U kunt vanuit een order pas een factuur genereren als er een (proef)pakbon voor de order is afgedrukt. Kies hiervoor [Order, Invoer, Afdrukken / Verwerken]. In het selectiescherm dat dan wordt weergegeven selecteert u de gewenste order en klikt u op 'Afdrukken'. U kunt de pakbon afdrukken via een printer, maar u kunt hem ook naar een e-mail-adres sturen of deze stap geheel overslaan. U kunt het afdrukscherm dan gebruiken om een factuur te genereren. U kunt via het menupad [Order, Invoer, Afdrukken / Verwerken] een proefpakbon alsnog of opnieuw afdrukken. Als u bij het afdrukken van de pakbon bij levering de optie 'Facturen genereren' niet heeft aangevinkt, kunt u dat hier alsnog doen, zodat automatisch een factuur wordt aangemaakt. Met de module E-RMA kunt u via [Order, Invoer, Afdrukken / Verwerken] ook RMA orders afdrukken. Het afdrukken van serviceorders kunt u uitvoeren via [Service, Invoer, Bevestigen]. In dit document worden de velden besproken die worden weergegeven in het afdrukscherm.
Info
Middels de 'Info' knop is het mogelijk om de 'Info' sectie in of uit te klappen. Standaard staat de sectie 'Info' uitgeklapt.
Sectie Info
Boven aan het scherm ziet u een 'Info' sectie met informatie over de af te drukken order. De 'Info' sectie wordt niet weergegeven als u meerdere orders tegelijk afdrukt.
Sectie Uitvoer
U geeft hier aan of u het afdrukken van de (proef)pakbon wilt overslaan, deze wilt afdrukken op een printer of dat u hem wilt per e-mail wilt versturen naar een debiteur. In het laatste geval selecteert u in het vak rechts het soort debiteur waarnaar de e-mail moet worden gestuurd. U kunt kiezen voor het e-mail-adres van de:
-
Debiteur
-
Afleverdebiteur
- Factuurdebiteur
Het e-mail-adres dat wordt gebruikt is voor de contactpersoon van de desbetreffende debiteur gedefinieerd in het onderhoud debiteuren. Als hier niets is gedefinieerd, wordt het e-mail-adres van het bedrijf gebruikt.
Printer
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij uitvoer de optie 'Printer' heeft geselecteerd. Hier kunt u de printer selecteren die u wilt gebruiken voor het definitief afdrukken van de order.
E-mail (Naar:)
In dit veld wordt standaard het e-mail-adres overgenomen van de hoofdcontactpersoon van de debiteur. Als hier niets is ingevuld, wordt het e-mail-adres van het bedrijf zelf overgenomen. Er wordt ook een afdruk naar de printer verstuurd. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.
U kunt ook meerdere e-mail-adressen invoeren. Deze moeten gescheiden worden met puntkomma's, bijvoorbeeld Peter.Smit@domein.nl;Kirsten.Kraan@domein.nl.
Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd (alleen voor verkooporders).
E-mail CC
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een kopie van de
verkooporder naar die persoon te sturen. Om een kopie van de verkooporder naar
meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres
dat u toevoegt.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar voor verkooporders en kan niet worden
bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd.
E-mail BCC
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een blinde kopie
van de verkooporderbevestiging naar die persoon te sturen. Om een blinde kopie
van de verkooporder naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma
(;) na elk e-mailadres dat u toevoegt.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar voor verkooporders en kan niet worden
bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd.
Onderwerp
Dit is een verplicht veld. U moet hier een onderwerp (subject) opgeven voor de e-mail. Het onderwerp dat wordt weergegeven in het desbetreffende veld van de e-mail bestaat uit de tekst die u hier opgeeft plus de waarde voor 'Uw referentie' van de verkooporder. In het grijze veld onder dit veld ziet u het onderwerp zoals dat wordt weergegeven in de e-mail.
Lange omschrijving
U kunt hier een uitgebreide omschrijving invoeren.
Begeleidend schrijven
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Wanneer u meerdere orders heeft geselecteerd is dit veld alleen wijzigbaar wanneer u de optie 'Definieer lay-out' in de sectie 'Opties' aanvinkt.
Sectie Factuurgegevens
Facturen genereren
Als u wilt dat de verkooporder na afdrukken wordt omgezet in een factuur, vinkt u dit veld aan. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u over het functierecht 'Facturen genereren tijdens levering of orders printen/verwerken' beschikt. Om deze optie te kunnen aanpassen die u tevens te beschikken over het functierecht 'Aanpassen van de instelling 'Facturen genereren' tijdens leveringen'.
Regels
U kunt hier opgeven welke regels er op de factuur moeten worden afgedrukt. U kunt kiezen uit:
- Alle: Voor alle regels van de order wordt een factuur gegenereerd.
- Geleverd: Alleen voor de geleverde regels wordt een factuur gegenereerd.
Selectiecode
Hier kunt u de gewenste selectiecode opgeven.
Nulfactuur
Als u voor een nulorder (een order waarvoor het totaalbedrag 0 is) een factuur wilt genereren, vinkt u dit veld aan. Hierbij wordt gecontroleerd op het volledige orderbedrag of er een factuur wordt aangemaakt/afgedrukt of niet.
Voorbeeld: U heeft een order met een totaal bedrag van 100,- en er is reeds een bedrag van 100,- gefactureerd voor deze order. Het nog te leveren artikel betreft een bedrag van 0,0. Bij het verwerken/leveren van de order wordt dan altijd een factuur aangemaakt/afgedrukt voor het betreffende artikel voor een bedrag van 0,- ongeacht of u deze optie heeft aangevinkt of uitgevinkt.
Facturen afdrukken
Met deze optie kunnen de gegenereerde facturen meteen worden afgedrukt. Indien de optie 'Facturen afdrukken' wordt aangevinkt, zal het scherm 'Facturen afdrukken' naar voren komen zodra de pakbon is afgedrukt en de factuurregels zijn aangemaakt. Alleen gefiatteerde facturen zullen worden afgedrukt. Als de gegenereerde factuur gefiatteerd moet worden omdat een bepaald bedrag wordt overschreden (zoals gedefinieerd in de instellingen), zal de factuur niet worden afgedrukt.
Dit veld is alleen beschikbaar als u rechten heeft verkoopfacturen af te drukken. Dit betekent dat u rechten dient te hebben op het menupad [Factuur, Invoer, Afdrukken / Verwerken].
Creditnota < 0
Als u dit veld aanvinkt, wordt voor een negatief orderbedrag een creditnota gegenereerd in plaats van een normale verkoopfactuur.
Sectie Opties
Afdrukdatum
Hier kunt u de afdrukdatum opgeven voor de order die u gaat afdrukken. U kunt zelf een datum opgeven of een datum selecteren via de kalender. Deze datum komt op de afdruk te staan.
Definieer Layout
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u meerdere orders heeft geselecteerd om af te drukken. Hier kunt u aangeven of u wenst dat voor de gehele selectie dezelfde layout wordt gebruikt, deze kunt u vervolgens selecteren in het veld layout. Indien u geen gebruik maakt van deze optie wordt de layout welke aan de relatie is gekoppeld gebruikt, indien geen layout is gekoppeld wordt de standaard layout gebruikt.
Lay-out
Hier kunt u een lay-out selecteren voor uw order.
Aantal kopieën
U geeft hier aan hoeveel exemplaren van de (proef)pakbon moeten worden afgedrukt.
Paklijst
Hiermee kunt u een paklijst afdrukken van deze order
Lay-out
Hier kunt u de lay-out voor de paklijst selecteren. Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'paklijst' heeft aangevinkt.
Sectie Af te drukken
Vrije tekstregels
Als u dit veld aanvinkt kunt u vrije tekstregels invoeren die kunnen worden afgedrukt op de pakbon (afhankelijk van de lay-out).
Backorderregels
Als u dit veld aanvinkt, worden ook de verkooporderregels op de pakbon afgedrukt die een latere afleverdatum hebben dan de artikelen die nu worden uitgeleverd. Hieronder vallen ook de verkooporderregels waarvoor u geen afleverdatum heeft ingevuld.
Volledig afgehandelde regels
Door dit veld aan te vinken worden ook de verkooporderregels afgedrukt die al eerder (volledig) zijn uitgeleverd.
Verdichten
Als u dit veld aanvinkt, worden alle verkooporderregels per artikel afgedrukt. Als u dus twee verkooporderregels heeft met hetzelfde artikel, worden deze samengevoegd op de pakbon. Hiervoor moeten wel de volgende variabelen aan elkaar gelijk zijn:
-
artikelcode
-
gewijzigde omschrijving (indien van toepassing)
-
afleverdatum
-
afgeleverd (ja of nee)
-
pakbon afgedrukt (ja of nee)
-
korting (indien van toepassing)
-
prijs
-
nettoprijs
-
medewerker
-
BTW-code
-
prijslijst (indien van toepassing)
-
magazijn
-
kostenplaats (indien van toepassing)
-
kostendrager (indien van toepassing)
-
statistieknummer (indien van toepassing)
-
afleverland
-
projectcode (indien van toepassing)
-
bestelnummer (indien van toepassing)
-
instructie
Regels met aantal 0
Door dit veld aan te vinken worden ook de verkooporderregels afgedrukt waarvoor het aantal 0 is.
Niet afgestemde betalingen
Door deze optie aan te vinken wordt tegelijk met de order een overzicht afgedrukt met niet afgestemde betalingen van de betreffende debiteur. Hiermee heeft u de mogelijkheid om reeds ontvangen betalingen die u niet kunt plaatsen, ter informatie mee te sturen met de order.
Sectie Tekstregels
In deze sectie kunt u aangeven wat voor soort regels u wilt afdrukken en hoe deze moeten worden verwerkt.
Vrije tekstregels 1-3
Hier heeft u de mogelijkheid een aantal vrije tekstregels in te voeren die worden afgedrukt op de order. Dit moet wel ondersteund worden door de lay-out.