Exact Globe+

Klantenlicentie importeren

Introductie

Als accountant zult u regelmatig meemaken dat uw klanten vragen naar een administratie die voor hen is ingericht. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een standaardrekeningschema. Met Exact Globe Next is het mogelijk om een administratie in te richten met uw eigen licentie en deze als sjabloon  te gebruiken voor uw klanten. Door de licentie van de klant te importeren en vervolgens een back-up te maken van de ingerichte administratie, wordt in deze back-up uw eigen licentie vervangen door de licentie van de klant. Dit geldt ook voor bestaande administraties bij klanten waarvan voor het eerst een backup gemaakt wordt door de accountant voor de klant.

Voor deze functionaliteit dient u te beschikken over de module E-Accountancy, die onderdeel is van de accountantsregeling. Voordat u de administratie voor uw klant aanmaakt, moet u op het volgende letten:

• U dient te beschikken over de licentie van de klant.
• U dient een gebruiker van de klant aan te maken, die moet worden geactiveerd. Het is dus van belang dat u weet op welke manier deze gebruiker inlogt op zijn computer. Deze gebruikersnaam moet bekend zijn in de administratie.
• Het administratienummer van de ingerichte administratie is niet meer te wijzigen. De klant moet dus het administratienummer gebruiken dat u nu gebruikt. Als uw klant een ander administratienummer wenst te gebruiken, kunt u de ingerichte administratie kopiëren in een administratie met het gewenste administratienummer en daar de back-up van aanmaken.

U kunt de klantlicentie importeren en de gebruiker aanmaken via [Accountancy, Administraties, Importeren klantlicentie]. Dit doet u in de administratie voor de klant.
De back-up van de administratie, waarin u deze klantenlicentie gaat plaatsen, kunt u aanmaken via [Accountancy, Administraties, Back-up maken/teruglezen] of via [Instellingen ➔ Systeem ➔ Back-up maken/teruglezen]. Dit doet u vanuit een administratie met uw eigen licentie.

Belangrijk! Wanneer u een administratie heeft aangemaakt voor uw cliënt en u maakt voor de eerste maal een back-up van deze administratie dient u voor het maken van de back-up eerst een nieuwe gebruiker met de gebruikersnaam van de klant aan te maken, en de licentie van de klant in de administratie te importeren. Doet u dit niet, dan betekent dit dat de klant over de licentie van de accountant beschikt en bovendien niet kan inloggen omdat de gebruikersnaam van de klant niet aanwezig is in de administratie.

Uitleg van de velden

De eerste stap is het importeren van de klantlicentie.

Licentiebestand
In dit veld kunt u het pad naar het licentiebestand invoeren. Eventueel kunt u dit opzoeken door op het vergrootglas aan de rechterkant van dit veld te klikken. Als u hier nog niet over beschikt, informeer u klant hierover. Uw klant kan het licentie bestand naar u mailen.

Gebruiker
In dit veld kunt u de gebruiker van de klant selecteren die toegang moet krijgen in de administratie. Klik eventueel op het vergrootglas om deze op te zoeken of aan te maken.

Nadat u deze twee velden heeft ingevoerd, kiest u voor 'Volgende'.

In dit scherm worden de licentiegegevens van de te importeren klantlicentie weergegeven. In dit scherm dient u te controleren of dit de licentiegegevens zijn van de client waarvoor u de backup aanmaakt. Als deze correct, kunt u kiezen voor 'Klaar' en wordt de klantlicentie geïmporteerd. Een bevestiging van de import zal volgen en kunt u kiezen voor 'Sluiten'. U keert dan terug in het menu 'Accountancy'.

Vervolgens kunt u een back-up maken van de administratie, en deze aan de cliënt verstrekken.

Uw klant kan de back-up vervolgens teruglezen via [Instellingen ➔ Systeem ➔ Back-up maken/teruglezen] waarna de administratie met hetzelfde nummer wordt aangemaakt.

Gerelateerde onderwerpen

• Backup maken/teruglezen
• Klantenback-up aanmaken vanuit accountancy