Het invoeren van een beginbalans

Sectie criteria

Debet

Totaal debet bedragen die in de debetkolom zijn ingegeven.

Credit

Totaal credit bedragen die in de creditkolom zijn ingegeven.

Saldo

Totaal debet minus totaal credit.

Verslaglegging groep

Met deze optie kunt u aangeven hoe u de grootboekrekeningen weergegeven wilt zien. Bij het onderhoud van de grootboekrekening kunt u categorieën aangeven. Door hier te kiezen voor 'Primair' zal het overzicht getoond worden op basis van de primaire categorieën. Wanneer u kiest voor 'Rekening Nummer' worden de grootboekrekeningen als een lijst weergegeven.

Type

Met deze optie kunt u een selectie maken op rekeningen van een bepaald type. Zo kunt u filteren op de volgende rekeningen:
Activumrekening, Bankrekening, Crediteurenrekening, Debiteurenrekening, Voorraadrekening, Omzetrekening, Kostenrekening, Neutrale rekening, Kas.

Balans / W en V

Met deze optie kunt u ervoor kiezen om alleen de 'Balans' rekeningen of de 'Winst en Verlies' te tonen. Als u dit veld niet invult, worden zowel de 'Balans'- als de 'Winst en Verlies' rekeningen getoond.

Sectie Boeking

Dagboeknummer

Hier kunt het dagboeknummer (van het type 'Memoriaal') selecteren, waarin u de beginbalans ingevoerd wilt hebben.

GB-rekening

Hier kunt u de tegenrekening selecteren die u wilt gebruiken om de boeking in evenwicht te houden.

Datum

Hier kunt u de datum ingeven waarop de beginbalans betrekking op heeft. De beginbalansboeking zal één dag voor de hier ingegeven datum gemaakt worden. Dus indien u een beginbalansdatum van 01/01/2006 heeft ingevoerd, wordt de beginbalansboeking gemaakt met de mutatiedatum van 31/12/2005.

Het overzicht kan er als volgt uitzien:

In de eerste kolom worden alle grootboekrekeningen met bijbehorende omschrijving getoond die voldoen aan het opgegeven filter. Per grootboekrekening kunt u via de 'TAB'-toets (zowel debet of credit) de beginbalans bedragen ingeven.

In de kolom 'Boekingen' worden het aantal boekingen getoond van de bijbehorende grootboekrekening. Deze kolom zal alleen gegevens tonen, indien er boekingen in de administratie zijn gemaakt.

Vanuit dit scherm bent u vervolgens in staat om de ingegeven saldi door te verdelen. Dit doorverdelen kunt u uitvoeren via de volgende knoppen:

• Debiteuren; via deze optie kunt u de saldi doorverdelen op debiteuren-niveau
• Crediteuren; via deze optie kunt u de saldi doorverdelen op crediteuren-niveau

Voordat u gaat doorverdelen, dient u eerst de ingegeven beginbalans via de knop 'Bewaren' op te slaan. Op dit moment wordt er per grootboekrekening de memoriaalboeking, met het bijbehorende bedrag, aangemaakt met de geselecteerde tegenrekening (gekozen via de sectie 'Boeking').

Aangezien het doorverdelingsscherm op debiteuren-niveau hetzelfde is als doorverdelen op crediteuren-niveau, zal alléén doorverdelen op debiteuren-niveau uitvoerig in dit document worden toegelicht. Indien u klikt op 'Debiteuren', wordt het volgende scherm getoond:

Sectie GB-rekening

Bedrag

In dit veld wordt het bedrag getoond dat doorverdeeld dient te worden. Dit bedrag is afkomstig vanuit het voorgaande scherm waar een bedrag op grootboekrekening 'Debiteuren' is ingegeven.

Toegewezen

In dit veld wordt het bedrag getoond dat is toegewezen aan debiteuren.

Toe te wijzen

In dit veld wordt het bedrag getoond wat nog toegewezen dient te worden aan debiteuren.

Sectie Boeking

Dagboeknummer

Hier kunt u het dagboeknummer (van het type 'Memoriaal') selecteren, waarin u de beginbalans ingevoerd wilt hebben. Standaard neemt het systeem het dagboek over wat in het hoofdscherm is weergegeven.

GB-rekening

Hier kunt u de tegenrekening selecteren die u wilt gebruiken om de boeking in evenwicht te houden.

Datum

Hier kunt u de datum ingeven waarop de beginbalans betrekking op heeft. De beginbalansboeking zal één dag voor de hier ingegeven datum gemaakt worden. Dus indien u een beginbalansdatum van 01/01/2004 heeft ingevoerd, wordt de beginbalansboeking gemaakt met de mutatiedatum van 31/12/2003.

Mode

Via deze optie kunt u de reeds toegewezen boekingssaldi wel/niet tonen. Indien u hier kiest voor 'Alle', worden alle toegewezen posten getoond. Indien u hier kiest voor 'Nieuwe', kunt u nieuwe boekingen ingeven.

Het scherm kan er als volgt uitzien:

In de eerste kolom kunt u de debiteur ingeven of via de knop 'F5' selecteren. De volgende kolommen worden verder nog getoond:

Onze ref.

Hier kunt u een intern referentienummer opgeven. Dit nummer wordt gebruikt om openstaande posten en betalingen op elkaar af te stemmen. Bij verkoopfacturen is dit nummer gelijk aan het factuurnummer.

Factuurdatum

Hier kunt u de factuurdatum ingeven.

Vervaldatum

Hier kunt u de vervaldatum ingeven.

Debet (EUR)

Hier kunt u het debet openstaande bedrag ingeven.

Credit (EUR)

Hier kunt u het credit openstaande bedrag ingeven.

Val.

Hier kunt u een valuta ingeven.

Koers

Hier wordt de koers van de ingegeven valuta weergegeven. De koers is niet handmatig in te vullen, deze wordt berekend aan de hand van het ingevulde bedrag in standaard valuta en het bedrag in vreemde valuta. De koers wordt berekend door het bedrag in vreemde valuta te delen door het bedrag in standaard valuta

Debet V.V.

Hier kunt u het debet openstaande bedrag ingeven in vreemde valuta

Credit V.V.

Hier kunt u het credit openstaande bedrag ingeven in vreemde valuta

Boekingen

Dit veld geeft het aantal boekingen weer dat is aangemaakt als gevolg van toegewezen regels.

Blokkeren

Bepaalde openstaande posten kunt u via deze optie blokkeren. Op deze wijze komt de openstaande post niet op de betalingsherinnering.

Nadat u per debiteur de juiste doorverdeling heeft gemaakt, kunt u kiezen voor 'Bewaren'. Vervolgens wordt per regel een memoriaalboeking aangemaakt.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving meegeven aan de beginbalansboeking. Indien u geen omschrijving ingeeft, wordt automatisch de omschrijving 'Beginsaldo' gebruikt.

Wanneer alle saldi van de beginbalans juist zijn ingevuld en de balans in evenwicht is, heffen de debet- en creditboekingen op de ‘Tussenrekening memoriaal’ elkaar op en zal het saldo van deze rekening nul bedragen. Het is mogelijk om de beginbalans tussentijds te sluiten, waardoor het saldo van deze rekening niet op nul staat.

Nadat u alle saldi heeft ingevoerd, kunt u met de knop  ‘Bewaren’ de beginbalans opslaan.

Extra Opties 

Regel verwijderen

Met deze knop kunt u een foutieve regel verwijderen. Deze regel is alleen te verwijderen indien u nog niet voor 'Bewaren' heeft gekozen. Wilt u achteraf een gemaakte openstaande post verwijderen, dan kunt u deze via het memoriaalboek verwijderen.

Importeren

Met deze knop kunt u de openstaande posten zowel van debiteuren als crediteuren vanuit Microsoft Excel importeren. Deze Microsoft Excel sheet dient wel te voldoen aan een vaste kolomdefinitie. Dit gedefinieerde model kan vanuit het systeem al worden gegenereerd. Ook heeft u de optie om dit model zelf aan te maken en direct in het systeem te importeren. Wanneer u op dit pictogram klikt wordt een nieuw scherm getoond met de volgende opties:

Nieuw

Via deze knop zal het systeem Microsoft Excel openen en het gedefinieerde model tonen. U kunt dan de gegevens per debiteur/crediteur invoeren.

 

In dit voorgedefinieerde model beschikt u over de volgende kolommen:

Code

De betreft de code van de debiteur of crediteur. De debiteur/crediteur dient als stamgegeven in de administratie aanwezig te zijn. U kunt middels de <F2> toets het selectiescherm van de debiteuren of crediteuren openen om een debiteur/crediteur te selecteren.

Naam

Wanneer u een code heeft ingevuld of geselecteerd wordt hier de naam van de debiteur/crediteur getoond. Dit veld kunt u niet aanpassen.

Onze ref.

In dit veld geeft u het onze referentienummer van de factuur op. Dit betreft het factuurnummer.

Factuurdatum

Hier geeft u de factuurdatum van de factuur op.

Vervaldatum

De vervaldatum van de factuur kunt u in dit veld opgeven.

Debet / Credit

In deze kolommen vult u het debet of credit bedrag van de factuur in. Voor facturen waarvoor al een deel betaald is vult u hier het resterende openstaande bedrag in.

Geblokkeerd

Hier kunt u aangeven of de betreffende factuur geblokkeerd dient te zijn of niet. Geblokkeerde facturen kunt u niet selecteren om te betalen. Middels een '1' geeft u aan dat de factuur geblokkeerd is terwijl u middels een '0' aangeeft dat de factuur niet geblokkeerd is. U kunt dit naderhand nog per factuur aanpassen. In het termijnen detailscherm, dat u via verschillende schermen kunt openen kunt u per openstaande termijn aangeven of u deze wilt blokkeren of deblokkeren.

Vervolgens kunt het Microsoft Excel bestand opslaan en sluiten. U krijgt dan de melding met de vraag of u dit bestand wilt importeren: "Openstaande posten importeren?"

Indien u hier voor 'Ja' kiest, wordt het bestand geïmporteerd. Indien u kiest voor 'Nee', wordt het bestand niet geïmporteerd.

Bestand selecteren

Met deze knop kunt u een bestaande Microsoft Excel bestand importeren. Het is wel belangrijk dat het bestand voldoet aan het gedefinieerde model.

Bewaren

Met deze knop kunt u de ingevoerde balans bewaren.

Sluiten

Met deze knop wordt het scherm afgesloten.