Opschonen van documenten
Untitled 2
Introductie
In dit scherm kunt u onnodige documenten opschonen. Dit scherm kunt u benaderen door te gaan naar
Modules ➔ Documenten ➔ Overzichten ➔ Documenten ➔ Zoeken en te klikken op Tonen. Klik vervolgens op Opschonen. U heeft in dit scherm de volgende mogelijkheden:
- archiveren van documenten
- archiveren en verplaatsen van documenten naar een andere database of server
- verwijderen van documenten met bijlagen of afbeeldingen
Als u documenten verwijderd, dan worden tevens de bestanden verwijderd die gekoppeld zijn. De documenten worden niet direct verwijderd, gearchiveerd of verplaatst. Deze acties worden pas uitgevoerd als de background job Exact.Jobs.Documents wordt uitgevoerd. Voor meer informatie kunt u het document Background Jobs for Exact Synergy Enterprise. raadplegen.
Rollen & rechten
Om documenten op te schonen is het functierecht 563 – Allows to catch cleanup documents benodigd. Gebruikers met de rol Administrator hebben standaard dit functierecht.
Voor meer informatie over de functierechten of beveiligingsniveaus, gaat u naar
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten, selecteer de module en klik op de relevante ID. Om te zien welke functies u kunt uitvoeren met een specifieke rol, gaat u naar
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen, vul vervolgens een omschrijving in en klik op Actualiseren. Klik vervolgens op de link in de kolom Rol.
Knoppen
Tonen
Klik hier om de totale grootte en het totale aantal documenten te tonen die voldoen aan de criteria.
Verwerken
Klik hier om de opschoonactie te verwerken.
Herstellen
Klik hier om de gedefinieerde criteria te herstellen.
Sluiten
Klik hier om het scherm te sluiten.
Velden
Sectie Criteria
Selecteer één van de volgende opties:
- Verplaatsen + Documenten: Opschonen – Selecteer deze optie om documenten te archiveren die voldoen aan de gedefinieerde criteria de documenten te verplaatsen naar een nieuwe database of server.
- Documents: Cleanup – Selecteer deze optie om documenten te archiveren die voldoen aan de gedefinieerde criteria. Als u deze optie selecteert, dan zullen de velden Server: Naam en Database: Naam in de sectie Verplaatsen: Server worden gedeactiveerd.
- Verwijderen – Selecteer deze optie om documenten te verwijderen die voldoen aan de gedefinieerde criteria. Alleen documenten met een afbeelding of bijlage worden verwijderd.
Sectie Verplaatsen: Server
Server: Naam
Voer de naam van een server in om documenten die voldoen aan de criteria te verplaatsen naar deze server.
Opmerking: Dit is alleen mogelijk als u voor Verplaatsen + Documenten: Opschonen heeft gekozen in de sectie Criteria.
Database: Naam
Voer de naam van een database in om documenten die voldoen aan de criteria te verplaatsen naar deze database.
Opmerking: Dit is alleen mogelijk als u voor Verplaatsen + Documenten: Opschonen heeft gekozen in de sectie Criteria.
Sectie Uitsluiten
Document type
Selecteer een documenttype om documenten van dit type uit te sluiten van de opschoonactie.
Hoofdcategorie
Selecteer een hoofdcategorie om documenten in deze hoofdcategorie uit te sluiten van de opschoonactie.
Opmerking: Deze veld is alleen beschikbaar als u werkt met de Classic documentstructuur. Voor meer informatie kunt u het document Classic documentstructuur raadplegen.
Categorie
Selecteer een categorie om documenten in deze categorie uit te sluiten van de opschoonactie.
Opmerking: Deze veld is alleen beschikbaar als u werkt met de Classic documentstructuur. Voor meer informatie kunt u het document Classic documentstructuur raadplegen.
Subcategorie
Selecteer een subcategorie om documenten in deze subcategorie uit te sluiten van de opschoonactie.
Opmerking: Deze veld is alleen beschikbaar als u werkt met de Classic documentstructuur. Voor meer informatie kunt u het document Classic documentstructuur raadplegen.
Sectie Filter
Ongelezen: Laatste
Voer het aantal dagen in om de opschoonactie uit te voeren op documenten die meer dan dit aantal dagen geleden het laatst gelezen zijn.
Ouder dan
Voer het aantal dagen in om de opschoonactie uit te voeren op documenten die meer dan dit aantal dagen geleden zijn aangemaakt.
Status
Selecteer Concept, Open, Verworpen, Goedgekeurd, en/of Gearchiveerd om de opschoonactie uit te voeren op documenten met deze status(sen).
Grootte: Bijlagen >
Typ een grootte in kilobytes (KB) om de opschoonactie uit te voeren documenten met bijlage(n) welk een totale grootte hebben die gelijk is aan of groter is dan deze waarde.
Sectie Inclusief
Medewerker: Inactief
Selecteer deze optie om de opschoonactie uit te voeren op documenten die voldoen aan de criteria inclusief documenten die zijn gekoppeld aan inactieve medewerkers.
Relatie: Inactief
Selecteer deze optie om de opschoonactie uit te voeren op documenten die voldoen aan de criteria inclusief documenten die zijn gekoppeld aan inactieve relaties.
Gerelateerd document
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
22.332.697 |
| Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
04-10-2019 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |