Verzoektypen voor de verlof- en verzuim-registratie definiëren
Om vakantie, ATV en ziekte (en mogelijk andere verlof- en verzuim-soorten) te kunnen registreren, zijn in Synergy Enterprise verzoektypen nodig. Om verzoektypen te kunnen definiëren, hebben gebruikers functierecht ‘5 – Create request types, and edit request types without responsible’ of functierecht ‘232 – Edit all request types’ nodig. Standaard is functierecht 5 gekoppeld aan rol ‘1 – General manager’ en rol ‘11- HR’. Functierecht 232 is standaard gekoppeld aan rol ‘0 – Administrator’ en rol ‘1 – General manager’.
Verzoektypen worden aangemaakt vanuit menu [Werkstroom, Inrichten, Verzoeken, Verzoektypen]. Per verlof- of verzuim-soort kan een verzoektype worden aangemaakt. In het onderhoud van verzoektypen op tab ‘Algemeen’ wordt het ID van het verzoektype en de categorie ingegeven. Voor deze verzoektypen kan de standaard categorie ‘Verzuim’ worden gebruikt. Indien gewenst kan op tab 'Algemeen' een proceduredocument worden gekoppeld (beleid) ten behoeve van de gebruikers van het verzoektype.
In het onderhoud van verzoektypes, worden op het tabblad 'Velden' de velden die beschikbaar zijn binnen het verzoek gedefinieerd. Voor verlof - en verzuim-verzoektypen zijn minimaal de volgende velden nodig: medewerker, begindatum, einddatum, begintijd, eindtijd en tijdsduur.
Binnen het veld tijdsduur is de optie ‘Show’ een belangrijke instelling: hiermee wordt bepaald of het (toegestaan) verlof in uren of in dagen wordt ingevoerd. Indien de opties ‘Berekenen’ en ‘Gebruiken rooster’ worden aangevinkt, wordt bij het invoeren van een aanvraag voor verlof het aantal uren/dagen verlof vanzelf berekend. Dit gebeurt op basis van het rooster van de medewerker en de ingevoerde begin- en einddatum in het verzoek. Indien ‘Handmatig invoeren’ wordt aangevinkt, is het mogelijk om meer uren verlof aan te vragen dan op basis van het rooster mogelijk is. Deze optie zal in de praktijk voor verlof- en verzuim-verzoektypen niet wenselijk zijn.
Uiteraard is de inrichting van de flow bij verlof- en verzuim-verzoektypen ook van belang. Zie voor meer informatie hierover dit document.
Om het verzoektype als verlof- of verzuim-verzoek te definiëren, dient op het tabblad ‘Acties’ de optie ‘Verlof & Verzuim’ te worden aangevinkt. De optie ‘Medewerker’ wordt aangevinkt om het verzoek in de planning van de medewerker te tonen en de optie ‘Afwezig’ maakt het mogelijk om op de medewerkerkaart weer te geven dat de medewerker afwezig is. Het automatisch afwezig tonen van medewerkers kan door middel van een backgroundjob worden gerealiseerd. De optie 'Herstel melding' dient te worden aangevinkt indien voor het betreffende verzoektype (bijvoorbeeld 'Ziekmelding') een herstel melding moet kunnen worden geregistreerd.
Voor bijvoorbeeld vakantie en ATV verzoektypen dient de instelling ‘Balans’ op ‘Aftrekken’ te worden gezet zodat ingevoerde verzoeken (verlofaanvragen) van het verlofsaldo worden afgehaald. De opbouw wordt ingesteld op ‘Maandelijks’ of 'Jaarlijks'. Dit is van belang voor het genereren van toegestaan verlof: bij een maandelijkse opbouw wordt iedere maand 1/12 deel van het totale toegestaan verlof per jaar toegekend. Bij een jaarlijkse opbouw wordt één keer per jaar het totale toegestaan verlof toegekend. Bij bijvoorbeeld een verzoektype voor ziekte wordt de instelling ‘Balans’ op ‘Nee’ gezet en de ‘Opbouw’ op ‘Geen. Je bouwt immers geen recht op ziektedagen op en op ziektedagen is daarom ook geen saldo van toepassing.
Met het veld 'Grondslag' wordt aangegeven hoe het toegestaan verlof opgebouwd dient te worden. De keuzes zijn 'Vast', 'Dienstjaar' en 'Leeftijd'. Wanneer het verzoektype als grondslag 'Vast' heeft, wordt alleen rekening gehouden met het gedefinieerde standaard toegestaan verlof. Wanneer het verzoektype als grondslag 'Dienstjaar' heeft, dan kan per dienstjaar het aantal dagen / uren worden gedefinieerd bij het vastleggen van het standaard toegestaan verlof. Wanneer het verzoektype als grondslag 'Leeftijd' heeft, dan kan het aantal standaard dagen voor toegestaan verlof per leeftijd worden ingegeven bij het vastleggen van het standaard toegestaan verlof.
Als ophoogfactor kan de optie 'Kalenderjaar' of 'Jubileum' worden gekozen. De ophoogfactor is alleen van toepassing indien de grondslag 'Dienstjaar' of 'Leeftijd' is. Afhankelijk van de keuze zal per kalenderjaar of per jubileumjaar het toegestaan verlof worden opgehoogd.
Voorbeeld van opbouw toegestaan verlof met ophoogfactor ‘Kalenderjaar’.
Ieder nieuw ‘Kalenderjaar’ zal het toegestaan verlof opnieuw opgehoogd worden. In dit voorbeeld is bij het standaard toegestaan verlof ingesteld dat er na het tweede jaar in dienst 1 dag bij komt, evenzo na het derde jaar in dienst.
0 jaar in dienst = 14 dagen
>= 1 jaar in dienst = 14 dagen
>= 2 jaar in dienst = 15 dagen
>= 3 jaar in dienst = 16 dagen.
De medewerker is op 01-07-2003 in dienst gekomen.
<1 jaar
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2003 is: 14 dagen/ 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2003 t/m 31-12-2003 = 1,166667 * 6 = 7
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2004 is: 14 dagen / 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-01-2004 t/m 30-06-2004 = 1,166667 * 6 = 7
> 1 jaar < 2 jaren in dienst
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2004 is: 14 dagen / 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2004 t/m 31-12-2004 = 1,166667 * 6 = 7
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2005 is: 14 dagen / 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-01-2005 t/m 30-06-2005 = 1,166667 * 6 = 7
> 2 jaren < 3 jaren in dienst
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2005 is: 14 dagen / 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2005 t/m 31-12-2005 = 1,166667 * 6 = 7
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2006 is: 15 dagen / 12 maanden = 1,25
Opbouw toegestaan verlof voor 01-01-2006 t/m 30-06-2006 = 1,25 * 6 = 7.5
Voorbeeld van opbouw toegestaan verlof met ophoogfactor ‘Jubileum’.
Ieder nieuw ‘Jubileumjaar’ zal het toegestaan verlof opnieuw opgehoogd worden. In dit voorbeeld is bij het standaard toegestaan verlof ingesteld dat er na het eerste jubileumjaar 1 dag bij komt, evenzo na het tweede en derde jubileumjaar.
0 jaar in dienst = 14 dagen
>= 1 jaar in dienst = 15 dagen
>= 2 jaar in dienst = 16 dagen
>= 3 jaar in dienst = 17 dagen.
De medewerker is op 01-07-2003 in dienst gekomen.
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2003 t/m 30-06-2004 is: 14 dagen/ 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2003 t/m 30-06-2004 = 1,166667 * 12 = 14
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2004 t/m 30-06-2005 is: 15 dagen / 12 maanden = 1,25
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2004 t/m 30-06-2005 = 1,25 * 12 = 15
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2005 t/m 30-06-2006 is: 16 dagen / 12 maanden = 1,3333
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2005 t/m 30-06-2006 = 1,3333 * 12 = 16
Om correcties te kunnen maken of om handmatig het toegestaan verlof aan medewerkers toe te kunnen kennen, is in de praktijk een verzoektype ‘Credit days’ nodig.
Voor dit verzoektype zijn voor de verzoekdefinitie de volgende instellingen van belang:
- Tab 'Algemeen': Categorie: deze dient 'Verzuim' te zijn.
- Tab 'Acties': de optie ‘Verzuim’ dient aangevinkt te zijn, ‘Saldo’ wordt op ‘Toevoegen’ gezet zodat de aantallen opgeteld worden bij het verlofsaldo. ‘Opbouw’ wordt op ‘Geen’ gezet.
- Tab ‘Velden’: minimaal de volgende velden zijn nodig: medewerker en tijdsduur.
Gerelateerde documenten
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
22.625.357 |
| Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
05-03-2019 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |