Exact Financials

Vaste Activa

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u efficiënt uw activa kunt beheren en afschrijven met gebruik van Exact Assets. De beschrijving van de functies vindt plaats aan de hand van de stappen die nodig zijn om uw activa af te schrijven. Exact Assets laat u vrij in de keuze van afschrijvingsmethode. U kunt de afschrijvingsmethode nog wijzigen tot het moment van daadwerkelijk afschrijven. Behalve de afschrijvingsmethode kunnen diverse gegevens van een activum worden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld valuta, kostenplaats, subsidiebedrag, etc.

Exact Assets kan worden gekoppeld met Exact Finance. Door deze koppeling kunnen gegevens automatisch vanuit het inkoopboek in Exact Finance, in Exact Assets worden aangemaakt. Vanuit Exact Assets kunnen journaalposten automatisch worden aangemaakt in Exact Finance.

Procedure

Inrichten van het boekhoudkundig systeem van de vaste activa.
Om te kunnen starten met Exact Assets dienen enkele vragen beantwoord te worden met betrekking tot de inrichting van het boekhoudkundig systeem.
Aanmaken basisgegevens en definiëren van instellingen.
Leg eerst de pakketinstellingen vast en vervolgens de gebruikersinstellingen. Deze instellingen bepalen het gedrag en de functionaliteit van uw systeem. Daarna dient u de basisgegevens aan te leggen. De basisgegevens zijn de gegevens waaraan telkens wordt gerefereerd in het gehele activasysteem.
Berekenen afschrijvingen.
Kies of creëer een afschrijvingsmethode om de kosten gelijk over een aantal periodes te verdelen. De afschrijvingsmethode kan worden gewijzigd tot de cyclus van een activum is beëindigd.
Beheren van uw vaste activa.
Naast het afschrijven kunnen ook andere administratieve handelingen met betrekking tot uw activa worden vastgelegd. Dit betreft onder meer herwaarderen, hergroeperen, vastleggen van onderhoudskosten en het verkopen van activa. U bepaalt zelf door wie en wanneer deze handelingen uitgevoerd mogen worden.
Werken met overzichten.
Gebruik de overzichten voor de laatste informatie over uw activa. De diverse overzichten tonen uw activa vanuit diverse invalshoeken.

Inrichten van het boekhoudkundig systeem van de vaste activa

Voordat u kunt starten met Exact Assets dient u een aantal vragen zorgvuldig af te wegen. Zij bepalen in een later stadium, blijvend het gedrag van uw systeem. Het betreft hier bijvoorbeeld de keuze voor jaren, kwartalen of maanden als afschrijvingsperiode en de afschrijvingsmethode. Nadat u deze vragen hebt beantwoord, kunt u het boekhoudkundig systeem van de vaste activa inrichten.

Ongeacht de afschrijvingsmethode die wordt gebruikt, zal de totale afschrijving aan het einde van het 'fiscale leven' van een activum gelijk zijn aan de originele fiscale basis van het activum. Het biedt voordelen onderscheid te maken tussen afschrijvingsmethoden gebruikt bij de commerciële en de fiscale balans. Fiscaal wordt vaak een minder progressieve afschrijving voorgeschreven terwijl men economisch of commercieel progressiever wenst af te schijven. Over het algemeen wordt een zo kort mogelijk fiscaal leven als voordelig gezien. Ook het verschil van tijd tussen afschrijving en contant kan gebruikt worden als stuurinstrument. Een kortere levensduur door een versnelde afschrijving biedt de mogelijkheid belastingvoordelen te boeken.

Met Exact Assets kunt u de waarde van uw activa volgen gedurende een bepaalde periode. Doorgaans zal de waarde van uw activa in de loop der tijd afnemen. Gedurende de tijd dat een activum wordt gebruikt, wordt de economische waarde weergegeven. De tijd wordt verdeeld in perioden. In elke periode wordt de waardevermindering gejournaliseerd naar het grootboek. Deze waardevermindering wordt verder 'afschrijvingskosten' genoemd. Het berekenen en journaliseren van de afschrijving zorgt ervoor dat de balans de correcte waarde van de activa weergeeft en de winst-en-verliesrekening de correcte kosten van uw activa. Er is dus een belangrijke samenhang tussen het activasysteem en het financiële systeem. Door van te voren goed over een aantal vragen na te denken kan aanzienlijk meer voordeel worden gehaald uit uw geautomatiseerde systeem. Naast een goede identificatie van uw activa dienen ook de volgende vragen beantwoord te worden:

Hoe legt u de activa vast in het financiële systeem?
Uit hoeveel perioden bestaat uw financiële jaar?
Volgens welke afschrijvingsmethoden wilt u overzichten genereren?
Volgens welke afschrijvingsmethode wilt u de feitelijke afschrijving in uw financiële administratie maken?

Met bovenstaande antwoorden kunt u beginnen met Exact Fixed Assets. Echter, naast deze vragen dient u ook nog enkele gegevens per activum te bepalen voordat u volledig kunt starten. U dient van elk activum te bepalen:

Het totale reeds afgeschreven bedrag
Het aantal perioden
De voor dit activum te gebruiken afschrijvingsmethode

Hoe uw vast activa in te delen

Exact Assets bevat drie niveaus van vaste activa:

Activagroep

De activagroep groepeert activa en koppelt deze met uw grootboekschema. Zij vormt de top in uw activa datastructuur. Alle activa die binnen een activagroep vallen worden hierdoor aan dezelfde grootboeknummers gekoppeld. Op deze wijze heeft u bijvoorbeeld meerdere auto's die in een activagroep vallen en die daardoor verbonden zijn met de grootboekrekeningen voor auto's. Via de activagroep worden de afschrijvingsjournaalposten op de juiste grootboekrekeningen aangemaakt. De afschrijvingsjournaalposten kunnen automatisch worden aangemaakt per activagroep, activastam of individuele activa in het dagboek van het type memoriaal.

Activastam

Een activagroep groepeert naar grootboek. Een activastam groepeert activa met hetzelfde afschrijvingsgedrag. Een activastam wordt gekoppeld aan een activaboek en een afschrijvingsmethode. Elk activaboek is gekoppeld aan een kalender. Voor de journalisering van onder andere afschrijvingen is de activastam gekoppeld aan een activagroep.

Activum

Een activum staat op het laatste en derde niveau in de activa datastructuur. Een activum is de feitelijke entiteit die wordt afgeschreven.

De periode-eenheid voor afschrijving

De looptijd gedurende welke een activum wordt afgeschreven, kan worden verdeeld in perioden. Voor elke periode wordt het bedrag van afschrijving berekend en eventueel gejournaliseerd. U kunt zelf de periode-indeling voor uw afschrijving bepalen in Exact Fixed Assets. Zo kunt u bijvoorbeeld besluiten een maal per jaar, elk kwartaal of elke maand af te schrijven. Het jaar kan ook worden verdeeld in 13 perioden van vier weken. Let op! Aan het primaire activaboek moet altijd een primaire kalender gekoppeld zijn. De primaire kalender moet altijd overeenkomen met de in Exact Finance gemaakte periode/datum tabel. Het is dus niet mogelijk een periode/datum tabel in maanden te definiëren en de financiële transacties in bijvoorbeeld weken weg te schrijven. Kalenders, anders dan de primaire kalender /periode/datum tabel, kunnen worden aangemaakt en gekoppeld aan secundaire activaboeken. Transacties in secundaire boeken worden niet weggeschreven in Exact Finance. Dit ter voorkoming van inconsistenties.

Te gebruiken afschrijvingsmethoden

In Exact Assets kunnen gelijktijdig verschillende waarderingsmethoden worden gebruikt. De verschillende waarderingsmethoden worden vastgelegd per activaboek. Voor diverse soorten activa kunt u verschillende afschrijvingsmethodes vastleggen. De verschillende afschrijvingsmethodes kunnen ook voor één activum worden toegepast, bijvoorbeeld voor presentatiedoeleinden of simulaties. In de overzichten kunt u de waarde van hetzelfde activum berekenen, gebruik makend van verschillende afschrijvingsmethodes of kalenders. Slechts één afschrijvingsmethode zal voor de echte afschrijving worden gebruikt in Exact Finance.

Afschrijvingsmethode voor feitelijke afschrijving

In de meeste landen mag men de afschrijvingsmethode alleen in speciale gevallen wijzigen. U dient dus van te voren goed te overwegen welke afschrijvingsmethode u wenst te gebruiken bij een activum. Indien u deze toch wijzigt worden de oude afschrijvingen eerst teruggedraaid.

Aanmaken stamgegevens en definiëren van instellingen

Als eerste dient u de instellingen van het pakket te bepalen. De instellingen bepalen een deel van het gedrag van uw activasysteem. Hier wordt mede bepaald welke gegevens van uw activa dienen te worden vastgelegd en welke informatie u terug krijgt van het systeem. Vervolgens dient u enkele stamgegevens vast te leggen. Een deel van de stamgegevens is beschrijvend en een deel bepaalt mede het gedrag van uw activasysteem. Een afschrijvingsmethode bepaalt bijvoorbeeld hoe er wordt afgeschreven. Wanneer u de instellingen en stamgegevens hebt vastgelegd, kunt u beginnen met het vastleggen van uw activa.

U kunt de gegevens controleren bij de menukeuze [Assets: Stamgegevens , Overzichten, *].

Definitie van algemene instellingen Exact Fixed Assets

Voordat u van start gaat met de invoer van stamgegevens, dient u de algemene instellingen voor Exact Fixed Assets vast te leggen [Assets: Bestand, Instellingen activa, Algemeen]. Zo kunt u bijvoorbeeld vastleggen welk dagboek u als standaard afschrijvingsdagboek wenst te gebruiken.

Afschrijving berekenen

Afschrijvingen omvatten het vastleggen van vaste boekingen waarbij de kosten van het aangeschafte activumperiodiek worden verdeeld over een vooraf gedefinieerde levensduur. Derhalve worden de grootboekrekening 'afschrijvingskosten (winst-en-verliesrekening)' periodiek gedebiteerd.

U kunt de gebruikte afschrijvingsmethode tijdens de levensduur van het activum wijzigen , indien er bijvoorbeeld een wijziging optreedt in de wettelijk vastgelegde de fiscale afschrijvingsmethode. Indien u gedurende de levensduur van het activum de afschrijvingsmethode wijzigt, kunt u aangeven of u wel of geen inhaalafschrijving wenst te maken.

Aanmaken indextabellen

De indextabellen zult u waarschijnlijk slechts bij uitzondering gebruiken. Met de indextabellen kunt u handmatig het afschrijvingspercentage per jaar bepalen. U zult dit met name gebruiken indien de afschrijving zich zeer moeilijk in een formule laat uitdrukken. Bij het definiëren van de afschrijvingsformule kunt u gebruik maken van dit jaarpercentage. Het jaarbedrag dat hiermee wordt bepaald, wordt gelijk over de financiële perioden in een jaar verdeeld.

Om de indextabel te gebruiken in een afschrijvingsformule kunt u de indextabel koppelen door de gegevens te selecteren in 'Percentage per jaar' in [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Afschrijvingsformules]. U kunt de indextabellen definiëren bij [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Indextabellen].

Voorbeeld

De volgende indextabel is gedefinieerd:

Jaar 1 : 20%
Jaar 2 : 15%
Jaar 3 : 10% etc.

Deze indextabel is gekoppeld aan een afschrijvingsformule:

Afschrijvingskosten per periode = (Basisbedrag) * (Percentage) /12.

Deze formule betekent dat voor elke periode van bijvoorbeeld een maand, een twaalfde van het jaarbedrag berekend uit de indextabel wordt afgeschreven.

Vastleggen afschrijvingsformules

Elk activum kan afgeschreven worden volgens diverse afschrijvingsmethodes. Elke methode is gebaseerd op een afschrijvingsformule of op een afschrijvingstabel. Een afschrijvingstabel biedt u de mogelijkheid de afschrijving handmatig te definiëren. In Exact Fixed Assets kunt u de afschrijvingsformules zelf aanmaken of wijzigen. Exact Fixed Assets heeft ook een standaard formule die u kunt gebruiken of wijzigen.

De formules kunnen worden opgebouwd uit velden en functies. Exact Fixed Assets beschikt over de volgende velden om een formule te bouwen:

Amount_depr_adjustment (Bedrag inhaalafschrijving) - Voor de perioden waarin is geherwaardeerd [Assets: Management, Herwaarderen activa] , is het bedrag inhaalafschrijving berekend en vastgelegd.
Basic_amount (Basisbedrag) - Het basisbedrag van een activum als basis voor het berekenen van de afschrijving. Dit bedrag wordt altijd geregistreerd in de valuta van het aan het activum gekoppelde activaboek. Voor de journalisering dient dit altijd de standaard valuta van de administratie te zijn. Dit is in principe de aanschaf waarde eventueel gecorrigeerd door herwaarderingen.
Calendar-periods - Aantal perioden in kalender.
Current period - Huidige periode.
Current_quantity (Huidig aantal) - Huidig aantal waaruit een activum bestaat. Voor een stuk activum altijd één. Bij een bulk activum is dit zelf gedefinieerd.
Depreciated_so_far (Reeds afgeschreven bedrag) - Het cumulatief afgeschreven bedrag tot en met de laatste afschrijving.
Depreciated_when_entered (Reeds afgeschreven bij invoeren van activum) - Het bedrag dat al was afgeschreven (buiten het systeem) op het moment van vastleggen in Exact Fixed Assets.
Estimated_life_periods - Verwachte levensduur in perioden, gebaseerd op de aan het activum gekoppelde kalender over de levensduur in jaren.
Estimated_life_years - Verwachte levensduur in jaren.
Financial_years_first_depr (Boekjaar 1e afschrijving) - Het boekjaar waarin het activum voor het eerste is afgeschreven.
Financial_years_last_depr (Laatste afgeschreven boekjaar) - Het jaar waarin een activum voor het laatst is afgeschreven. Dit is meestal het lopend boekjaar.
Insured_value (Verzekerde waarde) - De waarde waartegen het activum bij de verzekeringsmaatschappij is verzekerd.
Percentage_per_year (Percentage per jaar) - Dit is het percentage dat per jaar kan worden vastgelegd bij de indextabel voor handmatige percentages. Het volgnummer van het jaar dat het percentage aangeeft wordt bepaald ten opzichte van het jaar van aanschaf (jaar 1) zoals dit is vastgelegd bij het activum.
Period_first_depr (Periode eerste afschrijving) - De periode waarin de afschrijving start binnen de gekoppelde kalender.
Period_last_depr (Periode laatste afschrijving) - Dit is de periode waarin het laatst is afgeschreven binnen de gekoppelde kalender.
Periods_depreciated (Aantal afgeschreven perioden) - Het totaal aantal reeds afgeschreven perioden geteld vanaf de periode en jaar van aanschaf.Purchase_price (Inkoopprijs)
Aanschafwaarde van het activum.
Salvage_value (Restwaarde)
De waarde van het activum aan het einde van de geschatte levensduur.
Subsidy (Subsidie) - Subsidie of andere bedragen ontvangen van overheidswege.
Units_of_production (Productie eenheden) - Het totaal aantal productie-eenheden dat een (productie-)activum kan produceren gedurende de geschatte levensduur.
z_admin (Actuele administratie) - Administratienummer van de huidige administratie waarin u werkt.
z_today (Datum van vandaag)
z_user (Actuele gebruiker) - De gebruiker die op dit moment is ingelogged.

Exact Assets bevat de volgende functies:

Absolute waarde
Verschil tussen data
Logische uitingen
Logaritmen
Integer
Maximum
Minimum
Etc.

U kunt ook optellen aftrekken delen en vermenigvuldigen door de standaard tekens hiervoor te gebruiken (+,-,/,*). U kunt alle velden en functies gebruiken om uw eigen afschrijvingsformule te maken.

Het resultaat van de formule ( de teruggegeven waarde) is altijd het "Afgeschreven bedrag van een periode".

Voorbeeld

Afgeschreven bedrag van periode = (Basisbedrag - Restwaarde) /Verwachte levensduur in periodes

Hier wordt de aanschaf verminderd met de restwaarde, gedeeld door het totaal aan perioden van de gehele geschatte levensduur van een activum. Stel de aanschaf was EUR 100.000,-, de restwaarde is EUR 10.000,- en de geschatte levensduur is 4 jaar van 12 perioden (48 perioden) dan wordt EUR 1875,- ((100.000-10.000)/48) afgeschreven. NB: De bedragen zijn altijd in de valuta zoals deze is gedefinieerd in het activumboek dat gekoppeld is aan het activum. Voor de journaalposten dient dit de standaard valuta van de administratie te zijn.

Zie ook:

[Assets:, Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Afschrijvingsformules]

Onderhoud kalenders

De tijd gedurende welke een activum wordt afgeschreven wordt verdeeld in perioden. De kalender wordt gebruikt om de periode-indeling van een jaar waarover een activum wordt afgeschreven te definiëren. Dit kan bijvoorbeeld zijn: wekelijks, maandelijks, per kwartaal of per jaar. Meestal zal de kalender in 12 of 13 perioden zijn verdeeld omdat dit de indeling is van uw financiële boekjaar. Hoewel u van diverse kalenders gebruik kunt maken, dient de kalender die gebruikt wordt als basis voor het journaliseren van de afschrijving qua periode-indeling gelijk te zijn aan de periode-indeling van de financiële administratie en de periode/datumtabel in Exact Finance. In u periode/datum tabel in Exact Finance kunt u een correctieperiode definiëren. Als een periode als correctieperiode wordt aangemerkt, worden er geen afschrijvingen in de desbetreffende periode aangemaakt. Een kalender wordt gekoppeld aan een activaboek. Door een activaboek te koppelen met een activastam worden alle activa van een bepaalde activastam volgens dezelfde kalender afgeschreven. Als voor een jaar geen kalender is gedefinieerd kan er niet worden afgeschreven. Als kalenders al zijn gebruikt als basis voor afschrijvingen dan kunnen zij niet meer worden gewijzigd. Kalenders maakt u aan in [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Kalender].

Voorbeeld

Als u per kwartaal wilt afschrijven dan dient u een kalender te definiëren met vier perioden in een jaar.

Onderhoud afdelingen en locaties

In Exact Financials kunt u aangeven tot wie de activa behoren en waar de activa zich bevinden. Bij het aanmaken van uw activa legt u een afdeling en een locatie vast.

Zie ook:

Onderhoud activaboeken

Exact Fixed Assets biedt de mogelijkheid om meerdere waarderingsvormen naast elkaar te gebruiken. Voor elke waarderingsvorm dient een activaboek te worden aangemaakt. Via de activastam kunt u aan meerdere activaboeken refereren. Bij de activastam wordt ook aangegeven welke afschrijvingsmethode wordt gebruikt voor het betreffende activaboek. Een activum is gekoppeld aan een activastam en zo wordt bepaald in welke activaboeken er hoe wordt afgeschreven. Elk activaboek heeft een eigen afschrijvingsmethode waardoor verschillende afschrijvingsresultaten worden bereikt.

Als het activum in meerdere valuta gewaardeerd moet worden, dan moeten hiervoor afzonderlijke activaboeken worden aangemaakt per valuta.

Activaboeken

Fiscale waardering 1
Financiële waardering 2
Andere waarderingen n

Onderhoud activaboeken [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Activaboeken]. Slechts één activaboek wordt gebruikt voor de daadwerkelijke afschrijving. Van de afschrijvingen die in dit boek berekend zijn, zullen journaalposten worden aangemaakt. Dit is het primaire activaboek.

Eigenschappen aanmaken voor activa

U kunt op twee manieren eigenschappen voor activa aanmaken. U kunt dit doen in het Finance menu in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Eigenschappen]. U dient dan als bij 'Entiteit' voor {Activum} te kiezen. U kunt de eigenschappen aan activa koppelen als u een activum aanmaakt in [Assets: Stamgegevens , Onderhoud, Activa, Activa], maar ook nog als het activum al geactiveerd is. U kunt overzichten van eigenschappen bekijken in [Finance: Stamgegevens, Overzichten, Algemeen, Eigenschappen] en in [Assets: Stamgegevens, Overzichten, Activa, Activa].

Activagroepen aanmaken

Activa worden op drie niveaus geregistreerd. Een activagroep vertegenwoordigt het hoogste niveau en dient als eerste te worden aangemaakt. Activa moeten in groepen worden verdeeld, zoals bijvoorbeeld auto's, gebouwen ,en materieel. De activagroep gegevens zijn van toepassing op alle activa die behoren tot dezelfde activagroep. Indien de activamodule is gekoppeld aan Exact Finance, worden de financiële gegevens geregistreerd op activagroep niveau. Gevolg hiervan is dat er grootboekrekeningen dienen te worden aangemaakt voor elke activagroep in Exact Finance. Zie [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activagroepen]

Tijdens de indeling van activa in de diverse activagroepen, dient in ogenschouw te worden genomen dat alle financiële transacties gebruik maken van dezelfde grootboekrekeningen. Indien u uw activa indeelt, kunt u de volgende aandachtspunten als leidraad oppakken. Opgemerkt dient echter te worden dat met name de bedrijfseconomische en fiscale wetgeving per locatie verschilt en dat de opzet van uw activaregistratie derhalve regio-afhankelijk is. Binnen één activagroep kan men ervan uitgaan dat het aan te bevelen is activastammen te koppelen die:

wettelijk gezien gelijksoortig afgeschreven dienen te worden.
wettelijk gezien over een gelijke levensduur worden afgeschreven.
gebruik maken van dezelfde wettelijk vastgelegde conventies.
naast een gelijksoortige bedrijfseconomische afschrijving tevens gelijksoortig voor de fiscale wetgeving worden afgeschreven.
op een zelfde wijze worden afgeschreven op basis van lokale wetten en regels.

Activa worden op een tweede niveau gegroepeerd door middel van activastammen [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activastammen]. Activastammen worden gekoppeld aan een activagroep. Activa worden aan een activagroep gekoppeld door deze aan een activastam te koppelen.

Activastammen aanmaken

In Exact Fixed Assets worden de vast activa op drie niveaus geregistreerd. . Ten eerste definieert u activagroepen in [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activagroepen]. Elke activagroep bevat één of meerdere activastammen die geregistreerd dienen te worden in [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activastammen] . Een activastam bevat informatie welke van toepassing is op alle activa behorende tot de desbetreffende activastam. Op activastam niveau definieert u het aantal gekoppelde activaboeken. Per activaboek definieert u welke afschrijvingsmethode van toepassing is. Karakteristiek voor alle activa binnen een activastam zijn derhalve de activaboeken en de daaraan gekoppelde afschrijvingsformules.

Activa binnen één en dezelfde activastam worden dus gedurende de levensduur zowel op bedrijfseconomische (primaire) activaboek als op het eventuele fiscale activaboek op een gelijke wijze afgeschreven.

Criteria bij de indeling van activa over activastammen zijn:

een zelfde typering van algemene eigenschappen (stuk, bulk).
gebruik van dezelfde afschrijvingsmethode (zowel bedrijfseconomisch als fiscaal).

Aanmaken activa

Na het aanmaken van uw activagroepen en activastammen kunt u uw activa eenheden gaan registreren in [Assets: Stamgegevens , Onderhoud, Activa, Activa]. Registratie van het activum vindt plaats op het derde en tevens meest gedetailleerde niveau.

De door u ingevoerde stamgegevens kunt u controleren door de verscheidene overzichten op deze data in [Assets: Stamgegevens, Overzichten, Activa,*] op te vragen. Door gebruik te maken van deze overzichten is het mogelijk informatie op te vragen over bijvoorbeeld de samenstelling van gekoppelde activa en de activum stamkaart. Daarnaast bieden diverse overzichten in [Assets: Stamgegevens, Overzichten, Algemeen,*] inzicht in de door u aangemaakte afschrijvingsformules en activaboeken. Gebruik [Assets: Stamgegevens, Overzichten, Activa,*] en [Assets: Stamgegevens, Overzichten, Algemeen,*] om uw stamgegevens te controleren.

Meest gestelde vragen

Hoe voer ik deels afgeschreven vaste activa in?
Indien u tot op heden uw activa hebt geregistreerd op een ander systeem dan Exact Finance, kunt u tijdens het registreren van uw activa het reeds afgeschreven bedrag van het desbetreffende activum invoeren. Dit bedrag kan worden meegenomen als veld in uw afschrijvingsformule.

Geef tijdens de registratie van het activum het reeds afgeschreven bedrag van het activum handmatig aan in het hiervoor bestemde veld. Tevens voert u het historische bedrag van aanschaf, de restwaarde en de resterende levensduur van het activum. (Let op dat u hier niet de historische levensduur maar het aantal nog af te schrijven perioden (gegeven de gekoppelde kalender) invoert). Na het verzamelen van deze data kunt u de hiervoor relevante velden met de juiste gegevens vullen onder het tabblad 'Afschrijvingen' in [Assets: Stamgegevens , Onderhoud, Activa, Activa].

Klanten die tot op heden gebruik hebben gemaakt van de activamodule binnen Exact Finance kunnen hun data converteren naar de nieuwe activamodule door de hiervoor benodigde conversie op te starten.
Ik heb een nieuw activum aangeschaft. Hoe registreer ik deze transactie in zowel mijn financiële als mijn vaste-activamodule?
Activa waarvan u de transactie in uw financiële boeken binnen Exact Finance wilt vastleggen, dienen in het inkoopboek te worden ingegeven. Indien u uw aanschafrekening in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] hebt gemarkeerd als zijnde activarekening, verschijnt na het afsluiten van de inkoopboeking een invoerscherm.

Hier dient u de activastam en de unieke activumcode in te geven. Daarnaast kunt u de omschrijving van het activum ingeven en indien de grootboekrekening tevens is gemarkeerd als een 'aantallen' rekening, kan voor het desbetreffende 'bulk'activum het aantal worden ingegeven. Tot slot worden automatisch de velden crediteur en ontvangstnummer gevuld met de in het inkoopboek ingevoerde data. Na deze initialisatiefase van het activum dient de activabeheerder de afschrijvingsgegevens (zoals bijvoorbeeld de resterende levensduur) van het activum in te voeren in [Assets: Stamgegevens , Onderhoud, Activa, Activa]. Activa worden pas meegenomen voor afschrijving indien deze geactiveerd zijn in [Assets: Management, Activeren activa].

Let op dat activa tevens direct kunnen worden gednitialiseerd en geregistreerd binnen Exact Fixed Assets. Dit door het activum direct te registreren in [Assets: Stamgegevens , Onderhoud, Activa, Activa]. Let op bij een dergelijke procedure wordt geen financiële transactie binnen Exact Finance aangemaakt.

Samenstellen activa

Indien u meerdere activa als een eenheid wilt bezien, dienen de desbetreffende activa aan elkaar gekoppeld te worden. Het koppelen van activa onder één of meerdere entiteiten wordt gedefinieerd als het samenstellen/koppelen van activa. Het samenstellen van activa tot entiteiten maakt het mogelijk om de boekwaarde van de activa behorende tot deze entiteit in één oogopslag te kunnen bezien. Elke entiteit wordt gedefinieerd als een hoofdactivum waaraan meerdere subactiva zijn gekoppeld. Indien u bij het aanmaken van een activastam hebt aangegeven dat u binnen deze stam activa wilt samenstellen, kunt u bij het aanmaken van het activum aangeven of u een hoofdactivum of een 'gewoon' activum wenst aan te maken. Door aan dit hoofdactivum 'gewone' activa te koppelen heeft u een entiteit gedefinieerd. Binnen een entiteit kunt u tevens een onderliggende entiteit koppelen. Dit door een ander hoofdactivum aan eerder gedefinieerde hoofdactivum te koppelen. Deze opzet maakt het dan ook mogelijk om zowel de boekwaarde van de entiteit als geheel te beschouwen als wel de boekwaarde van een onderliggende entiteit. De samenstelling van activa resulteert in een boomstructuur als hieronder gedllustreerd. De samenstelling van deze entiteiten heeft tot gevolg dat indien een activum binnen een entiteit wordt geselecteerd om te worden afgeschreven; alle binnen deze entiteit gedefinieerde activa tegelijkertijd worden afgeschreven. Het is mogelijk om activa uit diverse activastammen te koppelen aan een entiteit, mits de bij het activum behorende activastam is gekenmerkt als een samengestelde in onderhoud activastammen.

Samengestelde activa binnen een gedefinieerde entiteit worden automatisch tegelijkertijd afgeschreven.

Zie ook:

[Assets: Stamgegevens ,Onderhoud, Activa, Samengestelde activa]

Aanmaken afschrijvingstabellen

De methode waarmee activa worden afgeschreven kan op twee manieren worden gedefinieerd. Allereerst kunt u gebruik maken van een vooraf gedefinieerde afschrijvingsmethode. Ten tweede kunt u voor individuele activa een handmatige afschrijvingstabel definiëren. Opgemerkt dient te worden dat gebruik van een afschrijvingsformule vooral bedoeld is om grote hoeveelheden activa 'batch-gewijs' op één en dezelfde manier af te schrijven. De handmatige tabel is bedoeld voor een enkel activum dat zich in een uitzonderingssituatie bevindt. De afschrijvingstabellen worden dan ook handmatig aangemaakt voor één enkel activum. Indien u een handmatige tabel aanmaakt voor een reeds gedeeltelijk afgeschreven activum, dan wordt de handmatig aangemaakt afschrijvingstabel (gegeven het activaboek) gebruikt in plaats van de gedefinieerde afschrijvingsformule.

Gezien afschrijvingsfomules gemakkelijker zijn te definiëren verdient het aanbeveling om alvorens gebruik te maken van een handmatige afschrijvingstabel, alle mogelijkheden binnen de 'formule editor' af te tasten en op basis hiervan een wijziging van afschrijvingsmethodiek door te voeren.

Zie ook:

[Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Afschrijvingstabellen]

Afschrijven activa

De kostenallocatie van uw activa worden geregistreerd in Exact Finance door de gegenereerde afschrijvingsmutaties. Afschrijvingen staan voor de vaste boekingen waarbij de kosten van het activum worden verdeeld over een vast aantal gedefinieerde perioden. Het boeken van de afschrijvingen vindt plaats op activagroep niveau. Mutaties worden weggeschreven in een memoriaalboek. In [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activagroepen] definieert u welke grootboekrekeningen worden gebruikt om de mutatie voor een bepaalde activagroep weg te schrijven. De verdeelde kosten worden weggeschreven naar de gedefinieerde winst-en-verliesrekening afschrijving. De afname van de boekwaarde wordt gecrediteerd op de (balans)rekening afschrijving. Indien u de optie 'Afschrijving per periode registreren' in [Assets: Bestand, Instellingen activa, Algemeen] hebt aangeklikt en meer dan één periode tegelijkertijd afschrijft, wordt voor elke periode een financiële mutatie weggeschreven. Indien deze optie niet gebruikt wordt, wordt één financiële mutatie, bevattende het totaalbedrag van het aantal perioden, aangemaakt. Afschrijven van uw activa voert u uit met behulp van de applicatie [Assets: Afschrijven, Afschrijven activa].

Afschrijvingsmutaties worden niet aangemaakt voor:

niet geactiveerde activa.
verkochte activa.
activa waarvan de afschrijving is uitgesteld.

Wijzigen afschrijvingsmethoden

In de loop der tijd wilt u wellicht de afschrijvingsmethode van een activastam wijzigen, bijvoorbeeld door een wijziging in de fiscale regelgeving. Alle activa binnen die activastam zullen gewijzigd worden naar de nieuwe methode. U kunt de afschrijvingsmethode van een activum wijzigen door een andere afschrijvingsformule te koppelen aan het activaboek waar dit activum toe behoort. Deze nieuwe formule moet natuurlijk al wel bestaan.

Als u een afschrijvingsmethode wijzigt,

blijft de oude methode zoals hij is en gaat u verder met de nieuwe methode,
herberekent u de afschrijving met de nieuwe methode (inclusief conventies) en
als u een inhaalafschrijving maakt,
- wordt het verschil van het cumulatieve afschrijvingsbedrag als een extra afschrijving in de laatste periode van de oude afschrijvingsmethode afgeschreven of
- wordt het verschil tussen de oude en de nieuwe methode in de laatste periode van de levensduur van het activa afgeschreven.

Zie ook:

[Assets: Afschrijving, Wijzigen afschrijvingsmethoden]

Beheren van uw vaste activa

Als u een activum hebt aangeschaft, wilt u wellicht andere handelingen uitvoeren met dit activum. Dit noemen we beheer van uw vaste activa. Uw activum kan bijvoorbeeld plotseling waarde verliezen door technologische veranderingen of als u de activa op basis van de vervangingswaarde wenst te registreren, kunt u een activum herwaarderen. U dient dit dan te herwaarderen in uw grootboek. U kunt ook uw activum verkopen voordat het volledig afgeschreven is of beslissen de afschrijving uit te stellen omdat het tijdelijk niet gebruikt wordt.

Deze handelingen behoren niet tot de dagelijkse routine. Slechts een klein aantal personen zal daarom geautoriseerd zijn om deze acties uit te voeren. Deze beheeractiviteiten hebben invloed op uw grootboekrekeningen. Exact Assets bevat de volgende methoden om uw activa te beheren:

Herwaarderen van activa
Revisie van de levensduur
Hergroeperen van activa
Uitstellen van afschrijvingen
Bijhouden van onderhoudsgegevens
Verkopen van activa

Activa activeren

Nadat u een activum hebt aangemaakt, dient u het te activeren [Asset: Management, Activeren activa]. Pas als het activum geactiveerd is, kunt u beginnen met het afschrijven van dit activum. Als een activum eenmaal geactiveerd is, kunt u niets meer wijzigen in onderhoud activa. Het is daarom belangrijk dat u zeker weet dat de gegevens in onderhoud activa correct zijn ingevuld. Als een activum geactiveerd is, kunt u alleen nog maar de omschrijving wijzigen of eigenschappen en notities toevoegen.

Herwaarderen activa

In de loop der tijd is het mogelijk dat de waarde van uw activa zoals opgeslagen in uw financiële systeem niet meer overeenkomt met de werkelijke waarde. De vervangingswaarde van een machine kan zijn afgenomen of een gebouw kan zijn toegenomen in waarde. Dan dient u uw activa te herwaarderen [Assets: Management, Herwaarderen activa] (aanpassen van het basisbedrag).

Als u uw activa herwaardeert, wordt uw afschrijving tot dan toe herberekend aan de hand van het nieuwe basisbedrag afschrijving. Vervolgens wordt er een vergelijking gemaakt met de oude situatie. Wijziging van de waarde van uw vaste activum wijzigt tevens het cumulatieve afschrijvingsbedrag indien u gebruik maakt van een inhaalafschrijving.

Als een activum wordt afgeschreven in een activaboek heeft dit invloed op het grootboek. Deze grootboekrekeningen zijn gedefinieerd in de activagroep.

Dit kan invloed hebben op een aantal van de volgende rekeningen:

De balansrekening voor het activum (aanschafwaarde)
De overeenkomstige herwaarderingsrekening. (positief of negatief)
De afschrijvingsrekening (balansrekening)
Afschrijvingskosten rekening (winst-en-verliesrekening). (positief of negatief)

Herwaardering maakt twee verschillende boekingen aan. Een om de waarde van uw activum aan te passen (het basisbedrag voor afschrijving), en (indien voor inhaalafschrijving wordt gekozen) één om de waarde van uw (cumulatieve) afschrijvingskosten aan te passen.

Revisie levensduur

Gedurende de levensduur van een activum kunt u tot de conclusie komen dat u de levensduur van een activum verkeerd hebt ingeschat of dat de levensduur aangepast dient te worden naar aanleiding van een revisie. U dient dan te beslissen of u de afschrijving van dit activum wilt aanpassen. Gebruik [Assets: Management, Revisie levensduur] om de afschrijving van een bestaand activum te wijzigen. Gebruikmaking van deze functie hangt af van de lokale wetgeving.

Revisie restwaarde

Bij een activum kan een geschatte restwaarde worden ingevuld. Het bedrag van de restwaarde wordt van de aanschafwaarde van een activum afgetrokken bij het berekenen van het bedrag van afschrijving. Tijdens de looptijd van een activum kan het voorkomen dat de restwaarde veranderd. In het menu [Activa: Management, Reviseren restwaarde] kun u de restwaarde aanpassen waarbij het afschrijvingsbedrag opnieuw berekend wordt. Naast een activamutatie van de wijziging kunt u er ook voor kiezen een inhaalafschrijving te registreren in de financiële module.

Hergroeperen activa

Gebruik [Activa: Management, Hergroeperen Activa] om een activum van de ene activastam naar een andere te hergroeperen, met het uitgangspunt dat de data van de activagroepen overeenkomen.

Als een activum is geactiveerd, kunt u slechts een aantal gegevens veranderen. Een van deze mogelijkheden is hergroeperen. Met de functie hergroeperen kunt u:

uw activum hergroeperen per kostenplaats, kostendrager, locatie, afdeling of gebruiker
activa hergroeperen per activastam
- U kunt alleen hergroeperen naar activastam als er geen activum in die stam is met dezelfde code.
- Hergroeperen per activastam houdt niet in dat u het activaboek en/of de afschrijvingsmethode kunt veranderen.

Uitstellen afschrijving

Met het uitstellen van de afschrijving in [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activa] kunt u de afschrijving gedurende een bepaalde tijd opschorten. Als u dit later weer aanzet, gaat de afschrijving weer door. De levensduur van een activum waarbij u de afschrijving uitstelt wordt vergroot met de 'uitstelperiode'. Een activahistorieregel zal worden aangemaakt met een 'bedrag 0' voor elke periode waarin u niet afschrijft. Zo kunt u het uitstel in uw rapporten terugzien. Gebruikmaking van deze functie is afhankelijk van lokale wetgeving.

Onderhoudsgegevens van een activum

In Exact Asset kunt u enkele onderhoudsgegevens vastleggen in de activumstamkaart in [Assets: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activa]. U kunt de datum en de onderhoudskosten van het laatste onderhoud opgeven en de volgende geplande datum opgeven. Het scherm laat alle onderhoudsactiviteiten tot nog toe zien en eventueel de datum van het volgende onderhoud. Let op: er worden geen financiële transacties aangemaakt in het primaire activaboek.

Verkoop van activa

Als u nieuwe vaste activa aanschaft, worden oude activa vaak verkocht of verhandeld. Verkoop van een vast activum houdt in dat het niet langer op uw balans dient voor te komen. Hiervoor dient u uw activarekening te crediteren en de cumulatieve afschrijvingenrekening te debiteren. Verkoop van een activum heeft invloed op de winst-en-verliesrekening, tenzij het verkoopbedrag gelijk is aan de boekwaarde. Als u een activum verkoopt [Assets: Management, Verkopen activa], wordt het optioneel volledig afgeschreven in alle activaboeken tot aan de verkoopdatum volgens de afschrijvingskalender en de methode die behoort bij het activaboek. Tegelijkertijd worden er boekingen aangemaakt in het grootboek aan de hand van de methode die gekoppeld is aan het primaire boek dat gebruikt wordt voor het activum.

Afhankelijk van de boekwaarde van het activum en zijn verkoopprijs kunnen de volgende situaties zich voordoen. In de volgende voorbeelden worden de boekingen aangemaakt in het memoriaal:

Voorbeeld

Een auto wordt verkocht. De auto is gewaardeerd op de volgende rekeningen met de volgende bedragen:

Voorbeeld

Activa (groep) rekening auto's: 50,000 Debet
Cumulatieve afschrijving auto's: 45,000 Credit
Boekwaarde: 5,000 (Debet)

Situatie 1:

De auto wordt verkocht voor 3,000. Dit resulteert in de volgende boeking:

Tussenrekening3,000
Cumulatieve afschrijving auto's45,000
Rekening negatieve boekwinst2,000
Aan Rekening aanschaf auto's50,000

Situatie 2:

De auto wordt verkocht voor 10,000

Tussenrekening10,000
Cumulatieve afschrijving auto's45,000
Aan Rekening positieve boekwinst5,000
Aan Rekening aanschaf auto's50,000

Werken met activa overzichten

U kunt uw data in uw activasysteem op verschillende wijzen bekijken:

Activaselectie - Hier vindt u snel informatie terug van al uw activa. U kunt hier een activum selecteren en doorzoomen naar meer informatie.
Activa op peildatum - Hier worden de financiële gegevens getoond van uw activa administratie op elk moment. De getoonde bedragen zijn de actuele bedragen in aangegeven periode/jaar.
Activa op boek - De boekwaarde van een activum wordt getoond in het geselecteerde activaboek (waarderingsmethode).
Activa op status/kostenplaats/kostendrager/afdeling/locatie/peildatum/houder - De boekwaarde van een activum wordt getoond in het geselecteerde activaboek (waarderingsmethode), getotaliseerd per een van de bovenstaande entiteiten.
Afschrijvingstabel - De afschrijvingstabellen voor een bepaalde combinatie van activaboek, activastam en activum wordt hier getoond.
Financiële mutaties per periode - Alle transacties (afschrijving, verkoop, herwaardering) en de daarmee samenhangende bedragen op een selectie van periodes, activagroepen, activa/activastammen en activaboek. De overzichten tonen de bedragen per waarderingsstandaard.
Transacties per type - Transacties per type (bijv. inkoop, verkoop, verdichten, wijzigen houder) worden getoond.
Boekwaarde samengestelde activa - De boekwaarde van de aan een hoofdactivum gekoppelde activa worden getotaliseerd naar dit hoofdactivum.
Vervallen activa - Hier worden alle volledig afgeschreven activa getoond.
Verkopen per boekjaar - De verkoopstatus per activagroep en activum voor een bepaald boekjaar inclusief de verkoopopbrengsten en het resultaat worden getoond.
Investeringstabel - Om de activastam per activagroep te tonen. De activa worden gesorteerd op aanschafdatum. Het aanschafbedrag wordt getoond per activum. Daarnaast ziet u de eventuele subsidie, de cumulatieve afschrijving, de boekwaarde, de leverancier, het financiële jaar en de periode.
Datum te verrichten onderhoud - Hiermee kunt u bekijken wanneer een activum voor het laatst onderhoud heeft gehad en wanneer het volgende onderhoud is. Tevens ziet u hier de kosten.

Aangezien de overzichten overeenkomen wordt alleen [Assets: Overzichten, Activaselectie] beschreven.

Main Category:	Attachments & notes	Document Type:	Support - On-line help
Category:		Security level:	All - 0
Sub category:		Document ID:	17.622.477
Assortment:	Exact Financials	Date:	06-10-2021
Release:		Attachment:
Disclaimer

Tags	Support Product Know How-On-line help files-General