Exact Financials (v3)

Purchase Manual - Bestellingen afletteren

Bestellingen afletteren

U kunt bestellingen afletteren met ontvangsten en met inkoopfacturen in [Management, Afletteren, Bestellingen]. Als u een deel van een bepaalde bestelling niet meer zult ontvangen en/of gefactureerd krijgen zou de bestelling open blijven staan. Als u deze aflettert, kunt u in overzichten zien dat de bestelling niet meer ontvangen of gefactureerd zal worden. U kunt een aflettering ongedaan maken, waardoor voor de aangemaakte boeking een tegenboeking gemaakt zal worden in uw financiële administratie.

Eerst wordt beschreven hoe het afletteren in zijn werk gaat en vervolgens hoe u een aflettering ongedaan kunt maken.

Afletteren

Bestelnummer

Vul hier een bestelnummer in of een traject van bestelnummers, waarvan u de bestellingen wilt afletteren.

Crediteur

Vul hier een crediteur of een traject van crediteuren in, bij wie u de bestellingen heeft geplaatst die u wilt afletteren.

Besteldatum

Vul hier een besteldatum in of een traject van besteldata, waarvan u de bestellingen wilt afletteren.

Voorkeuren

Hier kiest u voor de optie 'Afletteren'. U kunt kiezen of u een proefaflettering wilt doen of niet. Als u een proefaflettering doet, dient u de optie 'Proef' te activeren. U kunt in het boekingsverslag kijken welke boekingen gemaakt zullen worden als u aflettert.

Als u geen proefaflettering wilt doen, dient u het vakje niet te activeren. U kunt dan kiezen of u een boekingsverslag wilt hebben of niet.

Klik op 'OK'.

In de tabel die nu verschijnt, kunt u in de kolommen 'AantTeOntv' en 'AantTeFact' het aantal veranderen. Hierdoor geeft u aan dat u bepaalde artikelen niet meer zult ontvangen of gefactureerd gaat krijgen. Als u het aantal te ontvangen wijzigt, wijzigt het aantal te factureren automatisch mee. Als u beide kolommen met een zelfde aantal wijzigt, zal er geen boeking gemaakt worden. Er worden immers net zo veel artikelen niet ontvangen als er niet betaald gaan worden.

Als al een aantal artikelen van de bestelregel ontvangen is, maar nog niets gefactureerd of andersom, dan zal er een boeking gemaakt worden. Deze boeking is hetzelfde als de boeking die gemaakt zou worden als het aantal alsnog ontvangen of betaald wordt. De boeking wordt alleen niet op de oorspronkelijke grootboekrekening geboekt, maar op de grootboekrekening die u in de inkoopinstellingen als grootboekrekening voor niet afgeletterde ontvangsten of niet afgeletterde facturen heeft gedefinieerd.

U kunt de bestelregels sorteren op bestelnummer, crediteur of besteldatum, door op de knop boven de respectievelijke kolom te klikken.

Alle bestelregels die u in één actie aflettert, krijgen hetzelfde afletteringsnummer, nadat ze definitief zijn afgeletterd. Als u een aflettering ongedaan wilt maken, kunt u dat nummer gebruiken.

Als u een bestelregel geselecteerd heeft, kunt u met de knop 'Kopregel' naar de kopregelgegevens van de bestelling. Door vervolgens op 'Regels' te klikken, kunt u de regeldetails bekijken. Met de knop 'Details' kunt u de details van de geselecteerde bestelregel bekijken. Daarnaast kunt u ook zien aan welke ontvangsten en inkoopfacturen de bestelling ten grondslag ligt. Door vervolgens op 'Details' te klikken, kunt u de detailsgegevens van het artikel bekijken.

Afhankelijk van welk document u met de bestelling aflettert, zal een van de volgende boekingen gemaakt worden:

Afletteren ongedaan maken

Afletteringsnummer

Vul hier een afletteringsnummer in of een reeks van afletteringsnummers, van de aflettering(en) die u ongedaan wilt maken.

Gebruikers-ID

Vul hier de gebruiker in die de afletteringen die u ongedaan wilt maken heeft uitgevoerd.

Datum

Vul hier de datum in of de data waarop de afletteringen die u ongedaan wilt maken, zijn uitgevoerd.

Voorkeuren

Kies hier voor de optie 'Afletteren ongedaan maken'. Als u wilt zien welke tegenboeking er in uw financiële administratie gemaakt zou worden, als u de aflettering ongedaan maakt, dient u de optie 'Proef' te activeren. U kunt dan in het boekingsverslag zien welke boeking gemaakt zou worden.

Als u de aflettering definitief ongedaan wilt maken, dient u de optie 'Proef' niet te activeren. U kunt alsnog kiezen of u een boekingsverslag wilt hebben.

Klik op 'OK'.

Door één regel van een aflettering te selecteren, worden alle regels met hetzelfde afletteringsnummer ongedaan gemaakt. Er wordt automatisch in uw financiële administratie een correctieboeking aangemaakt op dezelfde grootboekrekening als waarop de boeking voor de aflettering is gemaakt. Dat is de grootboekrekening die u gedefinieerd heeft in de inkoopinstellingen.

• Als u een aflettering ongedaan wilt maken, omdat u de goederen toch gaat ontvangen en betalen, verwijder dan nooit de boeking uit uw financiële administratie. De situatie in Exact Generation XL - Purchase blijft dan namelijk alsof de bestelling is afgeletterd. U kunt dan de ontvangst en de inkoopfactuur niet meer registreren.

Purchase Manual > Inhoud > Afletteren > Bestellingen afletteren