtstreeks op de printer afdrukken. U krijgt, onafhankelijk van de printerinstellingen, geen afdrukvoorbeeld op het scherm. Als u voor optie 'Definitief' onder sectie 'Afdrukken' heeft gekozen, verandert u hiermee de status van de order in 'Afgedrukt orderbevestiging'.
Via deze knop sluit u het scherm 'Afdrukken' en gaat u terug naar het scherm met de te bevestigen verkooporders.