Exact Financials

Sales - Onderhouden: Artikelgroep

Artikelgroepen

Om uw voorraadadministratie efficiënt te laten verlopen, kunt u met de Sales en Purchase modules artikelgroepen aanmaken. Artikelgroepen worden gebruikt om informatie te groeperen aangaande:

• Omzet
• Leveranciers etc.

Informatie over de artikelgroepen is vaak nodig om financiële informatie op te slaan en te verwerken. De artikelgroep bepaalt de koppeling van artikel naar grootboek. Artikelgroepen worden vaak gecreëerd voor gelijksoortige artikelen. Het aantal artikelgroepen dat u aanmaakt, hangt af van de mate waarin u uw financiële gegevens wilt specificeren. Maak uw grootboekkaarten aan voordat u uw artikelgroepen definieert, omdat de precisie van deze kaarten de gedetailleerdheid van uw systeem bepaalt.

U kunt een één-op-één koppeling maken tussen het artikel en de bijbehorende grootboekrekening, door een artikelgroep aan te maken voor ieder artikel. Dit is uiteraard alleen mogelijk als u een klein aantal artikelen in uw assortiment hebt. In de meeste bedrijven is deze gedetailleerde informatie niet gewenst. Het maakt het grootboek erg uitgebreid en moeilijk te beheren.

Dit toont het conflict tussen de verschillende eisen die de afdelingen Verkoop en Financiën stellen. Gedetailleerde artikelgroepen hebben zowel voor- als nadelen. Via uw financiële systeem zult u een gedetailleerd overzicht hebben over uw omzet, maar uw grootboek kan daardoor onbeheersbaar worden. Door te verdichten en de beschikbare grootboekoverzichten efficiënt te gebruiken, heft u deze nadelen op.

Artikelgroepen koppelen artikelen aan het grootboek. Als u geen koppeling hebt met Finance dan volstaat het aanmaken van een aantal dummy artikelgroepen.

U kunt artikelgroepen aanmaken in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelgroepen]. In hetzelfde pad kunt u artikelgroepen verwijderen. Er kunnen verschillende redenen zijn om een artikelgroep te verwijderen, bijvoorbeeld:

• omdat de artikelgroep niet meer gebruikt wordt,
• omdat de artikelgroep geen gemaakte wijzigingen meer bevat (niet aanwezig in mutaties en historische gegevens),
• omdat de artikelgroep niet aan een artikel is gekoppeld.

U kunt de aangemaakte artikelgroepen controleren in het overzicht [Stamgegevens, Overzichten, Algemeen, Artikelgroepen] dat hieronder is beschreven of in het overzicht [Overzichten, Telefoonselectie, Artikelgroepen] dat gedetailleerde informatie bevat over de artikelgroepen.

Artikelgroepen worden gebruikt in:

• Verkooporders
• Verkoopfacturen
• Bestellingen
• Ontvangsten

[Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelgroepen]

Artikelgroep
Voer een unieke code in voor de artikelgroep die u creëert.

Omschrijving
Voer een omschrijving in voor de artikelgroep. 

Tabblad - Algemeen

Kostendrager
Voer een kostendrager in die u wilt koppelen aan de artikelgroep. Of u een kostendrager dient in te voeren hangt af van uw instellingen in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]. Op het tabblad 'Verwerken', kunt u aangeven of het gebruik van een kostendrager 'Verplicht' of 'Facultatief' is. U kunt er hier ook voor kiezen het gebruik van kostendragers uit te schakelen.

In de volgende velden dient u grootboekrekeningen te selecteren. Grootboekrekeningen kunnen worden aangemaakt in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] in het Finance menu.

Omzet
Selecteer de grootboekrekening voor 'Omzet'. Deze grootboekrekening zal worden gebruikt in de journaalpost die zal worden aangemaakt als de verkoopfactuur wordt verwerkt.

Kortingen verkoop
Selecteer de grootboekrekening 'Kortingen verkoop' voor de artikelgroep. Deze grootboekrekening zal worden gebruikt in de journaalpost die zal worden aangemaakt als de verkoopfactuur wordt verwerkt.

Kostprijs verkopen
Selecteer de grootboekrekening voor 'Kostprijs verkopen' voor de artikelgroep. De grootboekrekening zal worden gebruikt voor de journaalpost die zal worden aangemaakt als de verkoopfactuur wordt verwerkt.

Goederen
Selecteer de grootboekrekening voor 'Goederen' voor de artikelgroep. De grootboekrekening zal worden gebruikt voor de journaalpost die zal worden aangemaakt als de verkoopfactuur wordt verwerkt.

Toeslag
Selecteer de rekening voor 'Toeslagen' voor de artikelgroep. De grootboekrekening zal worden gebruikt voor de journaalpost die zal worden aangemaakt als de verkoopfactuur wordt verwerkt.

Vaste verrekenprijs
Als de ontvangst van de goederen wordt geregistreerd en deze optie is geactiveerd, dan zal de vaste verrekenprijs worden gebruikt. Als de optie niet geactiveerd is, dan wordt bij het registreren van de ontvangst de inkoopprijs gebruikt die bij het invoeren van de bestelling is ingevoerd.

Ontvangen goederen
Selecteer de grootboekrekening 'Ontvangen goederen' voor de artikelgroep. Deze grootboekrekening zal worden gebruikt bij het verwerken van de ontvangst.

Ontvangen facturen
Selecteer de grootboekrekening 'Ontvangen facturen' voor de artikelgroep. Deze grootboekrekening zal worden gebruikt bij het verwerken van de inkoopfactuur.

Prijsverschillen
Selecteer de grootboekrekening 'Prijsverschillen' voor de artikelgroep. Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het afletteren van inkoopfacturen en ontvangsten.

Kortingen inkoop
Selecteer de grootboekrekening 'Kortingen inkoop' voor de artikelgroep. Deze grootboekrekening zal worden gebruikt bij het verwerken van inkoopfacturen.

Status
Geef de activeringsstatus aan. Zie ook: [(de-)Activeren stamgegevens].
LET OP: wanneer een artikelgroep een andere status dan actief heeft wil dat niet zeggen dat dit invloed heeft op het proces van de invoer van verkooporders of verkoopfacturen. De status heeft alleen invloed bij het aanmaken/wijzigen van artikelen.

[Stamgegevens, Overzichten, Artikelen, Artikelgroepen]

In dit menupad is een overzicht beschikbaar van alle aangemaakte artikelgroepen. U kunt alle gegevens per artikelgroep zien of alle artikelen die aan een groep zijn gekoppeld. Als u een overzicht van alle gegevens van de artikelgroep wilt zien, kunt u simpelweg een reeks van artikelgroepen ingeven en op 'OK' klikken. Als u de artikelen wilt zien die aan een artikelgroep gekoppeld zijn dan dient u de optie 'Toon gekoppelde artikelen' te activeren en vervolgens op 'OK' te klikken. Als het overzicht u getoond wordt, zult u een 'Zoom' knop zien. Als u op deze knop klikt, ziet u meer gedetailleerde informatie over de artikelgroep.