Exact Globe+

Intercompany transacties in het memoriaal

Het kan voorkomen dat u meerdere administraties beheert en dat deze administraties een onderlinge relatie hebben. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat u in een administratie een inkoopboeking heeft gemaakt die wordt betaald door een tweede bedrijf, waarvoor u ook de administratie beheert. Om deze handeling in uw boekhouding door te voeren kunt u gebruik maken van intercompany transacties. Dit zijn transacties tussen verschillende administraties. Met intercompany transacties hoeft u niet meer in beide administraties boekingen in te voeren, maar kunt u vanuit één administratie posten overboeken naar een andere administratie.

Wanneer u wilt gaan werken met intercompany transacties dan dient u de volgende instellingen te definiëren:

• U dient een nieuw memoriaal dagboek aan te maken via [Systeem, Financieel, Dagboeken] knop 'Nieuw'. U dient hier op het tabblad 'Algemeen' de optie 'Intercompany transacties' aan te vinken.

• Vervolgens dient u een nieuwe grootboekrekening aan te maken voor intercompany transacties via [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema] knop 'Nieuw'. U dient hier een nieuw grootboek aan te maken. Op het tabblad 'Basis' dient u een subadministratie 'Debiteurenrekening' of 'Crediteurenrekening' te selecteren. Hierdoor wordt het mogelijk om de optie 'Intercompany transacties' te selecteren.

Intercompany transacties kunt u via het memoriaal inboeken via [Financieel, Invoer, Memoriaal]. Eerst dient u de betreffende boekingsregel(s) aan te maken. Wanneer u vervolgens teruggaat naar de boekingsregel(s) , is in het scherm de knop 'Dochteronderneming' actief indien de gebruikte grootboekrekening een Intercompany grootboekrekening is. Klikt u op de knop 'Dochteronderneming dan kunt u vervolgens aangeven naar welke administratie moet worden overgeboekt.

De knop 'Dochteronderneming' is alleen beschikbaar nadat u de volledige boeking heeft ingevoerd en vervolgens teruggaat naar het veld waar u de Intercompany grootboekrekening heeft ingevuld.

Met deze knop opent u het administratie openen scherm. In dit scherm en kunt u een doel administratie selecteren. Nadat u een selectie heeft gemaakt, zal het systeem een aantal controles uitvoeren:

1. Het systeem controleert of er een zelfde grootboekrekening bestaat in de doel administratie. Wanneer dit niet het geval is zal het systeem met een melding komen dat de betreffende rekening niet bestaat, anders gaat het systeem door naar de volgende controle.
2. Het systeem controleert of de subadministratie van de grootboekrekening uit de doel administratie, het tegenovergestelde is van de grootboekrekening van de bron administratie. Wanneer dit niet het geval is, dan zal het systeem met een melding komen dat de rekening een debiteuren- of crediteurenrekening moet zijn, anders gaat het systeem door naar de volgende controle.
3. Het systeem controleert of de gebruiker van de bron administratie ook voldoende rechten heeft om in de doel administratie de boeking aan te maken. Wanneer de gebruik niet voldoende rechten heeft, zal het systeem hiervan een melding geven, anders gaat het systeem door naar de volgende controle.
4. Het systeem controleert of de doel administratie ook een intercompany memoriaal dagboek heeft. Wanneer dit niet het geval is, dan zal het systeem een melding geven dat er geen dagboek voor intercompany transacties is gevonden, anders gaat het systeem door naar de volgende controle.
5. Het systeem controleert of de valuta waarin de transactie zal plaatsvinden in beide administraties actief is. Wanneer dit niet het geval is, dan zal het systeem hiervan een melding geven.
6. Het systeem controleert of bij het memoriaal van de doel administratie de betreffende valuta is geactiveerd. Wanneer dit niet het geval is, dan zal het systeem een melding geven dat de betreffende valuta niet door het dagboek wordt ondersteund.

Nadat het systeem deze controles heeft uitgevoerd, verschijnt een venster waarin u aan kunt geven welk dagboek van de doel administratie wordt gebruikt voor de intercompany transacties.

Dit scherm komt niet naar voren wanneer u maar één dagboek heeft voor intercompany transacties. Nadat (indien nodig) een dagboek is geselecteerd komt de memoriaalboeking naar voren in de doel administratie. U zult zien dat de velden Grootboekrekening, Uw ref, Onze ref en de (omgedraaide) debet en credit bedragen zijn overgenomen van de ingevoerde memoriaalboeking. Tenslotte kunt u deze boeking nog bewerken, maar de aanpassingen zullen niet van toepassing zijn op de bron administratie.

Gerelateerde onderwerpen

• Dagboeken aanmaken en onderhouden
• Openen van een administratie
• Grootboekrekeningen aanmaken en onderhouden
• Memoriaalboekingen invoeren