Exact Financials (v3)

System Manual - Gegevens beveiligen

Gegevens beveiligen

Introductie

De administratiegegevens die u invoert in Exact Financials betreffen de kern van uw organisatie. Dit is waardevolle informatie die beschermd moet worden tegen ongeautoriseerde gebruikers. U kunt dit doen door een systeem van rechten te gaan gebruiken in Exact Financials.

Procedure

• Gebruikers aanmaken
• Groepen aanmaken
• Rechten toekennen
• Rollen definiëren
• Benoemde gebruikers aanmaken

Gebruikersrechten definiëren

In Exact Financials kunt u voor ongeautoriseerde gebruikers toegang tot bepaalde menu's blokkeren of beperken.

Exact Financials biedt de mogelijkheid om toegang tot de Exact programmatuur op bepaalde niveaus te reguleren. U kunt aangeven of een gebruiker toegang heeft tot:

• Applicaties
• Administraties
• Menu's, submenu's en functies

Voordat gebruikers met Exact Financials kunnen gaan werken, zullen ze eerst moeten worden geregistreerd. Exact Financials zal controleren of de gebruiker toegang heeft en indien dit het geval is op welk niveau. Slechts een persoon heeft de mogelijkheid om gebruikers aan te maken in Exact Financials en om rechten toe te kennen. Deze persoon heet de Supervisor.

Per gebruiker moet aangegeven worden in welke paden deze rechten heeft. De snelste manier om rechten toe te kennen is om gebruikersgroepen aan te maken en dan de rechten per groep te bepalen. Alle gebruikers die tot dezelfde groep behoren hebben dezelfde rechten. Indien sommige gebruikers geen rechten hebben, omdat ze niet bij een specifieke groep horen, dan moeten individuele rechten per gebruiker worden aangemaakt.

Voorrang van rechten

Bij het toekennen van rechten geldt een belangrijke regel:

Gebruikersrechten hebben voorrang boven groepsrechten.

Voorbeeld

Gebruiker Piet hoort bij een groep die niet alle rechten heeft in een bepaald submenu. Piet heeft echter rechten op bepaalde opties die geblokkeerd zijn voor de rest van de groep. Doordat hij wel gebruikersrechten voor die opties heeft, kan hij die opties wel gebruiken, in tegenstelling tot de rest van de groep.

Gebruikers aanmaken

Alleen gebruikers die zijn aangemaakt in Exact Financials kunnen gebruik maken van de Exact Financials programmatuur. Maak gebruikers aan in [ Management, Systeem, Autorisatie, Rechtenbeheer ].

Groepen aanmaken

U kunt groepen aanmaken [ Management, Systeem, Autorisatie, Rechtenbeheer ] om het proces van het toekennen van rechten eenvoudiger te maken. Groepen bestaan uit gebruikers die allen dezelfde rechten hebben. Dit maakt het mogelijk om snel rechten toe te kennen aan meerdere gebruikers. Een gebruiker kan tot verschillende groepen behoren. U kunt extra rechten toekennen aan individuele gebruikers die ook lid zijn van een groep. Als u groepen gebruikt om rechten toe te kennen aan werknemers en een werknemer wordt vervangen, dan kan de nieuwe werknemer in de bestaande groep worden geplaatst.

• Voordat u gebruikers kunt toevoegen aan een groep moeten deze eerst zijn aangemaakt in Exact Financials. U kunt ook eerst groepen aanmaken en dan die velden aan de gebruikers koppelen.

Het is aan te bevelen om met de grootste groep te beginnen en te eindigen met de kleinste groep. U zou kunnen starten met een groep die alle gebruikers bevat. Dan maakt u een aantal functionele groepen aan, van algemene groepen (veel gebruikers) tot specifieke (een paar gebruikers) groepen. Dit is de beste manier om fouten te voorkomen. Zie Voorrang van rechten in Exact Financials C/S.

Voorbeelden

Maak eerst de groep 'Algemeen' aan voor alle gebruikers. Deze gebruikers krijgen bijvoorbeeld alleen rechten hebben om sommige overzichten te raadplegen. Maak dan de functionele groepen 'Rekeningen', 'Personeel', 'Inkoop', 'Verkoop' en 'Productie' aan. Maak tenslotte de groep 'Management' aan.

Rechten toekennen

Rechten worden gebruikt om gebruikers toegang tot sommige delen van Exact Financials te geven of te onthouden [ Management, Systeem, Autorisatie, Onderhoud menu autorisatie ]. De rechten die worden toegekend aan de gebruiker stellen de gebruiker in staat te werken met bepaalde functies.

Er bestaat een onderscheid tussen groepsrechten en gebruikersrechten. Indien een gebruiker lid is van meerdere groepen, dan kunnen er conflicten ontstaan over wanneer welke rechten gelden. Om dit te voorkomen controleert het systeem de gedefinieerde gegevens en rechten en bepaalt wanneer een gebruiker verschillende taken kan uitvoeren.

Rollen definiëren

Als u gebruik wilt maken van data autorisatie, dient u eerst hier rollen te definiëren. Ook dient u in de algemene instellingen op het tabblad 'Data autorisatie' het veld 'Kostenplaats' aan te kruisen. U kunt gebruikers aan een rol koppelen en vervolgens kostenplaatsen, waarmee u de gebruikers rechten geeft om informatie van bepaalde kostenplaatsenoverzichten te bekijken. Zie Data autorisatie. U kunt rollen definiëren door er gebruikers aan te koppelen in [ Management, Systeem, Autorisatie, Rechtenbeheer ] met de functie 'Onderhouden rollen'.

Gebruikers benoemen

Deze functie wordt automatisch geopend nadat u uw licentievoucher voor de eerste maal heeft ingevoerd. Ook om gegevens van een gebruiker te wijzigen of bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker kunt u hier de gegevens aanpassen of invoeren. In deze functie kunt u gebruikers benoemen door ze aan een pakket te koppelen. U kiest een pakket en vervolgens koppelt u de gebruikers eraan, door ze van de linker- in de rechtertabel over te zetten. Deze funtie kunt u opstarten via [Management, Systeem, Autorisatie, Rechtenbeheer] met 'Onderhouden benoemde gebruikers'.

• Een gebruiker kan van een bepaald pakket gebruikt maken als hij benoemd is: aan het pakket gekoppeld is en als hij rechten heeft gekregen voor dat pakket.

Data autorisatie

Nadat u in de algemene instellingen op het tabblad 'Data autorisatie' het veld 'Kostenplaats' heeft aangekruist, kunt u gebruik maken van data autorisatie. Met data autorisatie geeft u gebruikers rechten tot het zien van informatie over bepaalde kostenplaatsen in de volgende overzichten:

• Kostenplaatsenkaarten
• Kostenplaatsenstructuurbalansen

Voordat u dat kunt doen, dient u eerst een rol aan te maken. U kunt bij het aanmaken van een rol één of meerdere gebruikers aan de rol koppelen. Vervolgens kunt u één of meerdere kostenplaatsen aan een rol koppelen. Het laatste kunt u doen in [ Management, Systeem, Autorisatie, Data autorisatie ].

System Manual > Inhoud > Gegevens beveiligen