Relaties onderhouden (tabblad Basis)

Dit tabblad bevat alle algemene gegevens van een relatie. Niet alle velden zijn verplicht, afhankelijk van het type relatie dat u aanmaakt, kunnen bepaalde velden verplicht zijn of niet.

Sectie Algemeen

Naam

De naam die u hier invoert, wordt gebruikt als bedrijfsnaam voor de relatie.

LinkedIn

Met dit icoon opent u de LinkedIn pagina (in uw webbrowser) van de bedrijfsnaam die u bij het veld 'Naam' heeft opgeven.

Type

Hier kunt u het type van de relatie aangeven. U kunt een keuze maken uit 'Suspect',  'Dealer', 'Leverancier', 'Zakenrelatie'.

Status

Via dit veld kunt u aan uw relaties een bepaalde status toewijzen. Als u bijvoorbeeld een bijzonder goede klant heeft, kunt u hieraan de status 'Referentie' toekennen. Dit wordt door het systeem aangegeven wanneer u handelingen voor deze relatie uitvoert. Een minder goede klant kunt u bijvoorbeeld blokkeren, zodat er geen enkele transactie voor deze klant meer mogelijk is. U kunt gebruikmaken van de volgende statussen bij een debiteur:

• Actief
  Dit is een actieve relatie aan wie u regelmatig levert en waarmee u een goede relatie heeft.
• Geblokkeerd
  Deze status kunt u gebruiken om deze relatie te blokkeren voor boekingen. 
• Pilot
  Deze status kunt u geven aan relaties waar u een pilotrelatie mee heeft.
• Referentie
  Deze status is voor relaties waar u een bijzonder goede relatie mee heeft of nauw mee samenwerkt.
• Passief
  Deze status is voor relaties waaraan u normaliter niet levert.

Bij een crediteur kunt u gebruikmaken van de volgende statussen

• Actief
  Dit is een actieve crediteur waar u regelmatig bestellingen bij plaatst en waarmee u een goede relatie heeft.
• Geblokkeerd
  Deze status kunt u gebruiken om deze crediteur te blokkeren voor boekingen.
• Referentie
  Deze status is voor leveranciers waar u een bijzonder goede relatie mee heeft of nauw mee samenwerkt.

Icoon

Via deze knop kunt u een relatie op de status 'Inactief' zetten.

Wanneer u een relatie inactief wilt maken wordt er eerst gecontroleerd of er nog orders, facturen, of betalingen openstaan. Wanneer dit het geval is verschijnt een overzicht met welke gegevens dit zijn. U dient deze vervolgens eerst af te handelen alvorens u de relatie op inactief kunt zetten.

Wanneer u de relatie niet actief wilt maken kunt u met de knop 'Annuleren' het pop-up scherm sluiten. Met de knop 'Deactiveren' kunt u de relatie toch inactief maken ook al staan er nog zaken open. Wanneer u op deze knop klikt wordt er eerst een scherm getoond met de samenvattinginformatie van de openstaande actiepunten. Hier dient u dan te bevestigen dat u de relatie inactief wilt maken.

Het is niet mogelijk om een bestelling in te voeren voor een relatie die inactief is. Het invoeren van een inkoopboeking, een bankboeking of een factuur is wel mogelijk. De factuur is echter niet te verwerken, tenzij u een andere debiteur als factuurdebiteur opgeeft in de factuur. Er verschijnt hierbij wel een waarschuwingsmelding dat de relatie inactief is, maar u kunt verder gaan met de invoer. Tevens is het wel mogelijk om een ontvangst te registreren voor een relatie die inactief is.
 
Bij het inactief maken van een relatie, wordt dit geregistreerd in de administratie middels een activiteit. In de algemene instellingen kunt u bij 'Aanvraag: Inactief' aangeven welke activiteit u hiervoor wilt gebruiken.
In deze activiteit kunt u bijvoorbeeld de reden invullen waarom de relatie inactief wordt. De aangemaakte activiteit kunt u terugvinden op de relatiekaart op het tabblad 'Activiteit' en bij het invoerscherm van de activiteiten. Om het inactief maken van een relatie ongedaan te maken dient u de aangemaakte activiteit te verwijderen. Wanneer u niet met Exact Compact CRM werkt kunt u de status van de relatie aanpassen via het veld 'Status'.

Debiteur/Crediteur

Via dit veld kunt u een relatiecode toekennen aan de relatie. U kunt echter het voorgestelde nummer wijzigen. De relatiecode is een unieke code, die niet nogmaals kan worden gebruikt. Als u de verkeerde relatiecode heeft toegekend of een andere wilt toekennen, kunt u de relatie vernummeren .

Naam contactpersoon

In dit veld kunt u een hoofdcontactpersoon opgeven. U heeft de mogelijkheid de gegevens van de hoofdcontactpersoon verder uit te werken op het tabblad 'Contact'. Hier kunt tevens nieuwe contactpersonen aanleggen.

  Icoon

Met deze knop kunt u de gegevens van de contactpersoon bewerken.

Functieomschrijving

Dit is ook een verplicht veld. Standaard wordt dit veld gevuld met --. Hierdoor kunt u het veld als het ware leeg laten als u de precieze functie niet weet. Via het icoon naast het veld 'Functieomschrijving' kunt u 'browsen' naar de verschillende functieomschrijvingen.

Classificatie

U kunt voor uw relaties verschillende 'Classificaties' aanmaken. Hiermee kunt u onder andere aangeven welke hoofdeigenschappen op deze account van toepassing zijn. Standaard staan in Exact Compact de volgende 'Classificaties':

• Grootbedrijf
• Holding
• Kleinbedrijf
• Midden-Bedrijf
• Non-Profit 

Sectie Adres

Adrestypen/Land

Hier ziet u het adrestype van het adres. In het veld land wordt het land van de relatie weergegeven.

Adres1, Adres2, Adres3, Postcode, Plaats

In deze velden staan de adres en woonplaatsgegevens van de relatie.

Provincie

Hier kunt u de provincie selecteren.

 Kaart

Met deze knop opent u GoogleMaps, waarbij het bezoekadres van deze relatie middels een pijl wordt aangegeven op de kaart. U dient over een actieve Internetverbinding te beschikken om deze functie te gebruiken.

Route

Met deze knop opent u de route naar het bezoekadres van de relatie in Googlemaps. Bij het bepalen van de route wordt het adres dat u in de administratie-instellingen heeft opgegeven als vertrekpunt gebruikt.

Telefoon

Geef hier het algemene telefoonnummer van de debiteur in.

Fax

Geef hier het algemene faxnummer van de debiteur in.

Sectie Visitekaartje

In dit veld kunt u een digitaalvisitekaartje opslaan. Met het icoon naast het veld kunt u het visitekaartje selecteren, deze wordt vervolgens getoond in het veld.

Sectie Info

In deze sectie kunt een notitie invullen die betrekking heeft op deze relatie

Notities tonen bij boeking

Bij handelingen voor een bepaalde relatie kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen. Als u het vakje 'Tonen bij boeking' aanvinkt, worden de notities bij een relatie automatisch getoond wanneer u boekingen uitvoert voor deze debiteur.

Statusindicatie

Bij de statusindicatie kunt u de status van een (mogelijke) klant zien. Deze statusindicatie is alleen aanwezig bij relaties die een debiteur kunnen zijn.

Extra informatie

Onderaan het scherm ziet u extra financiële informatie met betrekking tot deze relatie. U kunt bijvoorbeeld de totale omzet van deze relatie zien of het totaal openstaand saldo. De bedragen die hier getoond worden zijn gebaseerd op de datum zoals die is gedefinieerd in de periodedatum-tabel. Wanneer u bijvoorbeeld werkt met een boekjaar dat loopt van 1-7 t/m 30-6, dan wordt de  'omzet vorig jaar' berekend over dit datumtraject. Hierbij worden alle facturen meegenomen waarvan de afdrukdatum van de factuur binnen dit datumtraject ligt. De BTW wordt niet meegenomen in dit totaalbedrag.