Exact Financials

Consolideren

Inleiding

Een holding-maatschappij is in veel gevallen verplicht om een geconsolideerd jaarverslag op te stellen. In Exact Financials Enterprise is het mogelijk een geconsolideerde balans en een geconsolideerde winst- en verliesrekening op te stellen.

Procedure

Als u administraties in Exact Financials Enterprise wilt consolideren, moet u de volgende stappen uitvoeren:

• Consolidatie-administratie aanmaken. Dit is de holding-administratie die de gegevens zal bevatten nadat de consolidatie is uitgevoerd.
• Te consolideren administraties aanmaken. Geef aan welke administraties moeten worden geconsolideerd en hoe deze gekoppeld moeten worden. Bedragen in te consolideren administraties worden overgeboekt naar grootboekrekeningen en kostenplaatsen in de consolidatie-administratie. U kunt de manier waarop bedragen worden overgeboekt vastleggen door rekeningen van de te consolideren administraties te koppelen aan rekeningen in de consolidatie-administratie. Hetzelfde geldt voor kostenplaatsen.
• Consolidatiegegevens exporteren. Te consolideren administraties die elders worden onderhouden, moeten door de respectievelijke dochtermaatschappijen worden geëxporteerd en vervolgens geïmporteerd in Exact.
• Administraties consolideren.
• Consolidatie-overzichten gebruiken.

Consolidatie op meer dan een niveau

Als de dochterbedrijven waarvan u de administraties moet consolideren, op hun beurt dochteradministraties te consolideren hebben, consolideert u eerst deze laatste administraties in uw dochteradministraties, en vervolgens deze dochteradministraties in uw holding-administratie. Maak verschillende administraties aan voor de holding en voor alle dochterbedrijven.

Een consolidatie-administratie aanmaken

Naar de administratie waarin de consolidatie plaatsvindt wordt verwezen met 'de consolidatie administratie'. Naar de andere administraties wordt verwezen met 'dochteradministraties'. In de meeste gevallen zult u een nieuwe administratie moeten aanmaken. Voer de volgende stappen uit:

• Maak een nieuwe administratie aan. Zie: Administraties onderhouden.
• Maak de benodigde stamgegevens aan of importeer ze. Welke gegevens u nodig hebt, hangt af van het type consolidatie dat u gaat uitvoeren.
  • u moet grootboekrekeningen aanmaken of importeren.
  • naast de consolidatie op grootboekrekeningniveau, kunt u ook een consolidatie van kostenplaatsen uitvoeren. U dient dan ook kostenplaatsen aan te maken of te importeren.
  • als u de stamgegevens van een andere administratie kopieert, kopieer dan niet de kostendragers. Kostendragers kunnen niet gebruikt worden in een consolidatie administratie.
  • maak een memoriaal aan voor eventuele tegenboekingen en een grootboekrekening koersveranderingen.
• Nadat u een consolidatie administratie hebt aangemaakt, dient u het meteen als zodanig te definiëren in de instellingen [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] tabblad 'Algemeen'.

Dochteradministraties definiëren, grootboekrekeningen en kostenplaatsen koppelen

Geef aan welke administraties moeten worden geconsolideerd in [Finance: Consolidatie, Stamgegevens, Onderhoud]. Koppel hier tevens per dochteradministratie de grootboekrekeningen en eventueel de kostenplaatsen aan de grootboekrekeningen en kostenplaatsen van de holding.

Kostenplaatsen zijn verplicht om te koppelen als aan volgende voorwaarden wordt voldaan:

• In [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen], tabblad 'Verwerken' is 'Kostenplaats' ingesteld op {Verplicht}.
• 'Kostenplaatsen consolideren' is ingeschakeld in [ Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen ] op het tabblad 'Algemeen'.

Is 'Kostenplaats' ingesteld op {Facultatief}, dan hoeven niet alle kostenplaatsen te worden gekoppeld. Het kan zijn dat hierdoor niet alle kostenplaatsgegevens bij de consolidatie worden gebruikt. Als 'Consolideren kostenplaatsen' is uitgeschakeld, kunt u geen kostenplaatsen koppelen.

Administraties consolideren

U voert een consolidatie uit als een of meer administraties moeten worden geconsolideerd, voor een enkel boekjaar en voor een traject van periodes. Alle debet- en credittotalen voor de geselecteerde perioden worden opgenomen in de consolidatie. U kunt het resultaat van de consolidatie controleren aan de hand van overzichten.

Als u te maken hebt met dochtermaatschappijen die op hun beurt administraties te consolideren hebben, consolideert u eerst deze laatste in de dochteradministraties, die u vervolgens weer consolideert in de holding-administratie. Maak aparte administraties aan voor de holding en voor alle dochtermaatschappijen.

Automatische correcties tijdens de consolidatie

• Als een bepaald traject al eerder is geconsolideerd, wordt bij de uitvoering van het consolidatieproces gecontroleerd of er verschillen optreden. Zijn die er, dan wordt een correctiemutatie gegenereerd.
• Het is mogelijk dat voor de winst-en-verliesrekeningen en voor de balansrekeningen verschillende wisselkoersen worden gebruikt. Eventueel optredende koersverschillen worden geboekt in een aparte grootboekrekening, die u tijdens de consolidatie moet selecteren.
• Als u administraties voor de tweede maal consolideert, kunnen in de tussenliggende periode de consolidatiewisselkoersen zijn veranderd. In dat geval worden de koersverschillen rechtstreeks in de desbetreffende rekeningen verwerkt en niet in de rekening die is geselecteerd voor koersverschillen.
  • Als de standaard valutacode van de consolidatie-administratie is gekoppeld aan de te consolideren administraties, zullen er geen koersverschillen optreden.

Zie ook: [Finance: Consolidatie, Consolideren]

Consolidatiegegevens verwijderen

De gegevens van de administraties waarvoor over een bepaalde periode een consolidatie is uitgevoerd, kunt u verwijderen. Dit kan noodzakelijk zijn als in [Finance: Consolidatie, Stamgegevens, Onderhoud] een onjuist deelnemingspercentage is opgegeven. U kunt dan de gegevens van de desbetreffende administratie verwijderen [Finance: Consolidatie, Verwijderen], het deelnemingspercentage wijzigen en de consolidatie opnieuw uitvoeren.

Werken met consolidatie-overzichten

Als u een consolidatie hebt uitgevoerd, kunt u de resultaten bekijken via een aantal overzichten, die hieronder worden toegelicht.

Overzichten

Aangezien deze overzichten grotendeels identiek zijn, worden alleen de balans beschreven.

• [Finance: Consolidatie, Overzichten, Overzicht per gecons. administratie]

  U kunt in deze overzichten de mutaties van de geconsolideerde administraties opvragen. Deze overzichten komen goed van pas als u de situatie van elke dochtermaatschappij wilt evalueren.

Exact Financials Enterprise > Finance> Consolideren