Bevestigingen verkooporders en RMA orders afdrukken

Sectie Afdrukken

Proef

Als u voor de optie 'Proef' kiest, kunt u een proefafdruk van de orderbevestiging maken. Een proefafdruk heeft geen financiële gevolgen voor uw administratie. U kunt hiermee nagaan of de correcte gegevens zullen worden afgedrukt.

Definitief

Als u voor de optie 'Definitief' kiest, zal de orderbevestiging definitief afgedrukt worden. Dit betekent dat de verkooporder (afhankelijk van onder andere de beschikbare voorraad bijvoorbeeld) uitgeleverd zou kunnen worden. Deze stap is puur het registreren en verzenden van de orderbevestiging. Er worden geen transacties aangemaakt.

Sectie Uitvoer

Printer

Als u dit veld aanvinkt, wordt er een bevestiging afgedrukt op de standaardprinter.

E-mail

Als u uw bevestiging per e-mail wilt sturen, dient u deze optie aan te vinken. U kunt alleen een definitieve orderbevestiging per mail versturen.

E-mail (Naar:)

In dit veld wordt standaard het e-mail-adres overgenomen van de hoofdcontactpersoon van de orderdebiteur, afleverdebiteur of factuurdebiteur. Dit is afhankelijk van de keuze naast het veld  'E-mail'. Als hier niets is opgegeven, wordt het e-mail-adres van de debiteur (het bedrijf zelf) overgenomen. Er wordt tevens nog een afdruk naar de printer verstuurd. U heeft de mogelijkheid meerdere e-mail-adressen in te voeren. Deze dienen dan gescheiden te worden met puntkomma's, bijvoorbeeld Peter.Smit@exact.nl; Kirsten.Kraan@exact.nl. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

Opmerking: Dit veld is alleen ingeschakeld als u de optie E-mail hebt geselecteerd. Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd (alleen voor verkooporderbevestigingen).

E-mail CC

Typ het e-mailadres van een ontvanger om een kopie van de verkooporderbevestiging naar die persoon te sturen. Om een kopie van de verkooporderbevestiging naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres dat u toevoegt.

Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar voor verkooporderbevestigingen en kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd.

E-mail BCC

Typ het e-mailadres van een ontvanger om een blinde kopie van de verkooporderbevestiging naar die persoon te sturen. Om een blinde kopie van de verkooporderbevestiging naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres dat u toevoegt.

Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar voor verkooporderbevestigingen en kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd.

Onderwerp

Het is verplicht een onderwerp (subject) mee te geven aan de e-mail. Dit onderwerp bestaat uit de waarde die u hier invoert plus de waarde voor 'Uw referentie' van de verkooporder. Het complete onderwerp wordt in het grijze veld onder dit veld getoond.

Lange omschrijving

Tevens is het mogelijk een lange omschrijving in te voeren.

Begeleidend schrijven

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Wanneer u meerdere orders heeft geselecteerd is dit veld alleen wijzigbaar wanneer u de optie 'Definieer lay-out' in de sectie 'Opties' aanvinkt.

E-mail template

Typ of selecteer een template dat je bij de e-mail wil voegen. De e-mail template wordt weergegeven als je een e-mail template hebt geselecteerd bij Verkooporders (als je orderbevestigingen voor verkooporders afdrukt) of RMA orders (als je RMA-orderbevestigingen afdrukt) in de sectie E-mailinstellingen in Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen. Zie Documentinstellingen voor meer informatie.

Opmerking: Dit veld is alleen ingeschakeld als je de optie E-mail template hebt geselecteerd bij Verkooporders en/of RMA orders in het gedeelte E-mailinstellingen in Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen.

Sectie Opties

Lay-out / Verzamellay-out

Hier kunt u de lay-out selecteren die u wilt gebruiken om de bevestiging op af te drukken. Wanneer u in de orderinstellingen heeft aangegeven dat u met verzamellay-outs werkt kunt u hier een verzamellay-out selecteren.

Typ of selecteer een verzamellay-out voor het bevestigingsbonnen. Deze informatie is verplicht. Er wordt één e-mail verzonden met meerdere lay-outs als je de optie E-mail hebt geselecteerd bij Uitvoer. U kunt collectieve lay-outs voor bevestigingsbonnen definiëren via Systeem > Logistiek > Lay-outs > Meerdere lay-outs voor bevestigingen.

Aantal exemplaren

Hier kunt u aangeven hoeveel exemplaren u van de bevestiging wilt afdrukken. Dit geldt niet voor e-mail.

Vrije tekstregel 1-3

Hier heeft u de mogelijkheid om vrije tekst aan de bevestiging toe te voegen. Deze optie is alleen actief als u de optie 'Vrije tekstregels' in sectie 'Af te drukken' heeft ingeschakeld.

Sectie Af te drukken

Vrije tekstregels

Deze optie stelt u in staat om vrije tekstregels (ingegeven bij sectie Opties) af te drukken. Als u dit veld uitvinkt, wordt de mogelijkheid uitgeschakeld.

Verdichten

Als u de orderregels wilt verdichten, vinkt u dit veld aan. Dit kan alleen als wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. Zo kunnen alleen orderregels worden verdicht waarvoor alle gegevens hetzelfde zijn behalve het aantal. Als bijvoorbeeld de afleverdatum verschilt, worden de regels niet verdicht.

Regels met aantal 0

Hiermee geeft u aan of u ook orderregels met een hoeveelheid van 0 wilt afdrukken.

Niet afgestemde betalingen

Hiermee kunt u aangeven of u de kasbetalingen die door de klant zijn gedaan geprint dienen te worden. Wanneer deze optie is aangevinkt zullen alle kasbetalingen gedaan door de klant worden geprint, samen met de betalingstermijnen en het openstaande bedrag. Hiervoor is belangrijk dat u in de layout de juiste velden uit het blok 'betalingstermijn' definieert.

Voorbeeld

Via deze knop kunt u een afdrukvoorbeeld op het scherm weergeven van de betreffende orderbevestiging. Dit heeft geen invloed op de status van de order.

Start

Via deze knop kunt u de geselecteerde orderbevestiging(en) rechtstreeks op de printer afdrukken. U krijgt, onafhankelijk van de printerinstellingen, geen afdrukvoorbeeld op het scherm. Als u voor optie 'Definitief' onder sectie 'Afdrukken' heeft gekozen, verandert u hiermee de status van de order in 'Afgedrukt orderbevestiging'.

Sluiten

Via deze knop sluit u het scherm 'Afdrukken' en gaat u terug naar het scherm met de te bevestigen verkooporders.