One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Procesgang importeren

Introductie

Het importeren van gegevens is een snelle en efficiënte manier om uw financiële en logistieke gegevens in uw administratie te krijgen. U kunt dit doen via [XML, Financiële/Logistieke import]. Hier kunt u de gewenste gegevens selecteren die u wilt importeren in deze administratie. Als u bijvoorbeeld debiteuren wilt importeren, dan kunt u dat doen via het menupad [XML, Financiële import, Debiteuren].

Rollen en rechten

Je moet toegang tot het menupad XML > Financiële import > Financiële boekingen en de volgende rechten hebben om financiële boekingen te kunnen importeren:

  • Verkoopboekingen importeren
  • Inkoopboekingen importeren
  • Diverse boekingen importeren
  • Bank-/kasboekingen importeren

 

De overige gegevens die geïmporteerd kunnen worden zijn:

Financiële import

  • Grootboekrekeningen 
  • Crediteuren
  • Debiteuren 
  • Financiële boekingen 
  • Mutaties (verwerkte boekingen) 
  • Budgetten
  • Wisselkoersen
  • Activa
  • Servicecontracten 

Logistieke import

  • Artikelen 
  • Artikelprijzen  
  • Serie-/batchnummers
  • Verkooporders
  • Verkoopfacturen 
  • Bestellingen
  • Offertes
  • Interne orders
  • Productieorders

Overige import

  • Personeel
  • Salaris Component
  • Projecten
  • Salarisgegevens
  • Relaties
  • Salarisboekingen
  • Verzuim
  • Uurboekingen

Activa, servicecontracten, artikelprijzen, bestellingen, budgetten, offertes, interne orders, uurboekingen, medewerkers, salaris component, projecten, salarisgegevens, relaties, salarisboekingen en verzuim kunnen niet geïmporteerd worden in CSV-formaat. Deze kunnen alleen in XML-formaat geïmporteerd worden.


Uitleg van de velden

Onderstaand wordt per scherm uitleg gegeven over de importfunctie. Het importeren van debiteuren wordt als voorbeeld genomen, maar voor de overige gegevens geldt precies hetzelfde. Overigens kunnen bestellingen en artikelprijzen alleen in XML-formaat worden geïmporteerd. U kunt hier lezen hoe u de instellingen voor XML-server kunt invoeren en wijzigen.

U kiest voor menupad  [XML, Financiële import, Debiteuren]. Het bovenste gedeelte van het scherm bevat de volgende velden:

Bestand

Hier kunt u de locatie van het importbestand ingeven. Standaard staat hier de locatie en de bestandsnaam van de laatste succesvolle import. U kunt zelf het gewenste bestand selecteren door op het vergrootglas aan de rechterkant van het scherm te klikken. Nu verschijnt een selectiescherm van waar u naar de juiste locatie kunt 'bladeren'. In het bladerscherm kunt u onderaan aangeven of u een CSV-bestand of een XML-bestand wilt importeren.

Wanneer u een CSV bestand importeert, beschikt u tevens over de sectie 'CSV' waar u de decimaalscheiding kunt aangeven.

De optie CSV is alleen beschikbaar bij de gegevens die in het CSV formaat geïmporteerd kunnen worden.

URL

Gebruikers van E-Synergy kunnen URL selecteren om gegevens op te halen (downloaden). Als u URL selecteert, worden de extra velden in dit scherm ook beschikbaar. Deze kunnen worden gebruikt om een selectie aan te geven in de importgegevens. In het veld moet de Synergy-website worden ingegeven. Hier moet altijd worden begonnen met http:// of https://. Het is mogelijk om direct naar deze locatie te gaan door te klikken op het icoontje aan de rechterkant van dit veld. Het importeren vanaf een URL is niet mogelijk voor financiële boekingen. Middels het icoon  opent u de Synergy website in de webbrowser.

Andere URL

Middels deze optie kunt u een URL opgeven om een XML bestand te importeren vanaf een website. Wanneer u deze optie selecteert, is het mogelijk om een willekeurig webadres op te geven (startende met http:// of https://) en hiervan een bestand te importeren. Middels het icoon  opent u de het XML bestand via de website. Wanneer u deze optie via de opdrachtregel wilt gebruiken dan dient u de parameter -URL te gebruiken en als url een web-adres op te geven dat start met http:// (of https://) en eindigt op .xml. Bijvoorbeeld http://www.mijndomein.com/directory/DEBTORS.xml. De import applicatie zal de andere url als zodanig herkennen, valideren en indien mogelijk importeren.

Netwerkgebruiker

Met de optie 'Netwerkgebruiker' kunt u netwerkgebruikers importeren en als gebruiker aanmaken in de administratie. Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van personeel in menu [XML, Overige import, Personeel] .

Sectie CSV

Decimaalscheiding

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van CSV bestanden. Deze optie maakt het mogelijk om direct een CSV bestand, dat gemaakt is in Excel op een PC met Europese gebruikersinstellingen (het scheidingsteken is een komma) te importeren.

Sectie Gegevens

Gegevens

Dit veld is alleen beschikbaar als er is gekozen voor URL. Gegevens kunnen op twee manieren worden geïmporteerd vanaf een URL:

  • Alle gegevens; alle gegevens van de opgegeven bron zullen worden geïmporteerd.
  • Alleen veranderde data importeren (optie "Laatst aangepast"); er wordt alleen data geïmporteerd die is veranderd sinds de laatste geslaagde import. Het gaat hier om alle data die is veranderd, het onderstaande selectiefilter heeft hier geen verdere invloed op.

Sectie Inclusief

Inclusief

De velden in deze sectie kunnen alleen worden gebruikt als er is gekozen voor een URL. Desgewenst kunnen afbeeldingen, notities en/of vrije velden die zijn gekoppeld aan de te importeren gegevens worden meegenomen. Als de checkbox is aangevinkt zullen deze gegevens ook worden geïmporteerd.

Sectie Filter

Filter

Filter is alleen beschikbaar als er is gekozen voor een URL en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. De aanwezigheid van de sectie Filter en de beschikbare velden in deze sectie zijn afhankelijk van het soort gegevens dat u importeert. Er kan een traject worden ingegeven welke gegevens geïmporteerd moeten worden uit E-Synergy. Met behulp van het vergrootglas kan er een selectie worden opgegeven. Handmatige invoer is ook mogelijk. Daarnaast is er bij bepaalde gegevens het veld 'Wijzigingsdatum' beschikbaar. Daarmee heeft u de mogelijkheid om alleen de gegevens te importeren die in een bepaalde periode zijn gewijzigd. Als er bijvoorbeeld bij het importeren van debiteuren een datumtraject van 1 april 2002 tot 1 mei 2002 wordt ingegeven, dan zullen alleen de debiteuren worden geïmporteerd die in die periode zijn gewijzigd.

Sectie Opties

Salaris component / GB-Rekening / Crediteur / Synchroniseren

De optie 'Synchroniseren' is alleen van toepassing bij het importeren van salarisgegevens. Dit veld verschijnt alleen als er een URL is ingevoerd en als er gekozen is voor alle gegevens. Via deze optie kunt u uw salarisgegevens synchroniseren met de geïmporteerde bestanden. De optie 'Synchroniseren' zorgt ervoor dat er volledige synchronisatie plaats kan vinden tussen Exact Synergy en Exact Globe. Hiermee worden ook verwijderde regels uitgewisseld. Bijvoorbeeld wanneer in Exact Synergy salarisgegevens zijn verwijderd, dan worden deze regels ook in Exact Globe verwijderd.
De opties 'Salaris component', 'GB-rekening' en 'Crediteur' zijn beschikbaar bij de import van salarisgegevens, maar hebben hier geen functie en zijn alleen van toepassing voor het exporteren van salarisgegevens.

Sectie Type

is alleen beschikbaar bij het importeren van projecten waarbij er is gekozen voor een URL en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Hier kunt u een selectie maken op de types van de projecten. Alleen de projecten van de geselecteerde types worden geïmporteerd.

Sectie Status

Status

Deze sectie is alleen beschikbaar als er is gekozen voor een URL en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Alleen de gegevens met de geselecteerde status worden geïmporteerd.

Download alle projecten waar medewerkers van deze administratie lid van zijn

Deze optie is alleen aanwezig bij het importeren van projecten. Daarnaast is deze optie alleen aanwezig wanneer u 'e-Synergy URL' heeft geselecteerd en bij 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Met deze kunt u aangeven dat u alle projecten waar de medewerkers van de huidige administratie lid van zijn wilt importeren vanuit de Synergy database wilt importeren.

Sectie Conditie

Bijwerken Leverdatum

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van orders en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Wanneer in het importbestand leverdata staan welke voor de datum van importeren vallen, kunt u hier aangeven of u dit ook zo wenst te importeren. Wanneer Bijwerken leverdatum is aangevinkt zullen alle afleverdata welke voor de importdatum liggen aangepast worden naar de dag na import. Wanneer u de optie uitvinkt, zullen de afleverdata rechtsreeks uit het importbestand worden overgenomen in de administratie.

Regel korting (Ontbrekend) : Overnemen 0%

Deze optie is alleen aanwezig bij het importeren van verkoopfacturen via een bestand en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Wanneer er geen kortingsinformatie aanwezig is in het import bestand kunt u middels deze optie aangeven dat er in dergelijke situaties van uit moet worden gegaan dat de korting 0% betreft.
Wanneer u deze optie niet aanvinkt en er is geen kortingsinformatie aanwezig in het importbestand, dan wordt de korting berekend op basis van de verkoopprijs uit het importbestand en de prijs van het artikel in de administratie.

Sectie Uitsluiten

Uitsluiten: Hoofddivisie

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van debiteuren, als de import wordt opgestart vanuit een URL (een Synergy adres).
Als de optie 'Hoofddivisie' of 'Main division' wordt aangevinkt bij het importeren van debiteuren, zullen alleen de debiteuren worden geïmporteerd die voldoen aan de volgende criteria:

  • ze dienen een debiteurnummer te hebben voor die divisie, die overeenkomt met het administratienummer in Exact Globe Next
  • én de divisie, die overeenkomt met het administratienummer in Exact Globe Next, is niet de hoofddivisie van de relatie.

Een uitgebreide uitleg van deze optie kunt u vinden in het document 'Het gebruik van de optie 'Main division' bij het importeren van debiteuren'.

Sectie Bijwerken

Prijslijstassortimenten

Deze optie is alleen beschikbaar indien u artikelen importeert. Hiermee wordt gecontroleerd of de combinatie assortiment en prijslijst reeds bestaat. Indien deze bestaat, wordt het artikel toegevoegd aan de prijslijst, met dezelfde logica als het aanmaken van een nieuw artikel. Als de combinatie niet bestaat, wordt het artikel niet aan een prijslijst toegevoegd. Indien deze checkbox is uitgevinkt, wordt hier niet op gecontroleerd. Deze controle is alleen van toepassing voor XML, voor CSV wordt deze niet gebruikt. Wanneer u gebruik maak van prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep is deze optie niet aanwezig.

Sectie Controles 

Kopregelbedrag komt overeen met het totaalbedrag van de subregels

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u financiële boekingen importeert. Hiermee wordt bij de import gecontroleerd of het kopregelbedrag gelijk is aan het totaalbedrag van de subregels. Indien dit niet het geval is verschijnt er een melding.

Stamgegevens aanmaken

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van financiële boekingen en mutaties. Met deze optie kunt u aangeven of bij het importeren van boekingen en mutaties in XML formaat stamgegevens aangemaakt dienen te worden. Wanneer u deze optie aanvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie worden deze aangemaakt. Wanneer u de optie uitvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie worden deze niet aangemaakt en wordt de boeking/mutatie niet geïmporteerd. Dit heeft betrekking op de volgende (stam)gegevens:

  • Grootboekrekeningen
  • Debiteuren/crediteuren
  • Kostenplaatsen
  • Kostendragers
  • Artikelen
  • BTW-codes
  • Betalingscondities
  • Medewerkers
  • Projecten
  • Magazijnen
  • Valuta

De instelling is tevens van toepassing op de 'Uw Referentie' van de boeking of mutatie in het import bestand. Wanneer u deze optie aanvinkt is het mogelijk om een boeking/mutatie te importeren met een 'Uw Referentie' die reeds bestaat. Wanneer u deze optie uitvinkt kan een boeking/mutatie met een 'Uw Referentie' die reeds bestaat niet worden geïmporteerd.

Administratiecode

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u financiële boekingen importeert. Met deze optie kunt u tijdens de import een controle uitvoeren op de administratiecode (administratienummer) die in het importbestand aanwezig is. Wanneer deze code niet overeen komt met de code van de betreffende administratie wordt de import afgekeurd. Wanneer u met meerdere administraties werkt en alleen voor een bepaalde administratie relevante boekingen wilt importeren, kunt u er middels deze optie voor zorgen dat alleen de gewenste boekingen geïmporteerd worden. Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u ook de boekingen met een andere administratiecode importeren. Deze optie is alleen van toepassing op het XML formaat.

U kiest nu voor Klaar. Op het scherm dat nu verschijnt is de voortgang is te volgen. Hier kunt u de import (indien u vanuit een bestand importeert) desgewenst nog afbreken via de knop 'Annuleren':

Als het proces is voltooid, verschijnt een scherm met het resultaat van de import:

U kunt nu klikken op het icoon achter "Berichten" om eventuele meldingen te controleren. De berichten kunnen desgewenst ook worden afgedrukt. Als er data is afgekeurd, wordt er ook een foutenbestand aangemaakt. Dit bestand kan direct bekeken worden door het icoon achter "Foutenbestand" te selecteren. Het bestand wordt opgeslagen in uw "Mijn documenten" directory, aangezien u daar altijd rechten op heeft. Het verslag kunt u ook uitprinten door middel van de knop 'Afdrukken'.

 Na afloop gebruikt u de knop "Sluiten" om de importfunctie af te sluiten.


Gerelateerde onderwerpen

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 04.348.666
 Assortment: Exact Globe+  Date: 09-05-2023
 Release:  Attachment:
 Disclaimer