Personenbezogene Daten Auswahl / Aktionen - Details
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Sicherheit ? Personenbezogene Daten ? Auswahl / Aktionen
Einleitung
Auf diesem Fenster finden Sie einen Überblick über die in der Verwaltung vorhandenen personenbezogenen Daten, die Ihnen dabei helfen können, die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder die
General Data Protection Regulation (GDPR) einzuhalten.
Sie können für jeden Mitarbeiter, Kontakt oder Ansprechpartner sehen, ob das
Ereignis stattgefunden hat, die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und was die vorgeschlagene Aktion ist.
Wie kann ich sehen, für welche Personen das Ereignis stattgefunden hat?
- Wählen Sie bei Anzeigen die gewünschte Kategorie.
- Klik op Actualiseren.
- Wählen Sie die Klassifizierung aus und klicken Sie auf Zoomen.
- Aktivieren Sie die Option Ereignis hat stattgefunden
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
Wie kann ich sehen, für welche Personen die Aufbewahrungsfrist nach dem
Ereignis abgelaufen ist?
- Wählen Sie bei Anzeigen die gewünschte Kategorie.
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
- Wählen Sie die Klassifizierung aus und klicken Sie auf Zoomen.
- Aktivieren Sie die Option Aufbewahrungsfrist abgelaufen
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
Wie kann ich sehen, was die vorgeschlagene Aktion ist?
- Wählen Sie bei Anzeigen die gewünschte Kategorie.
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
- Wählen Sie die Klassifizierung aus und klicken Sie auf Zoomen.
- In der Spalte Vorgeschlagene Aktion können Sie sehen
was die vorgeschlagene Aktion ist.
Wie kann ich angeben, ob ich die Daten für Mitarbeiter, Ansprechpartner oder
Kontakte sehen möchte?
- Wählen Sie bei Anzeigen die gewünschte Kategorie.
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
Wie kann ich die vorgeschlagene Aktion ausführen?
- Wählen Sie bei Anzeigen die gewünschte Kategorie.
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
- Wählen Sie die Klassifizierung aus und klicken Sie auf Zoomen.
- Wählen Sie die Personen aus, für die Sie die vorgeschlagene Aktion
ausführen möchten, und klicken Sie auf Auswählen.
- Klicken Sie auf Verarbeiten. Wenn Sie diese Funktion
starten, müssen Sie ein Passwort eingeben. Dieses Passwort kann über die
Support-Abteilung von Exact angefordert werden
- Wählen Sie im Fenster Verarbeitung personenbezogener Daten
die Option Anonymisieren
- Kontrollieren Sie ob die angegebenen Personen korrekt sind
- Klicken Sie auf Verarbeiten
- Es erscheint ein Fenster mit zusätzlichen Informationen, bitte lesen
Sie dies gründlich durch.
- Aktivieren Sie die Option Ja, ich habe die Informationen sorgfältig gelesen und bin mir der Folgen der durchgeführten Maßnahmen voll bewusst.
- Klick Sie auf Anonymisieren.
- Die Anonymisierung wird jetzt ausgeführt. Im Fenster Verarbeitung personenbezogener Daten,
wird in der Spalte Ergebnis durch den Vermerk
Verarbeitet
angezeigt, wenn die Aktion ausgeführt wurde.
- Optional können Sie einen Bericht über den Button Bericht
generieren drucken.
Hinweis: Die Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht
werden.
Wie kann ich Daten anonymisieren?
- Wählen Sie bei Anzeigen die gewünschte Kategorie.
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
- Wählen Sie die Klassifizierung aus und klicken Sie auf Zoomen.
- Wählen Sie die Personen aus, für die Sie die vorgeschlagene Aktion
ausführen möchten, und klicken Sie auf Auswählen.
- Klicken Sie auf Verarbeiten. Wenn Sie diese Funktion
starten, müssen Sie ein Passwort eingeben. Dieses Passwort kann über die
Support-Abteilung von Exact angefordert werden
- Wählen Sie im Fenster Verarbeitung personenbezogener Daten
die Option Anonymisieren
- Kontrollieren Sie ob die angegebenen Personen korrekt sind
- Klicken Sie auf Verarbeiten
- Es erscheint ein Fenster mit zusätzlichen Informationen, bitte lesen
Sie dies gründlich durch.
- Aktivieren Sie die Option Ja, ich habe die Informationen sorgfältig gelesen und bin mir der Folgen der durchgeführten Maßnahmen voll bewusst.
- Klick Sie auf Anonymisieren.
- Die Anonymisierung wird jetzt ausgeführt. Im Fenster Verarbeitung personenbezogener Daten,
wird in der Spalte Ergebnis durch den Vermerk
Verarbeitet
angezeigt, wenn die Aktion ausgeführt wurde.
- Optional können Sie einen Bericht über den Button Bericht
generieren drucken.
Hinweis: Die Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht
werden.
Was wird beim Verarbeiten ausgeführt?
Bei der Anonymisierung machen Sie die Daten der ausgewählten Personen nicht erkennbar. Bei der Anonymisierung geschieht das Folgende:
- Die Daten in den Feldern, in den Stammdaten auf dem
Reiter Personenbezogene Daten der personenbezogenen Datenklassifizierung definiert wurden, werden anonymisiert, wobei die Daten so ersetzt werden, dass sie nicht mehr erkennbar sind.
- Die Dokumente, die an diese Person gekoppelt sind (via Feld
Kontakt, Mitarbeiter oder Anprechpartner im Dokument) und die Dokumenttypen, die unter
Dokumente auf dem Reiter Personenbezogene Daten der
personenbezogenen Datenklassifizierung definiert sind, werden gelöscht. Die
Dokumente werden gelöscht, unabhängig davon, ob sie an andere Entitäten
gekoppelt sind. Dokumente von Dokumenttypen, die nicht in der
Klassifizierung definiert sind, werden an die anonymisierten Person
gekoppelt. Mehr Informationen finden
Sie hier:
Wie kann ich sehen welche Dokumente gelöscht werden?.
- Untersysteme, die an diese Person gekoppelt sind (via Feld
Kontakt, Mitarbeiter oder Anprechpartner im
Untersystem) und die Untersystemarten, die unter Untersysteme auf dem
Reiter Personenbezogene Daten der personenbezogenen Datenklassifizierung
definiert sind, werden gelöscht. Die Untersysteme werden gelöscht,
unabhängig davon, ob sie an andere Entitäten gekoppelt sind. Untersysteme
von Untersystemarten, die nicht in der Klassifizierung definiert sind,
werden an die anonymisierten Person gekoppelt. Mehr
Informationen finden Sie hier:
Wie kann ich sehen, welche Aktivitäten gelöscht werden?.
Kann ich die Verarbeitung (Anonymisierung) rückgängig machen?
- Nein. Die Verarbeitung (Anonymisierung) ist irreversibel und kann NICHT rückgängig gemacht werden.
Wie kann ich sehen welche Dokumente gelöscht werden?
- Öffenen Sie die personenbezogene Datenklassifizierung und klicken Sie
auf dem Reiter Personenbezogene Daten den Button bei Dokumente
um zu kontrollieren welche Dokumentenarten ausgewählt sind.
- Öffnen Sie Menü Fibu ? Buchungserfassung ? Dokumente oder CRM ?
Buchungserfassung ?
Documente.
- Klick Sie auf den Button Filter.
- Wählen Sie im Feld Mitarbeiter den betreffenden Mitarbeiter oder
im Feld Kontakt den betreffenden Kontakt.
- Legen Sie die anderen Filterkriterien so breit wie möglich fest.
- Klicken Sie auf Aktualiseren.
- Zeigen Sie für jede Dokumentenart an, welche Dokumente vorhanden sind. Alle
Dokumente der in der personenbezogenen Datenklassifizierung ausgewählten
Arten werden gelöscht.
Hinweis: Bei der Suche nach Dokumenten werden nur die Dokumente angezeigt, deren Sicherheitsstufe niedriger oder gleich der Sicherheitsstufe des
Benutzer ist, der die Suche durchführt. Es empfiehlt sich daher, die Suche als
Benutzer mit ausreichenden Rechten zum Anzeigen aller Dokumente durchzuführen. Beim Löschen werden alle Dokumente unabhängig von der Sicherheitsstufe gelöscht
Wie kann ich sehen welche Untersysteme gelöscht werden
- Öffenen Sie die personenbezogene Datenklassifizierung und klicken Sie
auf dem Reiter Personenbezogene Daten den Button bei
Untersysteme um zu kontrollieren welche Untersystemarten
ausgewählt sind..
- Öffnen Sie Menü CRM ? Invoer ? Untersysteme.
- Klicken Sie auf den Button Filter.
- Wählen Sie im Feld Mitarbeiter den betreffenden Mitarbeiter oder
im Feld Kontakt den betreffenden Kontakt.
- Legen Sie die anderen Filterkriterien so breit wie möglich fest.
- Klicken Sie auf Suchen.
- Doppelklicken Sie auf die Spalte Art um die Daten per
Untersystemart zu sortieren.
- Zeigen Sie für jede Untersystemart an, welche Untersysteme vorhanden sind. Alle
Untersysteme der in der personenbezogenen Datenklassifizierung ausgewählten
Arten werden gelöscht
Hinweis: Bei der Suche nach Untersystemen werden nur die
Untersysteme angezeigt, deren Sicherheitsstufe niedriger oder gleich der Sicherheitsstufe des
Benutzer ist, der die Suche durchführt. Es empfiehlt sich daher, die Suche als
Benutzer mit ausreichenden Rechten zum Anzeigen aller Untersysteme durchzuführen. Beim Löschen werden alle
Untersysteme unabhängig von der Sicherheitsstufe gelöscht
Felder
Kontakt
Schreiben oder wählen Sie einen Kontakt oder einen Bereich von Konten, um die personenbezogenen
Daten für die ausgewählten Konten anzuzeigen.
Bitte beachten Sie: Diese Feld ist nur aktiv wenn
Kontakt ausgwählt ist bei Anzeigen und Zoomen
angelickt wird.
Ansprechpartner
Schreiben oder wählen Sie einen Ansprechpartner oder einen Bereich von Ansprechpartnern, um die personenbezogenen Daten für die ausgewählten
Ansprechpartner anzuzeigen.
Bitte beachten Sie: Diese Feld ist nur aktiv wenn
Ansprechpartner ausgwählt ist bei Anzeigen und Zoomen
angelickt wird.
Mitarbeiter
Schreiben oder wählen Sie einen Mitarbeiter oder einen Bereich von Mitarbeitern, um die personenbezogenen Daten für die ausgewählten Mitarbeiter anzuzeigen.
Bitte beachten Sie: Diese Feld ist nur aktiv wenn
Mitarbeiter ausgwählt ist bei Anzeigen und
Zoomen angelickt wird.
Ereignis hat stattgefunden
Durch Aktivieren dieser Option werden nur die Einträge angezeigt, für die das Ereignis (das in der Klassifizierung der personenbezogenen Daten definiert ist)
stattgefunden hat. Wenn Sie alle Einträge anzeigen möchten, unabhängig davon, ob das Ereignis
stattgefunden hat, müssen Sie diese Option deaktivieren
Aufbewahrungsfrist abgelaufen
Durch Aktivieren dieser Option werden nur die
Einträge angezeigt, für die die Aufbewahrungsfrist (die in der Klassifizierung der personenbezogenen Daten definiert ist)
abgelaufen ist. Wenn Sie alle Einträge anzeigen möchten, unabhängig davon, ob die
Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen Sie diese Option deaktivieren
Spalten
Code
In dieser Spalte wird der Code der personenbezogenen Datenklassifizierung
angezeigt.
Status
In dieser Spalte wird der Status der personenbezogenen Datenklassifizierung
angezeigt
Kategorie
In dieser Spalte wird angezeigt auf welche Kategorie (Mitarbeiter,
Ansprechpartner oder Kontakt) sich die
personenbezogene Datenklassifizierung bezieht.
Beschreibung
In dieser Spalte wird die Beschreibung der personenbezogenen
Datenklassifizierung angezeigt
Ereignis hat stattgefunden
In dieser Spalte können Sie sehen, ob das Ereignis für die betreffende Person
stattgefunden hatt. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass das Ereignis stattgefunden hat.
Abhängig von der Art des Ereignis wird folgendermaßen festgestell ob dieses
stattgefunden hat:
- Status inaktiv - der Status der Person ist non-aktiv
- Vertrag beendet - der Status des Mitarbeiters ist
nicht Non-aktiv UND das Enddatum Vertrag des
Mitarbeiters ist früher oder gleich an das heutige Datum.
Aufbewahrungsfrist abgelaufen
Aktivieren Sie diese Checkbox, um die personenbezogene Datenklassifizierungen
oder Einträge personenbezogener Daten anzuzeigen, die die Ablauffrist bereits
erreicht haben.
In dieser Spalte können Sie sehen, ob die Aufbewahrungsfrist für die betreffende Person
abgelaufen ist. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Vorbild:
|
Datum Ereignis
|
Zeitskala
|
Aufbewahrungsfrist nach Ereignis
|
Heutiges Datum |
Aufbewahrungsfrist abgelaufen
|
|
1-4-2018
|
Tage
|
0 (direkt abgelaufen)
|
1-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Tage
|
0 (direkt abgelaufen)
|
2-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Tage |
1
|
1-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Tage |
1
|
2-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Tage |
10
|
9-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Tage |
10
|
10-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Tage |
10
|
11-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Tage |
10
|
12-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Tage |
3
|
30-6-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Monate
|
3
|
1-7-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Monate |
3
|
15-7-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Monate |
3
|
1-10-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jahre
|
1
|
31-3-2019
|
X
|
|
1-4-2018
|
Jahre |
1
|
1-4-2019
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jahre |
1
|
1-9-2019
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jahre |
1
|
1-4-2020
|
V
|
Vorgeschlagene Aktion
In dieser Spalte wird angegeben, welche Aktion für die betreffenden personenbezogenen Daten vorgesehen ist. Wenn die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, lautet die vorgeschlagene
Aktion Keine, was bedeutet, dass keine Maßnahmen ergriffen werden müssen. Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wird die Aktion
Verarbeiten vorgeschlagenen, und Sie können die relevanten personenbezogenen Daten anonymisieren / löschen.
Ausgewählt
Ein grünes Häkchen zeigt an, ob diese Person ausgewählt wurde. Zusammenführen
mit Word wird nur für die ausgewählten Datensätze ausgeführt.
Um die Daten nach Excel zu exportieren, werden nur die ausgewählten Zeilen oder alle Zeilen exportiert, wenn Sie keine Auswahl getroffen haben.
Spalten Personenbezogene Daten
Zusätzlich zu den oben genannten Spalten werden, abhängig von der Kategorie, verschiedene Spalten mit
personenbezogenen Daten des Kontakts, Ansprechpartners oder Mitarbeiters angezeigt.
Buttons
Aktualisieren
Klicken Sie hier um die Daten in diesem Fenster zu aktualisieren.
Auswählen
Klicken Sie auf diesen Button um den markierten Eintrag auszuwählen.
Bitte beachten Sie: Dieser Button ist nur aktiv wenn
Zoomen geklickt wurde und ein Eintrag personenbezogener Daten ausgewählt
wurde.
Alles Auswählen
Klicken Sie auf diesen Button um alle Einträge auszuwählen.
Bitte beachten Sie: Dieser Button ist nur aktiv wenn eine
persooenbezogene Datenklassifizierung ausgewählt ist.
Alle Markierungen aufheben
Klicken Sie auf diesen Button um die Auswahl von Einträgen aufzuheben.
Zurück
Klicken Sie hier, um zum vorherigen Fenster zurückzukehren. Mehr
Informationen finden Sie hier:
Personenbezogene Daten Auswahl / Aktionen.
Verarbeiten
Klicken Sie hier um die ausgewählten Einträge zu verarbeiten. Beim Vearbieten
haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
Beim Verarbeiten müssen Sie erst ein Passwort eingeben. Dieses Passwort kann über die
Support-Abteilung von Exact angefordert werden. Mehr Informationen über das
Verarbeiten finen Sie hier: Wie kann ich die vorgeschlagene Aktion ausführen?.
Schließen
Klicken Sie hier um das Fenster zu schließen.
Mehr Informationen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
28.489.841 |
| Assortment: |
Exact Globe
|
Date: |
17-05-2018 |
| Release: |
416 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |