Instellingen: Grootboek (Grootboekinstellingen)

U beschikt over de volgende secties:

• BTW
• Invoer
• Jaarafsluitingsproces
• Grootboek
• Dagboek
• Standaard
• Ouderdom
• Algemeen
• Afletteren: Cash flow
• Afletteren: Facturen

Sectie BTW

BTW deactiveren

Indien u in uw administratie nooit BTW gaat gebruiken, kunt u hier aangeven dat de BTW gedeactiveerd moet worden. U kunt deze instelling voor BTW wel tussentijds wijzigen, er mogen dan geen onverwerkte boekingen in uw administratie aanwezig zijn.

Flexibel BTW systeem

Met deze optie kunt u aangeven dat u wilt werken met het flexibel BTW systeem. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt bij het veld 'BTW-type' de optie 'Factuurstelsel' geselecteerd, en is de optie niet meer wijzigbaar. Bij het onderhoud van de BTW-codes kunt u per code aangeven of deze voor kasstelsel toepassingen worden gebruikt.
Wanneer u gebruik maakt van het flexibel BTW systeem en er reeds boekingen zijn geregistreerd op BTW-codes met BTW kasstelsel, dient u deze optie niet uit te vinken: Wanneer de optie aangevinkt is en u vinkt deze uit dan worden de BTW-codes die als BTW-code voor het kasstelsel zijn aangemerkt, niet langer gezien als BTW-codes voor het kasstelsel. Wanneer deze BTW-codes worden gebruikt in boekingen wordt de BTW volgens het factuurstelsel geregistreerd. Verder kan het systeem de BTW die op de 'Nog te betalen BTW rekening' en de 'Nog terug te vorderen BTW rekening' is geboekt niet meer vinden.

BTW-type

Deze optie is alleen te wijzigen wanneer de optie 'Flexibel BTW systeem niet is aangevinkt. U kunt hier aangeven of u uw BTW-overzicht in [Financieel, BTW/Statistieken, BTW-overzicht] wilt tonen op basis van het 'Factuurstelsel' of het 'Kasstelsel'. Het factuurstelsel houdt in dat u BTW afdraagt en terugvordert aan de hand van ingevoerde inkoopfacturen en verkoopfacturen in een bepaalde periode. Het kasstelsel houdt in dat u pas BTW afdraagt op het moment dat u een betaling van verkoopfacturen ontvangen heeft.

Wanneer u wilt werken met het kasstelsel kunt u dit aangeven door de grootboekinstelling 'BTW-type' op 'Kasstelsel' in te stellen. Het nadeel bij het werken met deze instelling is dat er maar één btw-termijn is die niet gesplitst wordt bij deelbetalingen. Bij een aangifte dient dan alles of niets te worden aangegeven, terwijl mogelijk maar de helft van de factuur is ontvangen. Dit nadeel heeft betrekking op alle scenario's die te maken hebben met splitsingen, zoals bijvoorbeeld ook de situatie waarbij een verkoopfactuur gedeeltelijk wordt afgeletterd met een creditnota. Wanneer u wilt werken met het kasstelsel is het advies om gebruik te maken van het flexibel btw-systeem waarbij u per btw-code aangeeft of u gebruik maakt van het kasstelsel of het factuurstelsel.

Gebruik aparte rekening om BTW af te sluiten

Met deze optie kunt u aangeven hoe er omgegaan dient te worden met de bedragen op de BTW-rekeningen bij het definitief uitvoeren van de BTW-aangifte. Wanneer u deze optie uitvinkt worden de bedragen van de BTW-rekeningen afgeboekt bij het definitief uitvoeren van de BTW-aangifte. Wanneer u deze optie aanvinkt, kunt u bij het veld 'Rekening om BTW aan te geven' een rekening koppelen die wordt gebruikt bij een definitieve BTW-aangifte.

Rekening om BTW aan te geven

Wanneer u de optie 'Gebruik aparte rekening om BTW af te sluiten' heeft aangevinkt, kunt u hier een rekening selecteren die wordt gebuikt om de BTW-bedragen tegen te boeken bij het definitief uitvoeren van de BTW-aangifte. De rekening dient aan een aantal voorwaarden te voldoen

• De rekening dient van het type crediteurenrekening te zijn
• De rekening mag niet gekoppeld zijn aan een dagboek
• De rekening mag niet gekoppeld zijn aan een BTW-code
• De rekening mag niet gekoppeld zijn aan een crediteur
• De rekening mag niet gekoppeld zijn aan een medewerker

Niet-aftrekbare BTW

Met deze instelling kunt u aangeven dat u wilt werken met niet-aftrekbare btw. Wanneer u deze instelling aanvinkt beschikt u over extra velden bij het onderhoud van de btw-codes en bij het onderhoud van de grootboekrekeningen waar u de gegevens van de niet-aftrekbare btw kunt definiëren.

Digipoort endpoint

Bij het indienen van de btw-aangifte, icp-aangifte en loonaangifte worden deze verstuurd naar een endpoint. Dit endpoint fungeert als een adres dat wordt gebruikt voor de communicatie met Digipoort. Hier kunt u selecteren welk endpoint gebruikt moet worden.

Om ervoor te zorgen dat de communicatie met dit endpoint correct verloopt, dient er een set certificaten (die bij het endpoint horen) geïnstalleerd te worden op de machine(s) van waar de aangiftes worden verstuurd. Wanneer u deze instelling aanpast is het daarom van belang dat tevens de bijbehorende certificaten zijn geïnstalleerd.

Voor meer informatie over het installeren van deze certificaten en informatie over wanneer u het endpoint moet/kunt aanpassen, zie Het installeren van de SSL-certificaten voor de Digipoort verbinding. 

Sectie Invoer

Verwerkingsverslag direct afdrukken

Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt het verwerkingsverslag direct afgedrukt bij het verwerken.

Unieke grootboekrekening per kas/bankboek

Wanneer u deze optie aanvinkt, dient u voor ieder (nieuw) kas- en bankboek een uniek grootboekrekening gebruiken. Tevens is het wanneer u deze instelling uitvinkt, mogelijk om in het memoriaal op een grootboekrekening te boeken welke gekoppeld is aan het bank/kasboek. Met deze instelling heeft u de keuze hoe u uw administratie wilt inrichten. Wanneer u meer controle wilt en uitsluitend via één dagboek op één bank/kas grootboekrekening wilt kunnen boeken dan vinkt u de instelling aan. Wanneer u meer flexibiliteit wilt, en vanuit meerdere dagboeken op één bank/kas grootboekrekening wilt kunnen boeken dan kunt u deze instelling uitvinken. In dat geval kunt u op de grootboekkaart via de verschillende filtermogelijkheden bekijken welke boekingen via welk dagboek zijn geboekt.

Boekingen verplicht in evenwicht op kostenplaats

Wanneer u deze optie aanvinkt, vindt voortaan een controle plaats op evenwicht van kostenplaats. Afhankelijk van wat bij 'Controle Analytische waarden' is aangegeven, zal deze controle plaatsvinden op het moment van 'Invoer' of op het moment van 'Verwerken' van een boeking. De boeking zal in evenwicht zijn wanneer in alle bij elkaar horende regels wel of geen kostenplaats is ingevuld. De kostenplaatsen hoeven niet gelijk te zijn.

Met betrekking tot de analytische waarden (project, kostenplaats, kostendrager) bij het afletteren, zijn er  in combinatie met de grootboekinstellingen 'Tegenboeking maken' en 'Behouden analytische waarden afschrift' verschillende scenario's mogelijk.

Boekstuknummer / rapportagedatum link

Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt het boekstuknummer gebaseerd op basis van de rapportagedatum van de boeking. Als deze optie niet is aangevinkt, wordt het boekstuknummer gebaseerd op de datum. Tevens bepaalt deze instelling samen met de instelling 'Overnemen van vorige regel: Rapportagedatum' in de kolominstellingen, welke logica wordt toegepast bij standaard vullen van de rapportagedatum in bank- en kasboekingen.

Controle Analytische waarden

U kunt hier aangeven of u een controle op analytische waarden wilt hebben op het moment van 'Invoer' of op het moment van 'Verwerken' van een boeking. De analytische waarden kunt u ingeven via het onderhouden van de grootboekrekening [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema] (knop 'Openen').

Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het invoeren van de boeking te laten plaatsvinden, weet u zeker dat de boeking volledig is ingevoerd. U hoeft dan achteraf niet nog eens de boeking aan te passen voordat u kunt verwerken.

Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het verwerken van de boekingen te laten plaatsvinden, kunt u snel boekingen invoeren ook als verplichte informatie tijdens de invoer (nog) niet bekend zijn. Op een later tijdstip verrijkt u de boeking dan alsnog met de juiste gegevens.

Sectie Jaarafsluitingsproces

Verwerken balans

Winst of verlies kan worden teruggevonden op de winst-en-verliesrekening. Aan het einde van het jaar of aan het einde van een periode wilt u het resultaat van dat jaar of die periode tot uitdrukking brengen in de beginbalans van het volgende boekjaar of periode. Om het saldo van de winst-en-verliesrekeningen tot nul terug te brengen, kunt u het resultaat van een boekjaar of periode 'Verwerken'. Bij het verwerken van dit resultaat worden automatisch boekingen aangemaakt waarbij de saldo's van de winst en verlies rekeningen worden afgeboekt, en worden opgeboekt op de door u gedefinieerde resultaten rekening. Bij bepaalde wetgevingen is het echter van toepassing dat aan het einde van een jaar of periode ook de saldo's van de balansrekeningen worden afgeboekt op de laatste dag van het jaar of de periode. Deze saldo's dienen vervolgens weer opgeboekt te worden op diezelfde (of een andere) rekening op de eerste dag van het nieuwe jaar of periode.

Met deze optie geeft u aan dat u bij het verwerken van het resultaat ook de saldo's van de balansrekeningen wilt afboeken (en weer wilt opboeken). Wanneer u deze optie aanvinkt dient u bij het veld 'Tegenrekening balans jaarafsluiting' een tussenrekening op te geven, en is het mogelijk om bij 'Openingstegenrekening balans' een tussenrekening op te geven. Tevens beschikt u in het scherm van het verwerken van het resultaat over de optie 'Balans W en V', waar u kunt aangeven of u het resultaat wilt verwerken voor de W&V rekeningen, de balansrekeningen of beide. Voor meer informatie over de boeking die wordt aangemaakt zie onderstaand voorbeeld.

Let op! Wanneer u gebruik maakt van deze mogelijkheid en de balans verwerkt, is het NIET meer mogelijk om boekingen in eerdere periodes te laten vervallen!

Tegenrekening balans jaarafsluiting

Wanneer u de optie 'Verwerken balans' heeft aangevinkt dient u hier een rekening op te geven die wordt gebruikt als tussenrekening voor de jaarafsluitingsboekingen van de balansrekeningen. De saldo's van de balansrekeningen worden afgeboekt op de laatste dag van het jaar of periode en weer op dezelfde rekening opgeboekt op de eerste dag van het nieuwe jaar of periode. De hier opgegeven rekening fungeert als een tussenrekening voor deze boekingen.

Openingstegenrekening balans

Wanneer u de optie 'Verwerken balans' heeft aangevinkt kunt u hier een rekening op te geven die wordt gebruikt als tussenrekening voor de beginbalansboekingen van de balansrekeningen. Wanneer u dit veld leeg laat wordt bij het verwerken van het resultaat het saldo van de balansrekeningen op de laatste dag van het jaar of de periode afgeboekt naar de 'Tegenrekening balans jaarafsluiting', en op de eerste dag van het nieuwe jaar of periode weer opgeboekt vanaf diezelfde rekening.

Wanneer u hier een rekening koppelt, dan wordt bij het verwerken van het resultaat het saldo van de balansrekeningen op de laatste dag van het jaar of de periode afgeboekt naar de 'Tegenrekening balans jaarafsluiting', en op de eerste dag van het nieuwe jaar of periode weer opgeboekt vanaf de rekening die u hier koppelt.

Voorbeeld
In onderstaande tabel ziet u een voorbeeld van het afboeken en opboeken van het saldo van de rekening 1300. In het eerste voorbeeld is de rekening 'Openingstegenrekening balans' gevuld, en in het tweede voorbeeld is rekening 'Openingstegenrekening balans' leeg. In dat geval wordt ook voor de opboeking de rekening 'Tegenrekening balans jaarafsluiting' gebruikt.

Voorbeeld 1: Rekening 'Openingstegenrekening balans' gevuld:
Datum	Rekening	Debet	Credit
31/10/2012	1300 - Debiteuren		1.000,-
31/10/2012	702100 - Tegenrekening balans jaarafsluiting	1.000,-
1/11/2012	1300 - Debiteuren	1.000,-
1/11/2012	702200 - Openingstegenrekening balans		1.000,-

Voorbeeld 2: Rekening 'Openingstegenrekening balans' leeg:
Datum	Rekening	Debet	Credit
31/10/2012	1300 - Debiteuren		1.000,-
31/10/2012	702100 - Tegenrekening balans jaarafsluiting	1.000,-
1/11/2012	1300 - Debiteuren	1.000,-
1/11/2012	702100 - Tegenrekening balans jaarafsluiting		1.000,-

Resultaat

Geef hier de resultaat (balans) rekening in die gebruikt wordt bij het verwerken van het resultaat voor W&V rekeningen.

Sectie Grootboek

Als u boekingen invoert, worden bepaalde bedragen, zoals inkoopkortingen, gewoonlijk doorgeboekt naar rekeningen die speciaal voor dit doel zijn bestemd. In de programmatuur gebeurt dit automatisch aan de hand van grootboekrekeningen die u vooraf heeft gedefinieerd. De velden die u ziet kunnen afwijken van de getoonde velden in dit document. Welke velden u heeft is afhankelijk van uw licentie.

Betalingsverschillen

Om het scherm overzichtelijk te houden zijn de grootboekkoppelingen met betrekking tot betalingsverschillen beschikbaar via de knop 'Details'. Als u hiervoor kiest, ziet u een scherm met de volgende velden:

Verkoopkortingen

Op deze rekening worden afgeschreven verkoopkortingen afgeboekt, mits de juiste afboekcode is gebruikt.

Inkoopkortingen

Op deze rekening worden afgeschreven inkoopkortingen afgeboekt, mits de juiste afboekcode is gebruikt.

Betalingsverschil inkoop/verkoop

Een betalingsverschil dat u via een afboekcode afboekt, wordt op de rekening geboekt die u in dit veld kiest. Een betalingsverschil is elk verschil dat niet voortvloeit uit een korting, een kredietbeperking of een rekenverschil.

Kredietbeperking inkoop/verkoop

Een kredietbeperking op een inkoop of een verkoop wordt geboekt op deze rekening, mits de toepasselijke afboekcode is gebruikt.

Rentekosten

Wanneer u gebruik maakt van rentekosten , worden deze kosten voor te laat betaalde facturen op deze rekening geboekt.

Rekenverschillen

Onder de knop details ziet u een scherm met instellingen voor de rekenverschillen:

Rekenverschillen

Een verschil tussen het factuurbedrag en het ontvangen of betaalde bedrag wordt geboekt op deze rekening als er sprake is van rekenverschillen door bijvoorbeeld het gebruik van vreemde valuta.

Gebruik GB eerste boekingsregel

Wanneer u deze optie aanvinkt wordt wanneer er sprake is van een afrondingsverschil, dit geboekt op de eerst aanwezige grootboekrekening in de boeking. Deze rekening mag niet gebruikt worden als nog te ontvangen facturenrekening en de rekening mag niet gekoppeld zijn aan een BTW-code.

Wanneer de eerst gebruikte rekening een nog te ontvangen facturenrekening is of een rekening gekoppeld aan een BTW-code, dan wordt het afrondingsverschil geboekt op de verschillenrekening die u hierboven heeft geselecteerd. Hierbij maakt het niet uit of de optie is aangevinkt of uitgevinkt.

Afrondingsverschil bij debiteuren/crediteuren grootboekrekeningen

Met deze instelling kunt u aangeven hoe er om gegaan dient te worden met de afronding van wisselkoersen in de standaard valuta voor memoriaalboekingen in een situatie waarbij zowel de rekeningen en de tegenrekeningen van het type debiteuren of crediteuren zijn.

Deze instelling is van toepassing op memoriaalboekingen waarbij zowel de rekeningen en de tegenrekeningen van het type debiteuren of crediteuren zijn, en waarbij het bedrag in de vreemde valuta in evenwicht is per onze referentie, maar niet in de vreemde valuta.
Dit is alleen van toepassing wanneer een enkele vreemde valuta wordt gebruikt per onze referentie; maar houd er rekening mee dat één boeking meerdere onze referenties kan hebben.

Aan de hand van een voorbeeld wordt deze instelling verder toegelicht.

Voorbeeld:

Er wordt een memoriaalboeking gemaakt waarbij het bedrag in de vreemde valuta in evenwicht is, maar het bedrag in de standaard valuta niet.

Zoals u kunt zien is het bedrag in de vreemde valuta in evenwicht (credit 10 en debet 1 + 1  + 4 + 4 = 10), terwijl het bedrag in de standaard valuta niet overeenkomt (het creditbedrag is 1,63 terwijl de som van de debetbedragen 1,62 is).

Instelling uitgevinkt

Wanneer de instelling is uitgevinkt wordt het hoogste bedrag van de crediteurenrekening die het meest bovenaan in de boeking staat aangepast. Tevens wordt een regel geboekt op de koersverschillenrekening en wordt een tussenrekening gebruikt om de boeking in evenwicht te brengen.
De boeking ziet er na het sluiten als volgt uit:

Wanneer u de onderliggende transactie bekijkt (onderstaand voorbeeld), dan zult u zien dat het verschilbedrag hier wel op de rekening koersverschillen is geboekt.

Instelling aangevinkt

Wanneer de instelling is aangevinkt wordt niet het hoogste bedrag van de crediteurenrekening die het meest bovenaan in de boeking staat aangepast, maar de regel met het absolute hoogste bedrag. Verder wordt er géén regel geboekt op de koersverschillenrekening maar wordt  het bedrag is aangepast.
De boeking ziet er na het sluiten als volgt uit:

Wanneer u de onderliggende transactie bekijkt (onderstaand voorbeeld), dan zult u zien dat het verschilbedrag hier niet op de rekening koersverschillen is geboekt maar dat het bedrag is aangepast.

 

Reserveringen

Deze grootboekrekening wordt gebruikt om inkoopboekingen per datum in evenwicht te brengen. Indien er verschillende datums worden gebruikt in de boekingsregels dan vallen deze boekingen in verschillende periodes. Dit zou betekenen dat de boeking niet in evenwicht is per datum. Middels deze rekening is de boeking dan wel in evenwicht.

Euro rekenverschillen

Afrondingsverschillen die kunnen ontstaan bij het afboeken van bijvoorbeeld openstaande posten die zijn geboekt in euro's en betaald in lokale valuta zoals guldens, of omgekeerd, dienen te worden geregistreerd op een rekening 'Euro rekenverschillen', die uitsluitend hiervoor wordt gebruikt. Voor dit doel kunt u hier een rekening koppelen. Deze rekening is alleen van belang als u nog oude posten heeft in uw administratie voordat de euro werd ingevoerd.
Als u hiervoor een nieuwe grootboekrekening aanlegt, kunt u zelf kiezen aan welke zijde van de balans (debet of credit) ze dient te verschijnen. Raadpleeg bij twijfel uw accountant.

Nog te ontvangen facturen / goederen

Deze rekening wordt gebruikt als tussenrekening tussen de ontvangst van goederen en de ontvangst van de factuur.

Tussenrekening Logistiek

Geef hier de tussenrekening op die moet worden gebruikt voor locatie-overslagen (E-Magazijnlocatie) en interfiliale overboekingen (E-Magazijn).

Service: Tijd en materialen / Service: Contractkosten / Service: Garantiekosten

Deze velden zijn alleen aanwezig wanneer SE4510 in uw licentie aanwezig is.

Wanneer een service activiteit in Exact Synergy Enterprise wordt gerealiseerd wordt tevens de serviceorder in Exact Globe Next gerealiseerd. Hierbij neemt de voorraad af en wordt een mutatie aangemaakt voor de kosten van de materialen en de uren in de serviceorder regels. Voor deze mutatie wordt de rekening 'Service: Tijd en materialen' gebruikt, in plaats van de kostprijs verkopenrekening van het betreffende artikel. Wanneer u de rekening 'Service: Tijd en materialen' niet vult, wordt de kostprijsverkopen rekening van het artikel gebruikt.

De rekeningen die u koppelt bij 'Service: Contractkosten' en 'Service: Garantiekosten' worden gebruikt wanneer in Exact Synergy Enterprise een factuurvoorstel voor een service activiteit definitief wordt gemaakt. De rekeningen worden gebruikt om het deel van de kosten die vallen onder het contract of de garantie te boeken van de rekening voor de kosten van de materialen en uren te boeken naar de rekeningen die u hier opgeeft.

Additionele kosten

Geef hier de rekening die gebruikt moet worden voor het doorverdelen van additionele kosten.

Bankkosten

Deze instelling geeft aan welke rekening wordt gebruikt voor de bankkosten. Deze rekening kan worden gebruikt bij betalingen en ontvangsten invoeren. De rekening die u hier koppelt wordt tevens standaard voorgesteld wanneer u de optie 'Bankkosten' selecteert bij verzamelbetalingen, inhoudingenbeheer en bij het afboeken.

Productie: Kosten

Op deze rekening worden materiaalkosten, verbruikte arbeids- en machine-uren en opslagen geboekt wanneer u een productieorder afhandelt. Dit betreft een overboeking van de kosten die tijdens uitgiftes op de productieorder op de rekening 'Productie: OHW' zijn geboekt. De gedefinieerde rekening 'Productie: Kosten' wordt gedebiteerd, terwijl de rekening 'Productie: OHW' wordt gecrediteerd. De rekening 'Productie: Kosten' dient van het type Verlies & Winst te zijn. 

Productie: Opbrengst

Op deze rekening wordt de opbrengst die voortvloeit uit ontvangsten van het eindproduct geboekt wanneer de productieorder wordt afgehandeld. Dit betreft een overboeking van de opbrengst die als gevolg van ontvangsten van het eindproduct zijn geboekt op de rekening 'Productie: OHW'. De rekening 'Productie: Opbrengst' wordt gecrediteerd en de rekening 'Productie: OHW' wordt gedebiteerd. De rekening 'Productie: Opbrengst' dient van het type Verlies & Winst te zijn.

Productie: Afval

Op deze rekening worden de kosten van het afval geboekt zodra u afval definieert in de stuklijst van een eindartikel. Afval zijn bijvoorbeeld de hoeken van een metalen vierkante plaat nadat er een rond tafelblad uit de plaat is gesneden. Dit afval is geen onderdeel van het eindproduct.

Productie: Resultaten

Op deze rekening wordt het resultaat van bovenstaande rekeningen geboekt tijdens het afhandelen van een productieorder.

Productie: OHW

Op deze rekening worden de kosten en opbrengsten geboekt die een productieorder genereert tijdens het productieproces. Zodra de productieorder wordt afgehandeld, worden de kosten en opbrengsten overgeboekt naar respectievelijk de rekeningen 'Productie: Kosten' en 'Productie: Opbrengst'. Het verschil tussen deze twee rekeningen wordt geboekt op de bovengenoemde rekening 'Productie: resultaten'.

Productie: Uitval

Op deze rekening worden de kosten van het uitval geboekt zodra u uitval opgeeft tijdens het uitgeven van de onderdelen of het ontvangen van het eindproduct. Uitval is het verloren gaan van onderdelen of eindproducten die al in het productieproces zijn opgenomen. Zo kan er bijvoorbeeld tijdens het zagen van een rond tafelblad uitgeschoten worden zodat het tafelblad niet meer rond is. De gehele vierkante plaat waaruit gezaagd wordt kan dan als uitval beschouwd worden.

Zodra u één of meerdere productiegrootboekrekeningen heeft gewijzigd in de instellingen, verschijnt er een melding zodra u de wijzigingen wilt bewaren. Deze melding waarschuwt u en geeft de gevolgen weer van het niet wijzigen van de grootboekrekeningen in gesloten periodes. "Het wijzigen van de productierekening en het niet kunnen vernummeren van transacties in gesloten periodes heeft gevolgen voor diverse productie overzichten. Wilt u doorgaan?"

Als u vervolgens kiest voor 'Ja', verschijnt er een nieuw pop-up scherm waarin u kunt aangeven via een checkbox of u de transacties in de reeds afgesloten periodes wilt wijzigen of niet. Als u de checkbox 'Vernummer: Afgesloten' aanvinkt, wordt de oude productiegrootboekrekening vervangen voor de nieuwe in alle transacties. U kunt echter zelf via het datumtraject aangeven voor welke gesloten periodes u de wijziging wilt laten gelden. Als u de checkbox 'Vernummer: Afgesloten' niet aanvinkt, geldt de wijziging alleen voor de periodes die open staan. Het datumtraject wordt vervolgens niet geactiveerd en kunt u hierdoor niet invullen.

De uitzondering op deze waarschuwing is de grootboekrekening 'Productie: OHW'.Op deze rekening worden de kosten en opbrengsten geboekt die een productieorder genereert tijdens het productieproces. U kunt deze rekening wijzigen zonder dat dit effect heeft op oude transacties. Zodra u een nieuwe productieorder invoert, wordt namelijk pas de nieuwe grootboekrekening gebruikt voor nieuwe transacties. Als u deze rekening wijzigt en bewaart, krijgt u de melding 'Geen gevolgen voor historische of huidige transacties'.

Sectie Dagboek

Als u met uw muis het veld aanwijst (in het witte gedeelte), verschijnt een tooltip met informatie waarvoor deze koppeling gebruikt wordt.

Verkoopfactuur

Dit is het standaarddagboek voor verkopen dat voorgesteld wordt voor het afdrukken van facturen vanuit E-Factuur of E-Order.

Kasboek (POS/Directe facturen)

Dit is het standaard kasdagboek voor verkopen dat voorgesteld wordt voor het afdrukken van directe facturen vanuit E-Factuur of E-POS.

Artikelmutaties

Dit is het standaarddagboek dat voorgesteld wordt bij het invoeren van artikelmutaties. Dit kunnen leveringen zijn vanuit E-Order, ontvangsten in E-Inkoop of tellingen in E-Voorraad.

Inkoopboek (Elektronisch factureren)

Dit veld is alleen van toepassing wanneer u gebruik maakt van het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk. In dit veld kunt u een inkoopdagboek selecteren. Dit inkoopdagboek wordt gebruikt om de transacties te registreren die worden aangemaakt bij het omzetten van de ontvangen elektronische factuur naar een inkoopboeking. Dit kan een bestaand of apart inkoopboek zijn.    

Project (Realisaties)

Het memoriaal dat u hier definieert is het dagboek waarin de financiële boekingen terechtkomen, die worden gegenereerd via arbeids- of machine-uren (in combinatie met E-Project).

Afschrijving

U kunt hier het memoriaal opgeven dat standaard gebruikt wordt voor afschrijvingsboekingen (in combinatie met E-Activa).

Onderhanden werk

U kunt hier het memoriaal opgeven dat standaard gebruikt wordt bij het genereren van onderhanden werk (in combinatie met E-Project).

Memoriaal (Exact Salaris Plus)

Dit veld is wordt gebruikt voor Exact Salaris Plus. Wanneer u in Exact Salaris Plus gebruikt maakt van het automatisch aanmaken van boekingen voor het verwerken van de salarisrun, worden de boekingen in dut dagboek aangemaakt.

Houd er rekening mee dat bij het wijzigen van de Exact Payroll Plus Integration oplossing in ELIS dit veld leeg wordt gemaakt en u het opnieuw dient te definiëren.

Voor meer informatie, zie Werken met Exact Salaris Plus - Automatisch boekingen aanmaken in de Exact Globe Next administratie.

Sectie Standaard

Bel & Kortingsberekening

Deze instelling bepaalt op welke manier de BTW van de factuur zal worden berekend. U heeft hier de keuze uit:

• Belasting berekend over netto factuurbedrag exclusief korting; de korting zal niet worden meegenomen in de BTW-berekening
• Belasting berekend over netto factuurbedrag inclusief korting; de korting zal worden meegenomen in de BTW-berekening
• Belasting berekend over bruto factuurbedrag;de belasting wordt berekend over het bruto factuurbedrag

Kostenplaatsverdeelmethode

Met deze instelling kunt u aangeven welke methode u wilt gebruiken voor de kostenverdeling.

• Gebruik bij toewijzen grootboekrekeningen van de kostenplaats van het laagste niveau
• Gebruik bij toewijzen grootboekrekeningen van de kostenplaats van het hoogste niveau

Standaard-betalingsconditie debiteuren/crediteuren

De standaard betalingsconditie die u hier ingeeft zal standaard opkomen bij het maken van een boeking voor deze debiteur of crediteur. Via de iconen achter dit veld, kunt u in specifieke gevallen een andere betalingsconditie koppelen aan uw debiteuren en/of crediteuren. U kunt dit doen voor meerdere debiteuren / crediteuren tegelijk door het indrukken van de SHIFT en CONTROL toets tijdens het selecteren.

Sectie Ouderdom

U kunt hier een traject ingeven in dagen die u gebruiken wilt om de ouderdom van openstaande posten te bepalen en te tonen voor zowel debiteuren als crediteuren. De ouderdomsanalyse kunt u opvragen via het te vorderen overzicht van de debiteuren, het te betalen overzicht van de crediteuren en via de debiteuren/crediteuren kaart.

Sectie Algemeen 

Scherm toewijzen: Geavanceerde modus

Tijdens het invoeren van bankboekingen of afletteren van bankafschriften wordt respectievelijk bij het kiezen van F5 in het veld 'Onze ref' en middels de knop 'Zoeken' het toewijsscherm opgestart om te kunnen zoeken naar facturen welke afgeletterd kunnen worden met de betaling/ontvangst. Indien u hier een vinkje plaatst krijgt u een toewijsscherm te zien met geavanceerde mogelijkheden. Standaard staat dit vinkje uit, waardoor u over standaard functionaliteit beschikt om betalingen en ontvangsten te kunnen afletteren.

Nog te ontv. facturen/goederen per artikel

Deze instelling is alleen aanwezig wanneer u beschikt over E-Inkoop in uw licentie. Met deze instelling kunt u aangeven dat u gebruikt wilt maken van een Nog te ontvangen facturen/goederen rekening per artikel. Wanneer u deze optie niet aanvinkt wordt er één rekening gebruikt voor de nog te ontvangen goederen/artikelen. Dit is de rekening die u in de sectie 'Grootboek' heeft gedefinieerd. Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u gebruik maken van een aparte nog te ontvangen facturen/goederen rekeningen per artikel. Bij het artikelonderhoud op het tabblad 'Financieel' beschikt u dan over een extra veld 'Nog te ontvangen facturen/goederen'. In dit veld kunt u een 'Nog te ontvangen facturen/goederen' die voor dat artikel geldt. Dit zelfde veld is dan tevens aanwezig bij het onderhoud van de artikelgroep op het tabblad 'Inkoop'.

U dient er rekening mee te houden dat het aan of uitvinken van deze instelling er voor zorgt dat er een andere rekening gebruikt kan worden. Wanneer u gebruik maakt van deze mogelijkheid en u heeft voor twee verschillende artikelen twee verschillende rekeningen gedefinieerd, dan worden de nog te ontvangen facturen/goederen op die twee verschillende rekeningen geboekt. Vinkt u deze optie vervolgens uit, dan wordt er slechts één nog te ontvangen facturen/goederen rekening gebruikt. Bij bijvoorbeeld het boeken van de inkoopfactuur worden dan alléén de gegevens getoond die op die ene nog te ontvangen facturen/goederen rekening zijn geboekt.

Sectie Afletteren: Cash flow 

Overschrijven Tegenrekening

Met deze optie kunt u aangeven onder welke condities de grootboekrekening debiteuren/crediteuren van de ontvangstboeking mag worden overschreven door de grootboekrekening debiteuren/crediteuren van de factuur bij het afletteren.

In de praktijk kan het namelijk voorkomen dat een factuur op een debiteurenrekening is geboekt die afwijkt van de debiteurenrekening die gebruikt is bij de ontvangst van deze factuur in het bankboek. Op het moment dat u later deze twee posten aflettert op bijvoorbeeld de debiteurenkaart, wordt door Exact Globe Next de debiteurenrekening van de bankboeking vervangen door de debiteurenrekening van de verkoopboeking. Als na het boeken van de bankboeking de periode is afgesloten, is het gevolg van het afletteren dat de ontvangst van de factuur verplaatst wordt van de ene rekening naar de andere rekening. Dit is niet altijd gewenst.

Om deze reden is deze instelling toegevoegd voor het omgaan met de tegenrekening. Hier heeft u de volgende opties:

• Nooit: De originele tegenrekening wordt nooit overschreven. Wanneer u deze optie selecteert heeft u de mogelijkheid om de optie 'Tegenboeking maken' aan te vinken waarmee u kunt aangeven of bij het afstemmen van posten van twee verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een boeking moet worden aangemaakt.
• Altijd: De originele tegenrekening van de betaling wordt altijd overschreven met de tegenrekening van de factuur. Dit heeft tot gevolg dat saldo's op grootboekrekeningen worden aangepast (verplaatst van de ene rekening naar de andere).
• Enkel in open periodes: De originele tegenrekening wordt alleen in open periodes overschreven door die van de factuur. Indien u voor deze optie kiest, worden termijnen in periodes die afgesloten zijn niet overschreven en afgestemd. U krijgt dan bij het afstemmen een melding dat de grootboekrekeningen niet gelijk zijn. In dit geval dient u de periode te heropenen om te kunnen afstemmen of de twee posten handmatig tegen elkaar weg te boeken in het memoriaal. Tijdens het importeren van bankafschriften wordt deze controle op de achtergrond uitgevoerd. Facturen en betalingen/ontvangsten met verschillende rekeningen in gesloten periodes worden dan niet afgeletterd.

Tegenboeking maken

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Overschrijven Tegenrekening' de optie 'Nooit' heeft geselecteerd. Middels deze optie kunt u aangeven of er bij het afstemmen van posten van verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een boeking moet worden aangemaakt waarbij de ene rekening wordt afgeboekt en de andere wordt opgeboekt. Wanneer u deze instelling niet aanvinkt wordt er geen boeking aangemaakt.

Met betrekking tot de analytische waarden (project, kostenplaats, kostendrager) bij het afletteren, zijn er in combinatie met de grootboekinstellingen 'Behouden analytische waarden afschrift' en 'Boekingen verplicht in evenwicht op kostenplaats' verschillende scenario's mogelijk.

Wanneer u een vooruitbetaling van een debiteur op rekening 1310 aflettert met een factuur van diezelfde debiteur op rekening 1300. wordt de volgende boeking aangemaakt.

Er is een koppeling aanwezig tussen deze tegenboeking en de aflettering. Wanneer u de aflettering ongedaan maakt, dan wordt de tegenboeking automatisch vervallen. Wanneer de betreffende periode is gesloten, dan verschijnt de melding "Tegenboeking Niet toegestaan: periode is afgesloten". De aflettering wordt dan niet ongedaan gemaakt en de tegenboeking wordt ook niet vervallen.

Behouden analytische waarden afschrift

Hiermee kan worden aangegeven of de analytische waarden (project, kostenplaats, kostendrager) van bank/kasboeking mogen worden overschreven bij het afletteren. Wanneer u deze optie aanvinkt worden bij het afletteren de analytische waarden van de bank/kasboeking niet overschreven. Wanneer u deze optie uitvinkt mogen deze wel worden overschreven. Een uitzondering hierop is de volgende: Wanneer u bij het invoeren van een nieuwe regel deze aflettert met een enkele factuur worden de analytische waarden van het afschrift overschreven met de analytische waarden van de factuur, ongeacht of de grootboekinstelling is aangevinkt of uitgevinkt. Aan de hand van de volgende twee voorbeelden wordt deze wijziging nader toegelicht.

Situatie 1
In het bank/kasboek wordt een nieuwe regel ingevoerd en deze wordt afgeletterd met een enkele factuur. De analytische waarden project, kostenplaats en kostendrager worden gekopieerd van de factuur. Ongeacht of u de grootboekinstelling 'Behouden analytische waarden afschrift' heeft aangevinkt of uitgevinkt.

Situatie 2
In het bank/kasboek wordt een nieuwe regel ingevoerd. De boeking wordt gesloten. Vervolgens wordt de boeking bewerkt en wordt de betreffende regel afgeletterd met een enkele factuur. De analytische waarden project, kostenplaats en kostendrager worden niet gekopieerd van de factuur omdat dit geen nieuwe regel betreft. Alleen wanneer u de grootboekinstelling 'Behouden analytische waarden afschrift' heeft uitgevinkt worden de analytische waarden van de bank/kasboeking overschreven.

Sectie Afletteren: Facturen

Tegenboeking maken

Middels deze optie kunt u aangeven of er bij het afstemmen facturen/creditfacturen waarbij verschillende grootboekrekeningen zijn gebruikt, een boeking moet worden aangemaakt waarbij de ene rekening wordt afgeboekt en de andere wordt opgeboekt. Wanneer u deze instelling niet aanvinkt wordt er geen boeking aangemaakt.

Wanneer u een factuur van 2.380,- voor een debiteur op rekening 1300 heeft geboekt en deze aflettert met een creditfactuur van 1.190,- van diezelfde debiteur op rekening 1310. wordt de volgende boeking aangemaakt.

Datum: Tegenboeking

Deze instelling is alleen beschikbaar wanneer de optie 'Tegenboeking maken' is aangevinkt. Als de instelling 'Tegenboeking maken' is aangevinkt wordt er bij het afstemmen van posten van verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een boeking aangemaakt waarbij de ene rekening wordt afgeboekt en de andere wordt opgeboekt. Met deze instelling kunt u aangeven op welke datum deze boeking wordt aangemaakt. Wanneer u de optie 'Huidige datum' selecteert wordt voor de tegenboeking de huidige systeemdatum gebruikt. Wanneer u de optie 'Laatste mutatiedatum' selecteert wordt voor de tegenboeking de laatste datum van afgeletterde posten gebruikt. Ook wordt in dit geval de rapportagedatum van deze boeking overgenomen in de tegenboeking.  
 

Logboek

Klik hier om het logboek te bekijken. In het logboek vindt u een overzicht van de instellingen die zijn gewijzigd.

Bewaren

Klik hier om de instellingen op te slaan.

Sluiten

Klik hier om dit scherm te sluiten.