Exact Globe+

Het gebruik van de Rapportage datum (voorbeeld)

In Exact Globe Next kunt u naast de datum tevens een rapportage datum vullen bij het invoeren van boekingen. Het vullen van een extra datum vergroot uw mogelijkheden op het gebied van verslaglegging. Bij het invoeren en verwerken van boekingen die betrekking hebben op (gesloten) perioden dienen reeds gerapporteerde waarden behouden blijven. Dit wordt gerealiseerd door transactieregels te verrijken met een rapportage datum. U kunt de betreffende boeking dan toch in de juiste periode rapporteren, ondanks dat de periode feitelijk reeds is afgesloten.

Voor het gebruik van de rapportagedatum dient u te bepalen of u de controle op afgesloten perioden wilt laten plaatsvinden op datum of rapportagedatum. Deze instelling kunt u vinden in de algemene instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].

Het is aan te bevelen om perioden waarin niet meer mag worden geboekt af te sluiten. Het is niet noodzakelijk, maar vergroot de beheersbaarheid en helpt om vergissingen te voorkomen. 

Op het moment dat u een periode heeft gesloten, dan kan er dus niet meer geboekt worden op een datum, dan wel rapportage datum welke in die periode valt. Tevens is deze instelling van invloed op het verwerken van het resultaat. Hier selecteert u een datumtraject waarvoor u het resultaat wilt verwerken. Als u deze instelling op 'Datum' zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua boekingsdatum binnen het traject vallen. Als u deze instelling op 'Rapportagedatum' zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua rapportagedatum binnen het traject vallen. 

Verder is deze instelling van toepassing op de voorraadwaardering. Het aanpassen van deze instelling kan invloed hebben op de voorraadwaarde. De gevolgen hiervan kunnen vergeleken worden met het wijzigen van het waarderingssysteem.

Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van het toekennen van een rapportage datum aan transactieregels. Het toekennen van een rapportagedatum kunt u in alle dagboeken uitvoeren. Het kan zo zijn, dat de kolom 'Rapportage datum'  niet zichtbaar is in de boeking. U dient deze dan eerst via kolommen definiëren te activeren. 

N.B. De rapportagedatum wordt ook gevuld als de kolom verborgen is. In deze kolom wordt standaard dezelfde datum gevuld als in de kolom 'Datum'. 

Voorbeeld

Ieder financieel feit heeft van oorsprong een brondocument met een datum. In dit voorbeeld gaan wij uit van een inkoopfactuur met een factuurdatum. De instelling ‘Controle: Afgesloten perioden’ staat in de voorbeeld op ‘Datum’.

De volgende stappen vinden achtereenvolgens plaats:

01-10-2010: Periode 9 (1 september 2010 t/m 30 september 2010) wordt gerapporteerd en afgesloten.

03-10-2010: Er wordt een inkoopfactuur ontvangen met factuurdatum 30-09-2010
05-10-2010: De inkoopfactuur wordt ingevoerd met als boekingsdatum 05-10-2010, vanwege het feit dat er niet meer geboekt kan worden in periode 9, aangezien deze periode is afgesloten. Omdat de factuur toch in de rapportage dient te komen de periode 9 wordt als rapportagedatum 30-09-2010 gevuld.
 

Indien vervolgens de balans op rapportagedatum wordt opgevraagd, dan wordt de inkoopfactuur in periode 9 getoond:

      
Echter als de balans op datum wordt opgevraagd, dan wordt de inkoopfactuur in periode 10 getoond: